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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen für die Fachstelle 10.34 - Expedtion und Druck - der Stadt Münster
Beschreibung: Bereitstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen inklusive All-in-Wartungsvertrag ("Full-Service", Teleservicevertrag) und Software-Bereitstellung zur Druckvorstufenproduktion für die Fachstelle 10.34 - Expedition und Druck - des Amt 10 der Stadt Münster.
Kennung des Verfahrens: 2654278d-10e4-4845-8099-03ddcfc0c3cf
Interne Kennung: 2026-0457-10-I
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Scheibenstr. 109
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48153
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPWYRMLNBN#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen für die Fachstelle 10.34 - Expedtion und Druck - der Stadt Münster
Beschreibung: Bereitstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen inklusive All-in-Wartungsvertrag ("Full-Service", Teleservicevertrag) und Software-Bereitstellung zur Druckvorstufenproduktion für die Fachstelle 10.34 - Expedition und Druck - des Amt 10 der Stadt Münster. Es handelt sich um einen Rahmenvertrag für die Laufzeit von 48 Monaten ab Beauftragung bzw. Bereitstellung.
Interne Kennung: 2026-0457-10-I
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Scheibenstr. 109
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48153
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Es erfolgt anteilig eine Beschaffung als wiederaufbereitete "refurbished" Geräte.
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Innovative Beschaffung
Beschreibung: Der weitere Einsatz der bereits im Einsatz befindlichen Druckstufen Produktions-Software PRISMAprepere führt zu einer prozessökonomisch sinnvollen Synergie der Arbeitsabläufe in der Fachstelle.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Der Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft
Innovationsfördernde Auftragsvergabe: Die erbrachten Bauleistungen, Dienstleistungen oder gelieferten Güter beinhalten Prozessinnovationen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: (erwartete) Gesamtkosten
Beschreibung: Die erwarteten Gesamtkosten der Beauftragung mit den erforderlichen Dienstleistungen für die Bereitstellung aller Leistungen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualitative Aspekte bei der Ausführung
Beschreibung: Qualitative Aspekte bei der Ausführung der Leistungen in Bezug auf die Leistungsfähigkeit der Druckmaschinen und der dazu erforderlichen Software-Produkte.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen kann gemäß § 135 Abs. 2 GWB gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn die Stadt Münster die Frist des § 135 Abs. 2 Nr. 3 GWB eingehalten hat und demnach 10 Kalendertage nach dem Tag der Absendung dieser Bekanntmachung vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Münster
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 550 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Im Jahr 2018 hat die Stadt Münster die Vergabe 2018-0491-10 - Anmietung von 6 Hochleistungsdruckkopiersystemen - durchgeführt. Dabei ist seinerzeit die CHG-MERIDIAN AG, 88250 Weingarten, als Vertragspartner hervorgegangen, die Geräte der CANON Deutschland GmbH im Wege eines einem Leasing-Geschäft vergleichbaren Vertrages überlassen hatte. Es wurde die Stadt Münster als eine Art "Leasingnehmer" und die CHG-MERIDIAN AG als "Leasinggeber" mit der CANON Deutschland GmbH als Lieferant bzw. Untervertragspartner zur Überlassung der Geräte definiert. Es handelt sich nicht um einen "echten" Leasingvertrag, da die Bedingungen des Vertrages allein durch die Stadt Münster im Rahmen des Vergabeverfahrens festgelegt wurden. Dabei hat der Vertragsparter immer die aktuellste Version der Geräte samt Software zur Verfügung zu stellen. Der Vertrag hatte ursprünglich eine Laufzeit vom 01.09.2019 bis zum 31.08.2024, damit für fünf Jahre fix. Bereits in 09/2022 kam es zu einer Vertragsanpassung. Die Canon Deutschland GmbH bzw. CHG MERIDIAN AG hatte einen Austausch/Wechsel von einigen Geräten mit einem anteiligen Upgrade verkauft, der nach qualitativer Bewertung und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sinnvoll und wirtschaftlich war. Der Vertrag wurde ab 01.11.2022 bis zum 31.10.2026 (vorzeitig) verlängert, wobei die faktische Verlängerung bei 26 Monaten lag. Begründet war die Auftragsanpassung seinerzeit über § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB.als Auftragsänderung wahrend der Vertragslaufzeit. Aktuell muss es aus nachfolgenden Gründen erneut zu einer vorzeitigen Vertragsänderung kommen: Seit Vertragsbegin im Jahr 2019 nutzt die Stadt Münster eine notwendige Software (PRISMAprepare der CANON Deutschland GmbH) zur Vor-Produktion der Druckaufträge. In den letzten Jahren wurden diverse Vorlagen und Formatierungen in dieser Software hinterlegt. Dabei ist die Software wichtiges Element des vorhandenen Workflows, um diesen in bewährter Manier steuern zu können. Die Struktur des Produktionsprozesses inkl. Ausführung der Druckjobs verlangt den fortgesetzten Einsatz von "PRISMAprepare", um auf das bestehende Archiv früherer Druckaufträge als Vorlagen für aktuelle Druckaufträge sowie ergänzend auf die Sammlung von individuell erstellten Druckvorlagen zugreifen zu können. Eine Übernahme der Druckvorlagen in eine andere Software ist nicht automatisiert möglich und erfordert einen großen manuellen Aufwand. Das Archiv früherer Druckaufträge wäre in der Tagesproduktion nicht mehr online ansteuerbar. Es stellt somit eine große Arbeitserleichterung dar, da die hinterlegten Druckaufträge (mit der Software) einfach und schnell reproduziert werden können und dieser "Datenschatz" weiter genutzt werden muss, um die Effizienz der Fachstelle sicherzustellen. in einem Fall des Wechsels der Geräte auf einen anderen Hersteller sind die Aufwände und die technische Umsetzbarkeit der Migration auf eine andere Software seriös nicht kalkulierbar. Die Software PRISMAprepare kann lediglich durch die CANON Deutschland GmbH bereitgestellt werden, sodass auch die Bereitstellung der Drucksysteme nur durch die CANON Deutschland GmbH erfolgen kann. Anteilig erfolgt ein Wechsel der Geräte in eine andere Leistungsklasse und z.T. werden "refurbished" Geräte aus Gründen der Nachhaltigkeit bereitgestellt. Die Neu-Beauftragung erfolgt grundsätzlich zu den derzeitigen Konditionen und stellt damit eine besonders wirtschaftliche Beschaffung dar, die unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit auch sinnvoll erscheint. Es handelt es sich um einen Neu-Vertrag, der voraussichtlich zum 01.07.2026 für 48 Monate direkt mit der CANON Deutschland GmbH abgeschlossen werden soll, wenn der derzeitige Vertrag mit der CHG MERIDIAN AG vorzeitig zum 30.06.2026 beendet wird. Der Vertrag wird nach § 14 Abs. 4 Nr. 2.b) VgV bewertet, da aus "technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden" ist. Die o.g. Software PRISMAprepere kann nur von der CANON Deutschland GmbH bereitgestellt werden und ist nur mit Geräte der Marke CANON kompatibel.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: CANON Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2026-0457-10
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Bereitstellung von Hochleistungskopierdrucksystemen für die Fachstelle 10-34 - Expedtion und Druck - der Stadt Münster
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster
Registrierungsnummer: DE126118269
Postanschrift: Klemensstr. 10
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48143
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Telefon: +482514920
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48149
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: CANON Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE120678391
Postanschrift: Europark Fichtenhain A10
Stadt: Krefeld
Postleitzahl: 47807
Land, Gliederung (NUTS): Krefeld, Kreisfreie Stadt (DEA14)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: da9f0de0-0057-4b16-81fc-7fca7c3c6690 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/06/2026 12:23:55 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 438343-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 120/2026
Datum der Veröffentlichung: 25/06/2026