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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen für die Fachstelle 10.34 - Expedtion und Druck
Beschreibung: Bereítstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen - Neu-Vertrag für die Bereitstellung von Druck- bzw. kopiersystemen für die Druckerei der Fachstelle 10.34 des Amt 10 für die Laufzeit von 48 Monaten
Kennung des Verfahrens: d5986962-9b14-4a61-a55f-3dff90c1d797
Interne Kennung: 2026-0457-10
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen, 30100000 Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln, 30121000 Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte, 30121400 Vervielfältigungsgeräte, 30121430 Digitale Vervielfältigungsgeräte
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDDYYRQ9S7U# Rückfragen werden durch Unternehmenskommunikation für alle Interessenten beantwortet. Die Information über vorliegende Unternehmenskommunikation werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig den Link in der Bekanntmachung zur angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Unternehmenskommunikationen abzurufen. Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden. Datenkategorien und Datenherkunft: - Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung - ggf. gültige E-Mail-Adresse, - Anschrift, - Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge - Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind, Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will. Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben. Rechte der betroffenen Person: Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit: 1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten; 2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten, 3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO. 4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen; 5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln 6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen für die Fachstelle 10.34 - Expedtion und Druck
Beschreibung: Neu-Vertrag für die Bereitstellung von Druck- bzw. kopiersystemen für die Druckerei der Fachstelle 10.34 des Amt 10 für die Laufzeit von 48 Monaten: 1 x imagePRESS V1000 (neu) 2 x Varioprint VP140 (neu) 1 x VarioPrint VP6270 (neu refurbished) 1 x Skyco EchsPress (neu) 1 x imagePRESS V1000 (#3RQ00696) 1 x Plockmatic BLM35 (#T102K00288) 1 x PRISMAprepare (#CDEPRPN1K8846496) 1 x PRISMAproduction (#CDEPROGLRD469328) DIN A3 = 2 x A4 Monatliche Full Service Rate mit folgenden Leistungen: - Systempauschale - An-/Abfahrt des Technikers - Verbrauchsmaterialien, z. B. Toner (exklusive Papier und Heftklammern) - Reinigungsmaterial - Alle Arbeitsleistungen des Technikers - Reparaturen und Ersatzteile Einmalkosten, wie Urheberrechtsabgabe, Transport- und Installationskosten, Netzwerkintegration und Produktschulung für die Neusysteme sind inklusive. Die Kosten zur Deinstallation und Abtransport der 3 x VP140 (#698503720, #698503723, #698803737), 1 x VP6000 (#900230230) und 1 x IP C910 (#2NT01443) sind inkludiert.
Interne Kennung: 2026-0457-10
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen, 30100000 Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln, 30121000 Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte, 30121400 Vervielfältigungsgeräte, 30121430 Digitale Vervielfältigungsgeräte
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Bereitstellung von Teilleistungen durch wiederaufbereitete bzw. refurbished Geräte.
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Innovative Beschaffung
Beschreibung: Bereitstellung von Teilleistungen durch wiederaufbereitete bzw. refurbished Geräte.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Der Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft, Klimaschutz, Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung
Innovationsfördernde Auftragsvergabe: Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Produktinnovationen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
Beschreibung: Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 500 282,88 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist Sonstige Begründung: Im Jahr 2018 hat die Stadt Münster die Vergabe 2018-0491-10 - Anmietung von 6 Hochleistungsdruckkopiersystemen durchgeführt. Dabei ist seinerzeit die CHG-MERIDIAN AG, 88250 Weingarten, als Vertragspartner hervorgegangen, die Geräte der CANON Deutschland GmbH im Wege eines einem Leasing-Geschäft vergleichbaren Vertrages überlassen hatte. Es wurde die Stadt Münster als eine Art "Leasingnehmer" und die CHG-MERIDIAN AG als "Leasinggeber" mit der CANON Deutschland GmbH als Lieferant bzw. Untervertragspartner zur Überlassung der Geräte definiert. Es handelt sich nicht um einen "echten" Leasingvertrag, da die Bedingungen des Vertrages allein durch die Stadt Münster im Rahmen des Vergabeverfahrens festgelegt wurden. Dabei hat der Vertragsparter immer die aktuellste Version der Geräte samt Software zur Verfügung zu stellen. Der Vertrag hatte ursprünglich eine Laufzeit vom 01.09.2019 bis zum 31.08.2024, damit für fünf Jahre fix. Bereits in 09/2022 kam es zu einer Vertragsanpassung. Die Canon Deutschland GmbH bzw. CHG MERIDIAN AG hatte einen Austausch/Wechsel von einigen Geräten mit einem anteiligen Upgrade verkauft, der nach qualitativer Bewertung und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sinnvoll und wirtschaftlich war. Der Vertrag wurde ab 01.11.2022 bis zum 31.10.2026 (vorzeitig) verlängert, wobei die faktische Verlängerung bei 26 Monaten lag. Begründet war die Auftragsanpassung seinerzeit über § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB.als Auftragsänderung wahrend der Vertragslaufzeit. Aktuell muss es aus nachfolgenden Gründen erneut zu einer vorzeitigen Vertragsänderung kommen: Seit Vertragsbegin im Jahr 2019 nutzt die Stadt Münster eine notwendige Software (PRISMAprepare) der CANON Deutschland GmbH) zur Vor-Produktion der Druckaufträge. In den letzten Jahren wurden diverse Vorlagen und Formatierungen in dieser Software hinterlegt. Dabei ist die Software wichtiges Element des vorhandenen Workflows, um diesen in bewährter Manier steuern zu können. Die Struktur des Produktionsprozesses inkl. Ausführung der Druckjobs verlangt den fortgesetzten Einsatz von "PRISMAprepare", um auf das bestehende Archiv früherer Druckaufträge als Vorlagen für aktuelle Druckaufträge sowie ergänzend auf die Sammlung von individuell erstellten Druckvorlagen zugreifen zu können. Eine Übernahme der Druckvorlagen in eine andere Software ist nicht automatisiert möglich und erfordert einen großen manuellen Aufwand. Das Archiv früherer Druckaufträge wäre in der Tagesproduktion nicht mehr online ansteuerbar. Es stellt somit eine große Arbeitserleichterung dar, da die hinterlegten Druckaufträge (mit der Software) einfach und schnell reproduziert werden können und dieser "Datenschatz" weiter genutzt werden muss, um die Effizienz der Fachstelle sicherzustellen. in einem Fall des Wechsels der Geräte auf einen anderen Hersteller sind die Aufwände und die technische Umsetzbarkeit der Migration auf eine andere Software seriös nicht kalkulierbar. Die Software PRISMAprepare kann lediglich durch die CANON Deutschland GmbH bereitgestellt werden, sodass auch die Bereitstellung der Drucksysteme nur durch die CANON Deutschland GmbH erfolgen kann. Anteilig erfolgt ein Wechsel der Geräte in eine andere Leistungsklasse und z.T. werden "refurbished" Geräte aus Gründen der Nachhaltigkeit bereitgestellt. Die Neu-Beauftragung erfolgt grundsätzlich zu den derzeitigen Konditionen und stellt damit eine besonders wirtschaftliche Beschaffung dar, die unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit auch sinnvoll erscheint. Es handelt es sich um einen Neu-Vertrag, der voraussichtlich zum 01.07.2026 für 48 Monate direkt mit der CANON Deutschland GmbH abgeschlossen werden soll, wenn der derzeitige Vertrag mit der CHG MERIDIAN AG vorzeitig zum 30.06.2026 beendet wird. Der Vertrag wird nach § 14 Abs. 4 Nr. 2.b) VgV bewertet, da aus "technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden" ist. Die o.g. Software PRISMAprepere kann nur von der CANON Deutschland GmbH bereitgestellt werden und ist nur mit Geräte der Marke CANON kompatibel. Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV).
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Canon Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1 - 20954250
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 500 282,88 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Canon Deutschland GmbH, 47807 Krefeld
Datum des Vertragsabschlusses: 23/07/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 500 282,88 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 500 282,88 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Registrierungsnummer: DE126118269
Postanschrift: Klemensstraße 10
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48143
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement (15ZVM)
Telefon: +49 251492-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Registrierungsnummer: DE126118269
Postanschrift: Klemensstraße 10
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48143
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement (15ZVM)
Telefon: +49 251492-0
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514113698
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Canon Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE120678391
Postanschrift: Europark Fichtenhain A10
Stadt: Krefeld
Postleitzahl: 47807
Land, Gliederung (NUTS): Krefeld, Kreisfreie Stadt (DEA14)
Land: Deutschland
Telefon: 021513450
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2afed121-0798-460e-950f-db050f4aa7e4 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/08/2026 10:57:07 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 546353-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 150/2026
Datum der Veröffentlichung: 06/08/2026