1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: BITMARCK
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – BM2026160-e-Procurement-Tool
498530-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – BM2026160-e-Procurement-Tool
OJ S 137/2026 20/07/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: BM2026160-e-Procurement-Tool
Beschreibung: Ziel der Ausschreibung ist die Einführung eines SaaS-basierten e-Procurement-Systems zur digitalen Unterstützung, Standardisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse im Source-to-Pay-Umfeld (S2P). Die Lösung soll alle relevanten Beschaffungsphasen effizient, transparent und revisionssicher unterstützen sowie zur Digitalisierung und Verkürzung von Durchlaufzeiten beitragen. Neben den operativen Prozessen umfasst der Leistungsumfang strategische und übergreifende Funktionen, insbesondere Lieferantenmanagement, Reporting und Auswertungen. Das System soll Arbeitsabläufe vereinfachen, die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern und einen nachhaltigen Mehrwert für den Auftraggeber schaffen. Die Lösung muss den rechtlichen und technischen Anforderungen entsprechen und die Durchführung wirtschaftlicher, vergaberechtskonformer und revisionssicherer Beschaffungsprozesse gewährleisten.
Kennung des Verfahrens: 019f6f82-386f-4b57-9b37-f80dce045d2b
Interne Kennung: BM-2026-0009
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kruppstraße 64
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 240 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption:
Betrug:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: e-Procurement-Tool
Beschreibung: Ziel der Ausschreibung ist die Einführung eines SaaS-basierten e-Procurement-Systems zur digitalen Unterstützung, Standardisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse im Source-to-Pay-Umfeld (S2P). Die Lösung soll alle relevanten Beschaffungsphasen effizient, transparent und revisionssicher unterstützen sowie zur Digitalisierung und Verkürzung von Durchlaufzeiten beitragen. Neben den operativen Prozessen umfasst der Leistungsumfang strategische und übergreifende Funktionen, insbesondere Lieferantenmanagement, Reporting und Auswertungen. Das System soll Arbeitsabläufe vereinfachen, die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern und einen nachhaltigen Mehrwert für den Auftraggeber schaffen. Die Lösung muss den rechtlichen und technischen Anforderungen entsprechen und die Durchführung wirtschaftlicher, vergaberechtskonformer und revisionssicherer Beschaffungsprozesse gewährleisten.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kruppstraße 64
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 31/03/2027
Enddatum der Laufzeit: 30/03/2031
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#,#Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber mindestens 3 (jedoch höchstens 5) geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (e-Procurement bzw. Source-to-Pay nachzuweisen). Das Referenzprojekt muss innerhalb der letzten fünf Jahre durchgeführt worden sein. Laufende Projekte werden berücksichtigt, sofern diese seit mindestens zwölf Monaten produktiv betrieben werden. Verfügt ein Bewerber nicht über mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Die nachfolgend abgefragten Angaben dienen der Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sowie der Auswahl der Bewerber im Teilnahmewettbewerb. • Referenzen im Bereich e-Procurement / Source-to-Pay (S2P) sowie • Erfahrung mit Projekten bei öffentlichen Auftraggebern unter Anwendung vergabe-rechtlicher Rahmenbedingungen. Zum Zwecke der Vergleichbarkeit sind mindestens folgende Angaben zu erbringen: - funktionale Abdeckung des Source-to-Pay-Prozesses • Vergleichbarkeit hinsichtlich Projektgröße und -komplexität • Einsatz in Organisationen vergleichbarer Größenordnung • Integration mit SAP S/4HANA Public Cloud • Integration von On-Premises-Systemen • Tätigkeit für öffentliche Auftraggeber unter Anwendung vergaberechtlicher Rahmenbedingungen Bitte beachten Sie, dass, sofern Ihre Referenz einer Vertraulichkeit unterliegt, auf die Angabe des Auftragswertes verzichtet werden kann. In diesem Fall tragen Sie bei Auftragswert bitte „vertraulich“ ein. Allerdings ist die Angabe des Referenzgebers mit Kontaktinformationen in dem Falle zwingend erforderlich, damit sich der Auftraggeber von der Vergleichbarkeit überzeugen kann. Darüber hinaus muss aus der Beschreibung des inhaltlichen Umfangs des Referenzauftrags zwingend die Vergleichbarkeit zum ausgeschriebenen Gegenstand hergestellt werden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Bewerber hat seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit darzustellen. Die Angaben dienen der Bewertung der wirtschaftlichen Stabilität und Entwicklung des Unternehmens im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs. Darüber hinaus ist eine kurze Erläuterung (max. 1 DIN-A4-Seite) zur wirtschaftlichen Situation des Unternehmens beizufügen. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen: • Entwicklung des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren • wesentliche wirtschaftliche Kennzahlen und Entwicklungen • allgemeine wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens ggf. besondere Umstände mit Einfluss auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise (z. B. Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte oder Bestätigungen des Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters) anzufordern. Die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt gemäß den Bewerbungsbedingungen zum Teilnahmewettbewerb.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Es wird bestätigt, dass im Unternehmen im letzten Geschäftsjahr mehr als 49 fest angestellte Beschäftigte im bzw. für das Geschäftsfeld, welches Gegenstand dieser Ausschreibung ist, tätig waren (Mindestanforderung an die Eignung). Mitglieder der Geschäftsführung oder des Vorstands sowie disziplinarische Führungskräfte zählen nicht zu den fest angestellten Beschäftigten. Stichtag ist der letzte Kalendertag im letzten Geschäftsjahr. Es wird zudem bestätigt, dass eine durchgängige, vollwertige Urlaubs- und Krankheitsvertretung für den Betrieb und Support (für den Auftraggeber) gewährleistet ist. Im Fall der Bewerbung einer Bewerbergemeinschaft oder einer Eignungsleihe wird bestätigt, dass in den zusammen anbietenden Unternehmen im letzten Geschäftsjahr insgesamt (also die Summe) mehr als 49 festangestellte Mitarbeiter waren (Mindestanforderung an die Eignung).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Der Nachweis (Registerauszug) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrages nicht älter sein als 6 Monate.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Erklärung über eine aktuelle, branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000,- € pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer angemessenen Deckung von Vermögensschäden einschließlich Haftpflichtansprüche für Datenschutzverstöße oder Datenverlust verfüge(n), und, einen aktuellen Nachweis der bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung in dem vorbeschriebenen Sinne beigefügt haben (Kopie genügt). Sofern ein aktueller Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung den Versicherungsschutz für Haftpflichtansprüche wegen Datenschutzverstößen oder Datenverlust nicht explizit ausgewiesen werden kann, erkläre/n ich/wir hiermit, dass dieser Versicherungsschutz von meiner/unserer Betriebshaftpflichtversicherung im geforderten Umfang abgedeckt ist. Das Bedingungswerk reiche/n ich/wir auf Nachfrage nach. Alternativ: Im Fall der Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung bei einem europäischen Versicherungsinstitut mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000,- € pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer angemessenen Deckung von Vermögensschäden, einschließlich Haftpflichtansprüche für Datenschutzverstöße oder Datenverlust unverzüglich abzuschließen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Beschreibung eines eigenen internen Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001, ISO 27001, ITIL oder vergleichbar). Sofern ein Zertifikat vorhanden ist, genügt die Beifügung einer Kopie des Zertifikates. Bitte verweisen Sie in diesem Fall nachfolgend auf die entsprechende Anlage in Ihrem Angebot. Falls kein Zertifikat vorhanden ist, muss aus der u.a. Beschreibung das Qualitätsmanagement sowie die Vergleichbarkeit des vorhandenen Qualitätsmanagements zu einem mittels Zertifikat nach den o.g. Normen nachgewiesenen Qualitätsmanagements deutlich werden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Auswahlkriteriums: BSI C5-Testat, Typ I BSI C5-Testat, Typ I oder eine gleichwertige Bescheinigung von einem Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaaten. (Mindestanforderung) Der Nachweis hat durch Vorlage eines gültigen BSI C5-Testat, Typ I oder einer gleich wertigen Bescheinigung von Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaaten zu erfolgen (maßgeblicher Zeitpunkt: Ablauf der Teilnahmefrist). Bei Vorlage eines nach BSI C5-Testat, Typ I gleichwertigen Testats ist der Bewerber für die Gleichwertigkeit darlegungs- und beweispflichtig. Zur Darlegung der Gleichwertigkeit hat der Bewerber eine vergleichende Beschreibung der Anforderungen für die Erteilung der Bescheinigungen von Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaat beizufügen. Hinweis: Die Vorlage einer nicht beglaubigten Kopie ist für den Nachweis des Testats ausreichend.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: 40%
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: 60%
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://xvergabe.de/awardProcedure/019f6f82-386f-4b57-9b37-f80dce045d2b
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 02/09/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Adresse für die Einreichung: https://xvergabe.de/awardProcedure/019f6f82-386f-4b57-9b37-f80dce045d2b
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 17/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Keine weiteren Bedingungen
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Nicht zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Bieter haben etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: BITMARCK
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: BITMARCK
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: BITMARCK
Registrierungsnummer: BITMARCK
Postanschrift: Kruppstraße 64 ;
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45145
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Telefon: 0201 17662000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: 991-02380-92
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Telefon: +49 2289499-0
Fax: +49 2289499-163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 019f6faf-99b7-4fc1-845b-2933d2b9f554 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/07/2026 13:41:41 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 498530-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 137/2026
Datum der Veröffentlichung: 20/07/2026