Öffentliche Ausschreibung 2023 Digitalisierung von Bestandsakten des Jugendamtes der Stadt Essen Referenznummer der Bekanntmachung: B-2022-0042 2023-01-24

Digitalisierung von Bestandsakten des Jugendamtes der Stadt Essen Referenznummer der Bekanntmachung: B-2022-0042

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45127
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]0
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.essen.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YWV3XKBLD/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YWV3XKBLD

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung von Bestandsakten des Jugendamtes der Stadt Essen

Referenznummer der Bekanntmachung: B-2022-0042

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72252000 Datenarchivierung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Vom Dienstleister (im Folgenden "Auftragnehmer") sind folgende Leistungen in Form eines Werksvertrags zu erbringen:

1. Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung

2. Bereitstellung einer Aktenregistrierung

3. Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten

4. Digitalisierung der Papierakten

5. Rücklieferung von digitalisierten Akten

6. Vernichtung der Papierakten

Die einzelnen Leistungen, die der Auftraggeber vom Auftragnehmer erwartet, sind in den folgenden Kapiteln genauer definiert.

In diesem Dokument wird darüber hinaus beschrieben, welche der heutigen Papierakten des Auftraggebers für die Digitalisierung relevant sind, und wie die Papierakten für die Digitalisierung vorbereitet, transportiert und digitalisiert werden sollen. Zusätzlich werden die qualitätssichernden Maßnahmen beschrieben.

Der auszuwählende Dienstleister muss seine Qualifikation für die Durchführung der hier beschriebenen Tätigkeiten durch entsprechende Referenzen nachweisen. Die geforderten Nachweise werden im Rahmen der Ausschreibungsdokumente näher spezifiziert.

Bei Vertragsschluss ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art 28 EU-DSGVO zu unterzeichnen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

79995100 Archivierung

79996100 Aktenführung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Jugendamt der Stadt Essen Kopstadtplatz 12 45127 Essen, Jugendamt der Stadt Essen I.Hagen 26 45127 Essen

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Dienstleistung umfasst folgende Mengen:

Aktenart

Elternbeiträge 35.500 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 100

Vormundschaften 2.100 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 250

Beistandschaften 4.200 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 210

Unterhaltsvorschusskasse 11.700 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 140

Summe: 53.500 Akten,

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 6

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eigenerklärung zur Eignung

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Der Nachweis zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Der Nachweis zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 24/02/2023

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/03/2023

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 24/02/2023

Ortszeit: 12:01

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YWV3XKBLD

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

19/01/2023

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