1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Langenfeld
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Lieferung einer Druckerstraße und Kopiergeräte für die Verwaltung in 40764 Langenfeld
Beschreibung: Lieferleistung
Kennung des Verfahrens: f01d14ff-0ff1-47d0-805d-c4a8d216e25c
Interne Kennung: 101 Druckerstr.
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30121430 Digitale Vervielfältigungsgeräte
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Konrad-Adenauer-Platz 1
Stadt: Langenfeld
Postleitzahl: 40764
Land, Gliederung (NUTS): Mettmann (DEA1C)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPTYR0DG3X#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Lieferung einer Druckerstraße und Kopiergeräte für die Verwaltung in 40764 Langenfeld
Beschreibung: Ersatzbeschaffung Druckerstraße und Multifunktionsgeräte Die derzeit eingesetzte Druckvorstufen- und Workflowsoftware PRISMAprepare ist integraler Bestandteil des produktiven Druckgesamtsystems der Druckerei und übernimmt die Aufbereitung von Druckdaten. Der Einsatzzweck geht jedoch weit darüber hinaus: Die Software bildet die zentrale Plattform für die Erstellung, Verwaltung, Archivierung und automatisierte Verarbeitung produktionsrelevanter Druckjobs und Druckvorlagen. Über die vergangenen Jahre wurde innerhalb dieser Systemumgebung ein umfangreiches Archiv an standardisierten Druckaufträgen und wiederkehrend genutzten Produktionsvorlagen aufgebaut, welches für den laufenden Betrieb der Druckerei von wesentlicher Bedeutung ist. Dieses Archiv enthält nicht lediglich einfache PDF-Dokumente, sondern komplexe, produktionsfertige Druckjobs mit umfangreichen workflow- und produktionsspezifischen Steuerungsinformationen, wie z.B. die Einstellungen zur Weiterverarbeitung (Heften, Lochen, Falzen, Broschürenproduktion), Sortier- und Ablagelogiken, Barcode-und Produktionssteuerungsinformationen und Farbparameter. Zur Erhaltung der Nutzbarkeit unseres Archivs und der für dessen Erstellung aufgewendeten Ressourcen ist die weitere Nutzung der Software erforderlich und gewünscht. PRISMAprepare bildet die zentrale Workflow-Software unserer Druckerei. Die Prozesse der Druckerei wurden über Jahre organisatorisch und technisch auf die Funktionen dieser Workflow-Umgebung abgestimmt. PRISMAprepare ermöglicht dabei insbesondere die Nutzung automatisierter Vorlagen für wiederkehrender Produktionsprozesse. Die bestehende Produktionsumgebung der Druckerei ist dementsprechend funktional und organisatorisch auf die spezifischen Arbeitsweisen und Prozesslogiken dieser Software ausgerichtet. Ein Wechsel auf eine andere Softwarelösung würde daher nicht lediglich den Austausch eines einzelnen technischen Produkts darstellen, sondern einen größeren Eingriff in die Gesamtorganisation der Druckerei bedeuten. Sämtliche bestehenden Produktionsroutinen, Vorlagenstrukturen, Automatisierungsregeln und Workflowprozesse müssten neu aufgebaut, angepasst, getestet und validiert werden. Das wiederum birgt die Gefahr zeitweiser Produktivitätsverluste, es ist zudem mit zusätzlichem Schulungsaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit insbesondere in den ersten Wochen/Monaten zu rechnen. Die Produktfestlegung ist gerechtfertigt und aus den zuvor beschriebenen objektiven und auftragsbezogenen Gründen erforderlich. Die Bestimmung erfolgt willkürfrei und ohne Diskriminierung anderer Wirtschaftsteilnehmer. Sie ist daher zulässig gem. § 31 Abs. 6 S. 1 VgV. Gleichzeitig stellt dies ein technisches Alleinstellungsmerkmal der Software PRISMAprepare des Herstellers Canon i.S.d. § 14 Abs. 4 Nr. 2 S. 1 Nr. b) VgV dar. Diese Ausschließlichkeit ist nicht selbst begründet. Vielmehr ist diese der allgemeinen Marktsituation im Bereich des Produktionsdrucks geschuldet, was im Folgenden noch näher betrachtet wird. Daraus folgt auch, dass die ebenfalls zu beschaffenden Drucksysteme für den Produktionsdruck mit der Software PRISMAprepare kompatibel sein müssen. Die bestehende Produktionsumgebung der Druckerei basiert auf einem integrierten Gesamtsystem aus Druckhardware, Druckserver-, Workflow- und Vorstufensoftware. Die eingesetzte Software PRISMAprepare ist dabei nicht isoliert zu betrachten, sondern unmittelbar auf die technischen Funktionalitäten der vorhandenen Canon-Produktionssysteme abgestimmt. Zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und der weiteren Nutzung der bereits aufgebauten Produktionsumgebung ist es erforderlich, dass die zusätzlich zu beschaffende Hardware sämtliche durch PRISMAprepare erzeugten produktionsrelevanten Steuerungsinformationen vollständig und reproduzierbar verarbeiten kann. Der im Hause etablierte Webshop PRISMAdirect ist das übergreifende Workflow- und Verbindungselement zur Anbindung aller städtischen Referate und Bereiche (inkl. z.B. der städtischen Kindergärten) an die Druckerei. Der Webshop ist in intensiver Detailarbeit (sowohl von Seiten der Canon Deutschland GmbH als auch vor allem durch Mitarbeiter der Druckerei) entstanden und gewachsen und umfasst mittlerweile nicht nur den Bereich Druckvorlagen und Übertragung von individuellen Druckaufträgen, sondern auch den kompletten Bereich der Büromittelverwaltung und Ausgabe. Individuelle (nicht wiederkehrende) Druckaufträge werden von den Referaten über das Webprotal des Webshops übertragen. Hierbei werden vorbereitete PDF-Dateien oder auch erstellte Microsoft Office Dateien individuell im Portal hochgeladen und die notwendigen Druckinformationen über einen online Druckauftrag (Job-Ticket) übermittelt. Hierbei gibt es die Möglichkeit, vorausgewählte Parameter zu nutzen (z.B. Erstellung einer DIN A4 Broschüre); in diesem Fall müssen auch hier nur Stückzahl und die Bezeichnung des Auftraggebers mit der Druckdatei verknüpft werden. Alle anderen Informationen sind programmiert und hinterlegt und werden automatisch hinzugefügt. Der Einsatz der Software PRISMAdirect ist daher fortzuführen. Daraus folgt, dass bei der Ersatzbeschaffung der Webshop-Software Lizenzen der Software PRISMAdirect zu beschaffen sind.
Interne Kennung: 101 Druckerstr.
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30121430 Digitale Vervielfältigungsgeräte
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Konrad-Adenauer-Platz 1
Stadt: Langenfeld
Postleitzahl: 40764
Land, Gliederung (NUTS): Mettmann (DEA1C)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/12/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/11/2031
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 5 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Langenfeld
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 515 892,60 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die vorausgegangene Markterkundung hat bestätigt, dass kein anderer Marktteilnehmer eine kompatible Lösung anbietet bzw. auf die Marktabfrage reagiert hat. Alternative Möglichkeiten hinsichtlich des Auslesens der vorhandenen Datensatz und der Implementierung in eine andere Software konnten somit nicht mit anderen Anbietern erörtert werden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Canon Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 4394_26-08_V2
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 515 892,60 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 101 Druckerstr
Datum der Auswahl des Gewinners: 16/10/2026
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Langenfeld
Registrierungsnummer: 05158002002-31001-98
Postanschrift: Konrad-Adenauer-Platz 1
Stadt: Langenfeld
Postleitzahl: 40764
Land, Gliederung (NUTS): Mettmann (DEA1C)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Stabsstelle Zentrale Vergabe
Telefon: +49 21737941250
Fax: +49 217379491255
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251411-1691
Fax: +49 251411-2165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Canon Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE120678391
Postanschrift: Europark Fichtenhain A10
Stadt: Krefeld
Postleitzahl: 47807
Land, Gliederung (NUTS): Krefeld, Kreisfreie Stadt (DEA14)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 24c2d236-26a5-4431-a993-5b434ad9fa43 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/10/2026 14:46:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 735849-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 206/2026
Datum der Veröffentlichung: 23/10/2026