1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Karlsruhe Hauptamt
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: BD26002 Verwaltungssoftware Feuerwehr
Beschreibung: Lieferung und Implementierung einer Software für die Feuerwehrverwaltung bei der Branddirektion und Freiwilligen Feuerwehr der Stadt Karlsruhe. Die Branddirektion der Stadt Karlsruhe arbeitet derzeit mit mehreren voneinander getrennten Systemen und Datenbanken. Diese Systeme sind historisch gewachsen und jeweils auf einzelne Aufgabenbereiche ausgerichtet. Eine zentrale Datenbasis besteht aktuell nicht. Die Nutzung der bestehenden Systeme erfolgt durch verschiedene Organisationseinheiten. Dazu gehören insbesondere die Berufsfeuerwehr, die Freiwillige Feuerwehr sowie die Jugend- und Kinderfeuerwehr. Die vorhandenen Strukturen sind nicht einheitlich, wodurch Abstimmungen zwischen den Bereichen erforderlich sind. Stand heute erfolgt die Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren teilweise manuell bzw. über unterschiedliche Systeme. Dies führt zu Medienbrüchen, Mehrfacherfassungen sowie einem erhöhten Abstimmungsaufwand. Ziel dieser Ausschreibung ist es, eine ganzheitliche webbasierte Standard-Softwarelösung (on premise gehostet) einzuführen, welche die Verwaltung der bestehenden Prozesse beinhaltet und die digitale, medienbruchfreie Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren gewährleistet. Das bestehende System soll damit abgelöst werden. Die Stadt Karlsruhe plant eine ganzheitliche Softwarelösung für die Feuerwehrverwaltung einzusetzen. Die neue Software ermöglicht es, das komplette Verfahren von der Datenerhebung über die Bearbeitung bis hin zur Dokumentation innerhalb eines Systems abzubilden. Alle für die Bearbeitung, die Überprüfung, die Verwaltung und die Auswertung benötigten Daten müssen in elektronischer Form aufgezeichnet und gespeichert werden. Die neue Software beinhaltet ferner einen eigenen Bereich für die Verwaltung. Die Verwaltungssoftware ermöglicht die Bearbeitung der Vorgänge sowie die Kommunikation zwischen den beteiligten Bereichen. In der Ausbaustufe sollen weitere Nutzergruppen an das System angeschlossen werden. Diese sollen einen eigenen Bereich erhalten und die für sie relevanten Informationen strukturiert dargestellt bekommen. Auch wird für Weiterentwicklungen des Systems ein jährliches Kontingent aufgenommen. Die zu liefernde Softwarelösung muss webbasiert sein, d.h. betriebssystem- und browserunabhängig betrieben werden können. Das gesamte Verwaltungsverfahren muss durch die Softwarelösung abgebildet werden können. Software und IT-System sind zu warten und regelmäßig auf geänderte Anforderungen sowie funktionelle Erweiterungen anzupassen. Schnittstellen zu vorhandenen Systemen der Stadt Karlsruhe müssen möglich sein. Ein Großteil der erforderlichen Softwaremodule soll bereits als Standardsoftware verfügbar sein. Vor der Implementierung werden die Anforderungen aus dem Kriterienkatalog und dieser Leistungsbeschreibung im Rahmen einer Feinkonzeptionsphase mit dem Auftragnehmer konkretisiert, geplant und in einem Fachkonzept dokumentiert. Dieses Fachkonzept dient als Grundlage für die Implementierung und das Customizing der Lösung. Neben der Implementierung müssen Wartung, Betrieb, Pflege, Schulung, Beratungsdienstleistung sowie Weiterentwicklung (Releasewechsel, Updates etc., die im Vertragszeitraum implementiert werden) angeboten werden. Alle weiteren Informationen und Anforderungen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
Kennung des Verfahrens: bbd72ac2-a661-4afb-8512-18b4eadf8631
Interne Kennung: BD26002
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Alle Fragen von Bietern sind bis spätestens 30. November 2026 über subreport/ELViS an die ausschreibende Stelle zu richten. Spätere Fragen sind nicht ausgeschlossen, Bieter haben keinen Anspruch darauf, dass solche Fragen noch vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus § 123 und 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) (siehe auch Eigenerklärung)
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: BD26002 Lieferung und Implementierung einer Software für die Feuerwehrverwaltung bei der Branddirektion und Freiwilligen Feuerwehr der Stadt Karlsruhe inklusive Pflegevertrag
Beschreibung: Lieferung und Implementierung einer Software für die Feuerwehrverwaltung bei der Branddirektion und Freiwilligen Feuerwehr der Stadt Karlsruhe. Die Branddirektion der Stadt Karlsruhe arbeitet derzeit mit mehreren voneinander getrennten Systemen und Datenbanken. Diese Systeme sind historisch gewachsen und jeweils auf einzelne Aufgabenbereiche ausgerichtet. Eine zentrale Datenbasis besteht aktuell nicht. Die Nutzung der bestehenden Systeme erfolgt durch verschiedene Organisationseinheiten. Dazu gehören insbesondere die Berufsfeuerwehr, die Freiwillige Feuerwehr sowie die Jugend- und Kinderfeuerwehr. Die vorhandenen Strukturen sind nicht einheitlich, wodurch Abstimmungen zwischen den Bereichen erforderlich sind. Stand heute erfolgt die Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren teilweise manuell bzw. über unterschiedliche Systeme. Dies führt zu Medienbrüchen, Mehrfacherfassungen sowie einem erhöhten Abstimmungsaufwand. Ziel dieser Ausschreibung ist es, eine ganzheitliche webbasierte Standard-Softwarelösung (on premise gehostet) einzuführen, welche die Verwaltung der bestehenden Prozesse beinhaltet und die digitale, medienbruchfreie Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren gewährleistet. Das bestehende System soll damit abgelöst werden. Die Stadt Karlsruhe plant eine ganzheitliche Softwarelösung für die Feuerwehrverwaltung einzusetzen. Die neue Software ermöglicht es, das komplette Verfahren von der Datenerhebung über die Bearbeitung bis hin zur Dokumentation innerhalb eines Systems abzubilden. Alle für die Bearbeitung, die Überprüfung, die Verwaltung und die Auswertung benötigten Daten müssen in elektronischer Form aufgezeichnet und gespeichert werden. Die neue Software beinhaltet ferner einen eigenen Bereich für die Verwaltung. Die Verwaltungssoftware ermöglicht die Bearbeitung der Vorgänge sowie die Kommunikation zwischen den beteiligten Bereichen. In der Ausbaustufe sollen weitere Nutzergruppen an das System angeschlossen werden. Diese sollen einen eigenen Bereich erhalten und die für sie relevanten Informationen strukturiert dargestellt bekommen. Auch wird für Weiterentwicklungen des Systems ein jährliches Kontingent aufgenommen. Die zu liefernde Softwarelösung muss webbasiert sein, d.h. betriebssystem- und browserunabhängig betrieben werden können. Das gesamte Verwaltungsverfahren muss durch die Softwarelösung abgebildet werden können. Software und IT-System sind zu warten und regelmäßig auf geänderte Anforderungen sowie funktionelle Erweiterungen anzupassen. Schnittstellen zu vorhandenen Systemen der Stadt Karlsruhe müssen möglich sein. Ein Großteil der erforderlichen Softwaremodule soll bereits als Standardsoftware verfügbar sein. Vor der Implementierung werden die Anforderungen aus dem Kriterienkatalog und dieser Leistungsbeschreibung im Rahmen einer Feinkonzeptionsphase mit dem Auftragnehmer konkretisiert, geplant und in einem Fachkonzept dokumentiert. Dieses Fachkonzept dient als Grundlage für die Implementierung und das Customizing der Lösung. Neben der Implementierung müssen Wartung, Betrieb, Pflege, Schulung, Beratungsdienstleistung sowie Weiterentwicklung (Releasewechsel, Updates etc., die im Vertragszeitraum implementiert werden) angeboten werden. Alle weiteren Informationen und Anforderungen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
Interne Kennung: LOT-0001 BD26002
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoption um weitere 12 Monate, soweit nicht sechs Monate vor Vertragsende gekündigt wird.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass, - nachweislich keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen, d.h. keine Person, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat (auch Überwachung der Geschäftsführung oder sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung) aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig verurteilt wurde und gegen das Unternehmen auch keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig festgesetzt wurde, - der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt, - nachweislich keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen. - eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit hierzu eine Eintragungspflicht besteht) vorliegt, - der Bieter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet ist; Begründung soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht - der Bieter nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen gehört, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen - der Bieter im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung abgegeben hat. 2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass, - eine Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen gemäß Nr. 9.2.1 EVB-IT-Überlassung Typ- AGB vorliegt. Soweit keine Versicherung mit den Deckungssummen vorliegt ist eine Erklärung, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen wird, abzugeben. Dem Angebot ist eine Bestätigung eines Versicherers beizufügen, dass im Auftragsfall das Risiko abgesichert wird. 3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Die Eignung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft insgesamt schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), über - Referenzprojekte (Mindestanzahl zwei): Erklärung, dass innerhalb der letzten fünf Geschäftsjahre mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Projekte ausgeführt wurden. Unter Nennung der Art der ausgeführten Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, Email-Adresse) und Angaben zur Vergleichbarkeit. Mindestens eines der anzugebenden Referenzprojekte ist mit einer Feuerwehr mit mindestens 500 Softwarenutzenden in Baden-Württemberg umgesetzt worden, bei dem die geforderten Workflows, Integrationen und Schnittstellen, hier im speziellen zu SAP bei der komm.one (SAP System -ERP ECC 6.0, in der Ausprägung Kommunalmaster Doppik bei Komm.ONE) und der Einsatzdatenübernahme aus dem Einsatzleitsystem implementiert wurden. Hinweis: Sollte kein entsprechendes Referenzprojekt aus Baden-Württemberg nachgewiesen werden können, weisen Sie geeignet nach, dass ihre Anwendung die vorhandenen Schnittstellen und Integrationen zu den Systemen bei der Komm.one ohne notwendige Anpassungen unterstützt bzw. sie diese bis zum Zeitpunkt der Bereitstellung der Standardinstallation (4 Monate nach Auftragserteilung) bereitstellen können. Die Referenz muss einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit für den ausgeschriebenen Auftrag zulassen. - ggfls. Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (Formular 235)
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Gesamtpreis brutto
Beschreibung: Gesamtpreis brutto
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kriterienkatalog
Beschreibung: Kriterienkatalog
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation
Beschreibung: Präsentation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Schutz besonders sensibler Informationen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 14/12/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 107 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: gemäß 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 14/12/2026 11:01:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: ja
Zusätzliche Angaben zur Geheimhaltungsvereinbarung: Hinweis zur Anforderung von Anlagen zum Kriterienkatalog „Schnittstellen 1.4.1“ und „Bestellschein 2.11.22“: Bei der „Anlage Datensatzbeschreibung_IDAT_Schnittstelle - FVS" und „Anlage Datensatzbeschreibung_MDAT_Schnittstelle-FVS" und „Anlage Bestellschein Muster“ handelt es sich um Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten und der Geheimhaltung unterliegen. Die genannten Anlagen können mit Einreichung der unterschriebenen Erklärung zur Geheimhaltung der Unterlagen (Teil C_2.1 Erklärung zur Geheimhaltung) über die Bieterkommunikation der Vergabeplattform subreport/ ELViS angefordert werden.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit, 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt (§ 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB), 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 2 GWB), 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 3 GWB), mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Absatz 3 Nummer 4 GWB).
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Karlsruhe Hauptamt
Registrierungsnummer: Leitweg-ID DE143589000
Postanschrift: Karl-Friedrich-Str. 14-18
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49721133-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: bf4bf488-4f41-48b8-a12d-35f7252acd2f - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/11/2026 15:02:12 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 792629-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 221/2026
Datum der Veröffentlichung: 13/11/2026