Scandienstleistungen Beteiligtenakten (VBL - Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) Referenznummer der Bekanntmachung: B210930872
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
NUTS-Code: DE122 Karlsruhe, Stadtkreis
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.vbl.de
Abschnitt II: Gegenstand
Scandienstleistungen Beteiligtenakten (VBL - Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die datenschutzkonforme Digitalisierung des kompletten Aktenbestands der Abteilungen Beteiligungsmanagement I (BM I) und Beteiligungsmanagement II (BM II), bestehend aus
- ca. 1,85 Mio. Blatt in Ordnern und Aktenbänden,
- deren datenschutzgerechter Übernahme (inkl. Abholung, Transport und Zwischenlagerung),
- der Vornahme einer Dokumententrennung,
- der Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (betrifft nur die Akten von BM I),
- der Digitalisierung und Übermittlung der digitalisierten Dokumente innerhalb von 12 Monaten nach Übernahme sowie
- der Vernichtung der gescannten Dokumente.
Weitere Informationen lassen sich der kostenfrei zur Verfügung gestellten Leistungsbeschreibung entnehmen.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die datenschutzkonforme Digitalisierung des kompletten Aktenbestands der Abteilungen Beteiligungsmanagement I (BM I) und Beteiligungsmanagement II (BM II), bestehend aus
- ca. 1,85 Mio. Blatt in Ordnern und Aktenbänden,
- deren datenschutzgerechter Übernahme (inkl. Abholung, Transport und Zwischenlagerung),
- der Vornahme einer Dokumententrennung,
- der Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (betrifft nur die Akten von BM I),
- der Digitalisierung und Übermittlung der digitalisierten Dokumente innerhalb von 12 Monaten nach Übernahme sowie
- der Vernichtung der gescannten Dokumente.
Im Rahmen der Durchführung des Auftrags sind neben dem Aufbau der technischen und organisatorischen Strukturen zur Sicherstellung des operativen Ablaufs sowie zur Erfüllung der hohen Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit, auch der Aufbau von Qualitätsmaßnahmen und Reporting sowie die Einarbeitung der für den laufenden Betrieb vorgesehenen Mitarbeiter (m/w/d) sicherzustellen.
In Summe ist ein übergreifender Bestand von ca. 1,85 Mio. Blatt zu digitalisieren. Dieser verteilt sich folgendermaßen auf beide Abteilungen:
Für den Bereich BM I konnten im Archivkeller in Summe 182 Aktenreihen, mit durchschnittlich ca. 100 cm Länge gezählt werden. Hiervon entfallen 163 Aktenreihen auf die "normalen" Beteiligten (Hängehefter) und 19 Aktenreihen auf die Beteiligungen von Bund und Ländern (Leitz-Ordner). Die beiden genannten Arten von Akten im Bereich BM I werden in der Leistungsbeschreibung ausführlich vorgestellt. Unter der Annahme, dass pro Zentimeter ca. 80 Blätter abgeheftet sind, wird mit ca. 1.456.000 zu scannenden Blättern gerechnet. Hinzu kommt ein Aufschlag von ca. 10 Prozent, da einige Akten aktuell von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zwecks Fallbearbeitung aus dem Archivkeller entnommen wurden und sich somit in den Büroräumlichkeiten befinden. Insgesamt ist für den Bereich BM I somit von einem Bestand von ca. 1.600.000 zu digitalisierenden Blättern auszugehen.
Im Bereich BM II wurden insgesamt ca. 500 zu digitalisierende Ordner (ca. 250.000 Blatt) gezählt, diese befinden sich auf einem Flur verteilt in den Büros der einzelnen Teams des Bereichs.
Weitere Informationen lassen sich der kostenfrei zur Verfügung gestellten Leistungsbeschreibung entnehmen.
Bei der unter Ziff. II.2.7 angegebenen Vertragslaufzeit handelt es sich lediglich um eine Schätzung des voraussichtlich erforderlichen Zeitraums für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistung.
Siehe Vergabeunterlagen
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Jeder Bieter / jedes Mitglied der Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot die folgenden Erklärungen vorzulegen:
a) Erklärung zu dem in den letzten beiden abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielten Gesamtumsatz (netto);der Auftraggeber behält sich vor, sich für beide Geschäftsjahre den jeweiligen Umsatz genau beziffern zu lassen;
b) Erklärung zum bestehenden Betriebshaftpflichtversicherungsschutz oder die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen.
Die Erklärungen haben unter Verwendung der in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Formblätter zu erfolgen. Die Erklärungen sind im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft abzugeben.
Zu a): Der Netto-Umsatz muss in den letzten beiden abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens [Betrag gelöscht] Euro (netto) / Jahr betragen haben.
Zu b): Bieter müssen über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügen oder sich bereit erklären, im Auftragsfalle eine entsprechende Versicherung in dieser Höher für die vorbenannten Risiken abzuschließen. Mit Angebotsabgabe ist ein Fremdnachweis über den o.g. Versicherungsschutz einzureichen. Der vom Versicherungsunternehmen ausgestellte Nachweis darf im Zeitpunkt der Vorlage nicht älter als sechs Monate sein. Für den Fall, dass der Bieter noch nicht über die geforderte Betriebshaftpflichtversicherung verfügt, sich aber bereit erklärt, eine solche im Auftragsfall abzuschließen, muss er mit Angebotsabgabe eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens einreichen, aus der sich die Bereitschaft des Versicherungsunternehmens ergibt, eine solche Versicherung in o.g. Höhe und für die o.g. Risiken mit dem Bieter abzuschließen. Bei Bietergemeinschaften ist ausreichend, dass ein Mitglied der Bietergemeinschaft einen entsprechenden Nachweis vorlegt.
Eignungskriterium ist
a) die Angabe zu den seit 01/2021 erbrachten Leistungen vergleichbarer Art im Bereich Scanning mit Nennung des Namens des Referenzauftrags, mit Angaben zur verantwortlichen Niederlassung des Bieters, zum Auftraggeber (Referenzkunde) inkl. Anschrift, zum Ansprechpartner des Referenzkunden (inkl. Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Angaben zur Aufgabenstellung und Zielsetzung (Kurzbeschreibung), zum Scanvolumen, zum Zeitraum des Referenzprojekts sowie zu Besonderheiten. Die Erklärungen haben unter Verwendung der in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Formblättern zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bestätigung der im Formblatt gemachten Angaben durch
weitergehende Nachweise zu verlangen. Die Anforderungen müssen im Falle einer Bietergemeinschaft durch
die Bietergemeinschaft insgesamt erfüllt sein. Es ist ausreichend, wenn mindestens ein Mitglied der Bietergemeinschaft die geforderten Erklärungen und Nachweise zur Referenzlage erbringt.
b) die Angabe zu den seit 01/2021 erbrachten Leistungen vergleichbarer Art im Bereich Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (oder aufgrund sonstiger, vergleichbarer Kriterien) mit Nennung des Namens des Referenzauftrags, mit Angaben zur verantwortlichen Niederlassung des Bieters, zum Auftraggeber (Referenzkunde) inkl. Anschrift, zum Ansprechpartner des Referenzkunden (inkl. Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Angaben zur Aufgabenstellung und Zielsetzung (Kurzbeschreibung), zum Umfang der Blattzahl, aus der Dokumente mit Schriftformerfordernis (oder aufgrund sonstiger, vergleichbarer Kriterien) aussortiert worden sind, zum Zeitraum des Referenzprojekts sowie zu Besonderheiten. Die Erklärungen haben unter Verwendung der in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Formblättern zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bestätigung der im Formblatt gemachten Angaben durch
weitergehende Nachweise zu verlangen. Die Anforderungen müssen im Falle einer Bietergemeinschaft durch die Bietergemeinschaft insgesamt erfüllt sein. Es ist ausreichend, wenn mindestens ein Mitglied der Bietergemeinschaft die geforderten Erklärungen und Nachweise zur Referenzlage erbringt.
c) Angaben dazu, ob am für die Digitalisierung/Scandienstleistung vorgesehenen Standort Erfahrung im Geschäftsfeld Scanning bestehen.
Zu a):
Die Bieter müssen insgesamt mindestens 2 Referenzen im Bereich Scanning benennen. Jede dieser Referenzen muss jeweils sämtliche der folgenden Mindestvoraussetzungen erfüllen:
- das Scanvolumen der Referenz muss die bisherige, tatsächlich durchgeführte Digitalisierung von mindestens 1.650.000 Blatt zum Gegenstand haben,
- Referenzleistung muss spätestens seit 01/2021 erbracht worden sein (Mindestanforderung). Es ist unschädlich, wenn ein Teil der Digitalisierungs-/Scandienstleistungen auch noch vor 01/2021 erbracht worden ist, solang ein Teil der Digitalisierungs-/Scandienstleistungenauch noch ab 01/2021 oder später erbracht wurde.
Zu b):
Die Bieter müssen insgesamt mindestens 2 Referenzen im Bereich Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (oder aufgrund sonstiger, vergleichbarer Kriterien) benennen. Jede dieser Referenzen muss jeweils sämtliche der folgenden Mindestvoraussetzungen erfüllen:
- der Umfang der Blattzahl aus der Dokumente mit Schriftformerfordernis (oder aufgrund sonstiger, vergleichbarer Kriterien) bisher tatsächlich aussortiert worden sind, muss im Rahmen der jeweiligen Referenz mindestens 1.400.000 betragen haben;
- Referenzleistung muss spätestens seit 01/2021 erbracht worden sein (Mindestanforderung). Es ist unschädlich, wenn ein Teil der Digitalisierungs-/Scandienstleistungen auch noch vor 01/2021 erbracht worden ist, solang ein Teil der Digitalisierungs-/Scandienstleistungenauch noch ab 01/2021 oder später erbracht wurde.
Zu c):
Am für die Scan-/Digitalisierungsdienstleistung vorgesehenen Standort besteht Erfahrung im Geschäftsfeld Scanning.
1) Um die Qualität der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sicherzustellen, sind diese zunächst im Rahmen von Tests durch die VBL zu überprüfen.
Hierzu hat der Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung von jeder der drei Arten von Akten (Hängehefter der Abteilung BM I, Leitz-Ordner der Abteilung BM I sowie Akten der Abteilung BM II) jeweils mindestens fünf von der VBL vorab ausgewählte Exemplare nach den Vorgaben in der Leistungsbeschreibung abzuholen, einzuscannen und in digitaler Form an die VBL zu übermitteln. Die gescannten Seiten dieser Test-Akten sind daraufhin in ihrer ursprünglichen Reihenfolge in die jeweiligen Hängehefter / Ordner zurück zu sortieren. Anschließend sind diese wieder zusammengesetzten Akten unter Beachtung der Vorgaben unter Ziffer 3.1.2 der Leistungsbeschreibung an die VBL zurückzusenden. Die VBL wird sodann durch Abgleich mit den zurückgesendeten Akten die Qualität der vom Dienstleister übermittelten Daten prüfen.
Bei den Akten der Abteilung BM I soll in diesem Zuge auch die vollständige Aussortierung aller Dokumente mit Schriftformerfordernis überprüft werden. Hierzu sind die entsprechenden Dokumente in den Test-Akten ausnahmsweise nicht auszusortieren, sondern lediglich in geeigneter Form als zur Aussortierung vorgesehen zu kennzeichnen. Nach Rücksendung der Test-Akten wird die VBL die tatsächlich auszusortierenden Dokumente in Verwahrung nehmen und selbst für eine datenschutzkonforme Vernichtung der Test-Akten sorgen (eine erneute Abholung durch den Auftragnehmer ist daher nicht erforderlich).
Sollte die im Rahmen der Tests festgestellte Qualität der vom Auftragnehmer erbrachten Leistungen nicht der erforderlichen Qualität entsprechen, hat der Auftragnehmer unverzüglich qualitätssteigernde Maßnahmen zu ergreifen. In Abstimmung mit der VBL sind anschließend weitere Tests zur Überprüfung des Erfolgs dieser Maßnahmen durchzuführen.
Weitere Einzelheiten zu den Tests (Organisation, zeitlicher Ablauf etc.) wird die VBL nach Zuschlagserteilung mit dem Auftragnehmer abstimmen.
2) Sie sind in der Lage, täglich 12.000 Blatt zu digitalisieren.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1) Es wird darauf hingewiesen, dass allein der Inhalt der vorliegenden europaweiten Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der EU maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlich wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird.
2) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Vergabeportal DTVP zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Beteiligte sind daher im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen der Vergabestelle zu kontrollieren; hierzu wird eine Registrierung empfohlen.
3) Für die Einreichung von Angeboten sind die bereitgestellten Vordrucke zu verwenden. Die Vordrucke sowie die weiteren Unterlagen zum Verfahren können über das o. g. Vergabeportal abgerufen werden.
4) Angebote können nur elektronisch über das Bietertool im Projektraum eingereicht werden.
5) Jeder Bieter / jedes Mitglied der Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot eine Allgemeine Unternehmensdarstellung vorzulegen; jeder Bieter / jedes Mitglied der Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung vorzulegen, dass in Bezug auf das Unternehmen keine Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 Abs. 1 GWB vorliegen; jeder Bieter/jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung zur Einhaltung des SchwarzarbG/MiLoG vorzulegen; jeder Bieter / jedes Mitglied der Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot eine Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022 vorzulegen (Vordrucke in Vergabeunterlagen).
6) Die Übermittlung von Bieterfragen hat ausschließlich über das Vergabeportal zu erfolgen. Die Fragen müssen spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist vorliegen.
7) Mit dem Angebot ist anzugeben, bei welchen Leistungen und in welchem Umfang Nachunternehmen eingesetzt werden sollen (Vordruck in den Vergabeunterlagen enthalten). Hinsichtlich der einzureichenden Erklärungen und Nachweise gilt Folgendes:
a) Sofern sich der Bieter / die Bietergemeinschaft auf die Leistungsfähigkeit der Nachunternehmen zum Nachweis der Eignung beruft, muss das Nachunternehmen bereits mit dem Angebot namentlich benannt werden und eine Verfügbarkeitserklärung vorgelegt werden, aus der sich ergibt, dass das Nachunternehmen dem Bieter / der Bietergemeinschaft im Auftragsfall zur Verfügung steht. Ferner sind für die Nachunternehmen die Erklärungen und Nachweise laut den Bewerbungsbedingungen, in dem in den Eignungskriterien geforderten Umfang, vorzulegen.
b) Sofern sich der Bieter / die Bietergemeinschaft nicht auf die Leistungsfähigkeit der Nachunternehmen zum Nachweis der Eignung beruft, muss das Nachunternehmen noch nicht bereits mit dem Angebot namentlich benannt werden. Sofern das Angebot in die engere Wahl kommt, wird die Vergabestelle den Bieter / die Bietergemeinschaft auffordern, das Nachunternehmen namentlich zu benennen. Ferner sind für das Nachunternehmen die Erklärungen und Nachweise laut den Bewerbungsbedingungen, in dem in den Eignungskriterien geforderten Umfang, vorzulegen.
8)Von Bietergemeinschaften ist eine Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen (Vordruck in den Vergabeunterlagen)
9) Der Auftraggeber behält sich vor, für den Bieter bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie vorgesehene Nachunternehmen, dessen / deren Angebot in die engere Wahl kommt, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister einzuholen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV6C8Z
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.