Öffentliche Ausschreibung Köln 2026 Deutschland – Dokumentenverwaltungssystem – Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung 2026-08-04

Deutschland – Dokumentenverwaltungssystem – Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats

Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung

Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS für die Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats.

Kennung des Verfahrens: 31955e1e-acdd-40ff-8fbd-45b235937bd4

Interne Kennung: 26-06

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 72512000 Dokumentenmanagement

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Köln

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YFSMGCN#

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Betrug: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Korruption: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Zahlungsunfähigkeit: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung

Beschreibung: Folgende konkrete Leistungen sind durch den Auftragnehmer (AN) zu erbringen: - Bereitstellung und Betrieb des DMS (Miete) als SaaS inkl. der benötigten Lizenzen und Serverkomponenten sowie Service, Support und Wartung, - Einrichtung, Konfiguration und Customizing des DMS, - Durchführung von Administratoren- und Anwender-Schulungen sowie Bereitstellung von Schulungsunterlagen, - Unterstützung im Projektmanagement, Installation und Transition.

Interne Kennung: 26-06

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 72512000 Dokumentenmanagement

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Siehe Vergabeunterlagen.

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Köln

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 96 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 5

Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Grundlaufzeit der Bereitstellung der DMS-Software als SaaS (Laufzeit SaaS) beträgt 36 Monate. Die Laufzeit SaaS verlängert sich mehrfach um die vereinbarten Monate, wenn sie nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Laufzeitende vom Auftraggeber gekündigt wird. Die maximale Leistungsdauer beläuft sich auf insgesamt 8 Jahre (96 Monate).

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz

Beschreibung des Eignungskriteriums: Mindestanforderungen: Der Bieter muss in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (vom Bieter anzugeben) einen Gesamtumsatz von mindestens 500.000,00 EUR netto im Bereich der Einführung, Bereitstellung und des Betriebs von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) erzielt haben. Zum Nachweis ist eine Eigenerklärung vollständig auszufüllen (Dokument B-XI Erklärungsbogen wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit). Anzugeben sind "Letzte drei abgeschlossene Geschäftsjahre" und dazu jeweils "Umsatz im Bereich der Einführung, Bereitstellung und des Betriebs von DMS" Sofern die Mindestanforderung nicht erfüllt wird, wird das Angebot vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der angegebene Umsatz je Mitglied der Bietergemeinschaft zu einem Gesamtumsatz addiert.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung des Eignungskriteriums: Mindestanforderungen: Der Bieter muss eine Erklärung abgeben, wonach sein Unternehmen über eine bestehende Berufs-/ bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Vermögensschäden, Sach- und Personenschäden in Höhe von 500.000,00 EUR je Schadensereignis verfügt bzw. - soweit die aktuelle Deckungssumme niedriger ist - dass er von seinem Versicherungsgeber die Zusage hat, die Deckungssumme auf die geforderte Summe erhöhen zu können und dass er diese Erhöhung im Zuschlagsfall bzw. vor Zuschlagserteilung auf Anforderung des Auftraggebers vornehmen wird. Der Auftraggeber behält sich vor, von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung einen entsprechenden Nachweis zu verlangen. Der Bieter verpflichtet sich, den Auftraggeber während des Vergabeverfahrens unverzüglich davon zu informieren, wenn sich eine Änderung von Umständen ergibt, aufgrund derer die abgegebene Erklärung nicht mehr zutreffend ist. Zum Nachweis ist eine Eigenerklärung vollständig auszufüllen (Dokument B-XI Erklärungsbogen wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit).

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Mindestanforderungen (A-Kriterien) an die Referenzen: Der Bieter muss mindestens drei mit den ausgeschriebenen Leistungen nach Art, Umfang und Komplexität vergleichbare Referenzen (bzw. Aufträge) nachweisen. Anderenfalls wird das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Eine Referenz ist nach Art, Umfang und Komplexität vergleichbar, wenn es folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) erfüllt: - Leistungsgegenstand der Referenz ist die erfolgreiche Einführung und produktive Inbetriebnahme sowie der Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). - Der erfolgreiche Abschluss der Referenz liegt nicht früher als drei Jahre berechnet ab dem Datum der Veröffentlichung der Bekanntmachung. - Die Referenz muss mindestens ein Auftragsvolumen von 250.000,00 EUR netto aufweisen. Darüber hinaus besteht folgende Mindestanforderung (Ausschlusskriterium): - Mindestens eine der Referenzen muss die Einführung sowie die Bereitstellung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems als Software as a Service (SaaS) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen, insbesondere mit einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, umfasst haben. Als Software as a Service (SaaS) ist die Bereitstellung von Software bzw. Funktionen von Software in einer vom Auftragnehmer betriebenen Infrastruktur zu verstehen. Der Bieter hat in einer Erklärung zu drei Referenzen (Dokument B-VIII Erklärungsbogen technische und berufliche Leistungsfähigkeit) folgende Angaben zu machen: Nr. / Bezeichnung der Referenz / Referenzauftraggeber mit Adresse / Ansprechperson des Referenzauftraggebers mit Telefonnummer oder E-Mail-Adresse / Kurzbeschreibung der Referenz einschließlich Darstellung der wesentlichen Leistungen sowie der Vergleichbarkeit des Leistungsgegenstands* mit der ausgeschriebenen Leistung; * Vergleichbarkeit des Leistungsgegenstands bzgl. aller Referenzen (Mindestanforderung): Erfolgreiche Einführung und produktive Inbetriebnahme sowie Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS); * Vergleichbarkeit des Leistungsgegenstands bzgl. mindestens einer Referenz (Mindestanforderung): Erfolgreiche Einführung sowie die Bereitstellung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems als Software as a Service (SaaS) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen, insbesondere mit einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; Als Software as a Service (SaaS) ist die Bereitstellung von Software bzw. Funktionen von Software in einer vom Auftragnehmer betriebenen Infrastruktur zu verstehen. / Erfolgreiche Einführung und produktive Inbetriebnahme sowie Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) (Mindestanforderung) / Erfolgreiche Einführung sowie Bereitstellung und Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems als Software as a Service (SaaS) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen, insbesondere mit einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (Mindestanforderung für eine der Referenzen) / Der erfolgreiche Abschluss der Referenz liegt nicht früher als drei Jahre berechnet ab dem Datum der Veröffentlichung der Bekanntmachung. (Mindestanforderung); Es dürfen nur in diesem Zeitraum abgeschlossene Referenzen angegeben werden, ältere Referenzen bleiben unberücksichtigt. / Auftragsvolumen in EUR (netto); Referenz muss mindestens ein Auftragsvolumen von 250.000,00 EUR netto aufweisen (Mindestanforderung)

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung des Eignungskriteriums: Es sind folgende Angaben A., B. oder C. zur Registereintragung zu machen: A) Angabe, dass Bieter im Handelsregister eingetragen ist, sowie Angabe des zuständigen Amtsgerichts und Angabe der Handelsregisternummer B) Angabe, dass Bieter in einem zum Handelsregister vergleichbaren Register eingetragen ist, sowie Angaben zu Registereintragung C) Angabe, dass für den Bieter keine Eintragungspflicht in dem oder den genannten Registern besteht.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt auf Grundlage der Gesamtleistungspunktzahl des zu bewertenden Angebots sowie des Wertungspreis des zu bewertenden Angebots (gemäß Preisblatt) nach der einfachen Richtwertmethode nach der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018), kostenlos zu beziehen unter der Webadresse http://www.cio.bund.de. Im Rahmen der einfachen Richtwertmethode erfolgt die Ermittlung des führenden Angebotes mittels der Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis: Z(Bieter) = L(Bieter) / P(Bieter) Die einzelnen Formelbestandteile sind wie folgt definiert: Z(Bieter) = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis des zu bewertenden Angebots L(Bieter) = Gesamtleistungspunktzahl des zu bewertenden Angebots P(Bieter) = Bruttopreis des zu bewertenden Angebots gemäß Preisblatt = Wertungspreis (in Euro)

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Leistung

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 28/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFSMGCN/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFSMGCN

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFSMGCN

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 07/09/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 3 Monate

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich alle vergaberechtlich zulässigen Maßnahmen und Nachforderungen (im Wege der Ergänzung, Erläuterung, Vervollständigung oder Korrektur) nach Maßgabe des § 56 VgV vor.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungstermin: 07/09/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022.

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig

Aufträge werden elektronisch erteilt: nein

Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Informationen über die Überprüfungsfristen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, soweit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unternehmen hat darzulegen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats

Registrierungsnummer: 0

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50933

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

E-Mail: post@wissenschaftsrat.de

Telefon: 0049 221 3776-0

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland

Registrierungsnummer: 05315-03002-81

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50667

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 161f971f-79eb-4a31-be75-18a6cfd85577 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/08/2026 10:03:02 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 539035-2026

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 148/2026

Datum der Veröffentlichung: 04/08/2026

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