Digitalisierung von Bestandsakten des Amtes für Soziales und Wohnen, Abteilung 50-2-1/50-2-3 Referenznummer der Bekanntmachung: B-2022-0017

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45127
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]0
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.essen.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YW1RRTXJF/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YW1RRTXJF
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung von Bestandsakten des Amtes für Soziales und Wohnen, Abteilung 50-2-1/50-2-3

Referenznummer der Bekanntmachung: B-2022-0017
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72252000 Datenarchivierung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Vom Auftragnehmer sind folgende Leistungen zu erbringen:

1. Unterstützung bei der Vorbereitung der Digitalisierung

2. Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools (ART)

3. Logistik und Transport vor der Digitalisierung der Papierakten

4. Digitalisierung der Papierakten

5. Aufbewahrung und Vernichtung der Akten und Daten

Die einzelnen Leistungen, die der Auftraggeber vom Auftragnehmer erwartet, sind in der Leistungsbeschreibung genauer definiert.

In dem Dokument wird darüber hinaus beschrieben, welche der heutigen Papierakten des Auftraggebers für die Digitalisierung relevant sind, und wie die Papierakten für die Digitalisierung vorbereitet, transportiert und digitalisiert werden sollen. Zusätzlich werden die qualitätssichernden Maßnahmen beschrieben. Der auszuwählende Dienstleister muss seine Qualifikation für die Durchführung der beschriebenen Tätigkeiten durch entsprechende Referenzen nachweisen. Die geforderten Nachweise werden im Rahmen der Ausschreibungsdokumente näher spezifiziert.

In der Leistungsbeschreibung werden die zur Umsetzung der Aufgabenstellung erforderlichen Themen

beschrieben. Die zugehörige Preiskalkulation wird im separaten Preisblatt erfragt.

Bei Vertragsschluss ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art 28 EU-DSGVO zu unterzeichnen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79995100 Archivierung
79996100 Aktenführung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung:

Amt für Soziales und Wohnen Steubenstr. 53 45138 Essen

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Dienstleistung umfasst 41.000 Akten. Die Anzahl der Dokumente pro Einhakhefter variiert abhängig vom Sachverhalt und den durchgeführten Maßnahmen. Es kann von einer durchschnittlichen Zahl von 250 Blatt pro Aktenband ausgegangen werden.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 6
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Der Nachweis erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Der Nachweis erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Der Nachweis erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 04/04/2023
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 08/05/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 04/04/2023
Ortszeit: 12:30

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YW1RRTXJF

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
02/03/2023

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