1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK)
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)
Beschreibung: Das Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK), möchte ein elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem (nachfolgend: E-Akte) für die Bearbeitung von Förderverfahren nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) im Fachverfahren Bafög21 beschaffen und einführen. Zu diesem Zweck schreibt der Auftraggeber eine Rahmenvereinbarung aus, auf deren Grundlage die abrufberechtigten Parteien des Bafög21-Verbunds - das Land Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern - den Auftragnehmer mit der Anbindung und dem Betrieb der E-Akte an das Fachverfahren Bafög21 in den BAföG-Ämtern bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen beauftragen können. Hierdurch können die abrufberechtigten Parteien die Dienstleistung ohne zusätzliches förmliches Vergabeverfahren abrufen. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Freistaat Sachsen Mitglied des Bafög21-Verbunds ist, aber keine abrufberechtigte Partei der Ausschreibung. Bafög21 bleibt auch nach Anbindung der E-Akte das führende Fachverfahren für die BAföG-Sachbearbeitung. Die E-Akte ergänzt die fachliche Bearbeitung im Fachverfahren Bafög21 durch eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare Aktenführung. Die beteiligten Länder tragen die Kosten der jeweils von ihnen abgerufenen Leistungen des Auftragnehmers selbst. Die beteiligten Länder verfügen über folgende Anzahl an BAföG-Ämtern bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen: - Baden-Württemberg: 8 Studierendenwerke; - Rheinland-Pfalz: 11 Hochschulen; - Mecklenburg-Vorpommern: 2 Studierendenwerke. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Finanzierung der Anbindung der BAföG-Ämter bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen in Mecklenburg-Vorpommern nicht gesichert ist. Die Rahmenvereinbarung sieht keine Mindestabnahmemenge vor. Der Auftraggeber schätzt die Menge der anzubindenden BAföG-Ämter auf 21. Die Höchstmenge der anzubindenden BAföG-Ämter beträgt 21. Mit Erreichen der Höchstmenge verliert die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung.
Kennung des Verfahrens: 0cb87117-5b12-4208-a8ca-62e70ef3fdd1
Interne Kennung: Wissenschaftsministerium Baden-Württemberg
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Das MWK vergibt den Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert das MWK interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Auf Grundlage des eingereichten Teilnahmeantrags prüft das MWK die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert das MWK die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber auf, ein verbindliches Erstangebot einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird das MWK auch Optimierungsvorschläge zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag zulassen. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt das MWK mit den Bietern unter anderem über die eingereichten Vorschläge. Das MWK behält sich ausdrücklich vor, nicht in Verhandlungen einzutreten und gemäß § 17 Abs. 11 VgV auf die Erstangebote zuzuschlagen. Das MWK behält sich außerdem vor, die Angaben der Bieter mittels einer Teststellung zu überprüfen.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, Mecklenburg-Vorpommern. Technische Betriebs- und Hostingstandorte dürfen nach Maßgabe der Vergabeunterlagen hiervon abweichen.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YVCM2KJ# Das MWK wird mindestens 3 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Das MWK wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen: 1. Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. 2. Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. 3. Schließlich, für den Fall, dass sich mehr als 3 geeignete Unternehmen beworben haben, wird beurteilt, wer unter den geeigneten Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt wird. Das MWK wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Das MWK behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei der Ermittlung des Rankings wird das MWK insbesondere die Referenzen des Bewerbers und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben bewerten. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Die Vergleichbarkeit richtet sich nach den in Ziffer 5.1.9 genannten Merkmalen/Besonderheiten. Hierbei handelt es sich um Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb, nicht um Zuschlagskriterien.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Einführung, Integration und der Betrieb eines produktiv einsetzbaren, marktverfügbaren elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems (kurz "E-Akte") für BAföG-Ämter bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS). Eine vollständige Neuentwicklung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Die E-Akte muss eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare elektronische Aktenführung für die Bearbeitung von Förderverfahren nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) ermöglichen. Führendes Fachverfahren für die BAföG-Sachbearbeitung bleibt Bafög21. Die E-Akte ergänzt dieses um die elektronische Akten- und Dokumentenführung. Eine funktionale Nachbildung der fachlichen BAföG-Bearbeitung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Für die Übernahme der Dokumente und der darin hinterlegten XML-Daten aus Bafög21 ist die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle zu nutzen. 1. Leistungen Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere: - Bereitstellung der E-Akte als SaaS-Lösung einschließlich der hierfür erforderlichen technischen Infrastruktur - Anbindung des Fachverfahrens Bafög21 über die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle - Benötigte Konzeptionsarbeiten, z.B. für Aktenbezeichnung und -struktur - Einrichtung der Rollen- und Berechtigungsstruktur - Einführungsleistungen einschließlich Pilotierung, Schulung, Rolloutunterstützung sowie Test - Voraussichtlich Migration von bereits in digitaler Form vorliegenden Datenbeständen einzelner Studierendenwerke, die bereits ein eAkte-System nutzen - Umsetzung der erforderlichen Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich Sozialdaten - Betrieb, Wartung und Pflege, Updates, Releases und Sicherheitsupdates, Datensicherung und Wiederherstellung, Monitoring sowie Support- und Serviceleistungen im Rahmen des SaaS-Betriebs - Exit-Unterstützung bei Beendigung der Leistung 2. Funktionsanforderungen Die E-Akte muss voraussichtlich insbesondere folgende Funktionen unterstützen: Elektronische Aktenführung: strukturierte elektronische Akten entsprechend der Struktur Akte - Vorgang - Dokument, mit der Möglichkeit der Erstellung weiterer Zwischen- und Unterebenen; konfigurierbare Aktenzeichen- und Ordnungsstruktur; Dokumentenverwaltung mit integriertem Viewer, Versionierung sowie Schutz abgeschlossener Dokumente gegen unberechtigte Änderung oder Löschung. Dokumenteneingang: automatisierte Übernahme und Zuordnung der aus Bafög21 bereitgestellten Dokumente und Metadaten sowie die Möglichkeit für kontrollierte manuelle Nachbearbeitung und Zuordnung für nicht zuordbare Dokumente; Erzeugung bzw. Übernahme von PDF und PDF/A; revisionssichere Übernahme von E-Mails und deren Dateianlagen. Dokumentenausgang: nachvollziehbare Dokumentation des E-Mail-Versands mit Zuordnung zum jeweiligen Vorgang bzw. zur Akte, soweit der Versand unmittelbar aus dem Dokument heraus erfolgt und die versendete E-Mail automatisch abgelegt wird; kontrollierter Export einzelner Dokumente, Vorgänge oder Teilakten, insbesondere für Zwecke der Akteneinsicht. Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen: Zuordnung von Aufgaben zu Benutzern oder Organisationseinheiten mit verbindlichen Fälligkeits- und Wiedervorlageterminen sowie Fristenüberwachung. Elektronische Vorgangsbearbeitung: Weiterleitung von Vorgängen und Dokumenten zwischen berechtigten Beschäftigten sowie standardisierte Freigabeprozesse und Beteiligungen auf Basis konfigurierbarer Standardfunktionalitäten des angebotenen Systems. Die fachliche BAföG-Bearbeitung verbleibt im führenden Fachverfahren Bafög21. Recherche: performante Recherche über einzelne und kombinierte Metadaten, im Dokumenteninhalt (Volltextsuche) sowie kombiniert über Metadaten und Volltext, beschränkt auf Objekte innerhalb des jeweiligen Berechtigungsumfangs. Rollen, Berechtigungen und Datentrennung: differenziertes, rollenbasiertes Berechtigungssystem; strikte logische Trennung der Daten der abrufenden Parteien sowie der beteiligten Studierendenwerke bzw. Hochschulen; die E-Akte muss zugleich die Möglichkeit bieten, dass länderunabhängig alle Organisationseinheiten, die den Beschaffungsgegenstand nutzen, über einzeln vergebene Berechtigungen auf Fälle anderer Organisationseinheiten zugreifen können; zentrale Administration der Zugriffsrechte mit der Möglichkeit, administrative Teilaufgaben an dezentrale Fachadministratoren zu delegieren. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: revisionssichere und datenschutzkonforme Protokollierung relevanter Benutzer- und Systemaktionen, beschränkt auf den für Nachweis-, Sicherheits- und Betriebszwecke erforderlichen Umfang. Aufbewahrung, Löschung und Aussonderung: regelbasierte Aufbewahrungsfristen sowie kontrollierter, mehrstufiger Lösch- bzw. Aussonderungsprozess; Bereitstellung der Dokumente und Metadaten in plattformunabhängigen Standardformaten über eine flexible, exportfähige Schnittstellenarchitektur. Nutzerfreundlichkeit: Die Anwendung muss vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung stehen, vollständig browserbasiert ausgeführt sein und eine intuitive, ergonomische sowie barrierefreie Bedienung gemäß den gesetzlichen Vorgaben (insbesondere BITV 2.0 / EN 301 549) ermöglichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Anforderungen im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.
Interne Kennung: Wissenschaftsministerium Baden-Württemberg
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, Mecklenburg-Vorpommern. Technische Betriebs- und Hostingstandorte dürfen nach Maßgabe der Vergabeunterlagen hiervon abweichen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: 1. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11 genannte Website einzureichen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden. 2. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11 genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail und Telefonnummer zu benennen. 3. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) sind unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben. 4. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt. 5. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden. 6. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Soweit sich der Bewerber auf die Eignung des Nachunternehmers beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass dieser seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt. 7. Bewerber sollten die auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch. 8. Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf der unter Ziffer 5.1.11 genannten Website den derzeit vorhandenen Teil der Vergabeunterlagen zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist es, die Anforderungen an die Leistung und den Vertrag mit den Bietern gemeinsam zu konkretisieren. Zum jetzigen Zeitpunkt stehen deshalb noch nicht alle Unterlagen fest. 9. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied): a) Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufsregister (Handelsregister oder Handwerksrolle oder ein vergleichbares Register des Herkunftslandes); b) Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB durchgeführt worden sind; c) Eigenerklärung, in welcher der Bewerber bestätigt, nicht zu den in Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, zu gehören; d) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen das Kartellrecht vorliegt, und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied) möglichst eine Eigenerklärung vorlegen, aus der hervorgeht, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung vor Leistungsbeginn abschließen wird.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied) möglichst eine Eigenerklärung über die Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre sowie über die in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erwirtschafteten Umsätze mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbar (E-Akte für die öffentliche Verwaltung) sind, vorlegen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied) möglichst Referenzprojekte einreichen, die in den letzten 3 Jahren erfolgreich abgeschlossen wurden oder bei denen das Auftragsverhältnis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung seit mehr als einem Jahr besteht und die Umsetzung noch andauert. Maßgeblich ist das Datum der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Die genannten Referenzen sollen in Art und Umfang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen (E-Akte für die öffentliche Verwaltung) vergleichbar sein. Die Referenzen sollen möglichst folgende Angaben enthalten: Angaben zum Referenzgeber (Bewerber, Mitglied der Bewerbergemeinschaft, eignungsverleihendes Unternehmen), Auftraggeber (inkl. Kontaktdaten eines Ansprechpartners), Leistungszeitraum, Leistungsumfang, Auftragssumme, eingesetzte Technologien und zugrundeliegende Software sowie Umfang der betreuten Organisationseinheiten und Nutzer. Mit den Referenzen sollen die Bewerber insbesondere in den folgenden Bereichen Erfahrung nachweisen: - Einführung eines zentralen elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems, - SaaS-Betrieb und Support einer E-Akte, - Verarbeitung besonders schutzbedürftiger personenbezogener Daten und Sozialdaten, - Anbindung eines Fachverfahrens an die E-Akte, - Anbindung einer Software an die E-Akte über eine CMIS-Schnittstelle, - Zentrale Bereitstellung einer E-Akte für mehrere Organisationseinheiten. Das MWK wird die Referenzen gemäß Ziffer 2.1.4 im Rahmen des Rankings berücksichtigen. Sofern erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird das MWK auch einschlägige Referenzen berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen.
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied) möglichst eine Eigenerklärung vorlegen, aus der hervorgeht, welche Teile des Auftrags der Bewerber unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das MWK behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Angebote sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über die Vergabeplattform einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von dem Auftraggeber müssen die Bieter den Bieterbereich der Vergabeplattform nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bietern findet ausschließlich über die Vergabeplattform statt.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 30/11/2026 13:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK)
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK)
Registrierungsnummer: 08-A6870-07
Postanschrift: Königstraße 46
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70173
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Referat 24 des Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
Telefon: 07112793273
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: 07219268730
Fax: 07219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6c2be90e-0984-4844-9ba0-a4c38254fb93 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/10/2026 14:27:19 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 747322-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 209/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/10/2026