Einführung einer Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware (BVW) Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-05
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45145
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.esh-essen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Einführung einer Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware (BVW)
Einführung einer Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware (BVW)
Essener Systemhaus Kruppstr. 82-100 45145 Essen
Das Essener Systemhaus (ESH) als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen beabsichtigt die Einführung einer Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware (BVW) zum 01.02.2023 (Projektbeginn).
Die bislang überwiegend analog geführte Terminvergabe in den Fachbereichen soll auf eine einheitliche digitale Form umgestellt werden. Der Fokus des neuen Systems liegt darauf, die drei Ressourcen, die für einen Termin notwendig sind (Mitarbeiter*in, Kund*in und verfügbarer Platz), intelligent zusammenzuführen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Gefordert ist die unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular Eigenerklärung Ausschlussgründe zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.
Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
- bestehende, aktuell gültige Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Bereitschaft zum Abschluss im Auftragsfall
Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.
Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten.
Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.
1. Referenzen
2. Mindestmitarbeiterzahl
3. Hauptgeschäftsfeld des Unternehmens
4. Projektleiter
1. Referenzen:
Gefordert ist die Angabe mindestens einer Stadtverwaltung (kreisfrei oder kreisangehörig) mit mindestens 100.000 (einhunderttausend) Einwohnern, die das angebotene System an mindestens fünf verschiedenen Standorten seit mindestens 3 Jahren produktiv nutzt und hierbei mindestens 10 (zehn) Anliegenarten abgebildet hat.
Darüber hinaus wird ein Nachweis über den produktiven Einsatz der Software bei mindestens 20 (zwanzig) Kunden im öffentlich-rechtlichen Bereich, d.h. Kommunen, Kreise, Bundesländer, Länder; aber keine Krankenhäuser, Kirchen, Gewerkschaften oder andere öffentliche bzw. gemeinnützigen Einrichtungen gefordert. Von den 20 (zwanzig) Kunden müssen sich mindestens 10 (zehn) in Europa befinden.
Der Bieter muss die Terminmanagementsoftware zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Ausschreibung bereits mindestens vierzig Mal erfolgreich bei Kunden installiert haben.
Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular Referenzen zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.
2. Mindestmitarbeiterzahl:
Das Unternehmen muss über mindestens 15 Mitarbeiter verfügen, die dauerhaft im Unternehmen im Aufgabenbereich der Terminmanagementsoftware beschäftigt sind.
3. Hauptgeschäftsfeld:
Des Weiteren ist durch Eigenerklärung anzugeben, dass das Hauptgeschäftsfeld des Unternehmens in der Entwicklung sowie Beratung und Support für Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware besteht und sowohl die Entwicklung, als auch Beratung und Support der Software durch das Unternehmen selbst erfolgt.
4. Projektleiter
Für den vorgesehenen Projektleiter und den vorgesehenen stellvertretenden Projektleiter ist jeweils ein Steckbrief einzureichen, der folgende Angaben umfassen:
- Name (Vor- und Nachname, nicht anonymisiert)
- Position im Unternehmen
- Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen
- Voraussichtliche Anzahl an anderen Kundenprojekten, welche der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin parallel zum Projekt bei der Stadt Essen betreuen müsste
- Berufliche Kenntnisse und Qualifikationen
(Formular Projektteam)
Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Projektplan
- Lösungskonzept
- Systemskizze
- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter*innen beherrschen die
deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, dies entspricht Niveaustufe C1 -
Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Abschnitt IV: Verfahren
Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.
Nur Mitarbeitende der Vergabestelle.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bieterfragen:
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 14.04.2023, 11:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.
Lösungskonzept:
In dem Lösungskonzept soll der Bieter die Erfüllung und Ausführung der in diesem Dokument genannten Anforderungen erläutern. Dies gilt insbesondere für das Projektvorgehen und die Projektunterstützung, sowie die Umsetzung der in Kapitel 3 und 4 geforderten Leistungsmerkmale.
Vorzulegen ist eine druckbare Volltext-PDF die maximal 70 Seiten im Format DIN A4 umfassen darf (minimal Schriftgröße Arial 10). Die 70 Seiten umfassen auch ein Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis, die Texte sowie etwaige Screenshots / Abbildungen / Grafiken und Tabellen. Dieses Dokument sollte sich an der Gliederung dieser Leistungsbeschreibung orientieren.
Die Abgabe eines Lösungskonzepts ist eine zwingende Anforderung. Sofern mit dem Angebot kein Lösungskonzept eingereicht wird, wird der Bieter aus dem weiterem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Der Umfang und Inhalt des Lösungskonzepts wird anhand der Bewertungsmerkmale aus der Anlage "2023-05 Lösungskonzept Bewertung" bewertet.
Projektplan:
Der Bieter hat einen Projekt-/Leistungsplan gemäß Kapitel 6 der Leistungsbeschreibung beizufügen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYWWSV71NS
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 221-1473055
Fax: +49 221-1472889
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).