Öffentliche Ausschreibung Bonn 2023 Beschaffung eines HR-Workflowsystems mit integrierter Personalakte Referenznummer der Bekanntmachung: DW-VMS 22/1009 2023-03-17

Beschaffung eines HR-Workflowsystems mit integrierter Personalakte Referenznummer der Bekanntmachung: DW-VMS 22/1009

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.dw.com/zentraleinkauf
Adresse des Beschafferprofils: http://www.dtvp.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y5AYWGKLQ8UT/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y5AYWGKLQ8UT

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Andere: Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt

I.5)Haupttätigkeit(en)

Andere Tätigkeit: Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung eines HR-Workflowsystems mit integrierter Personalakte

Referenznummer der Bekanntmachung: DW-VMS 22/1009

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer Softwareanwendung (SaaS) in einer Cloud-Umgebung zum Betrieb einer digitalen Personalakte.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

Wert ohne MwSt.: 705 882.35 EUR

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Deutsche Welle, Standort Bonn Kurt-Schumacher-Str. 3 53113 Bonn

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer Softwareanwendung (SaaS) in einer Cloud-Umgebung zum Betrieb einer digitalen Personalakte mit den integrierten Modulen einer Dokumentenerzeugung und einer Workflowlösung. Eine weitere Leistung besteht darin, die Daten einer vorhandenen digitale Personalakten in die neue Lösung zu migrieren.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

Wert ohne MwSt.: 705 882.35 EUR

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 72

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Haftpflichtversicherung

Der Auftragnehmer weist auf Verlangen des Auftraggebers nach, dass er über eine im Rahmen und Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU verfügt.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Dem Teilnahmeantrag sind zwingend folgende fachlichen Nachweise beizufügen:

- Der AN belegt anhand einer Darstellung folgende Mindestanforderungen der Cloud-Lösung:

a) Standort der Server für Cloud in EU oder Deutschland

b) Dokumente, Meta- (Stamm)daten und Transportwege sind verschlüsselt (z. B. AES 256)

c) Verfahren, dass der Private Key für alle unter b) genannten Daten ausschließlich dem Auftraggeber DW bereit gestellt wird (BYOK). Der Auftragnehmer und Serviceprovider dürfen keinen Zugriff auf den Schlüssel haben. Dies kann z. B. durch einen speziellen verschlüsselten Bereich im Cloud-Speicher der Lösung erreicht werden, für den der AG das Passwort besitzt, oder durch die Einbindung eines zweiten Systems.

- Der AN belegt anhand einer Darstellung, dass es sich bei der angebotenen Software-Lösung (Cloud) um ein integriertes System (ohne Schnittstellen) handelt mit den Modulen Digitale Personalakte, Dokumentenerzeugung, Workflowsystem.

- Der AN bestätigt, dass der Software-Support in deutscher Sprache erfolgt und über eine deutsche Telefon-Nr. erreicht werden kann.

- Der AN belegt anhand von Referenzen eine zertifizierte SAP-Partnerschaft

- Der Anbieter beschäftigte im Jahr 2022 mindestens 50 Personen und bietet die ausgeschriebenen Leistungen (auch ohne BYOK, OZ 1.0) seit mindestens 3 Jahren in Deutschland an.

- Der AN dokumentiert, dass er in Deutschland aktuell mindestens 10 Anwendungen betreibt, die der ausgeschriebenen Leistung (auch ohne BYOK, OZ 1.0) entsprechen. Entsprechende Referenzen und Anwendungsbeschreibungen (grob) sind beigefügt. Mindestens eine Referenz sollte hier zur Kontaktaufnahme genannt werden.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 14/04/2023

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 25/04/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden den Bewerbern alle Unterlagen und Informationen zur Verfügung gestellt, die für eine Entscheidung hinsichtlich einer Beteiligung an dem Vergabeverfahren erforderlich sind.

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs erhalten die für die Aufforderung zur Angebotsabgabe ausgewählten Bewerber die für die Angebotserstellung erforderlichen Vergabeunterlagen.

Die Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs sowie sämtliche Bewerberfragen und Antworten werden über www.dtvp.de online zur Verfügung gestellt. Bewerber- und Bieterfragen werden vom Auftraggeber zunächst in einer Übersicht gesammelt, anonymisiert und die Antworten allen Bewerbern/Bietern zur Verfügung gestellt. Der Bewerber hat die Möglichkeit, sich über das Bietercockpit zu registrieren. Nur mit der Registrierung können Fragen über das Bietercockpit gestellt werden. Registrierte Bewerber werden automatisch über Neuerungen im Verfahren und Hinweise, z. B. Antworten auf Bewerberfragen informiert. Verzichtet ein Bewerber auf eine Registrierung, muss er sich selbständig informieren, ob die Unterlagen des Verfahrens zwischenzeitlich geändert wurden oder ob Bewerberfragen beantwortet wurden. Unterlässt der Bewerber dies, liegt das Risiko, einen Teilnahmeantrag auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt zu haben und daher im weiteren Verlauf vom Verfahren ausgeschlossen zu werden, bei ihm.

Hinweis: Die Sachverständige Barbara Duvaud (HR next) hat die Vergabestelle bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens unterstützt.

Den Bietern ist bekannt, dass die Vergabestelle für die Verfahrensbegleitung einen Sachverständigen hinzugezogen hat, soweit dies in der Auftragsbekanntmachung ange-geben ist. Bei Teilnahme an dem Verfahren erklärt der Bieter hiermit jeweils sein Ein-verständnis.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5AYWGKLQ8UT

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.bund.de

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.dw.com/zentraleinkauf

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

14/03/2023

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