1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Karlsruhe Hauptamt
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: BD26006 Dienstplanungssoftware für die Feuerwehr Karlsruhe
Beschreibung: Die Branddirektion Karlsruhe beschäftigt ca. 350 Mitarbeitende, die in mindestens zehn unterschiedlichen Dienstplanungs- und Arbeitszeitmodellen beschäftigt werden. Die aktuelle Dienstplanung für die Beamten des Einsatzdienstes auf den Feuerwachen und der Integrierten Leitstelle erfolgt in selbst entwickelten Access-Datenbanken, die in der Branddirektion Karlsruhe programmiert und gewartet werden. Für den Bereich der Dienstplanung der Führungsdienste existiert aktuell keine Softwarelösung. Sie wird händisch geführt, was einen erheblichen Zusatzaufwand verursacht. Die Mitarbeitenden im reinen Tagdienst erfassen ihre Stunden ebenfalls über eine Excel-Lösung. Eine Prozessunterstützung ist nicht gegeben. Die bisherigen Datenbanken sind nicht rechtssicher. Die Grundsätze des Datenschutzes und der Datensicherheit können nicht eingehalten werden. Mit der Beschaffung und dem Einsatz einer Dienstplanungssoftware für die Branddirektion soll die Ablösung der bisherigen Access-Dienstplansoftware sowie der Access-Lösung zur Ermittlung des Entgelts für den Dienst zu ungünstigen Zeiten erfolgen. Die Erfassung aller Dienstzeiten der Mitarbeitenden der Branddirektion sollen über eine Software erfolgen. Die mehrmals täglich wechselnde Funktionseinteilung des Einsatzdienstes soll über die Software in Echtzeit abgebildet werden können. Diese Einteilung soll auch Drittanwendungen zur Verfügung stehen. Der Datenschutz und die Datensicherheit sollen gewährleistet sein. Arbeitszeit- und Urlaubsprozesse sollen transparent und ohne Medienbruch abgebildet werden. Für die Mitarbeitenden soll hierfür eine App zur Verfügung stehen. Die auszahlungsrelevanten Daten inklusive Zuschlägen und Sonderzahlungen werden an SAP übergeben. Eine moderne Dienstplanungssoftware soll mit maximaler Flexibilität auf Veränderungen reagieren können, um den Betrieb und die Einsatzfähigkeit der Feuerwehr Karlsruhe zu jeder Zeit garantieren zu können. Die Einführung der neuen Softwarelösung erfolgt im laufenden Betrieb. Es sind bereits mehrere Vorprojekte erfolgreich durchgeführt worden, um die Anforderungen an die komplexe Dienstplanung des Schichtdienstes der Einsatzbeamten vorab zu skizzieren. Parallel werden die Kernprozesse bereits vormodelliert. Der Go Live Zeitpunkt muss mit der Urlaubsplanung, welche im September für das kommende Jahr startet, abgestimmt werden, um die Datenübertragung zu vereinfachen. Anzustreben ist der Go Live zum Jahreswechsel 2027 auf 2028. Die Software soll on premise bei der Stadt Karlsruhe innerhalb der städtischen IT-Infrastrukur betrieben werden. Die Software soll gemietet werden. Alle weiteren Informationen und Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Kennung des Verfahrens: 2caf133f-0392-42ef-ae6a-33598d50bf57
Interne Kennung: HA26010
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Karlsruhe
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus § 123 und 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) (siehe auch Eigenerklärung)
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: BD26006 Dienstplanungssoftware für die Feuerwehr der Stadt Karlsruhe
Beschreibung: Die Branddirektion Karlsruhe beschäftigt ca. 350 Mitarbeitende, die in mindestens zehn unterschiedlichen Dienstplanungs- und Arbeitszeitmodellen beschäftigt werden. Die aktuelle Dienstplanung für die Beamten des Einsatzdienstes auf den Feuerwachen und der Integrierten Leitstelle erfolgt in selbst entwickelten Access-Datenbanken, die in der Branddirektion Karlsruhe programmiert und gewartet werden. Für den Bereich der Dienstplanung der Führungsdienste existiert aktuell keine Softwarelösung. Sie wird händisch geführt, was einen erheblichen Zusatzaufwand verursacht. Die Mitarbeitenden im reinen Tagdienst erfassen ihre Stunden ebenfalls über eine Excel-Lösung. Eine Prozessunterstützung ist nicht gegeben. Die bisherigen Datenbanken sind nicht rechtssicher. Die Grundsätze des Datenschutzes und der Datensicherheit können nicht eingehalten werden. Mit der Beschaffung und dem Einsatz einer Dienstplanungssoftware für die Branddirektion soll die Ablösung der bisherigen Access-Dienstplansoftware sowie der Access-Lösung zur Ermittlung des Entgelts für den Dienst zu ungünstigen Zeiten erfolgen. Die Erfassung aller Dienstzeiten der Mitarbeitenden der Branddirektion sollen über eine Software erfolgen. Die mehrmals täglich wechselnde Funktionseinteilung des Einsatzdienstes soll über die Software in Echtzeit abgebildet werden können. Diese Einteilung soll auch Drittanwendungen zur Verfügung stehen. Der Datenschutz und die Datensicherheit sollen gewährleistet sein. Arbeitszeit- und Urlaubsprozesse sollen transparent und ohne Medienbruch abgebildet werden. Für die Mitarbeitenden soll hierfür eine App zur Verfügung stehen. Die auszahlungsrelevanten Daten inklusive Zuschlägen und Sonderzahlungen werden an SAP übergeben. Eine moderne Dienstplanungssoftware soll mit maximaler Flexibilität auf Veränderungen reagieren können, um den Betrieb und die Einsatzfähigkeit der Feuerwehr Karlsruhe zu jeder Zeit garantieren zu können. Die Einführung der neuen Softwarelösung erfolgt im laufenden Betrieb. Es sind bereits mehrere Vorprojekte erfolgreich durchgeführt worden, um die Anforderungen an die komplexe Dienstplanung des Schichtdienstes der Einsatzbeamten vorab zu skizzieren. Parallel werden die Kernprozesse bereits vormodelliert. Der Go Live Zeitpunkt muss mit der Urlaubsplanung, welche im September für das kommende Jahr startet, abgestimmt werden, um die Datenübertragung zu vereinfachen. Anzustreben ist der Go Live zum Jahreswechsel 2027 auf 2028. Die Software soll on premise bei der Stadt Karlsruhe innerhalb der städtischen IT-Infrastrukur betrieben werden. Die Software soll gemietet werden. Alle weiteren Informationen und Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Interne Kennung: LOT-0001 BD26006
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Automatische Verlängerung um jeweils ein Jahr, wenn nicht sechs Monate vor Ende der Laufzeit gekündigt wird.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 5 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Alle Fragen von Bietern sind bis spätestens 17. November 2026 über subreport/ELViS an die ausschreibende Stelle zu richten. Spätere Fragen sind nicht ausgeschlossen, Bieter haben keinen Anspruch darauf, dass solche Fragen noch vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass, - nachweislich keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen, d.h. keine Person, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat (auch Überwachung der Geschäftsführung oder sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung) aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig verurteilt wurde und gegen das Unternehmen auch keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig festgesetzt wurde, - der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt, - nachweislich keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen. - eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit hierzu eine Eintragungspflicht besteht) vorliegt, - der Bieter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet ist; Begründung soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht - der Bieter nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen gehört, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen - der Bieter im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung abgegeben hat. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass, - eine Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Nr. 9 EVB-IT_Überlassung-AGB_Typ B vorliegt. Soweit keine Versicherung mit den Deckungssummen vorliegt ist eine Erklärung, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen wird, abzugeben. Dem Angebot ist eine Bestätigung eines Versicherers beizufügen, dass im Auftragsfall das Risiko abgesichert wird. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Die Eignung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft insgesamt schriftlich nachzuweisen. Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), über - Referenzprojekte (Mindestanzahl zwei): Erklärung, dass Sie innerhalb der letzten fünf Geschäftsjahre mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Projekte ausgeführt habe/haben. Mindestens eines der anzugebenden Referenzprojekte ist mit einer Feuerwehr/Polizei/Krankenhaus (mit ähnlichen Schichtdiensteinteilung und Komplexitätsebene) und ähnlicher Größe in Baden-Württemberg umgesetzt worden. Es sind jeweils Art der ausgeführten Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, Email-Adresse) und Angaben zur Vergleichbarkeit zu benennen. - ggfls. Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (Formular 235)
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kriterienkatalog
Beschreibung: Kriterienkatalog
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation
Beschreibung: Präsentation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 17/11/2026 23:59:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 24/11/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 97 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: gemäß § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 24/11/2026 11:01:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: ja
Zusätzliche Angaben zur Geheimhaltungsvereinbarung: Hinweis zur Anforderung der Anlagen 1 bis 20 des Kriterienkatalogs: Bei den im Kriterienkatalog genannten Anlagen 1 bis 20 handelt es sich um stadtinterne Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten und der Geheimhaltung unterliegen. Die Anlagen 1 bis 20 können mit Einreichung der unterschriebenen Erklärung zur Geheimhaltung der Unterlagen (Teil C_2.1 Erklärung zur Geheimhaltung der Vergabeunterlagen BD26006) über die Bieterkommunikation der Vergabeplattform subreport/ ELViS angefordert werden.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit, 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt (§ 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB), 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 2 GWB), 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 3 GWB), mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Absatz 3 Nummer 4 GWB).
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Karlsruhe Hauptamt
Registrierungsnummer: Leitweg-ID DE143589000
Postanschrift: Karl-Friedrich-Str. 14-18
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49721133-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 43c20f38-a198-4d02-9a10-e108f67d7c0d - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/10/2026 13:41:38 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 737868-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 207/2026
Datum der Veröffentlichung: 26/10/2026