Rahmenvereinbarung über technische, planerische, organisatorische, konzeptionelle und kreative Unterstützung bei der Durchführung von analogen, digitalen und hybriden Veranstaltungen Referenznummer der Bekanntmachung: Vergabe 05/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Nationale Identifikationsnummer: 106/5773/2007
Postanschrift: Völklinger Str. 4
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40219
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Referat 124
E-Mail:
Telefon: +49 211837-2225
Fax: +49 211837-2200
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.mkjfgfi.nrw.de
Nationale Identifikationsnummer: 106/5773/2007
Postanschrift: Völklinger Str. 4
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40219
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabestelle
E-Mail:
Telefon: +49 211837-2552
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.mkjfgfi.nrw
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung über technische, planerische, organisatorische, konzeptionelle und kreative Unterstützung bei der Durchführung von analogen, digitalen und hybriden Veranstaltungen
Das Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration beabsichtigt, im Zuge des vorliegenden offenen Verfahrens einen Dienstleister für die Erstellung von Veranstaltungskonzeptionen sowie zur Veranstaltungsplanung und -umsetzung zu finden. Beabsichtigt ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit 12 monatiger Laufzeit. Optionale Verlängerungen bis zur maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung von vier (4) Jahre sind vorgesehen.
Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes NRW Völklinger Str. 4 40219 Düsseldorf Vornehmlich werden Veranstaltungen in Düsseldorf durchgeführt. Mögliche Orte können jedorch auch in NRW liegen. Veranstaltungen in Berlin oder dem Ausland sind eine Ausnahme.
Im Jahr 2022 wurden insgesamt ca. 50 analoge, digitale und/oder hybride Veranstaltungen durchgeführt, die mithilfe einer Agentur durchgeführt oder zumindest durch eine Agentur unterstützt wurden. Die Anzahl der Veranstaltungen kann sich in der Zukunft durchaus erhöhen. Die Beauftragung kann sich auf Teilleistungen etwa Moderation und Tontechnik beziehen, oder auf die komplette Veranstaltungsorganisation. Der Umfang des jeweiligen Auftrags richtet sich nach dem Bedarf des Auftraggebers. Alle rund um das Thema "Veranstaltungsmanagement" anfallenden Dienstleistungen und Aufgaben sind umfassend in der Leistungsbeschreibung dargelegt.
Die Rahmenvereinbarung kann insgesamt 3 x um jeweils 1 Jahr verlängert werden. Die max. Laufzeit beträgt somit 4 Jahre für die Rahmenvereinbarung.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Bieter füllt folgende Erklärungen aus und fügt sie seinem Angebot bei:
- Angebotsschreiben (Formular 324 EU)
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
- Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523 EU)
- Erklärung Bietergemeinschaft (unterschrieben) (Formular 531 EU)
- Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe (Formular 532 EU)
Hinweis: Bei Bietergemeinschaften werden die o.g. Erklärungen von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft gefordert.
Unterauftragnehmer, die im Angebot bereits benannt worden sind, fügen dem Angebot folgende unterschriebene Erklärungen bei:
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
- Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer (Formular 533 EU)
- Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters und seinen Umsatz bezogen auf die dem Auftrag entsprechenden Dienstleistungen aus den Geschäftsjahren 2019, 2020 und 2021,
- Bankerklärung zur Bonität des Bieters (höchstens acht Wochen alt),
Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung:
Eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens zehn (10) Millionen Euro je Schadensfall Schadensfall, wobei die genannte Mindestdeckungssumme pro Versicherungsjahr mindestens zweifach zur Verfügung stehen muss, ist nachzuweisen. Bei Bestehen einer Versicherung mit einer niedrigeren Deckungssumme ist neben deren Nachweis eine Eigenerklärung vorzulegen, wonach die geforderte Versicherung in genannter Höhe im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird.
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Kurze Selbstdarstellung (Eigenerklärung des Bieters zu seinen Unternehmensdaten, Rechtsform, Gründungsjahr und -ort, Management, Standorte. Mitarbeitende etc.),
Darstellung der fachlichen Schwerpunkte des Bieters (Kernkompetenzen),
Darstellung (inkl. namentlicher Vorstellung) der verantwortlichen Leitung des Bieters sowie der Personen des Kernteams einschließlich
Darstellung deren Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement,
Darstellung der Projektleiterin / des Projektleiters, die/ der fest und voraussichtlich für die Dauer der gesamten Laufzeit der Rahmenvereinbarung für den Auftraggeber zuständig sein wird und über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im beschriebenen Auftragsgegenstand verfügen muss,
Darstellung des Projektteams, das regelmäßig für den Auftraggeber tätig sein wird und dessen Mitglieder alle über Erfahrung im beschriebenen Auftragsgegenstand verfügen müssen,
Benennung der Aufgaben, die die Projektleitung und die einzelnen Teammitglieder wahrnehmen werden.
Es werden Anforderungen an die technische Ausstattung des Bieters gestellt. Die Anforderungen ergeben sich im Einzelnen aus der Leistungsbeschreibung. Mit der Angebotsabgabe ist die vorbereitete Eigenerklärung des Bieters zur technischen Ausstattung unterschrieben einzureichen.
Mit Angebotsabgabe ist die Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt darzulegen.
Referenzen:
Eine (1) Referenz vergleichbar zum Veranstaltungstyp 1 (Solinger Integrationskonferenz) der Leistungsbeschreibung:
- Eine (1) Referenz des Bieters / der Bietergemeinschaft über die Durchführung von einer mit dem Veranstaltungstyp 1 - Solinger Integrationskonferenz - mit bis zu 1.000 teilnehmenden Personen (siehe Punkt II.1.1 der Leistungsbeschreibung) vergleichbaren Veranstaltung aus den Jahren 2019 bis 2023 (wünschenswert wären Erfahrungen mit Auftraggebern der öffentlichen Hand) unter Angabe des Auftragsinhalts und, sofern keine rechtlichen Gründe entgegenstehen, des Auftragswertes sowie der Ansprechperson beim Auftraggeber.
Zwei (2) Referenzen vergleichbar zum Veranstaltungstyp 3 der Leistungsbeschreibung (Veranstaltungen bis 100 Teilnehmenden):
- Zwei (2) Referenzen des Bieters / der Bietergemeinschaft über die Durchführung von mindestens zwei mit dem Veranstaltungstyp 3 - (öffentlichkeitswirksame) Veranstaltungen in Form von Fachtagungen, Workshops, Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmenden (siehe Punkt II.1.3 der Leistungsbeschreibung) - vergleichbaren Veranstaltungen aus den Jahren 2019 bis 2023 (wünschenswert wären Erfahrungen mit Auftraggebern der öffentlichen Hand) unter Angabe des Auftragsinhalts und, sofern keine rechtlichen Gründe entgegenstehen, des Auftragswertes sowie der Ansprechperson beim Auftraggeber.
Eine (1) Referenz zu einer Großveranstaltung:
- Eine (1) Referenz des Bieters / der Bietergemeinschaft zur Konzeption, Planung, Steuerung und Durchführung einer Großveranstaltung (vergleichbar eines Stadtfestes, o.ä.) aus den Jahren 2019 bis 2023 (wünschenswert wären Erfahrungen mit Auftraggebern der öffentlichen Hand) unter Angabe des Auftragsinhalts und, sofern keine rechtlichen Gründe entgegenstehen, des Auftragswertes sowie der Ansprechperson beim Auftraggeber.
Hinweis: Bieter, die über keine Erfahrungsnachweise durch Referenzen verfügen (z.B. neu gegründete Unternehmen) haben darauf hinzuweisen und können sich der Eignungsleihe bedienen.
Detaillierte Projektpläne und Kalkulationen (Budgetplanungen) für eine (1) tatsächlich organisierte Veranstaltung mit bis zu 1.000 Teilnehmenden insgesamt aus den Kategorien "analog", "digital" oder "hybrid":
- Detaillierte Projektpläne und Kalkulationen (Budgetplanungen) aus den Jahren 2021 bis 2023 für eine (1) tatsächlich organisierte Veranstaltung mit bis zu 1.000 Teilnehmenden insgesamt, die den beschriebenen Kategorien "analog", "digital" oder "hybrid" (siehe Veranstaltungstypen II.1) ähnlich war. Gefordert sind aussagekräftige und bei Bedarf anonymisierte Ausarbeitungen, die vom Bieter selbst in der Praxis genutzt wurden.
Arbeitsprobe
Konzeptionierung, und Gestaltung einer funktionierenden Landingpage für eine fiktive Präsenzveranstaltung des Ministeriums im Landesdesign, über die sich 100 erwartete Teilnehmende an- und ggf. wieder abmelden können. Folgende Programmpunkte sind anzunehmen:
- Moderation
- Impulsvorträge durch Referent:innen
- Rede Ministerin
- Talkrunde mit Möglichkeit für das Publikum, eigene Fragen zu stellen
- Fünf parallel stattfindende Workshops
- Abschluss im Plenum
Über die Landingpage sollen die Teilnehmenden die Möglichkeit erhalten, sich für einen der fünf Workshops anmelden zu können.
- Ausführungskonzept zur Umsetzung einer hybriden Veranstaltung für eine Fachkonferenz mit 200 Teilnehmenden (100 Teilnehmende in Präsenz, 100 Teilnehmende digital zugeschaltet) in der Zeit von 10.00 bis 14.30 Uhr mit Beteiligungsmöglichkeiten der Teilnehmenden.
Als Programmpunkte sind anzunehmen:
10.00 Uhr Eröffnung durch die Moderation
10.05 Uhr Grußwort Ministerin
10.30 Uhr Impulsreferat zum Thema (inkl. PowerPoint)
11.00 Uhr moderierter Austausch mit 5 Podiumsteilnehmenden
12.00 Uhr Mittagspause mit der Möglichkeit zum Networking
12.30 Uhr Austausch in drei parallel stattfindenden moderierten Foren zu unterschiedlichen Themen mit der Möglichkeit zu Kleingruppenarbeit
14.00 Uhr Präsentation der Forenergebnisse im Plenum
14.20 Uhr Schlusswort Ministerin
14.30 Uhr Ende des Fachtages
Im Ausführungskonzept sollen Herangehensweise, die Ausführung und die einzelnen Arbeitsschritte ausformuliert dargestellt werden. Wünschenswert wäre es, wenn zudem Social Media Posts (Sharepic, Reel, o.ä.) zur Ankündigung und Begleitung der Veranstaltung entwickelt und eingereicht werden und ein Vorschlag zur Dokumentation der Veranstaltung unterbreitet wird.
Die Anforderungen sind Mindestanforderungen. Werden diese nicht erfüllt, kann der Auftraggeber das Angebot ausschließen.
Die Mindestanforderungen der beruflichen Qualifikationen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung unter IV.1.
Die Bedingungen ergeben sich vollständig aus der abzuschließenden Rahmenvereinbarung, sowie dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Abschnitt IV: Verfahren
Düsseldorf
elektronische Angebotsöffnung im 4AugenPrinzip
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz des Landes NRW (www.evergabe.nrw.de) zur Verfügung gestellt. Die Nutzung des Vergabemarktplatzes NRW ist kostenfrei.
Sie können dort die Vergabeunterlagen herunter-laden sowie Nachrichten an die Vergabestelle senden und Nachrichten der Vergabestelle einsehen. Die Vergabeunterlagen können ohne Registrierung anonym vom Vergabemarktplatz NRW heruntergeladen werden. Es wird jedoch empfohlen sich zu registrieren, um im Rahmen des Austausches von Kommunikationsnachrichten eine automatische Benachrichtigung zu erhalten. Alle Nachrichten der Vergabestelle werden zum Gegenstand der Ausschreibung gemacht und sind bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen.
Auf die Informationen zur Datenschutzgrundverordnung wird im Formular 312_322 a hingewiesen, das den Vergabeunterlagen zum Download beigefügt ist.
Bekanntmachungs-ID: CXS7Y6LY1Y7TBCU9
Postanschrift: Zeughausstr. 2 - 10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 221147-3055
Fax: +49 221147-2889
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
Postanschrift: Völklinger Str. 4
Ort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40219
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 211837-2552
Internet-Adresse: http://www.mkjfgfi.nrw