Öffentliche Ausschreibung 2026 Deutschland – Organisation von Kulturveranstaltungen – Dortmunder Museumsnacht 2027 bis 2029 2026-10-27

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund

E-Mail: fschild@stadtdo.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Dortmunder Museumsnacht 2027 bis 2029

Beschreibung: Die Dortmunder DEW21-Museumsnacht ist eine Marketingveranstaltung des Geschäftsbereiches Museen der Kulturbetriebe der Stadt Dortmund. Die Veranstaltung findet regelmäßig, einmal jährlich, am vorletzten Samstag im September statt. Die DEW21 Museumsnacht gehört zu den größten Kulturveranstaltungen Dortmunds und der Region. Sie findet seit 2001 und somit 2026 bereits zum 26. Mal statt. Veranstalter der DEW21-Museumsnacht ist der Geschäftsbereich Museen. Der Geschäftsbereich Museen gehört zu den Kulturbetrieben der Stadt Dortmund. Das Unternehmen DEW21 fungiert als namensgebender Hauptsponsor der Veranstaltung. Alle teilnehmenden Spielstätten führen ihr Programm im Rahmen der Veranstaltung eigenverantwortlich und auf eigene Kosten durch. Der Geschäftsbereich Museen finanziert alle zentralen organisatorischen Kosten (bspw. Ticketing), das Veranstaltungsmarketing und ggf. im Rahmen der Veranstaltung außerhalb der Spielstätten stattfindendes und von diesen nicht finanziertes Programm. Der Geschäftsbereich Museen tritt hierbei entsprechend bei allen für die Veranstaltung finanzierten Leistungen als Auftraggeber auf. Wir suchen eine Full-Service-Agentur, die federführend die Konzeption, zentrale Organisation, Planung und Durchführung der Veranstaltung für die Veranstaltungstermine in den Jahren 2027-2029 übernimmt. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Kennung des Verfahrens: 060dcb30-0e89-49e7-ab75-23b23b9a0ef5

Interne Kennung: F001/26

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Es handelt sich um ein zweistufiges Vergabeverfahren, bestehend aus Teilnahme- und Angebotsphase (Verhandlungsverfahren). Im Rahmen der Teilnahmephase werden Mindestkriterien abgefragt. Von den Bewerber*innen, die die gestellten Mindestkriterien erfüllen, werden maximal 5 zum Verhandlungsverfahren eingeladen. Hierzu wird auf Grundlage der erreichten Punkte aus den zusätzlichen Bewertungskriterien eine Rangfolge erstellt. Bei Punktegleichheit entscheidet das Losverfahren.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Dortmund

Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFD709# Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen "Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung (Anti-Korruptionserlass)" in der jeweils geltenden Fassung (aktuell vom 09.12.2022) gebunden. Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB abzugeben. Der Auftraggeber wird ab einer Auftragssumme von 30.000 EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt anfordern. Subunternehmer: Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen. Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Subunternehmer ist eine Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an Subunternehmen zu vergeben. (s. Teilnahmeantrag) Bietergemeinschaften: Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Für die Auftragsvergabe gelten die Bedingungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW). Bereitstellung der Unterlagen: Es erfolgt eine elektronische Bereitstellung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (zu den unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen kostenlos angefordert und heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden.)

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Dortmunder Museumsnacht 2027 bis 2029

Beschreibung: Auftragsgegenstand ist die die Konzeption, zentrale Organisation, Planung und Durchführung der Veranstaltung für die Veranstaltungstermine der Dortmunder Museumsnacht in den Jahren 2027-2029 übernimmt.

Interne Kennung: F001/26

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Dortmund

Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 36 Monate

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Zusätzliche Informationen: Die Kommunikation im Verfahren,d.h. die Beantwortung von Bieterfragen, Nachsendung von Unterlagen, Änderungen, Fristverlängerungen und weiteren Informationen erfolgt über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Zur Teilnahme am Verfahren ist es zwingend erforderlich, dass Einsicht in die dortigen Unterlagen genommen wird. Im Vergabemarktplatz wird die Möglichkeit angeboten, am Verfahren teilzunehmen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Angebotspreis

Beschreibung: Angebotspreis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Konzept der Veranstaltung

Beschreibung: Konzept der Veranstaltung

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals

Beschreibung: Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer der Bezirksregierung

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsverfahren ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang einer Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung auf elektronischem Weg oder per Fax und 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass erkannte Vergabeverstöße innerhalb der in § 134 GWB genannten Frist gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter und Bewerber sowie auf die Präklusionsregelungen gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB lautet: "Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer bei der Bezirksregierung

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.

Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Entscheidung des Beschaffers aufgrund unzureichender Mittel

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers