Lieferung und Bereitstellung eines ERP-Systems Referenznummer der Bekanntmachung: ERP-2023
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Lahr/Schwarzwald
NUTS-Code: DE134 Ortenaukreis
Postleitzahl: 77933
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.md-bw.de
Abschnitt II: Gegenstand
Lieferung und Bereitstellung eines ERP-Systems
Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg schreibt im Rahmen des "Wettbewerblichen Dialogs" die Lieferung und Bereitstellung eines ERP-Systems in 2 Losen aus.
Die Bewerber werden zum Dialogtermin aufgefordert, einen Projektablaufplan nach eigener Kapazitätsplanung zu präsentieren. Damit verfolgt der MDBW das Ziel, die Anzahl der Bewerber zu erhöhen.
Wichtiger Hinweis: Erst nach Hochladen der im ePortal zum Downlaod bereitgestellten unterzeichneten Verschwiegenheitserklärung erfolgt die Bereitstellung des Lastenheftes Anlage C10
Finanzen/Vertragsmanagement u. Beschaffung
in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Lieferung und Bereitstellung eines ERP-Systems im Rahmen eines ERP-Ablösungsprojektes inkl. Migration. Aktuell ist SAP R/3 im Einsatz. Es werden primär die Module FI/CO, BW, HCM und Negativ-(Zeitwirtschaft) soie das ESS/MSS verwendet. Die originären Produkte des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg werden in einer branchenspezifischen Software (ISmed) abgebildet. Des Weiteren wird aktuell auf Bundesebene die einheitliche Branchensoftware MDconnect entwickelt, deren Implementierung modular während der Geltungsdauer und des Betriebs der ERP-Lösung erfolgt. Entsprechend werden in der Übergangszeit beide Softwarelösungen mit dem ERP-System per Schnittstelle zu verbinden sein.
Neben HCL Notes (für E-Mail, Kalender, kleinere Office Anwendungen) wird zur Dokumentenerstellung MS Office verwendet. Das Wissensmanagement wird mit der Kollaborationssoftware Confluence von Atlassian abgebildet. Des Weiteren sind verschiedene Umsysteme im Einsatz, die bei der Umstellung auf ein neues ERP-System mit beurteilt, angepasst oder ersetzt werden müssen.
Die bisherige Betreuung und Programmierung des SAP-Systems erfolgten mit partieller, externer Unterstützung, durch Beschäftigte des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg.
Vor diesem Hintergrund soll ein neues ERP-System ausgewählt werden, welches die Anforderungen des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg, insbesondere im Hinblick auf die Verwaltungsprozesse, optimal erfüllen kann. Sofern das zukünftige ERP-System keine adäquaten Module für die Anforderungen des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg bereithält, sind alternative Module vorzustellen.
Die Installation der Software erfolgt im Rechenzentrum der MD-IT GmbH in Leipzig, entsprechend den technischen Anforderungen in Ziff. 5.6. des Lastenheftes - Anlage C10_V1.
Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg strebt für das ERP-System einen Nutzungszeitraum von mindestens 10 Jahren an. Im Rahmen der Dialogphase werden die Dialogteilnehmer dazu aufgefordert, die jeweils verfügbaren Betriebsmodelle in der Kombination mit den kaufmännischen Modellen, darzustellen.
Es wird eine Grundlaufzeit von XX Jahren (Festlegung erfolgt nach Abschluss des 1. Dialog) fest vereinbart. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils 24 Monate, sollte der Vertrag nicht, mit einer Frist von 12 Monaten zum Vertragsende, schriftlich gekündigt werden.
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Bei der Bewertung der eingegangenen Bewerbungen wird eine Skalierung auf Basis von max. 1 000 erreichbaren Bewertungspunkten durchgeführt. Genaue Bewertungshinweise entnehmen Sie bitte der Anlage B10 Eignungsmatrix. Die Einladung zum 1. Dialog erfolgt voraussichtlich für alle ausgewählten Unternehmen im Mai/Juni 2023. Eine Aufwandsentschädigung für die teilnehmenden Unternehmen wird nicht gewährt.
Die Bewerber werden zum Dialogtermin aufgefordert, einen Projektablaufplan nach eigener Kapazitätsplanung zu präsentieren. Damit verfolgt der MDBW das Ziel, die Anzahl der Bewerber zu erhöhen.
Personalmanagement
in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg benötigt ein modernes Personalmanagement (Personalinformationssystem) für z.Zt. 1.500 Personalstammsätze (erweiterbar um Mandanten und Stammsätze).
Folgende Geschäftsprozesse sollen mit der Software umgesetzt werden:
U1 Personal administrieren
U1.1 Personal gewinnen
U1.2 Personal verwalten
U1.3 Personal abrechnen
U1.4 Stellenplan (Personalplan) managen
U1.5 Auszubildene betreuen
U1.6 Personal- und Schwerbehindertenvertretung betreuen
U2 Personal entwickeln
U2.1 Strategische Personalplanung durchführen
U2.2 Onboarding und Offboarding durchführen
U2.3 Qualifizierung für alle Gruppen und Ebenen konzipieren und planen
U2.4 Soziales Arbeitsklima unterstützen
U2.5 Fort- und Weiterbildung organisieren
U2.6 Arbeits- und Gesundheitsschutz durchführen
Die Installation der Software erfolgt im Rechenzentrum der MD-IT GmbH in Leipzig, entsprechend den technischen Anforderungen in Ziff. 5.6. des Lastenheftes - Anlage C10_V1.
Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg strebt für das Personalmanagement einen Nutzungszeitraum von mindestens 10 Jahren an. Im Rahmen der Dialogphase werden die Dialogteilnehmer dazu aufgefordert, die jeweils verfügbaren Betriebsmodelle in der Kombination mit den kaufmännischen Modellen, darzustellen.
Es wird eine Grundlaufzeit von XX Jahren (Festlegung erfolgt nach Abschluss des 1. Dialog) fest vereinbart. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils 24 Monate, sollte der Vertrag nicht, mit einer Frist von 12 Monaten zum Vertragsende, schriftlich gekündigt werden.
Bei der Bewertung der eingegangenen Bewerbungen wird eine Skalierung auf Basis von max. 1 000 erreichbaren Bewertungspunkten durchgeführt. Genaue Bewertungshinweise entnehmen Sie bitte der Anlage B10 Eignungsmatrix. Die Einladung zum 1. Dialog erfolgt voraussichtlich für alle ausgewählten Unternehmen im Mai/Juni 2023. Eine Aufwandsentschädigung für die teilnehmenden Unternehmen wird nicht gewährt.
Die Bewerber werden zum Dialogtermin aufgefordert, einen Projektablaufplan nach eigener Kapazitätsplanung zu präsentieren. Damit verfolgt der MDBW das Ziel, die Anzahl der Bewerber zu erhöhen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1.1.1 Unterzeichnung der Anlage B11 Eigenerklärung für Bewerber
1.1.2 Eine genaue Beschreibung des sich bewerbenden Unternehmens, mit der speziellen Ausrichtung auf die Erbringung der geforderten Dienstleistung. Beschreibung der Organisationsstruktur, Bereitstellung eines festen Ansprechpartners inkl. Kontaktdaten (one Face to the customer).
1.2.1 Darstellung des Unternehmensumsatzes in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
Es ist ein Mindestjahresumsatz, in jedem einzelnen Geschäftsjahr, von 2 Mio € (Los 1) und 4,6 Mio € (Los 2) nachzuweisen.
(gemäß § 45 Abs. 2 VgV darf der Mindestjahresumsatz das Zweifache des geschätzten Auftragswerts betragen ohne das dies einer Begründung bedarf)
Angabe des Gesamtumsatzes sowie des jeweiligen Geschäftsbereichs entsprechend Los 1 + 2
1.2.2 Bonitäts-/Wirtschaftsauskunft einer autorisierten Auskunftei (Creditreform oder vergleichbar) mit einem Creditreform-Bonitätsindex mit einer "Guten Bonität" der Risikoklasse II. Die Bonitäts-/Wirtschaftsauskunft darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein.
(Siehe: https://www.creditreform.de/microsites/creditreform-ratingmap-deutschland.html)
Unterzeichnung der Eigenerklärung für Bewerber Anlage B11
Mindestjahresumsatz von 2 Mio € (Los 1) und 4,6 Mio € (Los 2)
Nachweis eines Creditreform-Bonitätsindex mit einer "Guten Bonität" der Risikoklasse II
1.3.1 Unternehmenssprache für jegliche Kommunikation mit dem MD-BW ist Deutsch auf mindestens der Niveaustufe C1 des GER (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) sowohl im Vertrieb als auch im Support
1.3.2 Welche Software-Lösungen (Typ, Produktname, Hersteller) kommen aus Ihrer Sicht in Betracht?
1.3.3 Welchen Partnerstatus haben Sie bei dem(n) Software-Unternehmen?
(Bitte geben Sie auch die jeweilige Statusreihenfolge des(r) Software-Unternehmen(s) mit an z.B. Bronze, Silber, Gold usw.) --> Bewertungskriterium
1.3.4 Wie viele Consultants zur Umsetzung der organisatorischen Prozesse im ERP-System (Los 1) und/oder Personalmanagement (Los 2) stehen bundesweit zur Verfügung? --> Bewertungskriterium
1.3.5 Wie viele technische Consultants stehen bundesweit zur Fehlerbehhebung bei Betriebsstörungen zur Verfügung? --> Bewertungskriterium
1.3.6 Betreiben Sie ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN EN ISO 9001:2015? (gültig ausschl. für Los 1)
1.3.7 Los 1 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
1.3.8 Los 1 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
1.3.9 Los 1 Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen gemäß IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1)
1.3.10 Los 1 Welchen Prüfungsstandard haben Sie zur Prüfung eingesetzt (z.B. IDW Prüfungsstandard zur Prüfung von Softwareprodukten (IDW PS 880)?
1.3.7 Los 2 Bereitstellung einer ITSG-Zertifizierung der informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH zur Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) (GKV-Zertifikat) oder eine vergleichbare Zertifizierung
1.3.8 Los 2 Bereitstellung einer Bescheinigung oder eines Testats zur Prüfung des internen Kontrollsystems bei Dienstleistungsunternehmen durch einen Wirtschaftprüfer oder vergleichbar
1.3.11 Es sind mindestens drei vergleichbare abgeschlossene Referenzen mit der beigefügten Anlage "Referenzen B17/B18" mit nachfolgenden Angaben bereitzustellen:
- Auftraggeber, Standort, Branche des Auftraggebers,
- Projektdauer, Inbetriebnahmezeitpunkt (nicht
vor dem 31.12.2019, das Projekt kann jedoch
vorher begonnen worden sein),
- Kurzbeschreibung des Projektes,
- Konzept,
- bevorzugt Referenzen eines öffentlichen Auftragsgebers
- Ansprechpartner des Auftraggebers - Name,
Firma, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse
1.3.12 Ausfüllen der Unterlage B16 Kriterienkatalog Eignung
Unternehmenssprache ist Deutsch auf der Niveaustufe C1
Los 1 Zertifikat nach DIN EN 9001:2015
Los 1 GoB-Zertifikat
Los 1 IDW RS FAIT 1-Zertifikat
Los 2 Nachweis der ITSG-Zertifizierung
Los 2 Testat zur Prüfung des internen Kontrollsystems
Eine etwaige Bietergemeinschaft muss im Auftragsfall so ausgestattet werden, dass sie gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch für die Erfüllung des gesamten Vertrages haftet.
Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Es werden keine Kautionen oder Sicherheiten gefordert.
Ergänzende Ausführungsbedingungen
2.1.1 Unterzeichnung der Anlage B12_V1 - Erklärung zum Tarifvertragsgesetz
2.1.2 Unterzeichnung der Anlage B13_V1 - Datenschutzvereinbarung
2.1.3 Unterzeichnung der Anlage B14_V1 - Vertraulichkeitsvereinbarung
2.1.4 Unterzeichnung der Anlage B15_V1 - Scientology-Schutzklausel
2.1.5 Unterzeichnung der Anlage B19_V1 - Eigenerklärung zu Russlandsanktionen
2.1.6 optional Anlage B20_V1 - 234 Erklärung Bietergemeinschaft ausfüllen
2.1.7 optional Anlage B21_V1 - 235 Verzeichnis der Leistungen - Kapazitäten anderer Unternehmen ausfüllen
2.1.8 optional Anlage B22_V1 - 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen ausfüllen
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Es gilt der § 134 GWB für die Informations- und Wartepflicht. Die Eignungsnachweise unter Nr. III.2 sind vollständig mit der Bewerbung einzureichen. Die Nachweise und Angaben bitte möglichst in der geforderten Reihenfolge, mit Inhaltsverzeichnis und speziell auf die gewünschten Angaben hin erstellen. Die Ergänzung um weitere Unterlagen steht Ihnen fei. Liegen Nachweise und Erklärungen nicht rechtzeitig vor, kann die Bewerbung wegen Unvollständigkeit ausgeschlossen werden. Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Eignungsnachweise unter III.2.1 bis III.2.3 für jedes Mitglied der Gemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Des weiteren ist eine Erklärung abzugeben, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Es ist anzugeben, welches Mitglied im Verfahren als Bevollmächtigter auftritt. Je Bieter ist nur eine Bewerbung zugelassen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.