Rahmenvertrag über die Bereitstellung von Dienst- und Schutzkleidung für die BALM-Kontrollbeschäftigten Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-BALM-VgSt-012
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Werderstr. 34
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50672
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): - Vergabestelle -
E-Mail:
Fax: +49 221-57761777
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.balm.bund.de/DE/Home/home_node.html
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvertrag über die Bereitstellung von Dienst- und Schutzkleidung für die BALM-Kontrollbeschäftigten
Auftragsgegenstand ist die rahmenvertragliche Bereitstellung von Dienst- und Schutzkleidung nebst Einrichtung eines sog.Webshops.
Die ausgeschriebene Dienst- und Schutzkleidung für die Kontrollbeschäftigten des BALM ist in der den Vergabeunterlagen beigefügten Sollausstattungsliste BALM zusammengefasst. Das Kleidungssortiment ist im Wesentlichen in folgenden Kategorien aufgeteilt:
- Erstausstattung;
- Zusatzausstattung - über das Kleiderkonto abrufbar;
- Zusatzausstattung - käuflich zu erwerben.
Sämtliche Kleidungsartikel sollen im Regelbetrieb über eine elektronische Bestellplattform auf Katalogbasis (sog. Webshop, mit Kundenkonten, Auftrags- und Versandabwicklung, Reporting etc.) bereitgestellt und abgewickelt werden.
Die von der Auftragnehmerin diesbezüglich zu übernehmenden Leistungen ergeben sich aus der Allgemeinen Leistungsbeschreibung und aus den artikelbezogenen technischen Leistungsbeschreibungen, die den Vergabeunterlagen beigefügt sind.
Zentrale und Außenstellen des BALM
Das BALM stattet die Beschäftigten der Kontrolldienste zur Erfüllung ihres Kontrollauftrags mit Dienst- und Schutzkleidung (DuS) aus. Geplant ist die Ausschreibung von DuS für die Kontrollbeschäftigten des BALM. Mit dem künftigen Rahmenvertrag soll eine flächendeckende Bereitstellung der neuen DuS gewährleistet werden. Das gesamte Dienst- und Schutzkleidungsmanagement soll durch die bezuschlagte Auftragnehmerin in Absprache mit dem BALM gestaltet, koordiniert und abgewickelt werden. Es ist beabsichtigt, dass die Auftragnehmerin als sog. Fullservice-Anbieterin die hiermit einhergehenden Aufgaben weitestgehend eigenverantwortlich wahrnimmt. Sämtliche Kleidungsartikel sollen im Regelbetrieb über eine elektronische Bestellplattform auf Katalogbasis (sog. Webshop mit Kundenkonten, Auftrags- und Versandabwick-lung, Reporting etc.) bereitgestellt und abgewickelt werden.
Der Auftraggeber kann die Rahmenvereinbarung zweimalig um jeweils (zwei) 2 Jahre verlängern. Dies setzt voraus, dass der Auftraggeber die Verlängerung mindestens (sechs) 6 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende gegenüber der Auftragnehmerin in Schriftform bekannt gibt.
Auf Grundlage der den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungsmatrix Unternehmen werden die nach Höhe der erreichten Punkte drei besten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Neben entsprechenden Mindestanforderungen sind hier insbesondere (Zusatz-)Zertifikate und eine Konzeptbeschreibung einzureichen, die gemäß der benannten Matrix bewertet werden.
1)Vertragslaufzeit
Die Vertragslaufzeit beträgt (sechs) 6 Jahre ab Zuschlagserteilung. Der Auftraggeber kann die Rahmenvereinbarung zweimalig um jeweils (zwei) 2 Jahren verlängern. Dies setzt voraus, dass der Auftraggeber die Verlängerung mindestens (sechs) 6 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende gegenüber der Auftragnehmerin in Schriftform bekannt gibt.
2)Sortimentserweiterung
Der Auftraggeber behält sich vor, nach Abstimmung mit der Auftragnehmerin, weitere Artikel der ausgeschriebenen Produktgruppe*n auch innerhalb der Vertragslaufzeit nachträglich in die Rahmenvereinbarung mit aufzunehmen. Diese sind nach Abnahme und Freigabe entsprechend in den elektronischen Katalog (Webshop) zu integrieren.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
a. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Nachweis: Angabe der entsprechenden Registernummer und -stelle im Vordruck Unternehmensfragebogen oder anderer Nachweis über die erlaubte Berufsausübung.
Hinweis: Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt.
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Unternehmensprofil
Inhalt: Kurze Darstellung des Unternehmens, Historie, Struktur, Geschäftsfelder.
Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden.
b. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.
Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden. Dort ist jeweils der jährliche Gesamtumsatz sowie der jährliche Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags zu erklären.
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Es gelten folgende Mindeststandards:
Es ist ein jährlicher Gesamtumsatz im Durchschnitt der letzten drei (3) Jahre von mindestens 2 Mio EUR (netto) nachzuweisen.
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Es ist ein jährlicher Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags im Durchschnitt der letzten drei (3) Jahre von mindestens 2 Mio EUR (netto) nachzuweisen.
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Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, weiterer Versicherungen
Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden. Dort ist anzugeben, ob eine Haftpflichtversicherung besteht oder eine vorläufige Deckungszusage des Haftpflichtversicherers vorliegt. Zudem sind dort Angaben zu den Deckungssummen zu machen.
Ergänzend gilt: Das Bestehen der Haftpflichtversicherung sowie einer Versicherung bzgl. Daten-/Cyberschäden ist bereits mit der Angebotsabgabe durch die Vorlage eines Versicherungsnachweises (bspw. Versicherungsbestätigung oder eine verbindliche Deckungszusage) nachzuweisen. Ebenfalls nachzuweisen (falls vorhanden) sind Versicherungen bzgl. Sach- und Vermögensschäden sowie Produkthaftpflichtrisiken.
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Es gelten folgende Mindeststandards:
Folgende Schäden müssen mit den nachfolgenden Deckungssummen je Versicherungsfall abgesichert sein:
Personenschäden: mind. 1.500.000 EUR
Daten-/Cyberschäden: mind. 500.000 EUR
Es gelten folgende Mindeststandards:
Es ist ein jährlicher Gesamtumsatz im Durchschnitt der letzten drei (3) Jahre von mindestens 2 Mio EUR (netto) nachzuweisen.
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Es ist ein jährlicher Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags im Durchschnitt der letzten drei (3) Jahre von mindestens 2 Mio EUR (netto) nachzuweisen.
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Folgende Schäden müssen mit den nachfolgenden Deckungssummen je Versicherungsfall abgesichert sein:
Personenschäden: mind. 1.500.000 EUR
Daten-/Cyberschäden: mind. 500.000 EUR
c. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge im Tätigkeitsbereich des hiesigen Auftrages in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers.
Nachweis: Der Vordruck Referenzvordruck ist zu verwenden.
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Es gelten folgende Mindeststandards:
Es sind mindestens drei (3) geeignete Referenzen nachzuweisen.
Mit den Referenzen müssen folgende Erfahrungsbereiche nachgewiesen werden, wobei der Nachweis nicht zwingend in ein- und derselben Referenz erbracht werden muss:
- Ausstattung von Kunden mit einer Mindesanzahl von 250 Mitarbeitern
- Betreiben eines kundenindividuellen Webshops
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Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist.
Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden.
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Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet.
Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden.
Es gelten folgende Mindeststandards:
Das Bestehen eingerichteter Umweltmanagementmaßnahmen ist durch Vorlage einer Kopie der Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar nachzuweisen. Hierzu sind dem Angebot entsprechende Belege/Zertifikate/Auditberichte, die ein vergleichbares Niveau bescheinigen, beizufügen.
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Das Bestehen einer Silber-Bewertung durch EcoVadis ist durch Vorlage einer Kopie des Zertifikates oder vergleichbarer Normen nachzuweisen. Hierzu sind dem Angebot entsprechende Belege/Zertifikate/Auditberichte, die ein vergleichbares Niveau bescheinigen beizufügen.
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Beschreibung des Nachhaltigkeits- / Umweltkonzeptes auf eigener Anlage
Formvorgaben: Der Umfang des Konzepts soll (vier) 4 DIN-A4-Seiten nicht überschreiten.
Inhaltliche Vorgaben: Bitte gehen Sie in Ihrem Konzept insbesondere auf die folgenden Fragestellungen ein:
- Bitte erläutern Sie die generellen Maßnahmen zur Nachhaltigkeit bzw. zum Umweltmanagement Ihres Unternehmens. Verfügen Sie über ein Nachhaltigkeitskonzept und wie hat sich dieses bewährt?
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Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens.
Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden.
Es gelten folgende Mindeststandards:
Das Bestehen eingerichteter Qualitätssicherungsmaßnahmen ist durch Vorlage einer Kopie der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar nachzuweisen. Hierzu sind dem Angebot entsprechende Belege/Zertifikate/Auditberichte, die ein vergleichbares Niveau bescheinigen beizufügen.
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Dem Auftraggeber ist es wichtig, dass die zu liefernden Produkte unter Berücksichtigung der ILO-Kernarbeitsnormen hergestellt und vertrieben werden.
Diese sind insbesondere:
- Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen (ILO-Übereinkommen 87+98
- Verbot von Zwangsarbeit und Arbeit in Schuldknechtschaft (ILO-Übereinkommen 29+105)
- Verbot der Beschäftigung von Kindern unter 15 Jahren (ILO-Übereinkommen 138+182)
- Diskriminierungsverbot (ILO-Übereinkommen 100+111)
- Wöchentliche Arbeitszeitbegrenzung (48 Stunden) + max. 12 freiwillige Überstunden (ILO-Übereinkommen 1)
- Recht auf existenzsichernden Lohn („living wage“) (ILO-Übereinkommen 26+131)
- Stabiles + vertraglich geregeltes Beschäftigungsverhältnis (ILO-Empfehlung 198)
- Bestmöglicher Arbeits- und Gesundheitsschutz (ILO-Übereinkommen 155)
Der Nachweis kann durch die Vorlage eines Siegels, z.B. Fairtrade, produktbezogen oder anderer vergleichbarer Zertifikate Dritter erbracht werden, die die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen im Produktionsprozess belegen. Die tatsächliche Einhaltung ist durch die Vorlage eines geeigneten Labels vergleichbar dem Verhaltenskodex der Business Social Compliance Initiative (BSCI) bzw. einer Eigenerklärung im Rahmen der Angebotsabgabe nachzuweisen.
Nachweis: Der Vordruck Eigenerklärung LKSG kann verwendet werden.
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Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt
Nachweis: Der Vordruck Unternehmensfragebogen ist zu verwenden.
Es gelten folgende Mindeststandards:
Es sind mindestens drei (3) geeignete Referenzen nachzuweisen.
Mit den Referenzen müssen folgende Erfahrungsbereiche nachgewiesen werden, wobei der Nachweis nicht zwingend in ein- und derselben Referenz erbracht werden muss:
- Ausstattung von Kunden mit einer Mindesanzahl von 250 Mitarbeitern
- Betreiben eines kundenindividuellen Webshops
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Es gelten folgende Mindeststandards:
Das Bestehen eingerichteter Umweltmanagementmaßnahmen ist durch Vorlage einer Kopie der Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar nachzuweisen. Hierzu sind dem Angebot entsprechende Belege/Zertifikate/Auditberichte, die ein vergleichbares Niveau bescheinigen, beizufügen.
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Das Bestehen einer Silber-Bewertung durch EcoVadis ist durch Vorlage einer Kopie des Zertifikates oder vergleichbarer Normen nachzuweisen. Hierzu sind dem Angebot entsprechende Belege/Zertifikate/Auditberichte, die ein vergleichbares Niveau bescheinigen beizufügen.
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Beschreibung des Nachhaltigkeits- / Umweltkonzeptes auf eigener Anlage
Formvorgaben: Der Umfang des Konzepts soll (vier) 4 DIN-A4-Seiten nicht überschreiten.
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Es gelten folgende Mindeststandards:
Das Bestehen eingerichteter Qualitätssicherungsmaßnahmen ist durch Vorlage einer Kopie der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar nachzuweisen. Hierzu sind dem Angebot entsprechende Belege/Zertifikate/Auditberichte, die ein vergleichbares Niveau bescheinigen beizufügen.
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Nachweis der Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen
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Silber-Bewertung durch EcoVadis oder vergleichbar
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Zertifizierung Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001 oder
vergleichbar
Abschnitt IV: Verfahren
Die Länge der Vertragslaufzeit wird mit der Art des Ausschreibungsgegenstandes begründet. Das hiesige Vergabeverfahren zielt auf eine komplettierte und hinsichtlich der Einheitlichkeit und Qualität gesicherte Ausstattung der Kontrollbeschäftigten des BALM mit DuS ab. Im Rahmen dessen wird eine speziell auf die Bedürfnisse und Ansprüche des BALM zugeschnittene Kleidungskollektion entworfen, angepasst und letztlich ausgerollt. Das dabei entstehende einheitliche Erscheinungsbild der BALM-Kontrollbeschäftigten soll hinsichtlich der hierbei initial notwendigen Kosten auf eine entsprechende Dauer gewährleistet sein.
Nach erfolgter Erstausstattung im Zuge eines Roll-outs, welches voraussichtlich rund 12-18 Monaten in Anspruch nehmen wird, wird damit gerechnet, dass ein umfassender Bedarf an Erneuerung der Kleidungsartikel - selbstverständlich bedingt nach den zugrunde gelegten prognostizierten Tragezeiten sowie nach dem persönlichen Verbrauch - erst in zwei bis vier Jahren entstehen wird, sodass eine Vertragslaufzeit von lediglich vier Jahren, so wie in § 21 Abs. 6 VgV vorgesehen, dem Sinn und Zweck der Ausschreibung widerlaufen wird.
Insbesondere ist hier zu beachten, dass ein neuerlicher Anbieterwechsel nach vier Jahren infolge eines weiteren Vergabeverfahrens faktisch dazu führt, dass neben dem Aspekt der mit der Vergabe verbundenen Aufwände, die Ausstattung der Kontrollbeschäftigten erneut insgesamt ausgetauscht werden müssten, da sich dementsprechende Abweichungen in der Kollektion und dem damit beabsichtigen einheitlichen Erscheinungsbild ergeben würden. Vor diesem Hintergrund sprechen auch Wirtschaftlickheitserwägungen dafür, eine über die vier Jahre hinausgehende Vertragslaufzeit zugrunde zu legen. Das BALM ist u.a. verpflichtet Steuermittel verantwortungsvoll einzusetzen und wirtschaftlich zu handeln. Eine zu strenge Auslegung der vorgesehenen Rahmenvertragslaufzeit läuft im vorliegenden Fall dem Kosten/Nutzen-Aspekt zuwider.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 228-94990
Fax: +49 228-9499163
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html
Unternehmen haben gegenüber dem Auftraggeber einen Anspruch auf
Einhaltung
der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das
Vergabeverfahren. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch
die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften ins einen Rechten verletzt, ist der
Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen
(§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Teilt derAuftraggeber dem Unternehmen mit, der
Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf
Nachprüfung gestellt werden. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3
GWB unzulässig, soweit: a) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß
gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt
und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach§ 134 Abs. 2 GWB bleibt
unberührt, b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, c) Verstöße gegen
Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, d) Mehr als 15 Kalendertage nach
Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,
vergangen sind. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt
werden sollen, werden vordem Zuschlag gemäߧ 134 GWB darüber informiert.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendungdieser Information durch
den Auftraggeber geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem
Weg oder per Fax versendet verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist
beginnt am Tag nach derAbsendung der Information durch den Auftraggeber;
auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommtes nicht an.