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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Ulm
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalisierungskonzept
Beschreibung: Das Universitätsklinikum Ulm beabsichtigt die Vergabe einer integrierten Softwarelösung zur Digitalisierung und Weiterentwicklung der Personalverwaltung an einen spezialisierten Anbieter im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 Abs. 5 VgV. Die Maßnahme umfasst insbesondere die Einführung einer digitalen Personalakte, eines Dokumentenmanagementsystems, von Workflow- und Signaturprozessen sowie weiterer Funktionalitäten zur durchgängigen Digitalisierung personalwirtschaftlicher Prozesse innerhalb der bestehenden SAP-Systemlandschaft.
Kennung des Verfahrens: de7f88aa-6fc3-44d0-874b-8e51ea183bd6
Interne Kennung: 31 101: 418
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alber-Einstein-Allee
Stadt: Ulm
Postleitzahl: 89081
Land, Gliederung (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXR6YYBY4LQ#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierungskonzept
Beschreibung: Die Entscheidung beruht auf einer durchgeführten Markterkundung sowie einer fachlichen und technischen Bewertung geeigneter Anbieter. Im Rahmen des Digitalisierungsprojektes wurden verschiedene marktverfügbare Lösungen betrachtet. Dabei wurde festgestellt, dass lediglich die Lösung des Bieters sämtliche fachlichen, technischen und regulatorischen Anforderungen des Klinikums in einer vollständig SAP-integrierten Gesamtlösung erfüllt. Die Besonderheit der Leistung besteht darin, dass die zu beschaffende Lösung vollständig innerhalb der bestehenden SAP-HCM- und zukünftigen SAP-S/4HANA-Architektur betrieben werden muss. Die Softwareprodukte des Bieters basieren zu 100 % auf SAP-Technologien und erweitern die SAP-Standardfunktionen durch zertifizierte SAP-Add-ons, ohne dabei Systembrüche oder zusätzliche externe Plattformen zu erzeugen. Die Lösung integriert digitale Personalakte, Dokumentenmanagement, Workflowsteuerung, elektronische Signaturen, Zeugnismanagement sowie mögliche SAP SuccessFactors-Anbindungen in einer gemeinsamen Architektur und Datenbasis. Darüber hinaus verfügt der Bieter über ein Alleinstellungsmerkmal hinsichtlich der tiefgreifenden Integration in die SAP-Plattform. Nachweislich wurden zentrale SAP-Technologien wie SAP ArchiveLink und SAP Folders Management von den Unternehmensgründern mitentwickelt. Die eingesetzten Produkte werden regelmäßig durch SAP zertifiziert und sind auf die zukünftige SAP-S/4HANA-Zielarchitektur ausgerichtet. Die Lösung unterstützt darüber hinaus die vom Klinikum verfolgte Clean-Core-Strategie und gewährleistet die rechtssichere und revisionssichere Verwaltung personalrelevanter Dokumente. Eine Beschaffung alternativer Produkte würde erhebliche technische Inkompatibilitäten verursachen und die im Digitalisierungskonzept definierten Zielsetzungen nur teilweise erfüllen. Insbesondere würden zusätzliche Schnittstellen, Medienbrüche, redundante Datenhaltungen, erhöhte Betriebs- und Wartungskosten sowie erhebliche Integrationsaufwände entstehen. Dies stünde dem strategischen Ziel einer durchgängigen End-to-End-Digitalisierung der Personalverwaltung entgegen. Aus technischer Sicht besteht daher kein angemessener Wettbewerb im Sinne des § 17 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV. Die Leistung kann aufgrund der besonderen technischen Merkmale und der erforderlichen vollständigen SAP-Integration ausschließlich von dem Bieter erbracht werden. Vernünftige Alternativen oder Ersatzlösungen, die die Anforderungen des Universitätsklinikums Ulm gleichermaßen erfüllen könnten, sind nicht vorhanden. Die Einschränkung des Wettbewerbs beruht dabei nicht auf einer künstlichen Verengung der Auftragsparameter, sondern auf objektiven technischen und funktionalen Erfordernissen des Projektes. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt das Universitätsklinikum Ulm, den Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 Abs. 5 VgV an den Bieter zu vergeben und veröffentlicht vorsorglich eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung gemäß § 135 Abs. 3 GWB.
Interne Kennung: 31 101: 418
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Alber-Einstein-Allee
Stadt: Ulm
Postleitzahl: 89081
Land, Gliederung (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Innovative Beschaffung
Beschreibung: Die in Auftrag gegebenen Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen umfassen Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten
Innovationsfördernde Auftragsvergabe: Die in Auftrag gegebenen Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen umfassen Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Ulm
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Es bestehen Alleinstellungsmerkmale, wie sie bei der "Beschreibung der Beschaffung" umfassend dargestellt werden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: XFT GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 5567/2026 V3, 5568/2026 V2
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 31 101: 418
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Ulm
Registrierungsnummer: DE147040060
Postanschrift: Albert-Einstein-Allee 29
Stadt: Ulm
Postleitzahl: 89081
Land, Gliederung (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 731-500-66243
Fax: +49 731-500-66212
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Baden-Württemberg
Telefon: 0721 926-8730
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: XFT GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE813491712
Postanschrift: Altrottstr. 31
Stadt: Walldorf
Postleitzahl: 69190
Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Neckar-Kreis (DE128)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b1abfe08-b4bb-475a-8c0c-a91cdd936f01 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/11/2026 14:42:57 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 792620-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 221/2026
Datum der Veröffentlichung: 13/11/2026