1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung war eine KI-basierte Softwarelösung zur automatisierten Dokumentation, Peer Review von medizinischen Gesprächsinhalten und Erstellung von reha-spezifischen Dokumenten (z. B. Entlassungsdokumente, Therapieverlaufsdokumentation etc.) in Rehabilitationskliniken bzw. Reha-Einrichtungen der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn See, erstmal im Rahmen eines Pilotprojektes und ggf. folgendem Rahmenvertrag. Die Lösung soll die Dokumentationsprozesse in Bezug auf Patientengespräche, Therapieverläufe und Entlassungsberichte erheblich effizienter und fehlerfreier gestalten.
Kennung des Verfahrens: 5c91de89-6c9e-487e-bf6b-d90c05c73dbb
Interne Kennung: ID: 2.471.447
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Dad Driburg
Land, Gliederung (NUTS): Höxter (DEA44)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Neuenahr
Land, Gliederung (NUTS): Ahrweiler (DEB12)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Soden-Salmünster
Land, Gliederung (NUTS): Main-Kinzig-Kreis (DE719)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Borkum
Land, Gliederung (NUTS): Aurich (DE947)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Warmbad
Land, Gliederung (NUTS): Erzgebirgskreis (DED42)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Marquartstein
Land, Gliederung (NUTS): Traunstein (DE21M)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Badenweiler
Land, Gliederung (NUTS): Breisgau-Hochschwarzwald (DE132)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Homburg
Land, Gliederung (NUTS): Hochtaunuskreis (DE718)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Püttlingen
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 578 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 578 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung war eine KI-basierte Softwarelösung zur automatisierten Dokumentation, Peer Review von medizinischen Gesprächsinhalten und Erstellung von reha-spezifischen Dokumenten (z. B. Entlassungsdokumente, Therapieverlaufsdokumentation etc.) in Rehabilitationskliniken bzw. Reha-Einrichtungen der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn See, erstmal im Rahmen eines Pilotprojektes und ggf. folgendem Rahmenvertrag. Die Lösung soll die Dokumentationsprozesse in Bezug auf Patientengespräche, Therapieverläufe und Entlassungsberichte erheblich effizienter und fehlerfreier gestalten.
Interne Kennung: ID: 2.471.447
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212180 Entwicklung von Medizinsoftware
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Leistungszeitraum beginnt mit einer Pilotphase für die Knappschafts-Klinik Bad Driburg, der Knappschafts-Klinik Bad Soden-Salmünster, der Knappschafts-Klinik Warmbad und der Paul-Ehrlich Klinik Bad Homburg am 01.04.2026 und endet am 30.09.2026 Nach der Pilotphase kann der Vertrag um weitere 6 Monate für alle oder auch einzelne Kliniken verlängert werden. Der Auftragnehmer wird durch den IT- Projektmanager der Reha-Kliniken spätestens zwei Wochen vor Ende der Laufzeit über das weitere Vorgehen informiert. Nach Ende der Pilotphasen können die jeweiligen Kliniken entscheiden, die entsprechenden Leistungen im Rahmen der Vertragslaufzeit abzurufen. Der Rahmenvertrag verlängert sich höchstens drei Mal jeweils um 12 Monate für alle Kliniken oder einzelne Kliniken, wenn er nicht drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit durch den jeweiligen Auftraggeber gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens am 31.03.2030. Es besteht keine Abrufverpflichtung. Wird die unter Punkt 1 Teil B (Leistungsbeschreibung) genannte Höchstmenge ausgeschöpft, endet die Abrufmöglichkeit.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Driburg
Land, Gliederung (NUTS): Höxter (DEA44)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Neuenahr
Land, Gliederung (NUTS): Ahrweiler (DEB12)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Soden-Salmünster
Land, Gliederung (NUTS): Main-Kinzig-Kreis (DE719)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Borkum
Land, Gliederung (NUTS): Aurich (DE947)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Warmbad
Land, Gliederung (NUTS): Erzgebirgskreis (DED42)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Marquardstein
Land, Gliederung (NUTS): Traunstein (DE21M)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Badenweiler
Land, Gliederung (NUTS): Breisgau-Hochschwarzwald (DE132)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bad Homburg
Land, Gliederung (NUTS): Hochtaunuskreis (DE718)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Püttlingen
Land, Gliederung (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 6 Monate
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 0,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 578 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Im Rahmen der Angebotsabgabe war durch den Bieter eine schriftliche Ausarbeitung/Erläuterung über das Konzept der Software für die KI-Entlassungsbriefe und Dokumentation sonstiger medizinisch notwendiger Dokumentation für eine Reha sowie ein Handout zur Präsentation der Arbeitsprobe, davon bezieht sich 1 Seite auf den Datenschutz in einfachen Worten, (max. 15 Seiten) einzureichen. Ferner war eine zusammengefasste Kurzbeschreibung von maximal 2 Seiten beizufügen. Ferner war dem Angebot beizufügen: • Zertifikat ISO 27001:2022 • C5 Testat für Cloud-Betrieb • Lieferung der erforderlichen Dokumente nach BSI-Grundschutz • Nachweis des BSI-Grundschutz und dem Dienstleister-Assessment, vollumfängliche Erfüllung/ Unterstützung aller sich ergebenden Auditpflichten • Erläuterung des Datenschutzkonzeptes (s. Punkt 9.1 Teil B) Es wurde von den Bietern erwartet, dass Sie das im Rahmen der Angebotsabgabe eingereichte Konzept in Form einer Demonstration bzw. Präsentation vor einem Sachverständigengremium der KBS schlüssig darstellen. Die Präsentation findet voraussichtlich am 20.11.2025 und/oder 21.11.2025 per Videotelefonie oder über andere geeignete digitale Kommunikationswege vor einem Sachverständigengremium statt. Der zeitliche Gesamtumfang des Präsentationstermins betrug in jedem Fall max. 90 Minuten. Der Zeitplan war einzuhalten.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität davon: 1. Schriftliche Darstellung und Präsentation des Konzeptes 30 % 2. Demonstration/ Präsentation einer Arbeitsprobe 40 %
Beschreibung: 70
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Gesamtwertungspreis netto
Beschreibung: 30 %
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 2
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 0,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 0,00 EUR
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 0,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: FICUS Health GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot der Ficus Health GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Auftrag mit Ficus Health GmbH
Datum des Vertragsabschlusses: 27/04/2026
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Registrierungsnummer: 992-8000344
Postanschrift: Wasserstraße 215
Stadt: Bochum
Postleitzahl: 44799
Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Land: Deutschland
Telefon: +49 234 3040
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: Diese Angabe liegt uns nicht vor.
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str.16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228-94990
Fax: +49 228-9499400
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: FICUS Health GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE369694792
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 13355
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d652a5f8-1a3a-49fe-8af3-e2628e3c1924 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/08/2026 11:49:08 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 539037-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 148/2026
Datum der Veröffentlichung: 04/08/2026