Öffentliche Ausschreibung Karlsruhe 2023 Scandienstleistungen Beteiligtenakten (VBL - Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) Referenznummer der Bekanntmachung: B210930872 2023-03-27

Scandienstleistungen Beteiligtenakten (VBL - Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) Referenznummer der Bekanntmachung: B210930872

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
NUTS-Code: DE122 Karlsruhe, Stadtkreis
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.vbl.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Sozialwesen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Scandienstleistungen Beteiligtenakten (VBL - Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)

Referenznummer der Bekanntmachung: B210930872

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

79999100 Scanning

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand dieser Ausschreibung war die datenschutzkonforme Digitalisierung des kompletten Aktenbestands der Abteilungen Beteiligungsmanagement I (BM I) und Beteiligungsmanagement II (BM II), bestehend aus

- ca. 1,85 Mio. Blatt in Ordnern und Aktenbänden,

- deren datenschutzgerechter Übernahme (inkl. Abholung, Transport und Zwischenlagerung),

- der Vornahme einer Dokumententrennung,

- der Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (betrifft nur die Akten von BM I),

- der Digitalisierung und Übermittlung der digitalisierten Dokumente innerhalb von 12 Monaten nach Übernahme sowie

- der Vernichtung der gescannten Dokumente.

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

79999000 Scanning und Rechnungsstellung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE122 Karlsruhe, Stadtkreis

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

- ca. 1,85 Mio. Blatt in Ordnern und Aktenbänden,

- deren datenschutzgerechter Übernahme (inkl. Abholung, Transport und Zwischenlagerung),

- der Vornahme einer Dokumententrennung,

- der Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (betrifft nur die Akten von BM I),

- der Digitalisierung und Übermittlung der digitalisierten Dokumente innerhalb von 12 Monaten nach Übernahme sowie

- der Vernichtung der gescannten Dokumente.

Im Rahmen der Durchführung des Auftrags sind neben dem Aufbau der technischen und organisatorischen Strukturen zur Sicherstellung des operativen Ablaufs sowie zur Erfüllung der hohen Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit, auch der Aufbau von Qualitätsmaßnahmen und Reporting sowie die Einarbeitung der für den laufenden Betrieb vorgesehenen Mitarbeiter (m/w/d) sicherzustellen.

In Summe ist ein übergreifender Bestand von ca. 1,85 Mio. Blatt zu digitalisieren. Dieser verteilt sich folgendermaßen auf beide Abteilungen:

Für den Bereich BM I konnten im Archivkeller in Summe 182 Aktenreihen, mit durchschnittlich ca. 100 cm Länge gezählt werden. Hiervon entfallen 163 Aktenreihen auf die "normalen" Beteiligten (Hängehefter) und 19 Aktenreihen auf die Beteiligungen von Bund und Ländern (Leitz-Ordner). Die beiden genannten Arten von Akten im Bereich BM I werden in der Leistungsbeschreibung ausführlich vorgestellt. Unter der Annahme, dass pro Zentimeter ca. 80 Blätter abgeheftet sind, wird mit ca. 1.456.000 zu scannenden Blättern gerechnet. Hinzu kommt ein Aufschlag von ca. 10 Prozent, da einige Akten aktuell von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zwecks Fallbearbeitung aus dem Archivkeller entnommen wurden und sich somit in den Büroräumlichkeiten befinden. Insgesamt ist für den Bereich BM I somit von einem Bestand von ca. 1.600.000 zu digitalisierenden Blättern auszugehen.

Im Bereich BM II wurden insgesamt ca. 500 zu digitalisierende Ordner (ca. 250.000 Blatt) gezählt, diese befinden sich auf einem Flur verteilt in den Büros der einzelnen Teams des Bereichs.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Konzept zur Logistik und Übernahme der Akten / Gewichtung: 3 %

Qualitätskriterium - Name: Personaleinsatzkonzept / Gewichtung: 3 %

Qualitätskriterium - Name: Qualitätssicherungskonzept / Gewichtung: 22 %

Qualitätskriterium - Name: Konzept zur Lückenlosigkeitskontrolle / Gewichtung: 8 %

Qualitätskriterium - Name: Risikomanagement- / Ausfallkonzept / Gewichtung: 3 %

Qualitätskriterium - Name: Datenschutz- und Informationssicherheitskonzept / Gewichtung: 11 %

Preis - Gewichtung: 50 %

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Siehe Vergabeunterlagen

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 013-035044

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

15/03/2023

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Leverkusen
NUTS-Code: DEA24 Leverkusen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 51377
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.tropper.de

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: [Betrag gelöscht] EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV6N7Z

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

22/03/2023

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