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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvereinbarung VOIS-Fachanwendungen
Beschreibung: Die Südwestfalen-IT (SIT), ein kommunaler IT-Dienstleister für derzeit 72 Kommunen und kommunale Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen, beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung, Einführung, Pflege und Weiterentwicklung von Fachanwendungen der VOIS-Plattform sowie die Erbringung damit zusammenhängender Dienstleistungen. Ziel ist die weitere Standardisierung und Konsolidierung der kommunalen Verfahrenslandschaft sowie die Erweiterung einer bereits produktiv betriebenen, einheitlichen und integrierten VOIS-Plattform für Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung. Der Leistungsumfang umfasst die Überlassung von Standardsoftware einschließlich erforderlicher Nutzungsrechte, Softwarepflege mit Bereitstellung von Updates, Upgrades und neuen Versionen, Störungsbeseitigung, Hotline- und Supportleistungen, Hosting von Online-Komponenten sowie Schulungs-, Migrations-, Projektmanagement- und Implementierungsleistungen. Die Lösungen müssen in die bestehende VOIS-Betriebsumgebung der SIT integriert werden und eine medienbruchfreie Zusammenarbeit mit vorhandenen Fachverfahren, Dokumentenmanagement-, Archiv-, Finanz- und Bürgerportalsystemen ermöglichen. Die Vergabe erfolgt in fünf Fachlosen: 1) Gewerbe- und Gewerbeaufsichtswesen, 2) Einwohnermelde- und Passwesen einschließlich Wahlen, 3) Bürgerbüro/Bürgerdienste, 4) Terminplanung und Terminorganisation, 5) Allgemeine Verwaltung, insbesondere Gebührenkasse, Statistik und digitale Archivierung. Die zu beschaffenden Lösungen müssen den einschlägigen fachlichen, technischen, datenschutzrechtlichen und informationssicherheitsbezogenen Anforderungen des öffentlichen Sektors entsprechen, insbesondere hinsichtlich OZG-Konformität, XÖV-Standards, DSGVO, Barrierefreiheit sowie aktueller Anforderungen an Informations- und Cybersicherheit. Die Rahmenvereinbarung soll den bedarfsgerechten Abruf von Leistungen für die SIT und die von ihr betreuten Kommunen ermöglichen und die langfristige Digitalisierung kommunaler Verwaltungsleistungen unterstützen. Die Details ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.
Kennung des Verfahrens: ad91a12c-ae47-4499-a34a-feca131d1aba
Interne Kennung: 200-V-2026-EU-RV
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48510000 Kommunikationssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 12 000 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YBLDYHDVC9BQ# Der Zuschlag wird auf das unter Berücksichtigung der im Folgenden genannten Zuschlagskriterien wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 58 Abs. 1 VgV). Das Angebot mit der höchsten Ge-samtpunktzahl erhält den Zuschlag. In die Bewertung fließen folgende zwei Kriterien mit unterschiedlicher Gewichtung ein: Kriterium 1: Preis (Gewichtung: 70%) Kriterium 2: Qualität (Gewichtung 30%) Die preisliche Punktevergabe erfolgt anhand einer Skala von 0 bis 10 Punkten: Das preislich günstigste Angebot erhält die volle Punktzahl (10 Punkte), wobei jährlich anfallende Kosten (Systemservice - Pflege, Wartung, Hotline) über 48 Monate berücksichtigt werden. Angebote, deren Preis mindestens doppelt so hoch ist wie der des günstigsten Angebots werden mit 0 Punkten bewertet. Für alle dazwischenliegenden Preise erfolgt die Punktevergabe anhand einer linearen Interpolation, berechnet mit drei Dezimalstellen. Das Zuschlagskriterien Qualität wird mit 30 % in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Für das Konzept kann der Bieter maximal 10 Punkte erreichen. Das Zuschlagskriterium Qualität um-fasst ausschließlich ein Umsetzungskonzept anhand des in der Leistungsbeschreibung konkret bezeichneten Einzelfalls. Das Umsetzungskonzept ist als Bestandteil mit dem Erstangebot einzureichen. Dieses wird als schriftliche Ausarbeitung gewertet. Fragen zu dem Konzept sollen im Rahmen der Verhandlungsgespräche geklärt werden. Das überarbeitete bzw. finale Konzept kann zusammen mit dem finalen Angebot vorgelegt werden.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 5
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 5
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Gewerbe- und Gewerbeaufsichtswesen
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung, Implementierung, Integration und Pflege von Fachanwendungen der VOIS-Plattform einschließlich der hierfür erforderlichen Nutzungsrechte sowie aller zugehörigen Betriebs-, Support- und Beratungsleistungen. Die zu beschaffenden Leistungen dienen der Bereitstellung einer einheitlichen, integrierten und zukunftssicheren Fachverfahrenslandschaft für die von der Südwestfalen-IT betreuten Kommunen und kommunalen Einrichtungen. Die Fachanwendungen müssen die fachlichen Anforderungen kommunaler Verwaltungsprozesse abdecken und sich in die bestehende VOIS-Systemlandschaft sowie die vorhandenen technischen und organisatorischen Betriebsstrukturen integrieren lassen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Überlassung und Bereitstellung der Fachanwendungen einschließlich aller erforderlichen Standardkomponenten und Nutzungsrechte (Überlassung von Standardsoftware auf Dauer), - Implementierungs-, Projektmanagement-, Beratungs- und Einführungsleistungen, Migration von Bestandsdaten sowie Unterstützung bei der Übernahme bestehender Verfahrensstände, Schulungen (Dienstleistungen), - Bereitstellung und Betrieb erforderlicher Online- und Self-Service-Komponenten (Cloud-Leistungen), - Softwarepflege einschließlich Fehlerbehebung, Updates, Upgrades, Releasewechseln und gesetzlich oder fachlich bedingten Anpassungen, Support-, Hotline- und Ticketleistungen (Systemservice). Die Beschaffung ist in mehrere Fachlose gegliedert. Die angebotenen Lösungen müssen die einschlägigen rechtlichen, fachlichen und technischen Anforderungen des öffentlichen Sektors erfüllen. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung standardisierter Datenaustauschverfahren, die Interoperabilität mit bestehenden IT-Systemen, die Einhaltung datenschutzrechtlicher und informationssicherheitsbezogener Anforderungen sowie die Berücksichtigung von Barrierefreiheits- und E-Government-Vorgaben. Ziel der Beschaffung ist die langfristige Sicherstellung eines wirtschaftlichen, medienbruchfreien und weitgehend standardisierten Betriebs kommunaler Fachverfahren für die angeschlossenen Kommunen.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48510000 Kommunikationssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Option 1) Option zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate. Option 2) Option zur Erweiterung/Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung: Option zur Erweiterung bzw. Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung ("Änderung des Höchstvolumens"), wenn sich während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung die Anzahl der Verbandsmitglieder erhöht. Durch die Option erhöht sich sodann auch der Höchstwert der Rahmenvereinbarung.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gesamtumsatz - Für den Fall, dass sich der Bewerber auf alle Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Umsatz Gesamtumsatzes (ohne Umsatzsteuer) des Unternehmens des Bieters jeweils bezogen auf der die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Mindestanforderung: 10 Millionen Euro (bezogen auf den Auftragswert aller Lose) Für den Fall, dass sich der Bewerber nur auf einzelne Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Gesamtumsatzes des Unternehmens des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für den Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf das jeweilige Los Mindestanforderung: - Los 1: 2.000.000,00 Euro - Los 2: 3.000.000,00 Euro - Los 3: 250.000,00 Euro - Los 4: 250.000,00 Euro - Los 5: 500.000,00 Euro
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung - Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Sach-, Personen- und Umweltschäden je Schadensfall von 5,0 Mio. Euro, die bis zur Beendigung des Vertrags aufrecht zu erhalten ist und die eine Nachhaftungsfrist von mindestens 5 Jahren umfasst.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenzen für vergleichbare ausgeführte Aufträge - Referenzen über vergleichbare ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe der Art der ausgeführten Leistungen, des Ausführungszeitraums, des Auftragswertes sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers Mindestanforderungen: Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen vorlegen. Dabei hat der Bewerber, wenn er sich auf verschiedene Lose bewirbt, für jedes Los mindestens eine Referenz vorzulegen. Zudem müssen mindestens zwei Referenzen von öffentlichen Auftraggebern aus verschiedenen Bundesländern stammen. Ferner muss sich mindestens eine Referenz auf einen öffentlichen Auftraggeber beziehen, der kommunaler IT-Dienstleister ist und mindestens 35 Gebietskörperschaften betreut. Ein ausgeführter Auftrag gilt als vergleichbar, wenn - der Bewerber Standardsoftwarelösungen einem öffentlichen Auftraggeber überlassen hat, die in einem vom öffentlichen Auftraggeber betriebenen Rechenzentrum bereitgestellt wurden, - die vom Bewerber in dem Referenzauftrag dem öffentlichen Auftraggeber bereitgestellte(n) Standardsoftwarelösung(en) noch heute verfügbar sind und dem hiesigen Auftraggeber auch angeboten werden (sollen) und - der Bewerber neben der Softwareüberlassung auch Leistungen der Softwarepflege (mindestens 24 Monate) und Dienstleistungen (Implementierung und Schulung) erbracht hat
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl - Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind Mindestanforderung: - Projektmanagement: 15 - Support: 25
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt auf Grundlage eines vom Bieter einzureichenden Angebotsblattes. Anhand des konkreten Angebots des Bieters wird der sogenannte Wertungspreis ermittelt, der mit einer Gewichtung von 70 % in die Gesamtbewertung des Angebots einfließt. Die preisliche Punktevergabe erfolgt anhand einer Skala von 0 bis 10 Punkten: Das preislich günstigste Angebot (Wertungspreis) erhält die volle Punktzahl (10 Punkte), wobei jährlich anfallende Kosten (Systemservice - Pflege, Wartung, Hotline) über 48 Monate berücksichtigt werden. Angebote, deren Preis mindestens doppelt so hoch ist wie der des günstigsten Angebots werden mit 0 Punkten bewertet. Für alle dazwischenliegenden Preise erfolgt die Punktevergabe anhand einer linearen Interpolation, berechnet mit drei Dezimalstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptwertung
Beschreibung: Das Zuschlagskriterien Qualität wird mit 30 % in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Für das Konzept kann der Bieter maximal 10 Punkte erreichen. Das Zuschlagskriterium Qualität umfasst ausschließlich ein Umsetzungskonzept anhand des in der Leistungsbeschreibung konkret bezeichneten Einzelfalls. Das Umsetzungskonzept ist als Bestandteil mit dem Erstangebot einzureichen. Dieses wird als schriftliche Ausarbeitung gewertet. Fragen zu dem Konzept sollen im Rahmen der Verhandlungsgespräche geklärt werden. Das überarbeitete bzw. finale Konzept kann zusammen mit dem finalen Angebot vorgelegt werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 24/11/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/11/2026 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Bedingungen zur Aufklärung und/oder Nachforderung von Unterlagen ergeben sich aus den Bewerbungs- und Vergabebedingungen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen für den Auftrag ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 5
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Einwohnermelde- und Passwesen, einschließlich Wahlen
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung, Implementierung, Integration und Pflege von Fachanwendungen der VOIS-Plattform einschließlich der hierfür erforderlichen Nutzungsrechte sowie aller zugehörigen Betriebs-, Support- und Beratungsleistungen. Die zu beschaffenden Leistungen dienen der Bereitstellung einer einheitlichen, integrierten und zukunftssicheren Fachverfahrenslandschaft für die von der Südwestfalen-IT betreuten Kommunen und kommunalen Einrichtungen. Die Fachanwendungen müssen die fachlichen Anforderungen kommunaler Verwaltungsprozesse abdecken und sich in die bestehende VOIS-Systemlandschaft sowie die vorhandenen technischen und organisatorischen Betriebsstrukturen integrieren lassen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Überlassung und Bereitstellung der Fachanwendungen einschließlich aller erforderlichen Standardkomponenten und Nutzungsrechte (Überlassung von Standardsoftware auf Dauer), - Implementierungs-, Projektmanagement-, Beratungs- und Einführungsleistungen, Migration von Bestandsdaten sowie Unterstützung bei der Übernahme bestehender Verfahrensstände, Schulungen (Dienstleistungen), - Bereitstellung und Betrieb erforderlicher Online- und Self-Service-Komponenten (Cloud-Leistungen), - Softwarepflege einschließlich Fehlerbehebung, Updates, Upgrades, Releasewechseln und gesetzlich oder fachlich bedingten Anpassungen, Support-, Hotline- und Ticketleistungen (Systemservice). Die Beschaffung ist in mehrere Fachlose gegliedert. Die angebotenen Lösungen müssen die einschlägigen rechtlichen, fachlichen und technischen Anforderungen des öffentlichen Sektors erfüllen. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung standardisierter Datenaustauschverfahren, die Interoperabilität mit bestehenden IT-Systemen, die Einhaltung datenschutzrechtlicher und informationssicherheitsbezogener Anforderungen sowie die Berücksichtigung von Barrierefreiheits- und E-Government-Vorgaben. Ziel der Beschaffung ist die langfristige Sicherstellung eines wirtschaftlichen, medienbruchfreien und weitgehend standardisierten Betriebs kommunaler Fachverfahren für die angeschlossenen Kommunen.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48510000 Kommunikationssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Option 1) Option zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate. Option 2) Option zur Erweiterung/Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung: Option zur Erweiterung bzw. Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung ("Änderung des Höchstvolumens"), wenn sich während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung die Anzahl der Verbandsmitglieder erhöht. Durch die Option erhöht sich sodann auch der Höchstwert der Rahmenvereinbarung.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gesamtumsatz - Für den Fall, dass sich der Bewerber auf alle Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Umsatz Gesamtumsatzes (ohne Umsatzsteuer) des Unternehmens des Bieters jeweils bezogen auf der die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Mindestanforderung: 10 Millionen Euro (bezogen auf den Auftragswert aller Lose) Für den Fall, dass sich der Bewerber nur auf einzelne Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Gesamtumsatzes des Unternehmens des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für den Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf das jeweilige Los Mindestanforderung: - Los 1: 2.000.000,00 Euro - Los 2: 3.000.000,00 Euro - Los 3: 250.000,00 Euro - Los 4: 250.000,00 Euro - Los 5: 500.000,00 Euro
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung - Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Sach-, Personen- und Umweltschäden je Schadensfall von 5,0 Mio. Euro, die bis zur Beendigung des Vertrags aufrecht zu erhalten ist und die eine Nachhaftungsfrist von mindestens 5 Jahren umfasst.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenzen für vergleichbare ausgeführte Aufträge - Referenzen über vergleichbare ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe der Art der ausgeführten Leistungen, des Ausführungszeitraums, des Auftragswertes sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers Mindestanforderungen: Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen vorlegen. Dabei hat der Bewerber, wenn er sich auf verschiedene Lose bewirbt, für jedes Los mindestens eine Referenz vorzulegen. Zudem müssen mindestens zwei Referenzen von öffentlichen Auftraggebern aus verschiedenen Bundesländern stammen. Ferner muss sich mindestens eine Referenz auf einen öffentlichen Auftraggeber beziehen, der kommunaler IT-Dienstleister ist und mindestens 35 Gebietskörperschaften betreut. Ein ausgeführter Auftrag gilt als vergleichbar, wenn - der Bewerber Standardsoftwarelösungen einem öffentlichen Auftraggeber überlassen hat, die in einem vom öffentlichen Auftraggeber betriebenen Rechenzentrum bereitgestellt wurden, - die vom Bewerber in dem Referenzauftrag dem öffentlichen Auftraggeber bereitgestellte(n) Standardsoftwarelösung(en) noch heute verfügbar sind und dem hiesigen Auftraggeber auch angeboten werden (sollen) und - der Bewerber neben der Softwareüberlassung auch Leistungen der Softwarepflege (mindestens 24 Monate) und Dienstleistungen (Implementierung und Schulung) erbracht hat
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl - Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind Mindestanforderung: - Projektmanagement: 15 - Support: 25
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt auf Grundlage eines vom Bieter einzureichenden Angebotsblattes. Anhand des konkreten Angebots des Bieters wird der sogenannte Wertungspreis ermittelt, der mit einer Gewichtung von 70 % in die Gesamtbewertung des Angebots einfließt. Die preisliche Punktevergabe erfolgt anhand einer Skala von 0 bis 10 Punkten: Das preislich günstigste Angebot (Wertungspreis) erhält die volle Punktzahl (10 Punkte), wobei jährlich anfallende Kosten (Systemservice - Pflege, Wartung, Hotline) über 48 Monate berücksichtigt werden. Angebote, deren Preis mindestens doppelt so hoch ist wie der des günstigsten Angebots werden mit 0 Punkten bewertet. Für alle dazwischenliegenden Preise erfolgt die Punktevergabe anhand einer linearen Interpolation, berechnet mit drei Dezimalstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptwertung
Beschreibung: Das Zuschlagskriterien Qualität wird mit 30 % in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Für das Konzept kann der Bieter maximal 10 Punkte erreichen. Das Zuschlagskriterium Qualität umfasst ausschließlich ein Umsetzungskonzept anhand des in der Leistungsbeschreibung konkret bezeichneten Einzelfalls. Das Umsetzungskonzept ist als Bestandteil mit dem Erstangebot einzureichen. Dieses wird als schriftliche Ausarbeitung gewertet. Fragen zu dem Konzept sollen im Rahmen der Verhandlungsgespräche geklärt werden. Das überarbeitete bzw. finale Konzept kann zusammen mit dem finalen Angebot vorgelegt werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 24/11/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/11/2026 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Bedingungen zur Aufklärung und/oder Nachforderung von Unterlagen ergeben sich aus den Bewerbungs- und Vergabebedingungen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen für den Auftrag ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 5
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
5.1.
Los: LOT-0003
Titel: Bürgerbüro/Bürgerdienste
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung, Implementierung, Integration und Pflege von Fachanwendungen der VOIS-Plattform einschließlich der hierfür erforderlichen Nutzungsrechte sowie aller zugehörigen Betriebs-, Support- und Beratungsleistungen. Die zu beschaffenden Leistungen dienen der Bereitstellung einer einheitlichen, integrierten und zukunftssicheren Fachverfahrenslandschaft für die von der Südwestfalen-IT betreuten Kommunen und kommunalen Einrichtungen. Die Fachanwendungen müssen die fachlichen Anforderungen kommunaler Verwaltungsprozesse abdecken und sich in die bestehende VOIS-Systemlandschaft sowie die vorhandenen technischen und organisatorischen Betriebsstrukturen integrieren lassen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Überlassung und Bereitstellung der Fachanwendungen einschließlich aller erforderlichen Standardkomponenten und Nutzungsrechte (Überlassung von Standardsoftware auf Dauer), - Implementierungs-, Projektmanagement-, Beratungs- und Einführungsleistungen, Migration von Bestandsdaten sowie Unterstützung bei der Übernahme bestehender Verfahrensstände, Schulungen (Dienstleistungen), - Bereitstellung und Betrieb erforderlicher Online- und Self-Service-Komponenten (Cloud-Leistungen), - Softwarepflege einschließlich Fehlerbehebung, Updates, Upgrades, Releasewechseln und gesetzlich oder fachlich bedingten Anpassungen, Support-, Hotline- und Ticketleistungen (Systemservice). Die Beschaffung ist in mehrere Fachlose gegliedert. Die angebotenen Lösungen müssen die einschlägigen rechtlichen, fachlichen und technischen Anforderungen des öffentlichen Sektors erfüllen. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung standardisierter Datenaustauschverfahren, die Interoperabilität mit bestehenden IT-Systemen, die Einhaltung datenschutzrechtlicher und informationssicherheitsbezogener Anforderungen sowie die Berücksichtigung von Barrierefreiheits- und E-Government-Vorgaben. Ziel der Beschaffung ist die langfristige Sicherstellung eines wirtschaftlichen, medienbruchfreien und weitgehend standardisierten Betriebs kommunaler Fachverfahren für die angeschlossenen Kommunen.
Interne Kennung: 3
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48510000 Kommunikationssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Option 1) Option zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate. Option 2) Option zur Erweiterung/Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung: Option zur Erweiterung bzw. Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung ("Änderung des Höchstvolumens"), wenn sich während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung die Anzahl der Verbandsmitglieder erhöht. Durch die Option erhöht sich sodann auch der Höchstwert der Rahmenvereinbarung.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gesamtumsatz - Für den Fall, dass sich der Bewerber auf alle Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Umsatz Gesamtumsatzes (ohne Umsatzsteuer) des Unternehmens des Bieters jeweils bezogen auf der die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Mindestanforderung: 10 Millionen Euro (bezogen auf den Auftragswert aller Lose) Für den Fall, dass sich der Bewerber nur auf einzelne Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Gesamtumsatzes des Unternehmens des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für den Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf das jeweilige Los Mindestanforderung: - Los 1: 2.000.000,00 Euro - Los 2: 3.000.000,00 Euro - Los 3: 250.000,00 Euro - Los 4: 250.000,00 Euro - Los 5: 500.000,00 Euro
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung - Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Sach-, Personen- und Umweltschäden je Schadensfall von 5,0 Mio. Euro, die bis zur Beendigung des Vertrags aufrecht zu erhalten ist und die eine Nachhaftungsfrist von mindestens 5 Jahren umfasst.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenzen für vergleichbare ausgeführte Aufträge - Referenzen über vergleichbare ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe der Art der ausgeführten Leistungen, des Ausführungszeitraums, des Auftragswertes sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers Mindestanforderungen: Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen vorlegen. Dabei hat der Bewerber, wenn er sich auf verschiedene Lose bewirbt, für jedes Los mindestens eine Referenz vorzulegen. Zudem müssen mindestens zwei Referenzen von öffentlichen Auftraggebern aus verschiedenen Bundesländern stammen. Ferner muss sich mindestens eine Referenz auf einen öffentlichen Auftraggeber beziehen, der kommunaler IT-Dienstleister ist und mindestens 35 Gebietskörperschaften betreut. Ein ausgeführter Auftrag gilt als vergleichbar, wenn - der Bewerber Standardsoftwarelösungen einem öffentlichen Auftraggeber überlassen hat, die in einem vom öffentlichen Auftraggeber betriebenen Rechenzentrum bereitgestellt wurden, - die vom Bewerber in dem Referenzauftrag dem öffentlichen Auftraggeber bereitgestellte(n) Standardsoftwarelösung(en) noch heute verfügbar sind und dem hiesigen Auftraggeber auch angeboten werden (sollen) und - der Bewerber neben der Softwareüberlassung auch Leistungen der Softwarepflege (mindestens 24 Monate) und Dienstleistungen (Implementierung und Schulung) erbracht hat
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl - Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind Mindestanforderung: - Projektmanagement: 15 - Support: 25
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt auf Grundlage eines vom Bieter einzureichenden Angebotsblattes. Anhand des konkreten Angebots des Bieters wird der sogenannte Wertungspreis ermittelt, der mit einer Gewichtung von 70 % in die Gesamtbewertung des Angebots einfließt. Die preisliche Punktevergabe erfolgt anhand einer Skala von 0 bis 10 Punkten: Das preislich günstigste Angebot (Wertungspreis) erhält die volle Punktzahl (10 Punkte), wobei jährlich anfallende Kosten (Systemservice - Pflege, Wartung, Hotline) über 48 Monate berücksichtigt werden. Angebote, deren Preis mindestens doppelt so hoch ist wie der des günstigsten Angebots werden mit 0 Punkten bewertet. Für alle dazwischenliegenden Preise erfolgt die Punktevergabe anhand einer linearen Interpolation, berechnet mit drei Dezimalstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptwertung
Beschreibung: Das Zuschlagskriterien Qualität wird mit 30 % in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Für das Konzept kann der Bieter maximal 10 Punkte erreichen. Das Zuschlagskriterium Qualität umfasst ausschließlich ein Umsetzungskonzept anhand des in der Leistungsbeschreibung konkret bezeichneten Einzelfalls. Das Umsetzungskonzept ist als Bestandteil mit dem Erstangebot einzureichen. Dieses wird als schriftliche Ausarbeitung gewertet. Fragen zu dem Konzept sollen im Rahmen der Verhandlungsgespräche geklärt werden. Das überarbeitete bzw. finale Konzept kann zusammen mit dem finalen Angebot vorgelegt werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 24/11/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/11/2026 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Bedingungen zur Aufklärung und/oder Nachforderung von Unterlagen ergeben sich aus den Bewerbungs- und Vergabebedingungen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen für den Auftrag ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 5
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
5.1.
Los: LOT-0004
Titel: Terminplanung & Terminorganisation
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung, Implementierung, Integration und Pflege von Fachanwendungen der VOIS-Plattform einschließlich der hierfür erforderlichen Nutzungsrechte sowie aller zugehörigen Betriebs-, Support- und Beratungsleistungen. Die zu beschaffenden Leistungen dienen der Bereitstellung einer einheitlichen, integrierten und zukunftssicheren Fachverfahrenslandschaft für die von der Südwestfalen-IT betreuten Kommunen und kommunalen Einrichtungen. Die Fachanwendungen müssen die fachlichen Anforderungen kommunaler Verwaltungsprozesse abdecken und sich in die bestehende VOIS-Systemlandschaft sowie die vorhandenen technischen und organisatorischen Betriebsstrukturen integrieren lassen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Überlassung und Bereitstellung der Fachanwendungen einschließlich aller erforderlichen Standardkomponenten und Nutzungsrechte (Überlassung von Standardsoftware auf Dauer), - Implementierungs-, Projektmanagement-, Beratungs- und Einführungsleistungen, Migration von Bestandsdaten sowie Unterstützung bei der Übernahme bestehender Verfahrensstände, Schulungen (Dienstleistungen), - Bereitstellung und Betrieb erforderlicher Online- und Self-Service-Komponenten (Cloud-Leistungen), - Softwarepflege einschließlich Fehlerbehebung, Updates, Upgrades, Releasewechseln und gesetzlich oder fachlich bedingten Anpassungen, Support-, Hotline- und Ticketleistungen (Systemservice). Die Beschaffung ist in mehrere Fachlose gegliedert. Die angebotenen Lösungen müssen die einschlägigen rechtlichen, fachlichen und technischen Anforderungen des öffentlichen Sektors erfüllen. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung standardisierter Datenaustauschverfahren, die Interoperabilität mit bestehenden IT-Systemen, die Einhaltung datenschutzrechtlicher und informationssicherheitsbezogener Anforderungen sowie die Berücksichtigung von Barrierefreiheits- und E-Government-Vorgaben. Ziel der Beschaffung ist die langfristige Sicherstellung eines wirtschaftlichen, medienbruchfreien und weitgehend standardisierten Betriebs kommunaler Fachverfahren für die angeschlossenen Kommunen.
Interne Kennung: 4
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48510000 Kommunikationssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Option 1) Option zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate. Option 2) Option zur Erweiterung/Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung: Option zur Erweiterung bzw. Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung ("Änderung des Höchstvolumens"), wenn sich während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung die Anzahl der Verbandsmitglieder erhöht. Durch die Option erhöht sich sodann auch der Höchstwert der Rahmenvereinbarung.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gesamtumsatz - Für den Fall, dass sich der Bewerber auf alle Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Umsatz Gesamtumsatzes (ohne Umsatzsteuer) des Unternehmens des Bieters jeweils bezogen auf der die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Mindestanforderung: 10 Millionen Euro (bezogen auf den Auftragswert aller Lose) Für den Fall, dass sich der Bewerber nur auf einzelne Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Gesamtumsatzes des Unternehmens des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für den Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf das jeweilige Los Mindestanforderung: - Los 1: 2.000.000,00 Euro - Los 2: 3.000.000,00 Euro - Los 3: 250.000,00 Euro - Los 4: 250.000,00 Euro - Los 5: 500.000,00 Euro
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung - Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Sach-, Personen- und Umweltschäden je Schadensfall von 5,0 Mio. Euro, die bis zur Beendigung des Vertrags aufrecht zu erhalten ist und die eine Nachhaftungsfrist von mindestens 5 Jahren umfasst.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenzen für vergleichbare ausgeführte Aufträge - Referenzen über vergleichbare ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe der Art der ausgeführten Leistungen, des Ausführungszeitraums, des Auftragswertes sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers Mindestanforderungen: Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen vorlegen. Dabei hat der Bewerber, wenn er sich auf verschiedene Lose bewirbt, für jedes Los mindestens eine Referenz vorzulegen. Zudem müssen mindestens zwei Referenzen von öffentlichen Auftraggebern aus verschiedenen Bundesländern stammen. Ferner muss sich mindestens eine Referenz auf einen öffentlichen Auftraggeber beziehen, der kommunaler IT-Dienstleister ist und mindestens 35 Gebietskörperschaften betreut. Ein ausgeführter Auftrag gilt als vergleichbar, wenn - der Bewerber Standardsoftwarelösungen einem öffentlichen Auftraggeber überlassen hat, die in einem vom öffentlichen Auftraggeber betriebenen Rechenzentrum bereitgestellt wurden, - die vom Bewerber in dem Referenzauftrag dem öffentlichen Auftraggeber bereitgestellte(n) Standardsoftwarelösung(en) noch heute verfügbar sind und dem hiesigen Auftraggeber auch angeboten werden (sollen) und - der Bewerber neben der Softwareüberlassung auch Leistungen der Softwarepflege (mindestens 24 Monate) und Dienstleistungen (Implementierung und Schulung) erbracht hat
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl - Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind Mindestanforderung: - Projektmanagement: 15 - Support: 25
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt auf Grundlage eines vom Bieter einzureichenden Angebotsblattes. Anhand des konkreten Angebots des Bieters wird der sogenannte Wertungspreis ermittelt, der mit einer Gewichtung von 70 % in die Gesamtbewertung des Angebots einfließt. Die preisliche Punktevergabe erfolgt anhand einer Skala von 0 bis 10 Punkten: Das preislich günstigste Angebot (Wertungspreis) erhält die volle Punktzahl (10 Punkte), wobei jährlich anfallende Kosten (Systemservice - Pflege, Wartung, Hotline) über 48 Monate berücksichtigt werden. Angebote, deren Preis mindestens doppelt so hoch ist wie der des günstigsten Angebots werden mit 0 Punkten bewertet. Für alle dazwischenliegenden Preise erfolgt die Punktevergabe anhand einer linearen Interpolation, berechnet mit drei Dezimalstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptwertung
Beschreibung: Das Zuschlagskriterien Qualität wird mit 30 % in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Für das Konzept kann der Bieter maximal 10 Punkte erreichen. Das Zuschlagskriterium Qualität umfasst ausschließlich ein Umsetzungskonzept anhand des in der Leistungsbeschreibung konkret bezeichneten Einzelfalls. Das Umsetzungskonzept ist als Bestandteil mit dem Erstangebot einzureichen. Dieses wird als schriftliche Ausarbeitung gewertet. Fragen zu dem Konzept sollen im Rahmen der Verhandlungsgespräche geklärt werden. Das überarbeitete bzw. finale Konzept kann zusammen mit dem finalen Angebot vorgelegt werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 24/11/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/11/2026 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Bedingungen zur Aufklärung und/oder Nachforderung von Unterlagen ergeben sich aus den Bewerbungs- und Vergabebedingungen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen für den Auftrag ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 5
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
5.1.
Los: LOT-0005
Titel: Allgemeine Verwaltung
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung, Implementierung, Integration und Pflege von Fachanwendungen der VOIS-Plattform einschließlich der hierfür erforderlichen Nutzungsrechte sowie aller zugehörigen Betriebs-, Support- und Beratungsleistungen. Die zu beschaffenden Leistungen dienen der Bereitstellung einer einheitlichen, integrierten und zukunftssicheren Fachverfahrenslandschaft für die von der Südwestfalen-IT betreuten Kommunen und kommunalen Einrichtungen. Die Fachanwendungen müssen die fachlichen Anforderungen kommunaler Verwaltungsprozesse abdecken und sich in die bestehende VOIS-Systemlandschaft sowie die vorhandenen technischen und organisatorischen Betriebsstrukturen integrieren lassen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Überlassung und Bereitstellung der Fachanwendungen einschließlich aller erforderlichen Standardkomponenten und Nutzungsrechte (Überlassung von Standardsoftware auf Dauer), - Implementierungs-, Projektmanagement-, Beratungs- und Einführungsleistungen, Migration von Bestandsdaten sowie Unterstützung bei der Übernahme bestehender Verfahrensstände, Schulungen (Dienstleistungen), - Bereitstellung und Betrieb erforderlicher Online- und Self-Service-Komponenten (Cloud-Leistungen), - Softwarepflege einschließlich Fehlerbehebung, Updates, Upgrades, Releasewechseln und gesetzlich oder fachlich bedingten Anpassungen, Support-, Hotline- und Ticketleistungen (Systemservice). Die Beschaffung ist in mehrere Fachlose gegliedert. Die angebotenen Lösungen müssen die einschlägigen rechtlichen, fachlichen und technischen Anforderungen des öffentlichen Sektors erfüllen. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung standardisierter Datenaustauschverfahren, die Interoperabilität mit bestehenden IT-Systemen, die Einhaltung datenschutzrechtlicher und informationssicherheitsbezogener Anforderungen sowie die Berücksichtigung von Barrierefreiheits- und E-Government-Vorgaben. Ziel der Beschaffung ist die langfristige Sicherstellung eines wirtschaftlichen, medienbruchfreien und weitgehend standardisierten Betriebs kommunaler Fachverfahren für die angeschlossenen Kommunen.
Interne Kennung: 5
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48510000 Kommunikationssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72268000 Bereitstellung von Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Option 1) Option zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate. Option 2) Option zur Erweiterung/Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung: Option zur Erweiterung bzw. Erhöhung des Höchstvolumens der Rahmenvereinbarung ("Änderung des Höchstvolumens"), wenn sich während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung die Anzahl der Verbandsmitglieder erhöht. Durch die Option erhöht sich sodann auch der Höchstwert der Rahmenvereinbarung.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal je 12 Monate (automatische Verlängerung). Die Höchstlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt damit längstens 72 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gesamtumsatz - Für den Fall, dass sich der Bewerber auf alle Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Umsatz Gesamtumsatzes (ohne Umsatzsteuer) des Unternehmens des Bieters jeweils bezogen auf der die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Mindestanforderung: 10 Millionen Euro (bezogen auf den Auftragswert aller Lose) Für den Fall, dass sich der Bewerber nur auf einzelne Lose bewerben möchte: Nachweis des durchschnittlichen Gesamtumsatzes des Unternehmens des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für den Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf das jeweilige Los Mindestanforderung: - Los 1: 2.000.000,00 Euro - Los 2: 3.000.000,00 Euro - Los 3: 250.000,00 Euro - Los 4: 250.000,00 Euro - Los 5: 500.000,00 Euro
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Betriebshaftpflichtversicherung - Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Sach-, Personen- und Umweltschäden je Schadensfall von 5,0 Mio. Euro, die bis zur Beendigung des Vertrags aufrecht zu erhalten ist und die eine Nachhaftungsfrist von mindestens 5 Jahren umfasst.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenzen für vergleichbare ausgeführte Aufträge - Referenzen über vergleichbare ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe der Art der ausgeführten Leistungen, des Ausführungszeitraums, des Auftragswertes sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers Mindestanforderungen: Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen vorlegen. Dabei hat der Bewerber, wenn er sich auf verschiedene Lose bewirbt, für jedes Los mindestens eine Referenz vorzulegen. Zudem müssen mindestens zwei Referenzen von öffentlichen Auftraggebern aus verschiedenen Bundesländern stammen. Ferner muss sich mindestens eine Referenz auf einen öffentlichen Auftraggeber beziehen, der kommunaler IT-Dienstleister ist und mindestens 35 Gebietskörperschaften betreut. Ein ausgeführter Auftrag gilt als vergleichbar, wenn - der Bewerber Standardsoftwarelösungen einem öffentlichen Auftraggeber überlassen hat, die in einem vom öffentlichen Auftraggeber betriebenen Rechenzentrum bereitgestellt wurden, - die vom Bewerber in dem Referenzauftrag dem öffentlichen Auftraggeber bereitgestellte(n) Standardsoftwarelösung(en) noch heute verfügbar sind und dem hiesigen Auftraggeber auch angeboten werden (sollen) und - der Bewerber neben der Softwareüberlassung auch Leistungen der Softwarepflege (mindestens 24 Monate) und Dienstleistungen (Implementierung und Schulung) erbracht hat
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl - Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind Mindestanforderung: - Projektmanagement: 15 - Support: 25
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt auf Grundlage eines vom Bieter einzureichenden Angebotsblattes. Anhand des konkreten Angebots des Bieters wird der sogenannte Wertungspreis ermittelt, der mit einer Gewichtung von 70 % in die Gesamtbewertung des Angebots einfließt. Die preisliche Punktevergabe erfolgt anhand einer Skala von 0 bis 10 Punkten: Das preislich günstigste Angebot (Wertungspreis) erhält die volle Punktzahl (10 Punkte), wobei jährlich anfallende Kosten (Systemservice - Pflege, Wartung, Hotline) über 48 Monate berücksichtigt werden. Angebote, deren Preis mindestens doppelt so hoch ist wie der des günstigsten Angebots werden mit 0 Punkten bewertet. Für alle dazwischenliegenden Preise erfolgt die Punktevergabe anhand einer linearen Interpolation, berechnet mit drei Dezimalstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptwertung
Beschreibung: Das Zuschlagskriterien Qualität wird mit 30 % in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Für das Konzept kann der Bieter maximal 10 Punkte erreichen. Das Zuschlagskriterium Qualität umfasst ausschließlich ein Umsetzungskonzept anhand des in der Leistungsbeschreibung konkret bezeichneten Einzelfalls. Das Umsetzungskonzept ist als Bestandteil mit dem Erstangebot einzureichen. Dieses wird als schriftliche Ausarbeitung gewertet. Fragen zu dem Konzept sollen im Rahmen der Verhandlungsgespräche geklärt werden. Das überarbeitete bzw. finale Konzept kann zusammen mit dem finalen Angebot vorgelegt werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 12/11/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 24/11/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 23/11/2026 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Bedingungen zur Aufklärung und/oder Nachforderung von Unterlagen ergeben sich aus den Bewerbungs- und Vergabebedingungen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Ausführungsbedingungen für den Auftrag ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 5
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen-IT (Zweckverband)
Registrierungsnummer: DE310256502
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 27130321-0
Fax: +49 27130321-1010
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: DE 164 242 157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle der Vergabekammer
Telefon: +49 251411-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a840bdc9-8534-4c03-acfb-19ed1e288fde - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/10/2026 14:43:58 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 731722-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 205/2026
Datum der Veröffentlichung: 22/10/2026