Bewachungs,- Empfangs- und Sicherheitsdienstleistungen in der ZAB Bielefeld vom 01.01.2024 bis 31.12.2025 Referenznummer der Bekanntmachung: 100.31-6596
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Niederwall 23
Ort: Bielefeld
NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 33602
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Vergabestelle
E-Mail:
Telefon: +49 521513244
Fax: +49 521513350
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.bielefeld.de/node/7868
Abschnitt II: Gegenstand
Bewachungs,- Empfangs- und Sicherheitsdienstleistungen in der ZAB Bielefeld vom 01.01.2024 bis 31.12.2025
Inhalt dieser Ausschreibung ist der Bewachungs-, Empfangs- und Sicherheitsdienst für die Zentrale Ausländerbehörde der Stadt Bielefeld unter Berücksichtigung der von der Bezirksregierung Arnsberg festgelegten Standards für den Einsatz von Sicherheitskräften in Unterbringungseinrichtungen des Landes NRW.
Stadt Bielefeld
Die Zentrale Ausländerbehörde (ZAB) Bielefeld betreibt im Auftrag und auf Kosten des Landes Nordrhein-Westfalen eine Erstaufnahmeeinrichtung (EAE), in der ankommende Asylbewerber registriert werden. Die ZAB ist in einem Teil der ehemaligen Richmond-Kaserne, Am Stadtholz 26, 33609 Bielefeld untergebracht. In dem denkmalgeschützten Gebäude wird eine erhebliche Bandbreite asyl- und ausländerrechtlicher Fragen bearbeitet. Die ZAB unterliegt wegen der sensiblen Thematik besonderen Sicherheitsanforderungen, die in und um das Gebäude herum berücksichtigt wurden.
Die Sicherheit der Erstaufnahmeeinrichtung (EAE), deren ungestörter Betrieb sowie die Sicherheit der sich dort meldenden und aufhaltenden Asylsuchenden und der Beschäftigten wird durch den Einsatz der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet. Der Auftragnehmer wird zu diesem Zweck seine Leistungen in gleichbleibend hoher Qualität erbringen. Hauptaufgabe des Auftragnehmers ist der Schutz der Erstaufnahmeeinrichtung, der dort Beschäftigten sowie der in der Erstaufnahmeeinrichtung sich meldenden und aufhaltenden Personen.
Der Auftragnehmer erhält Zugang zu allen notwendigen Gebäudeeinrichtungen und Räumlichkeiten, die für die Vertragserfüllung notwendig sind.
Die eingesetzten Beschäftigten nehmen keine hoheitlichen Tätigkeiten wahr. Sie üben ihre Tätigkeit im Rahmen der jedermann zustehenden Rechte aus. Die eingesetzten Beschäftigten dürfen während des Dienstes keine Schusswaffe, Hieb- und Stoßwaffen sowie Reizstoffsprühgeräte führen. Das Tragen von sonstigen gefährlichen Gegenständen (z. B. Sandhandschuhe) ist ebenfalls untersagt. Von Gewaltanwendung ist grundsätzlich abzusehen. Das eingesetzte Sicherheitspersonal wirkt bei Konflikten deeskalierend auf die jeweiligen Betroffenen ein.
Bei der Leistungserbringung berücksichtigt der Auftragnehmer ethnische, religiöse und kulturelle Belange, Geschlecht, familiäre Bindungen und Konfliktpotentiale sowie die besonderen Bedürfnisse vulnerabler Personen.
Zu den allgemeinen Aufgaben gehören insbesondere:
- Sicherstellen eines störungsfreien Betriebes unter Berücksichtigung möglicher Gefährdungen aufgrund von menschlichem Fehlverhalten, technischen Ursachen und Naturereignissen;
- Unterstützung bei der Ausübung des Hausrechtes nach Maßgabe der Einrichtungsleitung
- Absicherung der störungsfreien Organisation der Erstaufnahmeeinrichtung; insbesondere erbringt der Auftragnehmer unterstützende Aufsicht
o während Neuankünften und Transfers
o ggf. während weiterer - von der Einrichtungsleitung zu benennender - Abläufe
- Einleiten von Maßnahmen zur Verhinderung oder Begrenzung bereits eingetretener Schäden, Störungen, Havarien oder Brände;
- Erste Hilfe-Maßnahmen im Bedarfsfall;
- umgehende Information des Auftraggebers sowie weiteren vom Auftraggeber benannten Personen bei erheblichen technischen oder infrastrukturellen Problemen;
- Es sind mindestens 2 Kontrollgänge pro Dienstzeit unter Einbeziehung der Überprüfung der Umzäunung bzw. Umfriedung des Geländes durchzuführen. Abweichungen hiervon sind nur in Abstimmung mit der Einrichtungsleitung möglich. In den Gebäuden sind die Nassräume, insbesondere Abstellen von unnötig fließendem Wasser sowie Ausschalten nicht benötigter Beleuchtungsquellen zu überprüfen, dies alles unter Beachtung des Grundsatzes der gleichgeschlechtlichen Kontrolle.
- ggf. weitere Maßnahmen in Abstimmung mit der Einrichtungsleitung.
Bei sicherheitsrelevanten Meldungen oder in sonstigen Notfällen ist umgehend die Polizei bzw. die Feuerwehr oder der Rettungsdienst zu alarmieren und einzuweisen. Um Mehrfachmeldungen zu vermeiden, wird die Polizei während der üblichen Büroarbeitszeiten nur durch die ZAB-Mitarbeiter in der Pforte informiert. Darüber hinaus leitet der Auftragnehmer die jedermann zumutbaren Sofortmaßnahmen zur Rettung von Menschenleben und bedeutenden Sachwerten ein und übernimmt die Warnung der Anwesenden. Des Weiteren ist umgehend die Einrichtungsleitung bzw. eine andere vom Auftraggeber benannte Person zu informieren.
Der Auftragnehmer gewährleistet in der Erstaufnahmeeinrichtung die durchgängige Besetzung der Pforte während der Dienstzeit. Der Auftragnehmer sichert die Erstaufnahmeeinrichtung vor unbefugtem Zutritt.
Zu den Sicherheitsdienstleistungen an der Pforte/am Empfang gehören nach Maßgabe der Einrichtungsleitung insbesondere die folgenden Aufgaben:
1. Zugangs-/Eingangskontrolle; Überprüfung der Zugangsberechtigung und ggf. Zutrittsverwehrung
2. Empfangnahme der in der ZAB ankommenden Asylsuchenden
3. Bedienung der Telefonzentrale der Erstaufnahmeeinrichtung
4. Entgegennahme der Post und Weiterleitung an die Einrichtungsleitung nach Maßgabe der Einrichtungsleitung
5. Kontaktstelle für den Bereitschaftsdienst der ZAB
Es gilt das Zuschlagsverbot nach Artikel 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziffer 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Auftragnehmer muss eine gültige Gewerbegenehmigung nach § 34a Gewerbeordnung besitzen und auf Grundlage dieser über eine betriebliche Praxis von mindestens zwei Jahren in der eigenständigen Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen (SDL) verfügen. Ferner muss der Auftragnehmer in das Handels- und Berufsgenossenschaftsregister eingetragen sein und eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 besitzen.
1. Erklärung, dass die gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und sonstigen Abgaben, der Beiträge zu den Sozialversicherungen sowie die Verpflichtungen aus den Tarifordnungen, Tarifverträgen und die Bestimmungen über die Beschäftigung Schwerbeschädigter erfüllt worden sind und während der Vertragsdauer erfüllt werden.
2. Angabe, dass das Angebot in keinem Zusammenhang mit wettbewerbsbeschränkenden Abreden oder Vereinbarungen ähnlicher Art steht, sondern das Ergebnis eigenbetrieblicher Kalkulation und Preisbildung ist.
3. Angabe, dass der Betrieb gegen Unfälle und Schadensersatzansprüche Dritter haftpflichtversichert ist.
4. Angabe, ob der Bieter/die Bieterin bzw. das Unternehmen sich in Liquidation befindet.
5. Angabe, ob über das Vermögen des Bieters/der Bieterin ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder ob der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.
6. Angabe, dass keine strafrechtlichen Verurteilungen oder sonstigen Ausschlussgründe nach den in den §§ 123 und 124 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) in Verbindung mit § 42 VgV (Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge - Vergabeverordnung -) formulierten Tatbeständen vorliegen.
Der Bieter soll mit seinem Angebot drei positive Referenzen von in der Bundesrepublik Deutschland ansässigen Auftraggebern einreichen, für die er bereits der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen in den letzten drei Jahren erbracht hat (incl. Nennung des Jahres der Auftragsausführung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des dortigen Ansprechpartners).
Zur weiteren Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit soll der Bieter dem Angebot eine Betriebsbeschreibung beifügen, aus der die Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Entwicklung der Mitarbeiterzahl und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren hervorgehen.
Die Angebotsdokumentation soll darüber hinaus folgende Angaben bzw. Nachweise enthalten:
- Gewerbeanmeldung nach § 34 a Gewerbeordnung (in Kopie)
- Auszug aus dem Gewerbezentralregister (zum Submissionstermin nicht älter als 3 Monate, in Kopie)
- Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamtes (Seite 1 und 2) und der für den AN wichtigen Sozialversicherungsträger aus dem laufenden Geschäftsjahr (in Kopie)
- Aussagen zur tariflichen Eingruppierung und Entlohnung sowie ggf. freiwillige, d. h. übertarifliche Leistungen
- sofern vorhanden: Zertifikat nach DIN 77200 (in Kopie
Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001
Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet.
Der Auftragnehmer muss eine Betriebshaftpflichtversicherung zu den nachfolgenden Risiken je Einzelschaden - d. h. je Schadensfall vorweisen können:
je nach Schadensart mindestens:
- Personenschäden (für einzelne Personen) 1.500.000 EUR
- Sachschäden 1.000.000 EUR
- Verlust von Schlüsseln 250.000 EUR
- Vermögensschäden
sowie Schäden gem. Bundesdatenschutzgesetz 250.000 EUR
- Verlust bewachter Sachen 250.000 EUR
Der Nachweis eines entsprechenden Versicherungsvertrages ist vom Auftragnehmer vor Vertragsabschluss durch Vorlage einer Bestätigung des Versicherungsunternehmens zu führen.
Der Auftragnehmer haftet im Rahmen des § 276 BGB für Schäden, die durch das Verhalten seines Personals entstehen.
Der Auftragnehmer hat eine Stammbesetzung zu benennen und zu gewährleisten, dass das entsprechend benannte Personal in der Einrichtung zur Verfügung steht.
Eine kontinuierliche Aus- und Fortbildung der Beschäftigten wird vorausgesetzt.
Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die entsprechenden Räumlichkeiten (Büro, soweit vorhanden - Umkleideräume) mietfrei zur Verfügung. Eine Übersicht über die jeweiligen Räumlichkeiten in der Erstaufnahmeeinrichtung ist in Anlage Erstaufnahmeeinrichtung enthalten.
Dem Auftragnehmer und seinen Beschäftigten ist ausdrücklich untersagt, Auskünfte über die Erstaufnahmeeinrichtung und/oder über einzelne Personen an Dritte (z. B. Presse, Besucher/-innen) ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers weiterzugeben. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass dies dem von ihm eingesetzten Personal bekannt ist.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten und sämtliche im Zusammenhang mit diesem Auftragsverhältnis zugänglich werdende Informationen, die als vertraulich bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers erkennbar sind, geheim zu halten und sie - soweit nicht zur Erreichung des Vertragszwecks geboten - weder aufzuzeichnen noch weiterzugeben oder zu verwerten.
Der Auftragnehmer erfüllt den Auftrag mit fachkundigen und zuverlässigen Kräften, die die gesetzlichen Voraussetzungen für den Einsatz im Sicherheits- und Bewachungsgewerbe sowie die nachfolgenden Anforderungen erfüllen.
Es wird erwartet, dass das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal den besonderen Anforderungen dieses Dienstes in psychischer und physischer Hinsicht gewachsen ist. Das ein-gesetzte Personal muss ausreichend flexibel sein und über die Fähigkeit verfügen, sich auf einen ständig wechselnden Personenkreis und Personen aus anderen Kulturkreisen einzustellen.
Es sind stets Personen einzusetzen, die die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen; soweit möglich werden Personen eingesetzt, die auch Sprachen der Hauptherkunftsländer sprechen. Die Hauptsprachen sind persisch, arabisch, kurdisch, türkisch und russisch. Mindestens jeweils die Hälfte der eingesetzten Sicherheitskräfte muss über grundlegende Englischkenntnisse verfügen. Das in der Pforte eingesetzte Personal muss über gute Englischkenntnisse verfügen.
Während der gesamten Dienstzeiten herrscht striktes Alkohol- und Betäubungsmittelverbot. Ein Dienstantritt im bereits alkoholisierten oder berauschten Zustand ist ebenfalls untersagt. Im gesamten Gebäude der ZAB gilt absolutes Rauchverbot. Der Auftragnehmer belehrt die eingesetzten Beschäftigten hierüber schriftlich gegen Unterschrift. Kosten, die durch die Missachtung des Rauchverbots durch die eingesetzten Beschäftigten entstehen (etwa Feuerwehreinsatz), werden vom Auftragnehmer getragen.
Für die Beschäftigten des AN muss ein schriftlich abgefasster Arbeitsvertrag, der mindestens die Punkte des Musterarbeitsvertrages des Bundesverbandes Deutscher Wach- und Sicherheitsunternehmen e. V. in seiner jeweils gültigen Fassung enthält, bestehen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Russland-Sanktionen) ist zu berücksichtigen.
Gemäß § 7a des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in NRW (EGovG NRW) können Rechnungen auch elektronisch mit dem X-Rechnungs-Standard übersandt werden. Dabei stellt die X-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format auf XML-Basis dar. Weitergehende Informationen finden Sie unter folgendem Link:
https://vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw
Sofern von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wird übersenden Sie Rechnungen in dem neuen strukturiertem X-Rechnungs-Format an die Stadt Bielefeld ausschließlich an die E-Mail-Adresse:
Als Leitweg-ID für die Stadt Bielefeld verwenden Sie bitte: 05711-31001-60
Zahlungsbedingungen siehe § 17 VOL/B
Im Falle des Inkrafttretens tariflicher Lohnerhöhungen sowie bei Erhöhung der gesetzlichen Sozialaufwendungen kann der künftige Auftragnehmer einen Antrag auf Erhöhung des vereinbarten Entgelts beim Auftraggeber stellen. Die Angleichung erfolgt in Höhe der prozentualen Änderung des Tariflohnes und/oder der gesetzlichen Sozialaufwendungen auf der Grundlage der in der vorgelegten Kalkulation enthaltenen Werte. Anträge, die später als drei Monate nach Abschluss des Tarif- oder Rahmenvertrages bzw. nach Inkrafttreten der Änderung der gesetzlichen Sozialaufwendungen eingehen, können nur vom ersten Tag des Eingangsmonats berücksichtigt werden.
Anträge auf Preisanpassung können nur einmal jährlich gestellt werden, es sei denn, die Summe der Belastungsfaktoren (Tarifvertrag, gesetzliche Sozialaufwendungen) übersteigt 3 % des bisherigen tariflichen Stundenlohnes.
Kommt eine Einigung über ein neues Entgelt nicht zustande, so kann jeder Vertragspartner mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündigen. Bis zum Ablauf des Vertrages gilt das bis zu diesem Zeitpunkt vereinbarte Entgelt.
Das Recht zur Kündigung nach dem vorherigen Absatz ist im ersten Vertragsjahr ausgeschlossen.
Diese Regelung gilt entsprechend bei Lohnsenkungen bzw. Senkung der Sozialaufwendungen. In diesem Fall kann der Antrag auch vom Auftraggeber gestellt werden.
Vor der beabsichtigten Zuschlagserteilung fordert der Auftraggeber den voraussichtlich zum Zuschlag vorgesehenen Bieter auf, innerhalb von 5 Werktagen die Namen der Beschäftigten schriftlich mitzuteilen, die zur Auftragserfüllung eingesetzt werden sollen.
Gleichzeitig übermittelt der vorgesehene Auftragnehmer dem Auftraggeber für das eingeplante Personal jeweils die u. a. Unterlagen mittels der Kommunikationsmöglichkeit der Vergabeplattform, sofern sie nicht bereits dem Angebot beigefügt waren.
(1) die Personaldaten (Vor- und Nachnamen, Geburtsdaten);
(2) ein Kurzprofil (1 DIN A4-Seite pro Person) über den beruflichen Werdegang und die persönliche Qualifikation
(3) Kopien des erweiterten Führungszeugnisses (nicht älter als sechs Monate bei Abgabe);
(4) Kopien der Ausbildungsnachweise (IHK-Nachweise, Nachweise über evtl. geforderte Zusatzqualifikation, etc.);
(5) Computerschriftlich ausgefüllte und mit dem Stempel des Arbeitgebers versehene Einverständniserklärung der jeweiligen Personen, dass eine Unbedenklichkeitsprüfung durch die Sicherheitsorgane (Polizei und Verfassungsschutz) durchgeführt wird;
(6) Zuverlässigkeitsbescheinigung des örtlichen Ordnungsamtes
(7) eine Eigenerklärung der jeweiligen Personen, dass keine für die Tätigkeit relevan-ten Vorstrafen (z. B. Körperverletzungs-, Betäubungs-, Arzneimittelmissbrauchs-, Sexual- und Staatsschutzdelikte) vorliegen und aktuell kein staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren oder strafgerichtliches Verfahren anhängig ist.
Eine endgültige Auftragserteilung kann erst nach Vorlage und Prüfung aller zuvor genannten Nachweise erfolgen. Bei Nichtvorlage wird das Angebot ausgeschlossen und der AG teilt dem nächstwirtschaftlichsten Bieter mit, dass dieser zum Zuschlag vorgesehen ist. Die zuvor genannten Bestimmungen gelten entsprechend.
Der Auftraggeber ist berechtigt, vorgestellte Beschäftigte abzulehnen,
- wenn die Beschäftigten nicht rechtzeitig persönlich vor Einsatzbeginn mit vollständigen Unterlagen vorgestellt wurden,
- wenn die Beschäftigten die an ihre Eignung/Qualifikation gestellten Anforderungen nicht erfüllen,
- wenn Sicherheitsbedenken bestehen oder
- wenn das Führungszeugnis relevante Eintragungen aufweist.
Der Auftragnehmer hat dieser Forderung unverzüglich Folge zu leisten und geeignetes Ersatzpersonal entsprechend vorzustellen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Personal möglichst langfristig bei dem Auftraggeber einzusetzen. Sofern dies ausnahmsweise (z. B. bei Krankheit, Kündigung des Beschäftigten, etc.) nicht möglich ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich über den Aus-fall zu informieren und gleichwertigen Ersatz zu stellen. Für diesen sind ebenfalls unverzüglich die genannten Unterlagen unaufgefordert einzureichen. Änderungen vor Einsatzbeginn und während des Einsatzes sind unverzüglich der hierfür benannten Ansprechperson mitzuteilen.
Der Bieter soll seinem Angebot ein Schulungs- und Fortbildungskonzept beifügen.
Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZLDE8
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: D-48147
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Gem. § 160 Abs.1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: D-48147
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165