Neukonzeption und Relaunch der Webseite des Landesprogramms Kultur und Schule Referenznummer der Bekanntmachung: 194/22
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40221
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.mkw.nrw.de
Abschnitt II: Gegenstand
Neukonzeption und Relaunch der Webseite des Landesprogramms Kultur und Schule
I. Einführung/Ausgangslage
Die Landesregierung NRW widmet sich in besonderem Maße der kulturellen Kinder- und Jugendbildung und schafft vielfältige Möglichkeiten für junge Menschen, Zugang zu künstlerisch-kulturellen Grundbildungsangeboten zu erhalten. Allein das Ministerium für Kultur und Wissenschaft fördert die unterschiedlichen Programme Kultureller Bildung mit rund 40 Mio. Euro pro Jahr.
Dazu gehört unter anderem das NRW Landesprogramm Kultur und Schule. Mit Beginn des Schuljahres 2006/2007 wurden erstmals im Rahmen des Programms in allen Schulformen Projekte von Künstlerinnen und Künstlern und Kunstpädagoginnen und -pädagogen gefördert. Für alle teilnehmenden Künstlerinnen und Künstler sowie Kunstpädagoginnen und Kunstpädagogen sieht das Programm die Teilnahme an verbindlichen Qualifizierungsmaßnahmen vor. Nach Abschluss dieser Qualifizierungsmaßnahmen werden die Teilnehmer in einer Datenbank, dem sogenannten "Künstlerpool NRW", aufgenommen. Auf der Grundlage von Projektdatenblättern werden die Daten erfasst, in die Künstlerdatenbank eingetragen, ein Profil erstellt und nach Freigabe durch die Künstlerin, den Künstler online gestellt. Die Aufnahme in den Künstlerpool erfolgt auf freiwilliger Basis. Erreichbar ist der Künstlerpool über die Webseite des Programms "Kultur und Schule", welche mit Einführung des Förderprogramms 2006/2007 aufgesetzt wurde.
Die Webseite "Kultur und Schule" hat in erster Linie die Funktion eines zentralen Recherchetools: Beteiligte Kooperationspartner (u.a. Kommunen, Schulen, Künstlerinnen und Künstler) können hier nach passenden Kooperationspartnern suchen. Darüber hinaus informiert die Webseite über Projekte, aktuelle Veranstaltungen und Angebote in der Kulturellen Bildung in Nordrhein-Westfalen.
Die Webseite richtet sich insbesondere an folgende Zielgruppen:
a) Kommunen, Schulen, Künstlerinnen und Künstler sowie Kultureinrichtungen, die für die Teilnahme am Landesprogramm Kultur und Schule nach passenden Kooperationspartnern sowie nützlichen Projektinformationen suchen;
b) interessiertes Fachpublikum sowie eine "breitere Öffentlichkeit", die sich über Veranstaltungen und Angebote rund um das Thema kulturelle Bildung in NRW informieren möchten.
Ziel des Relaunchs
Die Webseite "Kultur und Schule" wurde 2006/2007 ins Leben gerufen und wurde seither nur punktuell weiterentwickelt. Im Ergebnis ist die Seite in ihrer aktuellen Ausgestaltung grafisch und technisch sowie in Bezug auf Layout und Anwenderfreundlichkeit veraltet und entspricht nicht den gängigen Anforderungen. Sie soll daher in einem Komplett-Relaunch überarbeitet werden.
Dabei soll u.a. der Auftrag der Webseite "Kultur und Schule" neu definiert und für weitere Landesförderprogramme der kulturellen Bildung NRW wie bspw. "Künstlerinnen und Künstler in die Kitas" oder den "Kulturrucksack" geöffnet werden. Mit der Überarbeitung und Neukonzeptionierung der Webseite möchte das Ministerium für Kultur und Wissenschaft insbesondere das "Herzstück" der Webseite, die Künstlerdatenbank, neu entwickeln. Unter Einsatz eines modernen Matchingtools soll sich die Datenbank zu einem neuen und modernen Recherche- und Informationsmedium entwickeln, welches die Suche nach geeigneten Kooperationspartnern in den jeweiligen Förderprogrammen unterstützt und als Inspirationsquelle dient.
II. Zielsetzungen, Leistungs- und Aufgabenbeschreibung
Die Webseite "Kultur und Schule" soll in einem Komplett-Relaunch (Technik, Design und Content) neu konzipiert und überarbeitet werden.
U.a. sollen Informationsarchitektur, Design sowie redaktionelle Inhalte überarbeitet und verbessert werden.
Die Datenbank soll neu programmiert und aktualisiert werden. Filterfunktionen und Suchfunktionalitäten sollen optimiert und mit Hilfe eines automatisiertes "Matchingtools" deutlich verbessert werden. Die Website soll barrierearm und benutzerfreundlich gestaltet werden. Aktuell basiert die Datenbank der Webseite auf "Culturebase" (SQL).
1. Phase Neukonzeption, Entwicklung und Erstellung einer UX-Strategie 2. Phase: Entwicklung eines Designkonzeptes
40221 Düsseldorf
1. Phase: Neukonzeption, Entwicklung und Erstellung einer UX-Strategie für die Webseite "Kultur und Schule" unter Berücksichtigung, dass die Webseite für weitere Landesförderprogramme der kulturellen Bildung NRW geöffnet werden soll. Dazu zählt u.a.:
a) Durchführung von Workshops, Recherchen, Bedarfsanalysen von Stakeholdern sowie Benchmark-Analysen,
b) Definition von Optimierungspotentialen und Erstellung von Anforderungsprofilen aus Nutzerperspektive,
c) Erstellung einer Content-Strategie,
d) Erstellung eines Grobkonzeptes, das u.a. folgende Rahmenbedingungen definiert: Struktur der Inhalte, Wireframes, Contentinhalte, spezielle Module, Technikkonzept für die Neugestaltung der Datenbank,
e) Erstellung einer UX-Strategie, welche die Anforderungen konkretisiert und in ein Feinkonzept überführt. Dazu gehören u.a. Elemente wie Informationsarchitektur, Suche, Menüführung, Wireframes, Formulare, ggf. Extentions / Plugin Spezifikationen).
2. Phase: Produktion des Designkonzeptes und Gestaltung der Webseite "Kultur und Schule" (Styleguide, Template Design, Iconset, Prototyping). Dazu zählt u.a.:
a) Erstellung von Seitenanalysen,
b) Definition von Seitentypen und Elementen,
c) Entwicklung von Look and Feel,
d) Transferierung/Übersetzung des Konzepts ins Design,
e) Finalisierung und Lieferung des Layouts,
f) Überarbeitung von redaktionellen Inhalte der Webseite,
g) Prototyping mit Echtinhalten und Proof of Concept,
h) Dokumentation und Übergabe: Erstellung aller notwendiger Assets und Spezifikationen für die Frontend- und Backend-Entwicklung/Übergabe der Gestaltungsparameter für die Programmierung.
Es ist beabsichtigt, die Verträge für Los 1 (Phase 1 + 2) und Los 2 (Phase 3) zunächst mit einer Laufzeit vom 27.03.2023 bis 31.12.2024 zu schließen und sie mit einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2025 zu versehen. Die Verlängerungsoption steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Haushaltsgesetzgebers und somit unter Haushaltsvorbehalt. Für nähere Erläuterung siehe Punkt III. Vertragslaufzeit der Leistungsbeschreibung.
Optionale Zusatzleistungen für Fachlos 1 und 2:
Die in den Fachlosen 1 und 2 beschriebenen Leistungen sind lediglich Zielvorgaben des Auftraggebers, welche die Rahmenbedingungen des Relaunches vorgeben. Das Gesamtergebnis ist jedoch stark von dem iterativen Prozess des Gesamtprojektes abhängig. Dieser ist zum Zeitpunkt der Auftragserteilung noch nicht vollständig abzusehen. Das Projektziel der Beauftragung ist es jedoch insbesondere Ideen und Vorschläge "von außerhalb" in den Prozess des Relaunches einzubeziehen. Die Beratungsleistung soll kreative Ideen für die Neukonzeption und technische Weiterentwicklung liefern. Der potentielle Auftragsnehmer soll aufgrund seiner beruflichen Erfahrung und Kompetenz eine eigenständige, kreative Lösung finden und im Sinne eines schöpferischen Freiraums den Prozess stark mitgestalten.
Im Verlauf des Projektes kann es daher notwendig sein, ggf. weitere optionale Leistungen deren Gegenstand zum Zeitpunkt der Auftragserteilung nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbar ist, zu beauftragen.
Zu diesen weiteren optionalen Leistungen können beispielsweise folgende Aufgaben zählen:
a) Erschließung und Einbindung weiterer Zielgruppen/ Stakeholder, die für die Weiterentwicklung der Webseite von Bedeutung sind,
b) Durchführung von strategischen und kreativen Workshops,
c) Herstellung von erforderlichen Schnittstellen zu anderen Programmen oder Webseiten,
d) Der Einsatz weiterer Analyseansätze, -Instrumente oder Tools,
e) Einbindung weiterer technischer Komponenten, Module, Lizenzen,
f) begleitende Kommunikations- und Marketingmaßnahmen.
Die optionalen Leistungen können in allen Projektphasen anfallen und gelten daher sowohl für Los 1 als auch Los 2.
3. Phase: Programmierung der Webseite und technische Umsetzung
40221 Düsseldorf
3. Phase: Technische Steuerung und Programmierung der Webseite "Kultur und Schule" dazu zählt u.a.:
a) Teilnahme an wichtigen Besprechungen und Abstimmungen, welche auch Los 1 (Phase 1 und Phase 2) betreffen können,
b) Aufstellen von Timings und Kontrolle der technischen Umsetzungsschritte. Abstimmung von Anforderungen sowie kontinuierliche Schnittstellenkommunikation, insbesondere bei der Abstimmung und Übergabe von Leistungspaketen aus Los 1 (Phase 1 und Phase 2),
c) Technische Entwicklung/Programmierung von Frontend und Backend der Webseite, inklusive der Datenbank,
d) Content-Migration und Migration der Datenbank (Überarbeitung, Qualitätssicherung und Bereinigung),
e) Qualitätsmanagement, Testing, Debugging,
f) Go-Live.
Um eine einwandfreie Verzahnung der Fachlose 1 und 2 (Projektphasen 1 - 3), insbesondere von Design und Technik sicherzustellen, soll der mit Fachlos 2 beauftragte Bieter von Projektbeginn an wichtige Kick-off-Gespräche, Briefings und Abstimmungsgespräche begleiten und insbesondere bei zentralen Fragen die das Zusammenspiel von Design (Phase 2) und Technik (Phase 3) berühren, beteiligt werden.
Es ist beabsichtigt, die Verträge für Los 1 (Phase 1 + 2) und Los 2 (Phase 3) zunächst mit einer Laufzeit vom 27.03.2023 bis 31.12.2024 zu schließen und sie mit einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2025 zu versehen. Die Verlängerungsoption steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Haushaltsgesetzgebers und somit unter Haushaltsvorbehalt. Für nähere Erläuterung siehe Punkt III. Vertragslaufzeit der Leistungsbeschreibung.
Optionale Zusatzleistungen für Fachlos 1 und 2:
Die in den Fachlosen 1 und 2 beschriebenen Leistungen sind lediglich Zielvorgaben des Auftraggebers, welche die Rahmenbedingungen des Relaunches vorgeben. Das Gesamtergebnis ist jedoch stark von dem iterativen Prozess des Gesamtprojektes abhängig. Dieser ist zum Zeitpunkt der Auftragserteilung noch nicht vollständig abzusehen. Das Projektziel der Beauftragung ist es jedoch insbesondere Ideen und Vorschläge "von außerhalb" in den Prozess des Relaunches einzubeziehen. Die Beratungsleistung soll kreative Ideen für die Neukonzeption und technische Weiterentwicklung liefern. Der potentielle Auftragsnehmer soll aufgrund seiner beruflichen Erfahrung und Kompetenz eine eigenständige, kreative Lösung finden und im Sinne eines schöpferischen Freiraums den Prozess stark mitgestalten.
Im Verlauf des Projektes kann es daher notwendig sein, ggf. weitere optionale Leistungen deren Gegenstand zum Zeitpunkt der Auftragserteilung nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbar ist, zu beauftragen.
Zu diesen weiteren optionalen Leistungen können beispielsweise folgende Aufgaben zählen:
a) Erschließung und Einbindung weiterer Zielgruppen/ Stakeholder, die für die Weiterentwicklung der Webseite von Bedeutung sind,
b) Durchführung von strategischen und kreativen Workshops,
c) Herstellung von erforderlichen Schnittstellen zu anderen Programmen oder Webseiten,
d) Der Einsatz weiterer Analyseansätze, -Instrumente oder Tools,
e) Einbindung weiterer technischer Komponenten, Module, Lizenzen,
f) begleitende Kommunikations- und Marketingmaßnahmen.
Die optionalen Leistungen können in allen Projektphasen anfallen und gelten daher sowohl für Los 1 als auch Los 2.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt:
- Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Nachweis über Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern - nach Möglichkeit aus dem Kulturbereich - bei der Entwicklung von UX-Strategien/ UI-Strategien (Fachlos 1) und bei der technischen Umsetzung und Programmierung von Webseiten (Fachlos 2) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen:
Ministerium für Kultur und Wissenschaft
des Landes Nordrhein-Westfalen
Frau Dr. Jessica Klein
Referat Z.14
40190 Düsseldorf
E-Mail: [gelöscht]
II. Informationen und Kommunikation
Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften.
Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum:
16.01.2023
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 23.01.2023 zur Kenntnis gegeben.
Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 30.01.2023 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen.
Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 06.02.2023 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPYW8CM9724
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de