Prozessmanagement Leistungen in zwei Losen für den Kreis Paderborn Referenznummer der Bekanntmachung: 30.31-22709

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Kreis Paderborn
Postanschrift: Aldegreverstr. 10-14
Ort: Paderborn
NUTS-Code: DEA47 Paderborn
Postleitzahl: 33102
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 5251308-3020
Fax: +49 5251308893098
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.deutsche-evergabe.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/852DB219-DF8B-49A4-858C-14D70342EAC8
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/852DB219-DF8B-49A4-858C-14D70342EAC8
Im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich unter: https://www.deutsche-evergabe.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Prozessmanagement Leistungen in zwei Losen für den Kreis Paderborn

Referenznummer der Bekanntmachung: 30.31-22709
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Los 1: Für die ca. 2000 Prozesse der Kreisverwaltung Paderborn (das Gesundheitsamt ist hierbei ausgenommen) soll eine Prozesslandkarte erstellt, ein vollständiges Prozessregister auf-gestellt und erste Prozesse modelliert werden.

Los 2: Zur Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) sollen im Gesundheits-amt der Kreisverwaltung Paderborn unter Beachtung der Förderbestimmungen des ÖGD-Paktes alle ca. 350 Prozesse registriert und modelliert werden, um anschließend optimiert und digitalisiert zu werden.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: ja
Angebote sind möglich für alle Lose
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Los 1

Los-Nr.: 1
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
72220000 Systemberatung und technische Beratung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA47 Paderborn
Hauptort der Ausführung:

in den Vergabeunterlagen aufgeführt

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Zur Implementierung des Prozessmanagements wurden in der Kreisverwaltung erste wichtige Grundsteine gelegt. Als Standardnotation / Modelliersprache wurde BPMN 2.0 ausgewählt, für die Darstellung der Prozessmodelle hat sich die Kreisverwaltung Paderborn auf die Ver-wendung des bausteinbasierten Dialektes PICTURE-BPMN festgelegt. Eine Fachsoftware wurde mit der Prozessplattform der PICTURE GmbH bereits beschafft und in Betrieb genommen. In der Prozessplattform sollen Prozesslandkarten, ein vollständiges Prozessregister sowie Pro-zesssteckbriefe und Prozessmodelle erfasst und kontinuierlich gepflegt werden. Erste Rahmenbedingungen des Prozessmanagements wer-den durch den Entwurf von Rollen-, Schulungs- und Kommunikationskonzepten und der Erstellung eines Handbuches vorgegeben. Der Fo-kus liegt nun auf der Identifizierung und Abbildung aller Prozesse in einem Prozessregister. Auf Grundlage dieses Registers soll eine Filte-rung und Priorisierung der Prozesse möglich sein, die anschließend und vorrangig zu optimieren sind.

 

Los 1 - Prozessmanagementeinführung in der allgemeinen Verwaltung der Kreisverwaltung Paderborn (ausgenommen Gesundheitsamt)

 

Für die allgemeine Verwaltung Paderborn soll für die ca. 2000 Prozesse eine Prozesslandkarte erstellt, ein vollständiges Prozessregis-ter aufgestellt und erste Prozesse modelliert werden.

Die Einführung des Prozessmanagements soll in Phasen erfolgen. In einer ersten kurzen Phase (ca. ein Monat) soll die Projektplanung erfolgen, eine Prozesslandkarte für die Kreisverwaltung Paderborn erstellt werden, welche einen strategischen Überblick und den Rahmen für Detailinformationen bietet.

Des Weiteren soll ein Kommunikationskonzept entwickelt werden und Informationsveranstaltungen – gezielt für Führungskräfte – durchgeführt werden.

 

Kerninhalt der zweiten Phase ist die Erstellung eines vollständigen Prozessregisters. Hier erfolgt die Durchführung von Screening-Interviews, die Feststellung der vorhandenen Prozesse und die Erstellung der Prozesssteckbriefe. Diese Phase sollte möglichst nur wenige Monate andauern (max. 6 Monate). Erwartet wird hierzu die Zurverfügungstellung von Referenzinformationen in Form einer Referenzliste, um die Fertigstellung des Prozessregisters zu vereinfachen, zu beschleunigen und die beteiligten Mitarbeitenden / Führungskräfte des Kreises Paderborn bestmöglich zu unterstützen. Diese Referenzliste sollte möglichst alle in einer Kreisverwaltung von vergleichbarer Größe zugeordneten und anfallenden Prozesse enthalten, so dass lediglich ein Abgleich mit den tatsächlich vorliegenden Prozessen erfolgen muss. Für die Erfassung der Metadaten und Attribute als Inhalte der Prozesssteckbriefe soll die bei der Kreisverwaltung Paderborn bereits ausgearbeitete Screening-Liste herangezogen werden.

 

Im Anschluss beginnt mit der dritten Projektphase die Prozessmodellierung. In Interviews / Workshops werden die Prozessabläufe gemein-sam mit den Prozessdurchführenden (den Fachexperten des Kreises Paderborn, die mit den Prozessen arbeiten) aufgenommen und im Nachgang nach den vorhandenen Standards in der Plattform modelliert. Die Begleitung der Interviews und Workshops durch den Auftraggeber und Unterstützung bei der Modellierung gestaltet sich in unterschiedlichem Umfang (siehe unten folgende Auflistung). Für die Pro-zessmodellierung werden weitere Mitarbeitende durch den Auftraggeber geschult und als Multiplikatoren eingebunden, so dass die externe Unterstützung des Bieters hier auf ca. 15 % gesenkt werden kann.

Die abschließende Qualitätssicherung der Prozesse erfolgt im Zentralen Prozessmanagement der Kreisverwaltung Paderborn.

Konkret werden für das Los 1 folgende Leistungen erwartet:

 

a) in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentrales Prozessmanagements -1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) – Beteiligung des Auftragnehmers 50%:

 

 Erstellung einer Prozesslandkarte für die Kreisverwaltung Paderborn (ausgenommen Gesundheitsamt)

 Erstellung eines vollständigen Registers der ca. 2000 Prozesse unter Heranziehung der durch den Auftragnehmer zur Verfü-gung gestellten Referenzliste

 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Screening-Interviews zur Erfassung der Prozesse für das Prozessregister (pro Interview ca. 1,5 Tage)

 es wird von ca. 54 Interviews mit den jeweiligen Sachgebietsleitungen ausgegangen

 Erstellung Prozessteckbriefe

 Erstellung Kommunikationskonzept

 Durchführung von Infoveranstaltungen für Führungskräfte des Auftraggebers

 

b) in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentralen Prozessmanagements - 1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) - Beteiligung des Auftragnehmers ca. 15%:

 

 Modellierung erster Prozesse (ca. 60 / Jahr), davon sind insgesamt

 geschätzte 60% zu dokumentieren (ca. 1-3 Tage/Prozess)

 geschätzte 25% organisatorisch zu optimieren (ca. 3-6 Tage/Prozess)

 geschätzte 15% digital zu optimieren (ca. 3-6 Tage/Prozess).

 

Der Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung (vsl. Mai 2023). Der Vertrag endet spätestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, soweit der Auftraggeber nicht von seinem einseitigen, in seinem freien Belieben stehenden Optionsrecht (Gestaltungsrecht) zur einmaligen Verlängerung des Vertrages für

• Los 1 um höchstens 24 Monate Gebrauch macht.

Die Ausübung des Vertragsverlängerungsoptionsrechts seitens des Auftraggebers bedarf der Schriftform. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Verlängerung des Vertrags.

 

Für die Prozessdokumentation ist die Prozessplattform der PICTURE GmbH einzusetzen und dabei die Fachsprache PICTURE-BPMN zur nutzen. Dabei sind die für die Kreisverwaltung Paderborn festgelegten Modellierungsstandards zu berücksichtigen.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung (b-Unterlagen).

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Konzept zur Qualität des für den Auftrag vorgesehenen Personals / Gewichtung: 30
Qualitätskriterium - Name: Konzept zur Projektdurchführung und Qualitätssicherung / Gewichtung: 30
Preis - Gewichtung: 40
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 12
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag endet spätestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, soweit der Auftraggeber nicht von seinem einseitigen, in seinem freien Belieben stehenden Optionsrecht (Gestaltungsrecht) zur einmaligen Verlängerung des Vertrages für

• Los 1 um höchstens 24 Monate

Gebrauch macht.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Los 2

Los-Nr.: 2
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
72220000 Systemberatung und technische Beratung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA47 Paderborn
Hauptort der Ausführung:

in den Vergabeunterlagen aufgeführt

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Los 2 – Prozessmanagementeinführung im Gesundheitsamt der Kreisverwaltung Paderborn

 

Zur Implementierung des Prozessmanagements wurden in der Kreisverwaltung erste wichtige Grundsteine gelegt. Als Standardnotation / Modelliersprache wurde BPMN 2.0 ausgewählt, für die Darstellung der Prozessmodelle hat sich die Kreisverwaltung Paderborn auf die Ver-wendung des bausteinbasierten Dialektes PICTURE-BPMN festgelegt. Eine Fachsoftware wurde mit der Prozessplattform der PICTURE GmbH bereits beschafft und in Betrieb genommen. In der Prozessplattform sollen Prozesslandkarten, ein vollständiges Prozessregister sowie Pro-zesssteckbriefe und Prozessmodelle erfasst und kontinuierlich gepflegt werden. Erste Rahmenbedingungen des Prozessmanagements wer-den durch den Entwurf von Rollen-, Schulungs- und Kommunikationskonzepten und der Erstellung eines Handbuches vorgegeben. Der Fo-kus liegt nun auf der Identifizierung und Abbildung aller Prozesse in einem Prozessregister. Auf Grundlage dieses Registers soll eine Filte-rung und Priorisierung der Prozesse möglich sein, die anschließend und vorrangig zu optimieren sind.

 

Los 2 - Das Gesundheitsamt des Kreises Paderborn hat sich in einem Modellprojekt zum Ziel gesetzt, bis Ende 2024 alle seine Prozesse (ca. 350) so aufzuarbeiten und durch IT-Unterstützung zu optimieren (“digitalisieren”), dass die Prozesse im Krisenfall skaliert werden können, das Amt resilienter wird und die vorhandenen Fachkräfte von ihren Routineaufgaben entlastet werden.

Zur Umsetzung des Projektes hat der Kreis Paderborn eine Zuschusszusage aus Mitteln des Bundes zur „Förderung von Maßnahmen zur Steigerung und Weiterentwicklung des digitalen Reifegrades des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Deutschland“ erhalten.

Im Mittelpunkt des Projektes steht die Prozessorientierung und die Prozessoptimierung im Gesundheitsamt Paderborn. Hierzu ist es notwen-dig, alle Prozesse in der aktuellen Form einmal zu erheben (IST-Zustand) und diese anschließend so weit wie möglich zu optimieren, auch unter Einbezug von IT-Systemen. Dieses Hauptziel wird gleichzeitig durch zwei Nebenziele unterstützt: Zum einen sollen die Mitarbeitenden, insbesondere die Führungskräfte, so geschult werden, dass sie die prozessorientierte Arbeitsorganisation verstehen und im Alltag leben kön-nen. Zum anderen werden die Themen Informationssicherheit und Datenschutz strukturell und in der prozessorientierten Arbeitsorganisati-on mitgedacht.

Damit ergeben sich für das Los 2 als inhaltlicher Fokus die ganzheitliche Prozessaufnahme und -dokumentation für das Gesundheitsamt. Alle wesentlichen Prozesse (ca. 350) sollen im IST-Zustand erfasst werden und dann unter Berücksichtigung von IT-Unterstützung optimiert wer-den. Hierfür gilt es durch Techniken wie LowCode und Robotic Process Automation, aber auch Schaffung von passenden, standardisierten Schnittstellen eine maximale Medienbruchfreiheit zu erreichen. Gleichzeitig wird der Einsatz des bereits vorhandenen Fachverfahrens Äsku-lab21 in jedem Prozess überprüft und optimiert oder aber neu eingeführt.

Im Rahmen des Förderprojektes zur Digitalisierung des Gesundheitswesens („ÖGD-Pakt“) soll der Auftragnehmer die ganzheitliche Prozess-aufnahme und -dokumentation zu 100 % übernehmen. Seitens der Kreisverwaltung Paderborn wird das Projekt durch eine Projektleitung begleitet. Diese Projektleitung ist direkter Ansprechpartner für den Auftragnehmer.

Im Rahmen des Los 2 wird im ersten Arbeitspaket (Projektzeitraum: Mai 2023 – 31.07.2023) eine Prozesslandkarte sowie ein vollständiges Prozessregister erstellt.

In einem zweiten Arbeitspaket (Projektzeitraum: 01.08.2023 – 30.04.2024, Option auf Verlängerung bis zum 31.10.2024) werden die Prozesse aus der Prozesslandkarte dokumentiert und modelliert. Hierbei wird gemeinsam mit der Projektleitung des Auftraggebers entschieden, bei welchen Prozessen der IST-Zustand aufgenommen wird und bei welchen Prozessen ein SOLL-Zustand modelliert wird. Zudem wird im An-schluss an die Erstellung des Prozessregisters eine Prioritätenliste erstellt. Die Prioritätenliste kann im Laufe des Projektes angepasst werden, allerdings werden bereits begonnene Modellierungen und Dokumentationen von Prozessen nicht unbeendet abgebrochen, sondern zu-nächst zu Ende geführt, bevor ein weiterer Prozess angegangen wird. Die Modellierung und Dokumentierung der Prozesse erfolgen aus-schließlich durch den Auftragnehmer. Die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung werden hier lediglich für den Informationsaustausch im Rah-men der Interviews und Workshops zur Verfügung stehen. Zur Koordinierung der Ressourcen steht die Projektleitung in der Kreisverwaltung zur Verfügung.

Der Auftragnehmer hat dabei seine Leistung stets so auszurichten und durchzuführen, dass die Förderbestimmungen insbesondere hinsicht-lich der erforderlichen Dokumentationen, der Reifegradmessungen und vorgegebenen Meilensteinen ausnahmslos eingehalten werden.

 

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung (b-Unterlagen).

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Konzept zur Qualifikation des für den Auftrag vorgesehenen Personals / Gewichtung: 30
Qualitätskriterium - Name: Konzept zur Projektdurchführung und Qualitätssicherung / Gewichtung: 30
Preis - Gewichtung: 40
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 12
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung (vsl. Mai 2023). Der Vertrag endet spätestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, soweit der Auftraggeber nicht von seinem einseitigen, in seinem freien Belieben stehenden Optionsrecht (Gestaltungsrecht) zur einmaligen Verlängerung des Vertrages für

• Los 2 bis höchstens 31.10.2024

 

Gebrauch macht.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

-Vorlage eines Existenznachweises des Bieters entweder in Form eines aktuellen Handelsregisterauszuges (nicht älter als 6 Monate, in Kopie) oder durch vergleichbaren Nachweis;

- Erklärung zur Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (Anlage 3);

-Erklärung zum Einsatz von Nachunternehmern (Anlage 2)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung des Bieters, dass keine Ausschlussgründe nach §123 und 124 GWB vorliegen (Anlage 4),

- Eigenerklärung zum Umsatz (netto €) in den letzten drei Geschäftsjahren (2020,2021,2022), auch bezogen auf mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen (Anlage 4),

- Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-und Sachschäden sowie direkte Vermögensschäden mit einer Deckungssumme pro Versicherungsfall von jeweils mindestens 1.500.000 Mio € : Eigenerklärung + Bestätigung des Versicherers (Anlage 4). Der Nachweis ist entweder durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen zu erbringen oder durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen. Hieraus muss auch zweifelsfrei ersicht-lich sein, ob die eingesetzten Nachunternehmer vollumfänglich vom Versicherungsschutz erfasst werden. Sofern dies der Fall ist, muss für die eingesetzten Nachunternehmer kein weiterer Versicherungsnachweis vor der Zuschlagserteilung erfolgen. Soweit bei Zu-schlagserteilung noch nicht vorhanden, hat der Abschluss dieser Versicherung spätestens unverzüglich nach Erhalt des Zuschlags zu erfolgen und der Nachweis ist dem Auftragge-ber unverzüglich ohne weitere Aufforderung vorzulegen bzw. zuzusenden,

- Eigenerklärung bzgl. Angabe zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Anlage 4).

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Betriebshaftpflichtversicherung für Personen und Sachschäden sowie direkte Vermögensschäden mit einer Deckungssumme pro Versicherungsfall von jeweils mindestens 1.500.000 Euro.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung über vorhandene Zugangsmöglichkeiten zur Prozessplattform der PICTURE GmbH (Anlage 7),

- Angabe der durchschnittlich Beschäftigten in den Jahren 2020,2021 und 2022 und Angabe der durchschnittlich Beschäftigten, welche Leistungen erbringen, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand im Zusammenhang stehen (2020,2021,2022) (Anlage 4),

- Angabe des/der Projektleiters/in, Stellvertreters/in und einer Ansprechperson im Falle von Beschwerden (Anlage 4),

-mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Dienstleistungsträge in den letzten 3 Geschäftsjahren (Anlage 5) die entsprechend den sich aus der Leistungsbeschreibung ergebenden Rahmenbedingungen hinsichtlich der Art der Leistung (Größe der Kreisverwaltung, Anzahl der Prozesse, Nutzung von PICTURE-BPMN, Vertragsdauer etc.) am besten widerspiegeln und in denen vergleichbare Referenzauftraggeber beschrieben werden. Voraussetzung für die Bewertung einer Referenz ist die Benennung eines Ansprechpartners des Referenzkunden (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Fehlt diese Angabe, so wird die betreffende Referenz bei der Wertung nicht berücksichtigt. Es wird in diesem Fall auch keine weitere Referenz nachgefordert. Pro Referenz sind anzugeben: Bezeichnung der Leistung, Anzahl der Prozesse, Auftraggeber, Gesamtauftragswert in € netto, Leistungszeitraum und Nutzung von PICTURE-BPMN.

- Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Anlage 6) : keine Zugehörigkeit zu den in Artikel 5k ) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen

angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen - auch nicht in Bezug auf Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden und auf die mehr als 10% des Auftragswertes

entfällt.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

-Eigenerklärung über vorhandene Zugangsmöglichkeiten zur Prozessplattform der PICTURE GmbH (Anlage 7),

- mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Dienstleistungsträge in den letzten 3 Geschäftsjahren (Anlage 5) die entsprechend den sich aus der Leistungsbeschreibung ergebenden Rahmenbedingungen hinsichtlich der Art der Leistung (Größe der Kreisverwaltung, Anzahl der Mitarbeitenden, Anzahl der Prozesse, Nutzung von PICTURE-BPMN, Vertragsdauer etc.) am besten widerspiegeln und in denen vergleichbare Referenzauftraggeber beschrieben werden. Voraussetzung für die Bewertung einer Referenz ist die Benennung eines Ansprechpartners des Referenzkunden (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Fehlt diese Angabe, so wird die betreffende Referenz bei der Wertung nicht berücksichtigt. Es wird in diesem Fall auch keine weitere Referenz nachgefordert. Pro Referenz sind anzugeben: Bezeichnung der Leistung, Anzahl der Prozesse, Auftraggeber, Gesamtauftragswert in € netto, Leistungszeitraum und Nutzung von PICTURE-BPMN.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

- An die Qualifikation des Projektteams stellt der Auftraggeber folgende Mindestbedingung: Es sind qualifizierte Mitarbeitende mit mindestens 3- jähriger Berufserfahrung im Bereich Prozessmanagement einzusetzen, die über ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium der Wirtschafts- oder Verwaltungswissenschaft oder eine vergleichbare Qualifikation verfügen.

- Erhält eine Bietergemeinschaft den Zuschlag, so haften die Mitglieder gesamtschuldnerisch.

- Grundlage der Leistungsbeziehung wird der Vertrag und seiner Anlagen gemäß der Vergabeunterlagen.

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 25/04/2023
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30/05/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 25/04/2023
Ortszeit: 11:00
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

- Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zum 14.04.2022 um 12:00 Uhr über das Vergabeportal der Deutschen eVergabe zu stellen.

- Die Bieter haben mit dem Angebot

a) ein Konzept zur Qualifikation des für den Auftrag vorgesehenen Personals einzureichen (Anlage 9). Der Bieter soll darin das für die Bearbeitung des Auftrages zum Einsatz kommende Projektteam, inkl. Projektleiter und Stellvertreter darstellen und darlegen, inwieweit das eingesetzte Personal über die notwendigen Fachkenntnisse und praktischen Erfahrungen in Prozessmanagement, Prozessmanagementmethoden und Methodenstandards sowie in der Organisationsgestaltung, im Projektmanagement und der Projektarbeit, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung verfügt. Darüber hinaus erwartet der Auftraggeber hier Aussagen zu Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen.

Beschreibung auf maximal vier DIN A4 Seiten (einseitig bedruckt, Schriftgröße 12) sowie

b) ein Konzept zur Projektdurchfürung und Qualitätssicherung einzureichen (Anlage 9). Der Bieter hat umfassend und nachvollziehbar darzustellen, wie er die Leistungen für den Auftraggeber erbringen will und deren Qualität sichert. Es ist zu schildern, wie die Identifizierung der Prozesse zur Erfassung im Prozessregister erfolgt, ob dafür Referenzregister / Prozesskataloge zur Verfügung gestellt werden können, wie und in welchem Umfang die Einbindung der Prozessverantwortlichen und -durchführenden und weiteren Mitarbeitenden vor Ort erfolgt. Die Vorkehrungen bei kurzfristigem Ausfall seines Personals sind dazulegen. Des Weiteren sind Angaben zur Zeitplanung und den einzelnen Projektschritten zu machen.

Die vorstehende Aufzählung ist nicht abschließend. Dem Bieter bleibt es unbenommen, weitere Maßnahmen der Qualitätssicherung zu beschreiben, die vom Auftraggeber im Sinne einer funktionalen Ausschreibung nicht vorgegeben werden können.

Beschreibung maximal sechs DIN A4 Seiten (einseitig bedruckt, Schriftgröße 12).

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Bezirksregierung in Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
23/03/2023

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