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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung - IServ-Zusatzmodul Klassengeld als Schulträger-Lizenz - für die Stadt Münster
Beschreibung: Beschaffung - IServ-Zusatzmodul Klassengeld als Schulträger-Lizenz - für die Stadt Münster
Kennung des Verfahrens: 04096996-fdaa-4361-b7d5-e6baf8ce78aa
Interne Kennung: 2026-0376-18
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDYTTMF0HX0# Rückfragen werden durch Unternehmenskommunikation für alle Interessenten beantwortet. Die Information über vorliegende Unternehmenskommunikation werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig den Link in der Bekanntmachung zur angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Unternehmenskommunikationen abzurufen. Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden. Datenkategorien und Datenherkunft: - Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung - ggf. gültige E-Mail-Adresse, - Anschrift, - Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge - Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind, Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will. Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben. Rechte der betroffenen Person: Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit: 1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten; 2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten, 3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO. 4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen; 5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln 6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung - IServ-Zusatzmodul Klassengeld als Schulträger-Lizenz - für die Stadt Münster
Beschreibung: Beschaffung - IServ-Zusatzmodul Klassengeld als Schulträger-Lizenz - für 82 Schulen der Stadt Münster (4 Jahre) - IServ-Zusatzmodul Klassengeld als Schulträger-Lizenz - FUNKTIONEN: - Anbindung bzw. LogIn via SSO - Alle Projekttypen inkl. Wahlleistungen und Einzelbeträgen - Elternportal mit Verwendungsnachweisen und Mahnungen - unbegrenzte Anzahl an Transaktionen, Projekten und Benutzern - Webinare und Hilfedokumentationen Sicherheits- und Funktionsupdates sind in den Gebühren enthalten. Weitere Funktionen und Inhalte lt. beiliegem Dokument: ""Leistungsverzeichns Klassengeld_Fima Infin GmbH"" Das Rollout beginnt nach erfolgreicher Durchführung der Pilotphase von 6 Monate mit 11 Schulen
Interne Kennung: 2026-0376-18
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Tariftreue
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 209 813,20 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Siehe beiliegender Vermerk von Herr Uchtmann vom 14.11.2025 "20251114Einführung Klassengeld_Vermerk.pdf": Der § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV erlaubt jedoch abweichend hiervon Direktvergaben, wenn ein technisches Alleinstellungsmerkmal vorliegt, d.h., wenn die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann. Hierzu wurde zwischen August und September 2025 eine detaillierte Marktanalyse durchgeführt. In diesem Zusammenhang wurden die folgenden Angebote identifiziert: - "Klassengeld" der Firma infin GmbH - "Edoop" der Firma indibit GmbH - "Schoolfox" der Firma Fox Education Services GmbH - "Klassenkasse.App" der Firma klier.net GmbH & Co. KG Eine Betrachtung erfolgte unter Berücksichtigung des folgenden Leistungskatalogs, den es zu erfüllen gilt: - Zwischen der Herstellerfirma der infrage kommenden Software und der IServ GmbH muss es eine durch Vertrag bzw. Kooperationsvereinbarung festgehaltene Zusammenarbeit geben, in deren Folge die Software in die Plattform integriert wurde. Eine Zugriffmöglichkeit über Single-Sign-On (SSO) muss hierbei gegeben sein. Hintergrund: Eine Software, bei der lediglich eine Schnittstelle von außen programmiert wurde oder wird, garantiert keinen reibungslosen Ablauf bei Anpassungen der Schulplattformen, da bei den Schnittstellen erst zeitversetzt nachjustiert werden kann. Im Falle einer engen Zusammenarbeit der Firmen wird eine überbrückungsfreie Anpassung aller Software-Bestandteile zu jeder Zeit gewährleistet. Im Zweifel müsste eine noch nicht vorhandene Schnittstelle erst kosten- und zeitintensiv programmiert werden. Eine gleichzeitige Nutzung von mehreren Plattformen, nur für die zusätzliche Implementierung einer entsprechenden Software, kommt schon aus Effizienzgründen nicht in Betracht und würde zudem die Akzeptanz der Zielgruppe (Eltern und SuS) drastisch reduzieren. - Kommunikation mit und Bedienung durch die Eltern: o Es muss ein übersichtliches und intuitives Elternportal existieren (z. B. Zahlungen und Ausgaben müssen in Echtzeit sichtbar sein. / Zahlungsanforderungen können heruntergeladen und ausgedruckt werden. / Der Kontostand der Kinder kann in Echtzeit abgerufen werden.). Nur hierdurch steigt die Akzeptanz bei den Eltern und sorgt für einen dauerhaften und effektiven Einsatz. o Eine digitale Kommunikation mit registrierten Eltern, vorzugsweise plattformintern, muss möglich sein, um beispielsweise Zahlungen anzufordern. - Übersichtlichkeit / Berichtswesen: o Die Software muss eine automatisierte Gesamtdarstellung von Zu- und Abflüssen in Form eines Dashboards aufweisen (im Sinne der schulischen Transparenzherstellung sowie Rechenschaftslegung inklusive Umsatzsteuerausweis). o Ein Berichtsexport (nach Möglichkeit per Excel) muss möglich sein. -Die Software muss bedienerfreundlich sein: o Automatisierte Zuordnung zwischen Schüler*innen und Projekten. o Nicht zugeordnete Zahlungen müssen aufgelistet und mit wenig Aufwand zugeordnet werden können. o Kreditorenstammdaten können erfasst und gespeichert werden. o Die Software muss Konten der Sparkasse Münsterland Ost auslesen können. o Zahlungsaufträge können generiert und an das Online-Banking übermittelt werden - Gewährleistung Sicherheit / Datenschutz: o Bei der Freigabe von Zahlungsaufträgen muss das Vier-Augen-Prinzip immer gewahrt werden. o Die DSGVO ist stets einzuhalten. o Es werden automatisiert regelmäßige Backups erstellt. - Vorgaben für anzulegende Projekte: o Es gibt keine Einschränkung bei der Anzahl der Projekte. o Es können Gelder bzgl. mehrerer Projekte eingenommen und zugeordnet werden. o Eine Umbuchung zwischen einzelnen Projekten muss möglich sein. o Projekte müssen mehrjährig bearbeiten werden können. o Es muss die Anlage von Projektvertretungen ermöglich werden. - Vorgaben für Zahlungen / Zahlungserinnerungen / Zahlungsaufforderungen: o Ratenzahlungen können eingerichtet werden. o Einfache Aufteilung von Sammeleinzahlungen auf mehrere Benutzer. o Zahlungserinnerungen können versendet werden. o Einfache Rücküberweisung von Guthaben am Schuljahresende oder bei Wegfall des Verwendungszwecks. o Sollte bereits ausreichend Deckung auf einem Schülerkonto vorhanden sein, darf keine Zahlungsaufforderung erstellt werden. - Sonstiges o Programmupdates sind in der Jahrespauschale enthalten. o Die Software muss auch Stand-Alone nutzbar sein, um die Berufskollegs versorgen zu können, die IServ nicht im Einsatz haben. Im Ergebnis kann lediglich das Produkt "Klassengeld" den geforderten Leistungskatalog vollständig abdecken. Zudem besteht eine Kooperationsvereinbarung zwischen den Firmen infin GmbH und IServ GmbH. Nach telefonischer Rücksprache mit der IServ GmbH vom 13.10.2025 bietet IServ kein anderes Modul zur Organisation von Klassengeldern an, so dass es schon aus diesem Gesichtspunkt an Alternativen mangelt. Bei den in die Marktanalyse einbezogenen Produkten Edoop und schoolfox müssten neben dem eigentlichen Modul zudem noch separate / eigene Plattformen implementiert werden. Dies führt neben zusätzlichen Einführungs- und Wartungskosten zu einem deutlichen Mehraufwand für alle Beteiligten, da grundsätzlich zwei Plattformen zu bedienen sind. Aus den Erfahrungen heraus, würde das schnell dazu führen, dass sich die Bereitschaft für eine Nutzung deutlich reduziert. Bei der dritten Alternative, der klassenkasse.app, handelt es sich um eine Insellösung für eher kleine Klassenkassen. Die Nutzung der App ist im Vergleich zu den anderen Angeboten nur über ein Smartphone möglich, womit schon bzgl. der Installation keine Revisions-sicherheit gegeben ist. Zudem würde eine entsprechende Nutzung gegen diverse Geschäftsanweisungen und Gesetze verstoßen. Vor dem Hintergrund der Festlegung des Leistungskatalogs und der technischen Spezifikationen führt die Marktanalyse dazu, dass der Auftrag derzeit nur von einem einzigen Unternehmen, nämlich der infin GmbH, erbracht bzw. bereitgestellt werden kann, so dass es keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt. Aus diesem Grund kann
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: IServ GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1 - 20734541
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 209 813,20 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: IServ GmbH, 38104 Braunschweig
Datum des Vertragsabschlusses: 24/06/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 209 813,20 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 209 813,20 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Registrierungsnummer: DE126118269
Postanschrift: Klemensstraße 10
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48143
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement (15ZVM)
Telefon: +49 251492-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Registrierungsnummer: DE126118269
Postanschrift: Klemensstraße 10
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48143
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement (15ZVM)
Telefon: +49 251492-0
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514113698
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: IServ GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE265149425
Postanschrift: Vossenkamp 6
Stadt: Braunschweig
Postleitzahl: 38104
Land, Gliederung (NUTS): Braunschweig, Kreisfreie Stadt (DE911)
Land: Deutschland
Telefon: 0531 22 43 666 2
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 65c72317-d30e-4061-9492-e95f623e71de - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/07/2026 11:57:04 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 503271-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 138/2026
Datum der Veröffentlichung: 21/07/2026