BA 135726 ERP 2.0
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Humboldtstr. 110
Ort: Munster
NUTS-Code: DE938 Heidekreis
Postleitzahl: 29633
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): GEKA mbH - Vergabestelle
E-Mail:
Telefon: +49 5192/964-0
Fax: +49 5192/964-249
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.geka-munster.de
Abschnitt II: Gegenstand
BA 135726 ERP 2.0
Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement.
GEKA mbH, Humboldtstr. 110, 29633 Munster
Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement, die in möglichste großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen geeignet sind. Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist im Anforderungskatalog ausführlich beschrieben.
Zeitplan:
Die Einrichtung des Systems und die Migration der Daten sollen bis zum 30.04.2024 erfolgen.
Vom 01.05.2024 bis 31.05.2024 findet die Testphase statt.
Zum01.06.2024 soll die Betriebsaufnahme erfolgen.
Die Anzahl der Lizenzen sind wie folgt: 40 ERP-Vollzugriff-Lizenzen, 30 Lesezugriff-Lizenzen und 2 Device-Lizenzen.
Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d. h. Umsetzung von Best Practices statt Individualentwicklung), um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten. Dies erfordert, dass einige Prozesse beim Auftraggeber neugestaltet werden müssen. Hierfür müssen nach Auftragsvergabe Workshops zur gemeinsamen Ausarbeitung abgehalten werden.
Die zu vergebenden Leistungen (Einführung einer ERP-Lösung mit Dokumentenablage) beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module nach Anforderungskatalog, sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs im Rahmen der Gewährleistung über 12 Monate. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung des Pflichtenhefts, einer System-, Anwender- und Verfahrensdokumentation (rechtssicher), entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.
Durch das System müssen unter anderem folgende Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und medienbruchfrei digitalisiert werden:
- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB), Kameralistik (Wirtschaftsplan)
- Beschaffungsprozess einschließlich innerbetrieblicher Bedarfsmeldung inkl. Eingangsrechnungsverarbeitung (Purchase-to-Pay)
- Einkauf aller im Unternehmen benötigten Güter und Leistungen (inkl. Beschaffungen für komplexe Projekte sowie Verwaltung der dazugehörigen Verträge in einem Vertragsmanagement).
- Lagerwirtschaft mit allen notwendigen Lager- und Artikelinformationen, Bestandsmanagement, Anbindung von Barcode-Scannern oder MDE-Geräte
- Erstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen, Haushaltssteuerung, Mittelbindung, Deckungsfähigkeit/-deckungskreise, Übertragungen, Umfassende Planungsfunktion über mehrere Jahre und unterjährig, Ausweis der vergangenen IST-Daten, der Plan-Daten, der erwarteten Werte (Summe aus IST und PLAN Werten) für einen Zeitraum und die Restmittel (PLAN-IST-Abweichung), Berücksichtigung der Restmittel des Vorjahres für das Folgejahr als PLAN-Erhöhung), Berücksichtigung von Umwidmungen (=Verschiebung von Mitteln von einem in ein anderes Projekte)
- Controlling (Darstellung von Zahlungsflüssen, Budgetverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und -umlagen)
- Bereitstellung und Implementierung des ERP-Systems als SaaS-Lösung in einem deutschen Rechenzentrum mit Datenhaltung in Deutschland sowie Zugangskontrolle zu Daten durch deutschen Datentreuhändler unter den strengen Datenschutz und Compliance Richtlinien in Deutschland, EU und EFTA
- Abbildung von Workflowprozessen in den einzelnen Abteilungen/Sachbearbeiter welche auch als Aufgabenpakete zu verstehen sind.
- Möglichkeiten auch Fertigungs- und Produktionsprozesse anbinden zu können.
Die Ausschreibungsunterlagen werden komplett veröffentlicht und können im Vergabeportal ELVIS/Subreport kostenlos eingesehen werden. Zu finden unter: https://www.subreport.de/E66252435
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Auszug aus dem Handelsregister oder Gewerberegister
Eigenerklärung zu Artikel 5k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014
Die Belege dürfen nicht älter als 6 Monate sein.
Bei Nichterfüllung der Vorlage der Nachweise erfolgt der Ausschluß
Eigennachweis über mind. 3 Referenzen der letzten 5 Jahre über die Lieferung eines vergleichbaren Produktes und Umsätze der letzten 3 Jahre
Eigennachweis zur Zuverlässigkeit und Gesetzestreue gem. §§ 123, 124 GWB
Eigennachweis zur Tariftreue und zur Zahlung des Mindestlohns
Der Bieter wird vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, sofern er die geforderten Erklärungen nicht vorlegt oder die aufgestellten Eignungskriterien nicht erfüllt. Die Vergabestelle behält sich vor, Erklärungen und sonstige Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen sind, gemäß § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.
Mindestumsatz per anno 334.000 EUR.
Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr;
Alternativ: Eigenerklärung zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.
- bestehende Zertifizierung der IT-Sicherheit des Anbieters für die auftragsrelevanten Systeme nach DIN ISO/IEC 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz/DIN ISO/IEC 27001(nativ) oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben und einen Nachweis über Erreichung eines mit der Standardabsicherung des IT-Grundschutzes vergleichbaren Schutzniveaus.
- Firmenprofil
- Ausfüllen des Teilnahmeantrag ERP-Ausschreibung GEKA mbH mit der Bitte der Eintragung der Kontaktdaten.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Hiermit informieren wir Sie über die Erfüllung der elektronischen Rechnungsbearbeitung bei der GEKA mbH und die damit verbundenen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an uns. Sie sind aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBI. I, 770 ff.) verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß CEN-Norm 16931 ab dem 27. November 2020 nur noch digital an die GEKA mbH zu versenden.
1. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht Ihnen die Nutzung der OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) unter xrechnung-bdr.de zur Verfügung. Hier können Sie eine Rechnung auf der Plattform erstellen oder eine vorhandene Rechnung hochladen.
2. Ausgenommen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 27. November 2020 sind Rechnungen bis 1.000€ netto. (§3 Absatz 3 der E-Rechnungs- Verordnung (E-RechV) Unter 1.000€ können Sie die Rechnungen elektronisch als PDF an (Voraussetzungen siehe unten) senden.
3. Unsere Leitweg- ID lautet: 992-19518-12
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
- Ausfüllen des Teilnahmeantrag ERP-Ausschreibung GEKA mbH mit der Bitte der Eintragung der Kontaktdaten
- Der Teilnahmeantrag bedarf der Textform
- Die Verwendung des Formulars Teilnahmeantrag ERP-Ausschreibung GEKA mbH wird empfohlen; die Verwendung eines eigenen Teilnahmeantrags ist zulässig.
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Internet-Adresse: www.bundeskartellamt.de
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Internet-Adresse: www.bundeskartellamt.de
Gem. den Normen des GWB (1). Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Erreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
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