Veranstaltungsagentur für Präsenz-, Hybrid- sowie digitale Veranstaltungen in Deutschland Referenznummer der Bekanntmachung: 113/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 53175
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.daad.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Veranstaltungsagentur für Präsenz-, Hybrid- sowie digitale Veranstaltungen in Deutschland
Der DAAD führt jährlich rund 600 Veranstaltungen durch. Für eine Anzahl von ca. 15 Veranstaltungen pro Jahr wird die Unterstützung einer externen Veranstaltungsagentur (Auftragnehmer) gesucht, die Dienstleistungen für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen übernimmt: Dazu gehören unter anderem das Teilnehmendenmanagement, das Referierendenmanagement, die Koordination von Fremdleistungen oder die Produktion von Veranstaltungsmaterial.
Die Veranstaltungen finden in Präsenz statt, aber auch hybride und digitale Formate sind möglich. Bei den ein- bis mehrtägigen Veranstaltungen handelt es sich um Tagungen, Konferenzen und Kongresse mit und ohne Ausstellungen bzw. Messestände. Die Zielgruppen setzen sich zusammen aus Geförderten und ehemaligen Geförderten des DAAD (Alumni), aus Hochschulvertreter*innen oder Vertreter*innen der geldgebenden Ministerien oder anderen Wissenschaftsorganisationen. Je nach Veranstaltungsformat werden 50 bis 500 Teilnehmende aus dem In- und Ausland erwartet.
Weitere Details entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung in Anlage 2.
Bonn bzw. bundesweit
Der DAAD führt jährlich rund 600 Veranstaltungen durch. Für eine Anzahl von ca. 15 Veranstaltungen pro Jahr wird die Unterstützung einer externen Veranstaltungsagentur (Auftragnehmer) gesucht, die Dienstleistungen für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen übernimmt: Dazu gehören unter anderem das Teilnehmendenmanagement, das Referierendenmanagement, die Koordination von Fremdleistungen oder die Produktion von Veranstaltungsmaterial.
Die Veranstaltungen finden in Präsenz statt, aber auch hybride und digitale Formate sind möglich. Bei den ein- bis mehrtägigen Veranstaltungen handelt es sich um Tagungen, Konferenzen und Kongresse mit und ohne Ausstellungen bzw. Messestände. Die Zielgruppen setzen sich zusammen aus Geförderten und ehemaligen Geförderten des DAAD (Alumni), aus Hochschulvertreter*innen oder Vertreter*innen der geldgebenden Ministerien oder anderen Wissenschaftsorganisationen. Je nach Veranstaltungsformat werden 50 bis 500 Teilnehmende aus dem In- und Ausland erwartet.
Weitere Details entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung in Anlage 2.
Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung.
Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 01.07.2023.
Der Vertrag ist befristet. Er endet mit Ablauf des 30.06.2024.
Der Vertrag verlängert sich dreimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 30.06.2027.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)
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Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre.
Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.
Sollten Sie aus berechtigtem Grund keine Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre angeben können, teilen Sie uns dies bitte in dem Formular mit, damit wir gegebenenfalls die Vorlage anderer geeigneter Unterlagen zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Ihnen fordern können.
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Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die den Tätigkeitsbereich des Auftrags abdeckt,
oder Erklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Gesamtjahresumsatz (brutto) von mindestens: 800.000€ erzielt haben.
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Jahresumsatz (brutto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in dem für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld des Unternehmens) von mindestens: 600.000€ erzielt haben.
Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste ausschließlich der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Geeignet ist eine Referenz, wenn die erbrachten Leistungen mit den hier ausgeschriebenen vergleichbar waren, d.h. insbesondere Leistungen in den Bereichen Organisation und Durchführung von Veranstaltungen in Deutschland
Das Formular in Anlage 10 ist hierfür zu verwenden.
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Beschreibung Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens auf gesonderter Anlage, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar
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Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet, auf gesonderter Anlage, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar
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Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt sowie zusätzlich für den Leistungsbereich dieser Ausschreibung in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage 09 ist zu verwenden.
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Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welche technische Ausstattung, Software-, Kommunikations- und Projektmanagementtools das Unternehmen verfügt, auf gesonderter Anlage, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar
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Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage 11)
Es sind mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.
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Folgende Erfahrungsbereiche müssen mindestens durch die vorgelegten Referenzen abgedeckt werden:
1. Erfahrung mit Auftraggebern aus dem Sektor Bildung und/oder Wissenschaft
2. Umfangreiches Teilnehmermanagement (Korrespondenz, Erfassung von Daten der Teilnehmenden, Erstellung von Teilnehmerlisten etc.);
3. Umfangreiches Veranstaltungsmanagement (Recherche, Einholung von Angeboten und Buchung von Dienstleistungen und Veranstaltungsräumlichkeiten etc. Die Aufzählung ist nicht vollständig, sondern nur beispielhaft);
4. Erstellung und ggf. Versand von Veranstaltungsmaterialien;
5. Finanzabwicklung unter Beachtung von BRKG, BHO, VV-BHO, UVgO, VgV und GWB;
6. Organisation, Koordination und Durchführung von Online- und Hybridveranstaltungen.
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Die Bereiche 1. bis 6. müssen durch mindestens drei vorzulegende Referenzen jeweils zweimal belegt werden (Mindestanforderung). Eine Referenz kann zur Abdeckung mehrerer Bereiche verwendet werden.
Ausgefüllte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB, § 19 Abs. 1 MiLoG, Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und § 22 Abs. 1 S. 1 LkSG, Anlage 08
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536
Belehrung zu den Rechtsbehelfsfristen
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung erfolgt frühestens 10 Kalendertage nach Absendung der beabsichtigten Zuschlagserteilung an die unterlegenen Bieter gem. § 134 Abs. 2 GWB. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.