1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bergisch Gladbach- Bauaufsicht
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht
Beschreibung: In diesem Zusammenhang sollen die gesamten Bauakten der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht digitalisiert und in das vorhandene DMS (enaio der Firma Optimal Systems) importiert werden. Die Abteilung 6-63 - Bauaufsicht erhofft sich dadurch sowohl Platzeinsparungen als auch eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung.
Kennung des Verfahrens: 3c53428d-9095-4ed5-a8fb-4cd988a7efc5
Interne Kennung: 8-30_26_6-63_01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning, 79999000 Scanning und Rechnungsstellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Wilhelm-Wagener-Platz 1
Stadt: Bergisch Gladbach
Postleitzahl: 51429
Land, Gliederung (NUTS): Rheinisch-Bergischer Kreis (DEA2B)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Anlage 1- Grundrisse RH Bensberg Bauaktenarchiv
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPTYDFDU70# Angebote von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern/innen finden nur Berücksichtigung, wenn mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgegeben wird, in der die Bildung einer Gemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der der/ die für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter/in bezeichnet ist, die die Verpflichtung enthält, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, und die festlegt, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. In der Bietergemeinschaftserklärung sind zudem in nachvollziehbarer Weise die Gründe für die Bildung einer Bietergemeinschaft darzulegen. Bei der Angebotsabgabe sind Art und Umfang der gegebenenfalls durch Nach- bzw. Unterauftragnehmer/innen auszuführen den (Teil-)Leistungen anzugeben; die Namen der Nachunternehmer- bzw. Unterauftragnehmer/innen sind für den Fall einer beabsichtigten Beauftragung auf Verlangen der Vergabestelle zum gegebenen Zeitpunkt zu benennen. Ebenfalls auf Verlangen sind im Falle beabsichtigter Beauftragung Angaben/ Erklärungen/ Nachweise für die Nach- bzw. Unterauftragnehmer/innen zu erbringen. Ferner sind auf Verlangen der Vergabestelle zu dem von diesem bestimmten Zeitpunkt entsprechende Verpflichtungserklärungen der Nach- bzw. Untertauftragnehmer/innen zur Ausführung der betreffenden (Teil-)Leistungen vorzulegen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Der öffentliche Auftraggeber kann unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren ausschließen, wenn das Unternehmen eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht
Beschreibung: Rahmendaten Es handelt sich um ca. 970 lfd. Meter Bauakten, die TR-RESISCAN rechts- und datenschutzkonform mit Schutzklasse "Normal" digitalisieren und anschließend in das DMS (enaio) der Firma Optimal Systems importiert werden sollen. Das Importieren in das DMS übernimmt der Auftraggeber. Alle Bauakten sollen innerhalb von 3 Jahren verarbeitet sein (pro Monat also ca. 27 lfd. Meter). Annahmen (Schätzwerte/Hochrechnung): - pro laufende Meter ca. 1.500 - 2000 Blatt - 50% der Blätter sind doppelseitig beschriftet, also 3.000 Seiten pro lfd. Meter - 27 lfd. Meter Akten pro Monat * 3.000 Seiten pro lfd. Meter = 81.000 Seiten pro Monat - Der Aktenumfang beträgt pro Akte durchschnittlich 100 bis 200 Blätter an Belegen und Zeichnungen bis zum Format DIN A3 sowie zusätzlich etwa 5 bis 10 großformatige Zeichnungen bzw. Pläne. Die vollständigen Prozessschritte von der Abholung/Erfassung, dem Aktenvorbereiten, dem Scannen, dem Indexieren bis zur Rücksendung von Originaldokumenten etc. an den Auftraggeber obliegen dem Dienstleister.
Interne Kennung: 8-30_26_6-63_01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning, 79999000 Scanning und Rechnungsstellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Wilhelm-Wagener-Platz 1
Stadt: Bergisch Gladbach
Postleitzahl: 51429
Land, Gliederung (NUTS): Rheinisch-Bergischer Kreis (DEA2B)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Anlage 1- Grundrisse RH Bensberg Bauaktenarchiv
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Eigenerklärung Ausschlusskriterien: Aus fachlichen, technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen stellen diese Rahmenbedingungen Ausschlusskriterien für eine Teilnahme am Vergabeverfahren zur Auswahl eines Scan-Dienstleisters dar. Die Bewerber haben (Formular Eigenerklärung Ausschlusskriterium) zu bestätigen, dass sämtliche nachfolgend aufgeführten Ausschlusskriterien erfüllt werden. Bewerber, die eines oder mehrere dieser Kriterien nicht erfüllen, werden im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens nicht berücksichtigt. Pro Antwort darf ausschließlich entweder die Auswahlbox "ja" oder die Auswahlbox "nein" angehakt werden. Das gleichzeitige Ankreuzen beider Auswahlmöglichkeiten innerhalb einer Antwort führt zum Ausschluss vom Verfahren. Ausschlusskriterien: Kriterium 1: Die Digitalisierung der Bauakten hat ausschließlich in einem gesicherten Bereich innerhalb Deutschlands zu erfolgen. Hintergrund sind die Anforderungen aus Art. 5, 28 und 32 DSGVO sowie die kommunalen Registratur- und Sicherheitsvorgaben. Eine Verarbeitung außerhalb Deutschlands ist aufgrund der erforderlichen Aufsichts- und Kontrollmöglichkeiten ausgeschlossen (siehe Begründung hierfür in der Leistungsbeschreibung). Kriterium 2: Der Bewerber verfügt über ein Qualitätsmanagementsystem. Der Nachweis kann durch eine gültige ISO 9001-Zertifizierung oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Qualitätsmanagementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der ersichtlich ist, dass das Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 9001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 3: Das Unternehmen muss über ein Informationssicherheits?Managementsystem (ISMS) gemäß ISO 27001 verfügen. Der Nachweis kann durch ein gültiges ISO 27001-Zertifikat oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Informationssicherheits?Managementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der hervorgeht, dass Ihr Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 27001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 4: Der Bieter muss ein gültiges Zertifikat nach BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) vorlegen, aus dem hervorgeht, dass der Prüfgegenstand die Anforderungen der Technischen Richtlinie erfüllt. Alternativ, sofern kein Zertifikat vorliegt, muss der Bieter einen Nachweis bzw. eine verbindliche Erklärung einreichen, aus der hervorgeht, dass die Verarbeitungsschritte in seinem Scan-Center TR-RESISCAN-konform durchgeführt werden (mindestens Schutzklasse "Normal") oder dass sich der Bieter derzeit in einem laufenden Zertifizierungsverfahren nach TR-RESISCAN befindet. Kriterium 5: Die Mindestkapazität von 5 VZÄ muss für die gesamte vorgesehene Verarbeitungszeit aller Bauakten (20 komplexe Bauakten unterschiedlicher Qualität, Formate und Klammerungen/Heftungen; insg. ca. 7.000 Seiten am Tag) innerhalb von 3 Jahren sichergestellt sein. Der Nachweis ist durch eine verbindliche Eigenerklärung des Bewerbers zu erbringen, aus der hervorgeht, dass die erforderlichen personellen Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind und dass diese Kapazitäten für das Projekt verbindlich bereitgestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch geeignete Unterlagen (z. B. anonymisierte Personallisten, Organigramme, Kapazitätsübersichten) zu überprüfen. Definition Vollzeitäquivalent (FTE): Ein FTE entspricht der Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft auf Basis der in Ihrem Unternehmen geltenden tariflichen oder betriebsüblichen Regelarbeitszeit. Teilzeitkräfte sind anteilig zu berücksichtigen (z. B. entspricht eine Kraft mit 50 % der Regelarbeitszeit 0,5 FTE). Kriterium 6: Der Bieter muss seine Leistungen an den Wochentagen Montag bis Freitag einer Arbeitswoche erbringen können. Kriterium 7: Der Bieter muss in der Lage sein, Dokumentformate von DIN A0 bis hin zur Checkkartengröße im Rahmen der in der Leistungsbeschreibung abgefragten Dienstleistungen zu verarbeiten. Kriterium 8: Der Bieter muss für die Erstellung der digitalen Dokumente ein MRC-Kompressionsverfahren (Mixed Raster Content) einsetzen, das die Trennung der Dokumentinhalte in mindestens eine Hintergrundebene und eine Vordergrund-/Textmaske ermöglicht und diese Ebenen jeweils mit einem für den Inhalt optimierten Kompressionsverfahren verarbeitet. Die erzeugten Dateien müssen eine hohe Text- und Kantenschärfe bei gleichzeitig reduzierter Dateigröße gewährleisten und für die Langzeitarchivierung (z. B. PDF/A) geeignet sein. Kriterium 9: Der Bieter muss über ein elektronisches Nachverfolgungssystem (Tracking-System) verfügen, mit dem der Auftraggeber den vollständigen Prozessablauf von der Abholung der Bauakten bis zur Vernichtung der Bauakten lückenlos nachverfolgen kann. Das Tracking muss sich auf jede einzelne Bauakte beziehen und den jeweiligen Bearbeitungs- und Verarbeitungsstatus in allen Prozessschritten transparent abbilden. Begriffsdefinition: Ein Trackingsystem des Dienstleisters ist ein technisches oder organisatorisches System, mit dem der Dienstleister sämtliche im Rahmen des Auftrags erbrachten Leistungen, Vorgänge, Bearbeitungsstände, Reaktions- und Bearbeitungszeiten sowie sonstige für die Vertragserfüllung relevante Aktivitäten fortlaufend, nachvollziehbar und prüffähig dokumentiert. Kriterium 10: Der Bieter muss ein gesichertes Zwischenlager für die gescannten, zur späteren Vernichtung vorgesehenen Dokumente bereitstellen. Das Zwischenlager muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Zutrittskontrolle: Zugang ausschließlich für autorisiertes Personal; Dokumentation der Zutritte. Blick- und Zugriffsschutz: Lagerung in verschlossenen, manipulationssicheren Behältern oder in einem abgeschlossenen, nicht einsehbaren Raum. Technische Sicherungsmaßnahmen: Das Zwischenlager muss über geeignete Sicherheitsmaßnahmen verfügen (z. B. Alarmanlage, Videoüberwachung oder gleichwertige Maßnahmen). Schutz vor Verlust und Beschädigung: Das Zwischenlager muss gegen Feuer, Wasser, unbefugten Zugriff und sonstige Gefährdungen abgesichert sein. Kriterium 11: Der Bieter muss die datenschutzgerechte und protokollierte Vernichtung der Papierunterlagen nach den Anforderungen der DIN 66399, mindestens Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3 gewährleisten. Hinweis: Im Rahmen des Vergabeverfahrens dürfen eingereichte Referenzen nicht korrigiert werden, wenn sie nicht den festgelegten Anforderungen entsprechen. Es wird dringend empfohlen, die im Präqualifizierungsverzeichnis hinterlegten Referenzen sorgfältig mit den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Vergabeverfahrens abzugleichen. Nur vollständige und zutreffende Referenzen können bei der Bewertung berücksichtigt werden. Angebote sind ausschließlich digital über den Vergabemarktplatz abzugeben: https://www.vmp-rheinland.de Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren: Keine Bieteröffentlichkeit zugelassen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: - Angaben über Insolvenzverfahren oder vergleichbare gesetzlich geregelte Verfahren - Angaben über Unternehmensliquidation - Angaben, dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit in Frage stellt - Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und sonstigen Abgaben - Abgaben zur gesetzlichen Sozialversicherung und zu Beiträgen der(n) gemeinsamen Einrichtung(en) der Tarifvertragsparteien i. S. d. § 5 Nr. 3 des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG). Falls mein/ unser Angebot/ Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde(n) ich/ wir bei bestehender Abgaben- und/ oder Beitragspflicht auf Verlangen der Vergabestelle in Bezug auf die Erfüllung dieser Verpflichtungen folgende Nachweise vorlegen, soweit diese nicht bereits im Rahmen der Präqualifikation erbracht wurden: hinsichtlich der Steuern und sonstigen Abgaben: - Freistellungsbescheinigung des Finanzamtes zum Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48 b Einkommensteuergesetz (EStG) oder - bei Unternehmen, deren Bauleistungen zwar der VOB unterfallen, steuerrechtlich jedoch nicht der Bauabzugssteuer unterliegen - eine die Unbedenklichkeit nachweisende allgemeine sog. Bescheinigung des Finanzamtes in Steuersachen - Unbedenklichkeitsbescheinigung der für die Gemeindesteuern zuständigen Stelle hinsichtlich der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung und ggf. der tarifvertraglichen Sozialkassen: - Unbedenklichkeitsbescheinigung(en) der zuständigen Einzugsstelle(n) zur Entrichtung der Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (in der Regel Gesamtsozialversicherungsnachweis(e) der Krankenkassen, ersatzweise Einzelnachweise der zuständigen Stelle(n) in den zutreffenden Versicherungszweigen), ferner - Unbedenklichkeitsbescheinigung(en) der zuständigen Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft/en oder sonstige Unfallkassen) in qualifizierter Form unter Angabe der Lohnsummen sowie - Unbedenklichkeitsbescheinigung(en) der zuständigen tarifvertraglichen Sozialkasse(n) ( z. B. Sozialkasse(n) für das Baugewerbe oder sonstige zuständige Sozialkasse(n) oder alternativ - bei Beschäftigungsverhältnissen mit gewerblichen Arbeitnehmern, die dem Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) unterfallen - eine sog. Enthaftungsbescheinigung der tarifvertraglichen Sozialkasse (SOKA-Bau) im Sinne des § 14 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) Für den Fall der rechtlichen oder tatsächlichen Unmöglichkeit der Vorlage eines solchen Nachweises werde(n) ich/ wir dies der Vergabestelle anzeigen und uns ggf. unter deren Mitwirkung um den/ die entsprechenden Nachweise bemühen. Für den Fall einer Abgaben- oder Beitragsfreiheit werden ich/ wir auf Verlangen der Vergabestelle nötigenfalls auch eine Negativbescheinigung mit der Maßgabe beibringen, dass eine Abführungspflicht nicht besteht.
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: Eintragung in ein Präqualifikationsverzeichnis; Eintragung im Handelsregister des Amtsgerichts; Eintragung in sonstiges Berufsregister; Keine Verpflichtung zu einer solchen Eintragung; Eintragung bei der Handwerkskammer; Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer; Gewerbeanmeldung; Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft. Falls mein/ unser Angebot/ Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde(n) ich/ wir zur Bestätigung meiner/ unserer vorstehenden Angaben/ Erklärungen auf Verlangen der Vergabestelle die hierauf zutreffenden Nachweise vorlegen: - Handelsregisterauszug - Nachweis Eintragung in ein sonstiges Berufsregister - Ggf. Negativbescheinigung/en in Bezug auf die vorstehenden Nachweise zur Berufsausübung - Nachweis Eintragung bei der Handwerkskammer - Nachweis Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer - Gewerbeanmeldung - Bescheinigung über die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung Ausschlusskriterien: Aus fachlichen, technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen stellen diese Rahmenbedingungen Ausschlusskriterien für eine Teilnahme am Vergabeverfahren zur Auswahl eines Scan-Dienstleisters dar. Die Bewerber haben (Formular Eigenerklärung Ausschlusskriterium) zu bestätigen, dass sämtliche nachfolgend aufgeführten Ausschlusskriterien erfüllt werden. Bewerber, die eines oder mehrere dieser Kriterien nicht erfüllen, werden im weiteren Verlauf desVergabeverfahrens nicht berücksichtigt. Pro Antwort darf ausschließlich entweder die Auswahlbox "ja" oder die Auswahlbox "nein" angehakt werden. Kriterium 1: Die Digitalisierung der Bauakten hat ausschließlich in einem gesicherten Bereich innerhalb Deutschlands zu erfolgen. Hintergrund sind die Anforderungen aus Art. 5, 28 und 32 DSGVO sowie die kommunalen Registratur- und Sicherheitsvorgaben. Eine Verarbeitung außerhalb Deutschlands ist aufgrund der erforderlichen Aufsichts- und Kontrollmöglichkeiten ausgeschlossen (siehe Begründung hierfür in der Leistungsbeschreibung). Kriterium 2: Der Bewerber verfügt über ein Qualitätsmanagementsystem. Der Nachweis kann durch eine gültige ISO 9001-Zertifizierung oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Qualitätsmanagementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der ersichtlich ist, dass das Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 9001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 3: Das Unternehmen muss über ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) gemäß ISO 27001 verfügen. Der Nachweis kann durch ein gültiges ISO 27001-Zertifikat oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Informationssicherheits-Managementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der hervorgeht, dass Ihr Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 27001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 4: Der Bieter muss ein gültiges Zertifikat nach BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) vorlegen, aus dem hervorgeht, dass der Prüfgegenstand die Anforderungen der Technischen Richtlinie erfüllt. Alternativ, sofern kein Zertifikat vorliegt, muss der Bieter einen Nachweis bzw. eine verbindliche Erklärung einreichen, aus der hervorgeht, dass die Verarbeitungsschritte in seinem Scan Center TR-RESISCAN-konform durchgeführt werden (mindestens Schutzklasse "Normal") oder dass sich der Bieter derzeit in einem laufenden Zertifizierungsverfahren nach TR-RESISCAN befindet. Kriterium 5: Die Mindestkapazität von 5 VZÄ muss für die gesamte vorgesehene Verarbeitungszeit aller Bauakten (20 komplexe Bauakten unterschiedlicher Qualität, Formate und Klammerungen/Heftungen; insg. ca. 7.000 Seiten am Tag) innerhalb von 3 Jahren sichergestellt sein. Der Nachweis ist durch eine verbindliche Eigenerklärung des Bewerbers zu erbringen, aus der hervorgeht, dass die erforderlichen personellen Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind und dass diese Kapazitäten für das Projekt verbindlich bereitgestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch geeignete Unterlagen (z. B. anonymisierte Personallisten, Organigramme, Kapazitätsübersichten) zu überprüfen. Definition Vollzeitäquivalent (FTE): Ein FTE entspricht der Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft auf Basis der in Ihrem Unternehmen geltenden tariflichen oder betriebsüblichen Regelarbeitszeit. Teilzeitkräfte sind anteilig zu berücksichtigen (z. B. entspricht eine Kraft mit 50 % der Regelarbeitszeit 0,5 FTE). Kriterium 6: Der Bieter muss seine Leistungen an den Wochentagen Montag bis Freitag einer Arbeitswoche erbringen können.
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Kriterium 7: Der Bieter muss in der Lage sein, Dokumentformate von DIN A0 bis hin zur Checkkartengröße im Rahmen der in der Leistungsbeschreibung abgefragten Dienstleistungen zu verarbeiten. Kriterium 8: Der Bieter muss für die Erstellung der digitalen Dokumente ein MRC-Kompressionsverfahren (Mixed Raster Content) einsetzen, das die Trennung der Dokumentinhalte in mindestens eine Hintergrundebene und eine Vordergrund-/Textmaske ermöglicht und diese Ebenen jeweils mit einem für den Inhalt optimierten Kompressionsverfahren verarbeitet. Die erzeugten Dateien müssen eine hohe Text- und Kantenschärfe bei gleichzeitig reduzierter Dateigröße gewährleisten und für die Langzeitarchivierung (z. B. PDF/A) geeignet sein. Kriterium 9: Der Bieter muss über ein elektronisches Nachverfolgungssystem (Tracking-System) verfügen, mit dem der Auftraggeber den vollständigen Prozessablauf von der Abholung der Bauakten bis zur Vernichtung der Bauakten lückenlos nachverfolgen kann. Das Tracking muss sich auf jede einzelne Bauakte beziehen und den jeweiligen Bearbeitungs- und Verarbeitungsstatus in allen Prozessschritten transparent abbilden. Begriffsdefinition: Ein Trackingsystem des Dienstleisters ist ein technisches oder organisatorisches System, mit dem der Dienstleister sämtliche im Rahmen des Auftrags erbrachten Leistungen, Vorgänge, Bearbeitungsstände, Reaktions- und Bearbeitungszeiten sowie sonstige für die Vertragserfüllung relevante Aktivitäten fortlaufend, nachvollziehbar und prüffähig dokumentiert. Kriterium 10: Der Bieter muss ein gesichertes Zwischenlager für die gescannten, zur späteren Vernichtung vorgesehenen Dokumente bereitstellen. Das Zwischenlager muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Zutrittskontrolle: Zugang ausschließlich für autorisiertes Personal; Dokumentation der Zutritte. Blick- und Zugriffsschutz: Lagerung in verschlossenen, manipulationssicheren Behältern oder in einem abgeschlossenen, nicht einsehbaren Raum. Technische Sicherungsmaßnahmen: Das Zwischenlager muss über geeignete Sicherheitsmaßnahmen verfügen (z. B. Alarmanlage, Videoüberwachung oder gleichwertige Maßnahmen). Schutz vor Verlust und Beschädigung: Das Zwischenlager muss gegen Feuer, Wasser, unbefugten Zugriff und sonstige Gefährdungen abgesichert sein. Kriterium 11: Der Bieter muss die datenschutzgerechte und protokollierte Vernichtung der Papierunterlagen nach den Anforderungen der DIN 66399, mindestens Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3 gewährleisten.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Umsatz
Beschreibung: "Geben Sie den anteiligen Jahresumsatz Ihres Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf Scan-/Digitalisierungsdienstleistungen, Aktenein/-zwischenlagerungen, Logistikleistungen in diesem Zusammenhang, Beratungsdienstleistungen, also eindeutig auf Scan-Dienstleistungsprojekten mit allen begleitenden Dienstleistungen hierzu, bezogen werden können." "Geschäftsjahr:... Jahresumsatz DMS-Leistungen:... Geschäftsjahr:... Jahresumsatz DMS-Leistungen:... Geschäftsjahr:... Jahresumsatz DMS-Leistungen:..." "Jahresumsatz ist nachvollziehbar und steht in einem angemessenen Verhältnis zum Projektvolumen. Bewertet wird das letzte Geschäftsjahr: Jahresumsatz DMS-Leistungen > 10 Mio. EUR = 100% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 7 Mio. EUR = 75% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 5 Mio. EUR = 50% Jahresumsatz DMS-Leistungen > 2 Mio EUR = 25% Sonst = 0%" Maximale Punktzahl liegt bei 200 Punkten.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 200
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Referenzen Zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 46 VgV hat der Bewerber mindestens drei geeignete Referenzen der letzten 5 Jahre vorzulegen, die seine Erfahrung mit der Erbringung professioneller Scan-Dienstleistungen vergleichbarer Art und Komplexität belegen. Bewerber, die diese Mindestanforderung bzw. dieses Eignungskriterium (3 Referenznennungen) nicht erfüllen, werden vom Verfahren ausgeschlossen Max. 100 Punkte pro Referenz: Hinweis: Für jede Referenz sind der Name und die vollständige Anschrift des Referenzauftraggebers (Organisation) anzugeben. Die Angabe eines Ansprechpartners ist freiwillig. Aus der Nichtangabe entstehen dem Bieter keine Nachteile. Wichtiger Hinweis: Werden der Name und die vollständige Anschrift des Referenzauftraggebers (Organisation) nicht angegeben, kann die Referenz mangels Nachprüfbarkeit der Angaben nicht berücksichtigt werden. Die Referenz bleibt in diesem Fall insgesamt unbewertet. Max. 600 Punkte pro Referenz: Da es deutliche Unterschiede zwischen Bauakten eines öffentlichen und privaten Auftraggebers in den Rechtsgrundlagen, den Dokumentationspflichten, der Aufbewahrung, der Transparenz und der Prüfanforderungen gibt, erfolgt die Wertung gemäß folgendem Schema: öffentlicher Auftraggeber (Leistungen für öffentliche Auftraggeber): 100% privates Unternehmen (Leistungen für private Auftraggeber): 25% Max. 200 Punkte pro Referenz: Es wird bewertet, ob das Referenzprojekt zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch betrieben wird oder bereits abgeschlossen wurde. Die Aktualität der Referenz (in den letzten 5 Jahren) ist relevant, da der Auftragnehmer nachweisen muss, dass er die für den Auftrag maßgeblichen technischen Standards und Prozesse in jüngerer Zeit erfolgreich umgesetzt hat. Max. 600 Punkte pro Referenz: Welche Aufgaben übernimmt der Bewerber als Vertragspartner bei der Referenz: Unterlagen vor dem Scann vor- bzw. aufbereiten (z.B Entnehmen aus Ordnern/Hängeregistern etc., entklammern, glätten und weitere Vorbereitungsmaßnahmen): +10% Digitalisieren von Bauakten (Bestands-/Altakten): +50% Digitalisieren sonstiger Bestands-/Altakten bzw. Unterlagen: +10% Logistik-/Transportaufgaben: +10% Zwischenlagerung gescannter Unterlagen: +10% Vernichtung von gescannten Papierunterlagen: +5% weitere: +5% Max. 600 Punkte pro Referenz: Die Referenz nutzt das elektronisches Nachverfolgungssystem des Bewerbers (häufig auch Tracking-System genannt). Begriffsdefinition: Ein Trackingsystem des Dienstleisters ist ein technisches oder organisatorisches System, mit dem der Dienstleister sämtliche im Rahmen des Auftrags erbrachten Leistungen, Vorgänge, Bearbeitungsstände, Reaktions- und Bearbeitungszeiten sowie sonstige für die Vertragserfüllung relevante Aktivitäten fortlaufend, nachvollziehbar und prüffähig dokumentiert. Max. 600 Punkte pro Referenz: Bei der angegebenen Referenz erfolgt der Erfassungsprozess TR-RESISCAN-konform (mindestens Sicherheitsstufe "Normal"). Ja, der Erfassungsprozess erfogt TR-RESISCAN-konform (mindestens Sicherheitsstufe "Normal"): 100% Nein, kein TR-RESISCAN konformer Erfassungsprozess: 0% Max. 400 Punkte pro Referenz: "Umfang (tägliches Scanvolumen): >= 10.000 Seiten am Tag = 100% >= 7.000 Seiten am Tag = 75% >= 5.000 Seiten am Tag = 50 % >= 2.000 Seiten am Tag = 25% < 2.000 Seiten am Tag = 0%"
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (pro Einheit)
Zuschlagskriterium — Zahl: 9 300
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anzahl Mitarbeitende
Beschreibung: Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich auf Scan-/Digitalisierungsdienstleistungen, Aktenein/-zwischenlagerungen, Logistikleistungen in diesem Zusammenhang, Beratungsdienstleistungen, also eindeutig auf Scan-Dienstleistungsprojekten mit allen begleitenden Dienstleistungen hierzu, bezogen werden können. >150 MA = 100% >100 MA = 75% >50 MA = 50% >= 20 MA =25% < 20 MA = 0% Maximale Punktzahl liegt bei 200 Punkten.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (pro Einheit)
Zuschlagskriterium — Zahl: 200
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Branchen-/Projekt- und Umsetzungserfahrung
Beschreibung: Branchen-/Projekt- und Umsetzungserfahrung des Bewerbers in Jahren. Bewerber mit Projekterfahrung > 7 Jahre = 100% Bewerber mit Projekterfahrung > 5 Jahre = 75% Bewerber mit Projekterfahrung > 3 Jahre = 50% Bewerber mit Projekterfahrung >= 1 Jahr =25% Bewerber mit Projekterfahrung < 1 Jahr = 0% Maximale Punktzahl liegt bei 100 Punkten.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (pro Einheit)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 13/10/2026 09:15:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen werden nach Ablauf der Teilnahme- und Angebotsfrist nachgefordert.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Dieses Verfahren fällt unter die Verordnung zu ausländischen Subventionen (FSR)
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach §160 Abs. 3 Nr. 1-4 GWB ist ein Antrag auf Einleitung einer Nachprüfverfahrens unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. GWB § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bergisch Gladbach- Bauaufsicht
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Bergisch Gladbach- Bauaufsicht
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bergisch Gladbach- Bauaufsicht
Registrierungsnummer: 053780004004-31001-55
Postanschrift: Wilhelm-Wagener-Platz 1
Stadt: Bergisch Gladbach
Postleitzahl: 51429
Land, Gliederung (NUTS): Rheinisch-Bergischer Kreis (DEA2B)
Land: Deutschland
Telefon: +49 02202140
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Fax: +49 251411-2165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0cd9d908-2a45-4aa2-913b-1afe2ea701a3 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/09/2026 12:15:38 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 622052-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 174/2026
Datum der Veröffentlichung: 09/09/2026