1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Studierendenwerk Münster AÖR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
2.1.
Verfahren
Titel: Beratung Digitalisierung - Los 1 - ERP
Beschreibung: Die Studierendenwerke betreiben derzeit eine Vielzahl unterschiedlicher, historisch gewachsener ERP-Module mit einem hohen Anteil an Individualsoftware. Dies führt zu kostenintensiven Supportstrukturen, Mehrfachaufwand durch Entwicklungs- und Upgrade-Projekte sowie einem ressourcenintensiven Betrieb. Ihr Ziel ist die Ablösung dieser heterogenen Landschaft durch eine einheitliche, zukunftsfähige ERP-Plattform auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur. Gegenstand dieses Auftrags ist die Beratungsleistung zur Marktbewertung und Handlungsempfehlung für die Ablösung der ERP-Systemarchitektur auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur der 12 in der Arbeitsgemeinschaft Studierendenwerke NRW zusammengeschlossenen Studierendenwerke. Der Auftrag ist Teil einer Beschaffung von Beratungsleistungen zur (weiteren) Digitalisierung der Studierendenwerke NRW. Er beinhaltet das erste Los des Gesamtvorhabens. Die weiteren Lose werden in einem oder mehreren gesonderten Vergabeverfahren vergeben.
Kennung des Verfahrens: c4711169-cb7c-4349-b8ce-709d5785febf
Interne Kennung: 1/2026
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72222000 Strategische Prüfung und Planung im Bereich Informationssysteme oder -technologie
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Bismarckallee 5
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48151
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 648 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YVLM1W4#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beratung Digitalisierung - Los 1 - ERP
Beschreibung: Beschafft werden Leistungen aus dem Bereich der IT-Beratung zum Thema ERP. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen und hier insbesondere aus der Anlage "Leistungsbeschreibung". Die Leistungen müssen grundsätzlich innerhalb von 9 Monaten nach Vertragsschluss erbracht werden. Ausgenommen hiervon sind Teilleistungen, welche die Erstellung einer Leistungsbeschreibung für ein ERP-System betreffen.
Interne Kennung: 1/2026
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79400000 Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72222000 Strategische Prüfung und Planung im Bereich Informationssysteme oder -technologie
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Bismarckallee 5
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48151
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Die obigen Angaben zur Gewichtung sind nicht mathematisch exakt und dem vorgegebenen Bekanntmachungsformular geschuldet. Der Auftraggeber geht nach der erweiterten Richtwertmethode vor, welche ein grundsätzliches Gleichgewicht zwischen Preis und Qualität vorsieht. Einzelheiten siehe Anlage "Wirtschaftlichkeitswertung".
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag zwei Referenzaufträge nachzuweisen. An jeden einzelnen Referenzauftrag bestehen die folgenden Mindestanforderungen: - Der Auftrag muss Leistungen der IT-Unternehmensberatung betreffen; und - Der Auftrag muss die Beratung bei der Anforderungsermittlung und der Marktanalyse tauglicher ERP-Systeme beinhalten; und - Die Beratungsleistung muss vollständig erbracht worden sein in dem Sinne, dass das Ergebnis der Beratung dem Auftraggeber mitgeteilt wurde; und - Der Zeitpunkt der Beendigung der Leistungserbringung darf bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge nicht länger als drei Jahre zurückliegen. Sollten bis zu vier wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als vier wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber vier Teilnahmeanträge aus. Bewertungsgrundlage für die Auswahlentscheidung sind die Angaben in der Anlage "Referenzen". Aus diesen Referenzen wählt der Auftraggeber den Referenzauftrag aus, der die höchste Auftragsnähe aufweist. Nur dieser Referenzauftrag wird bewertet. Das Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe. Die Bewertung der Auftragsnähe erfolgt anhand einer umfassenden Gesamtwürdigung der prägenden Eigenschaften des gemäß der obenstehenden Regelung ausgewählten Referenzauftrags. Diese prägenden Eigenschaften werden mit den prägenden Eigenschaften des vorliegend zu vergebenden Auftrags verglichen. Prägende Eigenschaften des zu vergebenden Auftrags sind insbesondere: - Die Beratungsleistung wird für eine Mehrzahl von Studierendenwerken benötigt, die jeweils ein eigenes ERP-System betreiben. - Die in den auftragsgegenständlichen ERP-Systemen abgebildeten Geschäftsprozesse sind für jedes Studierendenwerk unterschiedlich ("heterogen") ausgestaltet - über sämtliche Bereiche - Gegenstand ist eine Beratungsleistung zur Marktbewertung und eine Handlungsempfehlung für die Ablösung der ERP-Systemarchitektur auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur. Die derzeitige ERP-Systemarchitektur ist eine Multi-Mandanten-Struktur bei 12 eigenständigen Einrichtungen. - Gegenstand ist darüber hinaus die Erarbeitung eines Vorschlags für den Betrieb des oder der zukünftigen ERP-System(e) - Es ist ein ROI-/Business-Plan für IT-Investitionen zu erstellen, und dies für Auftraggeber, die dem öffentlichen Sektor angehören - Der Auftrag beinhaltet Beratung zu KPI-Frameworks für Mehrbetriebs-/Mehrstandort-Organisationen - Die Datenmigration ist zu berücksichtigen - Der Auftrag betrifft auch Beratung zu Datendrehscheiben-/Integrationsplattform-Architekturen (z. B. ESB, API-Gateways) Vorsorglich: Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Im Rahmen der Gesamtwürdigung kann eine besonders hohe Vergleichbarkeit in einem Aspekt eine weniger ausgeprägte Vergleichbarkeit in anderen Aspekten kompensieren. Präzisierung zur obenstehenden Angabe zur Reduktion des Bieterkreises, die durch das Bekanntmachungsmustervorgegeben ist: Es findet lediglich im Teilnahmewettbewerb eine Auswahl der Bewerber statt. In der Angebotsphase wird die Zahl der Bieter NICHT reduziert.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (dezimal, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 0,5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Erfahrung des eingesetzten Personals
Beschreibung: Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium sind die Angaben, die der Bieter in der Anlage "Personalprofile" gemacht hat. In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber die Erfahrung des vom Bieter angebotenen Personals im Hinblick auf die hier auszuführenden Tätigkeiten. Je ähnlicher die Beispielsprojekte dem vorliegenden Projekt sind und je intensiver die Tätigkeit hier war, desto höher fällt die Wertung aus. Positiv wirken sich vor allem Erfahrungen in Beratungsaufträgen aus, welche die folgenden Merkmale aufweisen: - Die Beratungsleistung wird für eine Mehrzahl von Studierendenwerken benötigt, die jeweils ein eigenes ERP-System betreiben. - Die in den auftragsgegenständlichen ERP-Systemen abgebildeten Geschäftsprozesse sind für jedes Studierendenwerk heterogen ausgestaltet - über sämtliche Bereiche - Gegenstand ist eine Beratungsleistung zur Marktbewertung und eine Handlungsempfehlung für die Ablösung der ERP-Systemarchitektur auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur. Die derzeitige ERP-Systemarchitektur ist eine Multi-Mandanten-Struktur bei 12 eigenständigen Einrichtungen - Gegenstand ist darüber hinaus die Erarbeitung eines Vorschlags für den Betrieb des oder der zukünftigen ERP-System(e) - Es ist ein ROI-/Business-Plan für IT-Investitionen zu erstellen, und dies für Auftraggeber, die dem öffentlichen Sektor angehören - Der Auftrag beinhaltet Beratung zu KPI-Frameworks für Mehrbetriebs-/Mehrstandort-Organisationen - Die Datenmigration ist zu berücksichtigen - Der Auftrag betrifft auch Beratung zu Datendrehscheiben-/Integrationsplattform-Architekturen (z. B. ESB, API-Gateways) Die hier genannten Aspekte sind nicht abschließend. Besonders tiefgreifende Erfahrungen in einem Aspekt können Defizite in einem anderen Aspekt ausgleichen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (dezimal, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 0,2
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Methodische und sonstige Maßnahmen zur Zielerreichung
Beschreibung: Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium sind die Angaben, die der Bieter im Bieterkonzept "Durchführung der Beratung" zu den Themen macht, die in der Anlage "Bieterkonzept" gefordert sind. Zur Vermeidung von Zweifeln: Es werden nur die Angaben zu den geforderten Themen bewertet. Falls der Bieter darüber hinaus weitere, nicht geforderte Angaben gemacht hat, werden diese für die Bewertung nicht berücksichtigt. In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber, in welchem Umfang und mit welchem Grad an Sicherheit die Umsetzung der Maßnahmen aus dem Bieterkonzept erwarten lässt, dass die vertraglichen Ziele für die Beratungsleistung aus der Anlage "Leistungsbeschreibung" erreicht werden. Dazu gehört neben den inhaltlichen Zielen insbesondere auch die Einhaltung des Fertigstellungszeitpunktes. Der Auftraggeber stellt hierzu eine Prognose an. In die Prognose gehen umfassend die dargestellten Maßnahmen einschließlich möglicher Gegenmaßnahmen bei drohendem Eintritt von Projektrisiken ein.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (dezimal, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 0,2
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Nachvollziehbarkeit der mündlichen Darstellung
Beschreibung: Bewertungsgrundlage für dieses Kriterium ist die mündliche Bieterpräsentation einschließlich möglicher Rückfragen. In diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber, ob und inwieweit die mündlich dargestellten Inhalte nachvollziehbar sind. Negativ wirken sich z.B. Ausführungen aus, die nicht aus sich selbst heraus verständlich sind oder die inhaltlich lückenhaft oder so vage sind, dass Fragen offenbleiben. Für die Nachvollziehbarkeit wird die Perspektive einer Person auf Leitungsebene angelegt, die sich mit grundlegenden ERP-Themen auskennt, aber nicht über technische Expertise in diesem Bereich verfügt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (dezimal, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 0,1
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 30/10/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 11/12/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 01/12/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nach den gesetzlichen Vorschriften des § 56 VgV nachzufordern.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 Abs. 3 GWB lautet: Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Studierendenwerk Münster AÖR
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Studierendenwerk Münster AÖR
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Studierendenwerk Münster AÖR
Registrierungsnummer: DE 126 116 669
Postanschrift: Postfach 76 29
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48041
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Dr. Christoph Holtwisch
Telefon: +49 251 8379 511
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle
Telefon: 0251 411-3698
Fax: 0251 411-2165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: dcfe1a28-be76-4b8e-b3ec-c916d6966d59 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 30/10/2026 15:41:01 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 762162-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 213/2026
Datum der Veröffentlichung: 03/11/2026