BA 135726 ERP Software

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Munster
NUTS-Code: DE938 Heidekreis
Postleitzahl: 29633
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.geka-munster.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.subreport.de/E25257213
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: GmbH
I.5)Haupttätigkeit(en)
Umwelt

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

BA 135726 ERP Software

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE938 Heidekreis
Hauptort der Ausführung:

GEKA mbH Humboldtstr. 110 29633 Munster

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen geeignet sind. Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist im Anforderungskatalog ausführlich beschrieben.

Zeitplan:

Die Einrichtung des Systems und die Migration der Daten sollen bis zum 31.10.2023 erfolgen.

Vom 01.11.2023 bis 31.12.2023 findet eine Testphase statt.

Die Inbetriebnahme der Software ist für das Jahr 2024 zum 01.12.2023 wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.

Zum 01.01.2024 soll die Betriebsaufnahme erfolgen.

Die Anzahl der Lizenzen sind wie folgt: 40 ERP-Vollzugriff-Lizenzen, 30 Lesezugriff-Lizenzen und 2 Device-Lizenzen. Optional sind die Lizenzen für ein etwaiges DMS-System ebenfalls zu berücksichtigen.

Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d. h. Umsetzung von Best Practices statt Individualentwicklung), um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten. Dies erfordert, dass einige Prozesse beim Auftraggeber neugestaltet werden müssen. Hierfür müssen nach Auftragsvergabe Workshops zur gemeinsamen Ausarbeitung abgehalten werden.

Die zu vergebenden Leistungen (Einführung einer ERP-Lösung mit Dokumentenmanagementsystem) beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module nach Anforderungskatalog, sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über 12 Monate. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung des Pflichtenhefts, einer System-, Anwender- und Verfahrensdokumentation (rechtssicher), entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.

Durch das System sollen unter anderem folgende Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und medienbruchfrei digitalisiert werden:

- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB), Kameralistik (Wirtschaftsplan)

- den Beschaffungsprozess einschließlich innerbetrieblicher Bedarfsmeldung inkl. Eingangsrechnungsverarbeitung (Purchase-to-Pay)

- Einkauf aller im Unternehmen benötigten Güter und Leistungen (inkl. Beschaffungen für komplexe Projekte sowie Verwaltung der dazugehörigen Verträge in einem Vertragsmanagement).

- Integration eines GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystem.

- Lagerwirtschaft mit allen notwendigen Lager- und Artikelinformationen, Bestandsmanagement, Anbindung von Barcode-Scannern oder MDE-Geräte

- Erstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen, Haushaltssteuerung, Mittelbindung, Deckungsfähigkeit/-deckungskreise, Übertragungen, Umfassende Planungsfunktion über mehrere Jahre und unterjährig, Ausweis der vergangenen IST-Daten, der Plan-Daten, der erwarteten Werte (Summe aus IST und PLAN Werten) für einen Zeitraum und die Restmittel (PLAN-IST-Abweichung), Berücksichtigung der Restmittel des Vorjahres für das Folgejahr als PLAN-Erhöhung), Berücksichtigung von Umwidmungen (=Verschiebung von Mitteln von einem in ein anderes Projekte)

- Controlling (Darstellung von Zahlungsflüssen, Budgetverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und -umlagen)

Bereitstellung und Implementierung des ERP-Systems als SaaS-Lösung in der Microsoft Cloud Deutschland um weitere Microsoft-Lösungen wie beispielsweise Office Microsoft 365 und Power BI zu integrieren.

Möglichkeiten der Ausweitung weiterer SaaS-fähiger Anforderungen wie Personalwesen und Umsetzung branchenspezifischer Kernkompetenzen in der Produktion und Entsorgung.

Es werden zwei Optionen abgefragt:

1. Option mit einem eigenem Dokumentenmanagementsystem 2. Option mit dem vorhandenem Dokumentenmanagementsystem ELO

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 12
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Es können zwei Optionen angeboten werden, aber mindestens eine Variante.

1. Option: mit einem eigenem Dokumentenmanagementsystem 2. Option: Einbindung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems ELO

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Auszug aus dem Handelsregister oder Gewerberegister Eigenerklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 Die Belege dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

Bei Nichterfüllung der Vorlage der Nachweise erfolgt der Ausschluß

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eigennachweis über mind. 3 Referenzen der letzten 5 Jahre über die Lieferung eines vergleichbaren Produktes und Umsätze der letzten 3 Jahre (Anlage 7 der Vergabeunterlage) Der Bieter wird vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, sofern er die geforderten Erklärungen nicht vorlegt oder die aufgestellten Eignungskriterien nicht erfüllt. Die Vergabestelle behält sich vor, Erklärungen und sonstige Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen sind, gemäß § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Mindestumsatz per anno 334.000 EUR.

Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr;

Alternativ: Eigenerklärung (Vordruck) zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- bestehende Zertifizierung der IT-Sicherheit des Anbieters für die auftragsrelevanten Systeme nach DIN ISO/IEC 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz/DIN ISO/IEC 27001 (nativ) oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben und einen Nachweis über Erreichung eines mit der Standardabsicherung des IT-Grundschutzes vergleichbaren Schutzniveaus

Der Bieter muss in das Microsoft Partnerprogramm mit Kompetenzen für Enterprise Ressource Planning aufgenommen sein.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 03/02/2023
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 03/03/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 03/02/2023
Ortszeit: 12:00
Ort:

Humboldtstraße 110, 29633 Munster

Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Hiermit informieren wir Sie über die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung bei der GEKA mbH und die damit verbundenen Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung an uns. Sie sind aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBI. l, 770 ff.) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß CEN-Norm 16931 ab dem 27. November 2020 nur noch digital an die GEKA mbH zu versenden.

1. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht Ihnen die Nutzung der OZG-konforme- Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) unter xrechnung-bdr.de zur Verfügung. Hier können Sie eine Rechnung auf der Plattform erstellen oder eine vorhandene Rechnung hochladen.

2. Ausgenommen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 27. November 2020 sind Rechnungen bis 1.000 € netto. (§ 3 Absatz 3 der E-Rechnungs- Verordnung (E-RechV) ) Unter 1.000€ können Sie die Rechnungen elektronisch als PDF an [gelöscht] (Voraussetzungen siehe unten) senden.

3. Unsere Leitweg- ID lautet: 992-19518-12

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.bundeskartellamt.de
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.bundeskartellamt.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Gem. den Normen des GWB (1). Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Erreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt.

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.bundeskartellamt.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
02/01/2023

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