Reinigungsdienstleistungen für die Gemeinde Lotte Referenznummer der Bekanntmachung: S-LOTTE-SER-2023-0002
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Lotte
NUTS-Code: DEA37 Steinfurt
Postleitzahl: 49504
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.Lotte.de
Abschnitt II: Gegenstand
Reinigungsdienstleistungen für die Gemeinde Lotte
Unterhalts- undGrundreinigung sowie, optionale Sonderreinigung und Grundreinigung auf Abruf in verschiedenen Objekten der Gemeinde Lotte
siehe Objektliste in der Gemeide Lotte
ca. 2.000.000 qm Reinigungsfläche pro Jahr, rund 13.500 qm Grundfäche
Wird der Vertrag nicht bis neun Monate vor Vertragsbeendigung von einer der Parteien, in Textform gekündigt, so verlängert er sich automatisch um ein weiteres Jahr, ohne dass es diesbezüglich einer gesonderten Erklärung der Parteien bedarf. Das Vertragsverhältnis kann maximal um insgesamt 1 Jahr stillschweigend verlängert werden, so dass es spätestens am 31.12.2028 endet. Es soll somit für maximal rund 5 Jahre ein Vertrag geschlossen werden. Einer gesonderten schriftlichen Kündigung zum 31.12.2027 bedarf es nicht.
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagkriterium:
Preis: Gesamtpunkte 45 Punkte
Gesamtangebotssumme (brutto) mit 45 Punkten
Qualität: Gesamtpunkte 55 Punkte
Reinigungszeit pro Jahr (laufende Unterhaltsreinigung) mit 37 Punkten
jährlich kalkulierte Einsatzzeit für Aufsicht und Kontrolle Objektleitung mit 3 Punkten
Personalkonzept
Personalbeschaffungskonzept mit 3 Punkten
Personalerhaltungskonzept mit 9 Punkten
Personalausfallkonzept mit 3 Punkten
Einzelheiten zur Bewertung des Personalkonzeptes entnehmen Sie bitte
Anlage 01_Angebotsgrundlagen der Ausschreibungsunterlagen.
Die Mitarbeiterbeschaffung und Mitarbeiterbindung sollte unter dem Aspekt von immer weniger zur Verfügung stehenden Personal für Reinigungsunternehmen einen großen Stellenwert einnehmen. Deshalb ist im Rahmen der Angebotserstellung neben den geforderten Preisen auch ein Personalkonzept einzureichen, welches die vom Auftragnehmer ergriffen Maßnahmen zur Personalbeschaffung, Personalerhaltung und bei Personalausfall aufzeigen, um die Umsetzung der Leistungserbringung sicherzustellen. Die Inhalte des Konzeptes fließen in die Bewertung der Angebote mit ein und werden Vertragsbestandteil. Es sind folgende Inhalte im Konzept zu
berücksichtigen:
Personalbeschaffung
Von welchem Standort betreuen Sie den Auftrag?
Welches Personal steht Ihnen am Ort der Leistungserbringung bereits zur Verfügung (Reinigungskräfte, Vorarbeiter, Objektleitung)?
Welches Personaleinstellungskonzept ist für den Auftrag vorgesehen? (In welchem Umfang wird welches Personal während der Implementierungsphase zu welchem Datum eingestellt? Beispiel: Objektleitung nach Zuschlagserteilung, 10 % Personal X Wochen vor Leistungsbeginn, 50 % Personal X Wochen Leistungsbeginn etc.)
- Personalerhaltungskonzept
Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um das Personal langfristig in Ihrem Unternehmen zu erhalten?
(z.B. monetäre Maßnahmen, nicht-monetäre Maßnahmen, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen, Gesundheitsförderung, Betreuung durch Vorgesetzte etc.). Entsprechende Nachweise können angefordert werden.
- Personalausfallkonzept
Wie stellen Sie sicher, dass im Falle von Krankheits- und Urlaubsvertretungen auf Ihrer Seite die
Leistungserbringung bei den Objekten des Auftraggebers reibungslos und ohne Qualitätsverluste erfolgt?
Welche Reaktionszeiten sichern Sie im Falle von Krankheitsvertretungen der Reinigungskräfte zu?
Wie schnell trifft die Objektleitung nach Meldung vor Ort ein? (Die in der Anlage 04 Leistungsbeschreibung unter 2.6 angegebene Reaktionszeit muss jedenfalls eingehalten werden)
Vom Bieterunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle während der Angebotsprüfung innerhalb von 6 Kalendertagen Nachweise bzgl. der im Personalkonzept ergriffenen Maßnahmen zur Personalerhaltung vorzulegen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 02 Formblätter Eignung sowie der Anlagen Eigenerklärung Ausschlussgründe (521EU), Bietergemeinschaftserklärungen (531EU), Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe (532EU) und Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer Eignungsleihe (533EU) zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 02 Formblätter Eignung stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
- Kontaktdaten Bieter / Bietergemeinschaft (Faxnummer, Zuständiger Sachbearbeiter mit Name, Durchwahl, Faxdurchwahl, E-Mail-Adresse)
- Eigenerklärung über Verstöße gegen das Mindestlohngesetz (MiLoG), die nach § 21 MiLoG mit einer Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro belegt worden sind,
- allgemeiner und spezifischer Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Jahren
- - Erklärung zur Eintragung in das Verzeichnis zulassungsfreier Handwerke
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 02 Formblätter Eignung zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 02 Formblätter Eignung stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
Eigenerklärung zur bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden geforderten
Deckungssummen pro Versicherungsfall:
- Personenschäden: mind. 3.000.000 € (pro Schadenereignis)
- Sachschäden: mind. 1.000.000 € (pro Schadenereignis)
- Vermögensschäden: mind. 100.000 € (pro Schadenereignis)
- Schlüsselverlust: mind. 100.000 € (pro Schadenereignis)
- Bearbeitungsschäden: mind. 50.000 € (pro Schadenereignis)
bzw. eine Absichtserklärung mit der erklärt wird, dass im Zuschlagsfall die Versicherungssummen auf die Mindestdeckungssummen angepasst werden. In diesem Fall ist eine Bestätigung des Versicherungsgebers neben der Absichtserklärung einzureichen. Im Versicherungsschutz gegen Schlüsselschäden sind Kosten für notwendige Auswechslung von Schlössern und Schließanlagen sowie für vorübergehende Sicherungsmaßnahmen (Notschloss) inbegriffen.
Vom Bieterunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle während der Angebotsprüfung innerhalb von 6 Werktagen folgende Nachweise vorzulegen:
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherungsträger (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende),
- Unbedenklichkeitsbescheinigung in Steuersachen des Finanzamtes (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende),
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende),
- Nachweis über die bestehenden (Betriebshaftpflicht-) Versicherungen in Höhe der Mindestdeckungssummen
gemäß Ausschreibungsunterlagen (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende), sofern die Mindestdeckungssummen schon bestehen.
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 02 Formblätter Eignung zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in Anlage 02 Formblätter Eignung stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
- Benennung von mindestens 2 Referenzen des Bieters die Unterhaltsreinigung betreffend von Objekten, welche als Schulen, Sporteinrichtungen, Kindergärten oder Verwaltungsobjekt genutzt werden und je Referenz mindestens eine Jahresreinigungsfläche von 1.560.000. qm umfassen, die jedenfalls einmal vor dem Datum der EU-weiten Bekanntmachung abgerechnet worden sein müssen. Die Referenzprojekte dürfen zwingend auch nicht länger als drei Jahre vor dem Datum der EU-weiten Bekanntmachung abgerechnet worden sein.
Benennung eines Ansprechpartners je Referenz mit Kontaktdaten, Kurzbeschreibung des Auftrages mit Art und Umfang der Leistung, Jahresreinigungsfläche in m², jährlicher Auftragssumme, Zeitraum der Zusammenarbeit und Datum der letzten Abrechnung
- Angaben zu Beschäftigtenzahlen mit Aufteilung nach Verantwortungs- und Ausbildungshintergrund
- Eigenerklärung zum praktizierten Qualitätsmanagement sowie eine Erklärung, dass innerhalb von 6 6 Werktagen nach gesonderter Anforderung des Auftraggebers Bescheinigung DIN EN ISO 9001 Zertifizierung oder gleichwertiger Nachweis eingereicht wird.
- Erklärung, dass innerhalb von 6 Werktagen nach gesonderter Anforderung des Auftraggebers ein Konzept zur Einführung bzw. Start up Phase der Unterhaltsreinigung eingereicht wird
- Erklärung, dass innerhalb von 6 Werktagen nach gesonderter Anforderung des Auftraggebers eine Beschreibung des während des Auftrages eingesetzten Qualitätsmesssystems eingereicht wird.
- Eigenerklärung zu Mitarbeiterprofilen und Ausbildungshintergrund und dass innerhalb von 6 Werktagen nach gesonderter Anforderung des Auftraggebers Nachweise zur Qualifikation der Führungskräfte (Zeugnis/Gesellenbrief etc. und Bestätigung der Berufserfahrung durch Unternehmensleitung des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft) von der Regionalleitung ,Niederlassungsleitung bis zur beabsichtigten Objektleitung (hier Nachweis Weiterbildung zum/zur geprüften Objektleiter/-in im Gebäudereiniger-Handwerk) mit Angaben zur Ausbildung, Erfahrung und Firmenzugehörigkeit. Einer der Führungskräfte oberhalb der Objektleitung muss mindestens eine Ausbildung zum/zur Gebäudereiniger/-in vorgewiesen werden können.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Siehe zuvor sowie die Einhaltung der maximalen Richtleistungen für die laufende Unterhaltsreinigung,
- Raumgruppe A - Büro- und Besprechungsräume: 250 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe B - Aufenthalts- und Sozialräume: 200 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe C - Lager- und Technikräume: 350 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe D - Toiletten: 85 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe E - Nassbereiche: 130 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe F - Eingangsbereiche: 400 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe G - Verkehrsflächen - Flure: 380 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe H - Treppen: 180 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe I - Aufzüge: 80 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe J - Unterrichtsräume: 250 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe K - Umkleiden: 200 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe L - Sporthallen: 600 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe M - Mensa: 350 m²/Std./Reinigungskraft
Speziell für Kindergarten
Raumgruppe A - Büro- und Besprechungsräume: 200 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe B - Aufenthalts- und Sozialräume: 90 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe C - Lager- und Technikräume: 300 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe D - Toiletten: 60 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe E - Nassbereiche: 100 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe F - Eingangsbereiche: 200 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe G - Verkehrsflächen - Flure: 200 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe H - Treppen: 180 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe I - Aufzüge: 80 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe J - Unterrichtsräume: 150 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe K - Umkleiden: 150 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe L - Sporthallen: 150 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe M - Mensa: 300 m²/Std./Reinigungskraft
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Anfragen und andere zusätzliche Informationen von Bewerber*innen sind nur bis 18.07.2023, 12:00 Uhr zulässig und werden nur bearbeitet, wenn Sie in der Bieterkommunikation der Vergabeplattform eingestellt wurden. Die Kommunikation mittels Telefon, Telefax, Briefpost, E-Mail usw.) ist nicht zugelassen. Die Sprache ist Deutsch (gilt für Angebote und kompletten schriftlichen und mündlichen Verkehr).
Im Rahmen des Vergabeverfahrens finden Objektbesichtigungstermine statt. Die Besichtigungstermine finden nur nach Absprache im Zeitraum vom 10.07.2023 bis zum 12.07.2023 und müssen bis spätestens zum 07.07.2023 mit dem folgenden Ansprechpartner vereinbart werden.
Ansprechperson: Herr Kunkemöller, E-Mail: [gelöscht], Telefon: 02542/60370 (s. Anlage 01 Angebotsgrundlagen). Dieser Termin ist freiwillig, wird seitens der Vergabestelle aber empfohlen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Steinfurt
Postleitzahl: 48565
Land: Deutschland
Telefon: +49 0251690
Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).