Beschaffung und Integration eines CAFM-Systems Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-02-14
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Leverkusen
NUTS-Code: DEA24 Leverkusen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 51371
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.ivl.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung und Integration eines CAFM-Systems
Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-Systemvertrag (on premise) über ein CAFM-System und dessen Integration in die bestehende IT-Landschaft, und zwar insbesondere durch Anbindung an das bestehende SAP-System der Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH für die Stadt Leverkusen sowie Systemservice für zunächst 4 Jahre. Die angebotene Software sowie die nach diesem Vertrag zugehörigen Leistungen des Auftragnehmers müssen auch darüber hinaus, mindestens für weitere 6 Jahre, verfügbar sein.
Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH Overfeldweg 55 51371 Leverkusen
Die Verantwortlichen im "Geschäftsbereich 65 Fachbereich Gebäudewirtschaft der Stadt Leverkusen" betreuen ca. 250 Objekte wie z.B. Schulen, Kindergärten, Vereinsheime, Erbpachtgrundstücke, Veranstaltungshalle/-zentrum, Feuerwehr, Verwaltungsgebäude und Wohnheime.
Zur optimalen Umsetzung der vielfältigen Aufgaben im FM, ist eine entsprechend leistungsfähige und den Anforderungen entsprechende Datenbasis und Systemunterstützung notwendig.
Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. SAP), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse in den Fachbereich Gebäudewirtschaft optimiert werden. Auch die weitere Vernetzung mit den Sachgebieten und der Abruf belastbarer Zahlen des Gebäudebetriebs sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Im Rahmen der Abbildung des gesamten Lebenszyklus der Miet- und Eigentumsobjekte sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Schaffung eines zentralen Datenpools für alphanumerische und graphische Daten
- Ablösung möglichst vieler FM-spezifischer Office-Datenbestände
- Sicherstellung der flächendeckenden Transparenz und Aktualität der Gebäudedaten
- Standardisierung, Strukturierung und Vereinfachung von FM-Prozessen (Effizienz, Effektivität)
- Erleichterung der Steuerung von internen/externen Beteiligten durch Definition von Standard-Reports
- Vergleichbarkeit der Objekte untereinander (Benchmarking)
- Erleichterung der Planbarkeit von FM-Budgets durch Kostentransparenz
- Unterstützung der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung
- Unterstützung der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und des Werterhalts
- Kostenoptimierung
- Energieverbrauchs- und Medienkosten-Controlling.
Durch das Erreichen dieser Ziele mit Unterstützung der zukünftigen CAFM-Software werden Effekte wie Effizienzsteigerung durch phasen- und abteilungsübergreifenden Einsatz und Zeit- und damit Kostenersparnis auf allen Ebenen erwartet.
Ziff. 21 der Bewerbungsbedingungen (Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber)
a) Es werden mindestens vier und höchstens sechs Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen.
b) Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten:
- Vergleichbarkeit der Referenzen
c) Maßgeblich ist der Grad der Vergleichbarkeit der angegebenen Referenzleistungen zu dem Leistungsspektrum des ausgeschriebenen Auftrages. Die Vergleichbarkeit wird nach folgenden Merkmalen (Angabe mit Gewichtung) beurteilt, die einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters im Hinblick auf die hier ausgeschriebenen Leistungen ermöglichen:
(1.) Technischer Schwierigkeitsgrad (50%)
(2.) Organisatorischer Schwierigkeitsgrad (50%)
d) Jede angegebene Referenz wird zu jedem vorgenannten Merkmal mit den Punktwerten 1, 2 oder 3 anhand ihrer Vergleichbarkeit bewertet. Dabei bedeutet die Formulierung "vergleichbar" nicht "gleich" oder gar "identisch", sondern, dass die Leistungen im technischen bzw. organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad hatten (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 27.04.2022, Verg 25/21). Maßgeblich für die Referenzwertung sind die Referenzerläuterungen im Vordruck 03.
Einen Punkt erhält eine Referenz, wenn sie hinsichtlich des technischen bzw. organisatorischen Schwierigkeitsgrades lediglich die in Ziff. III.1.3) der Auftragsbekanntmachung dargelegten Mindestanforderungen erfüllt. Zwei Punkte erhält die Referenz, wenn sie diese Mindestanforderungen in technischer bzw. organisatorischer Hinsicht übertrifft. Drei Punkte werden vergeben, wenn die Mindestanforderungen in technischer bzw. organisatorischer Hinsicht weit übertroffen werden.
Die pro Merkmale erreichten Punkte werden für jede Referenz unter Berücksichtigung der vorgegebenen Gewichtung addiert. Bei der Bewerberauswahl werden nur geeignete Referenzen berücksichtigt. Sind mehr als die geforderte Mindestanzahl an Referenzen eingereicht, werden die geeigneten Referenzen in der vom Bewerber angegebenen Reihenfolge berücksichtigt, bis die geforderte Mindestanzahl erreicht ist.
Die Punktzahlen dieser Referenzen werden zu einer Gesamtsumme addiert. Anhand der sich ergebenden Summen wird eine Bewerberrangfolge gebildet.
e) Die Bewerber auf den Rängen 1 bis 4 werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Sind die Bewerber auf den Rängen 4 und 5 punktgleich, erhält auch der Bewerber auf Rang 5 eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Entsprechendes gilt im Hinblick auf Rang 6.
Sind weitere, noch über Rang 6 hinausgehende Bewerber punktgleich mit Rang 4, entscheidet unter den betroffenen, ranggleichen Bewerbern das Los. Es erhalten auch in diesem Fall nicht mehr als insgesamt 6 Bewerber eine Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Es werden ausschließlich solche Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, bei denen nicht (sonstige) Gründe des Vergaberechts entgegenstehen.
Ergänzend zu den hauptvertraglichen 100 Concurrent User: 5 Erweiterungsoptionen zu je 10 weitere Concurrent User; Leistungen nach den B-Prozessen und C-Prozessen gem. Ziff. 1.2.2 und Ziff. 1.2.3 des Lastenhefts; optionale Stundenkontingente für bisher unvorhergesehenen Bedarf an Beratung, Projektbegleitung sowie Anpassungs- und Programmierarbeiten
Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen (vorzulegende Unterlagen):
1. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 01 Teilnahmeantrag
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner
7 Handelsregisterauszug
8 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
2. Ergänzend bei einer Bewerbergemeinschaft abzugeben (für jedes Mitglied):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (nur 1x für die Gemeinschaft)
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Handelsregisterauszug
7 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
3. Ergänzend bei Nachunternehmern /Eignungsleihe abzugeben (für jedes Unternehmen):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
2 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
3 Handelsregisterauszug
4 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
4. Mit jedem Erstangebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
5 Release-Planung der Software bis Ende 2023 (gem. Ziff. 15.1 Lastenheft)
6 Termin- und Ressourcenplan (gem. Ziff. 15.2 Lastenheft)
7 Darstellung der Hard- und Softwareanforderungen (gem. Ziff. 15.3 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)
5. Mit jedem überarbeiteten Angebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
5 Release-Planung der Software bis Ende 2023 (gem. Ziff. 15.1 Lastenheft)
6 Termin- und Ressourcenplan (gem. Ziff. 15.2 Lastenheft)
7 Darstellung der Hard- und Softwareanforderungen (gem. Ziff. 15.3 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)
- Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt. -
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
(1.) Bewerber bzw. alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
(2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Auftragsbekanntmachung sein. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
Erklärung über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereitstellung, Customizing, Programmierung und / oder Pflege von CAFM-Systemen) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. Die Erklärung muss im Rahmen des Vordrucks 03: Eigenerklärung zur Eignung erfolgen. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
Mindestbedingung:
Der Umsatz des Bewerbers in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss in den letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils mindestens 1,0 Mio. EUR betragen haben.
aa)
Nachweis von zwei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (Referenzzeitraum).
Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind nicht zulässig. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen.
Der Nachweis der Referenzen hat auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung zu erfolgen. Jede Referenz ist zum Nachweis der Mindestanforderungen sowie zum Grad der Vergleichbarkeit der angegebenen Referenzleistungen zu dem Leistungsspektrum des ausgeschriebenen Auftrages aussagekräftig zu erläutern.
Die erforderliche Referenzerläuterung kann bei weitergehendem Erläuterungsbedarf formlos auf Anlagen zum Vordruck erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, darf der Vordruck um entsprechende Tabellen für weitere Referenzen erweitert werden. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
bb)
Bewerber bzw. alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft müssen eine Erklärung abgeben, aus der ihre durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl ihrer Führungskräfte in den letzten drei Jahren vor der Auftragsbekanntmachung ersichtlich ist.
Die Erklärung muss auf dem Vordruck 03 erfolgen. § 50 VgV bleibt unberührt.
Mindestbedingungen zu aa):
Pro Referenz muss sich ergeben, dass der Bewerber mindestens die folgenden Leistungen sämtlich erbracht hat:
(1) Bereitstellung, Customizing und Programmierung eines CAFM-Systems mit Übergang in den Live-Betrieb
(2) für einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne von §§ 98, 99 GWB
(3) 6 Monate Systempflege
Mindestbedingungen zu cc):
Mindestens 10 Vollzeitäquivalente (VZÄ)
Ziff. 20 der Bewerbungsbedingungen (Nichtvorliegen von Ausschlussgründen):
a) Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a abzugeben. Die Erklärungen sind für Einzelbieter, für jedes Mitglied eine Bietergemeinschaft und auch für jeden Nachunternehmer vorzulegen. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
b) Mit dem sog. 5. Sanktionspaket hat die EU die Verordnung (EU) Nr. 833/2014 vom 31.07.2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren (sog. Sanktions-VO) um ein vergaberechtliches Zuschlags- und Vertragserfüllungsverbot erweitert. Zum Nachweis, dass zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe sowie im Zuschlagsfall für die geplante Vertragslaufzeit kein sanktionsrelevanter Russland-Bezug vorliegt, ist für jeden Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie jeden Nachunternehmer eine Eigenerklärung gem. Vordruck 04b abzugeben.
Ziff. 29 d) der Bewerbungsbedingungen (Datenschutz):
Für den Vertragsabschluss sind der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung zur Informationssicherheit und zu personenbezogenen Daten sowie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (gemäß Art. 28 EU-DSGVO) gemäß den als Teil der Vergabeunterlagen veröffentlichten Muster der Auftraggeberin erforderlich.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen (vorzulegende Unterlagen):
1. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 01 Teilnahmeantrag
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner
7 Handelsregisterauszug
8 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
2. Ergänzend bei einer Bewerbergemeinschaft abzugeben (für jedes Mitglied):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (nur 1x für die Gemeinschaft)
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Handelsregisterauszug
7 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
3. Ergänzend bei Nachunternehmern /Eignungsleihe abzugeben (für jedes Unternehmen):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
2 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
3 Handelsregisterauszug
4 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
4. Mit jedem Erstangebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
5 Release-Planung der Software bis Ende 2023 (gem. Ziff. 15.1 Lastenheft)
6 Termin- und Ressourcenplan (gem. Ziff. 15.2 Lastenheft)
7 Darstellung der Hard- und Softwareanforderungen (gem. Ziff. 15.3 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)
5. Mit jedem überarbeiteten Angebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
5 Release-Planung der Software bis Ende 2023 (gem. Ziff. 15.1 Lastenheft)
6 Termin- und Ressourcenplan (gem. Ziff. 15.2 Lastenheft)
7 Darstellung der Hard- und Softwareanforderungen (gem. Ziff. 15.3 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)
- Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt. -
Bekanntmachungs-ID: CXPTYR7DEZE
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.