1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Software für das digitale Aktenmanagement einer Rechtsabteilung
Beschreibung: Gegenstand dieser Ausschreibung war die Überlassung einer Standardsoftware auf Zeit inklusive Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Systemserviceleistungen inklusive Schulungsleistungen. Der Betrieb der Software erfolgt im Rechenzentrum der Auftraggeberin am Standort Bochum und war daher nicht Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung. Die Einführung/Implementierung der Software war geplant für das 2-3. Quartal 2025. Die Ausweitung der Software soll gestaffelt nach Anzahl der aktiven Nutzer erfolgen. Anfänglich ist eine Lizenzierung für bis zu 75 aktive Nutzer beabsichtigt. Die Lizenzierung kann in Schritten von jeweils 75 aktiven Nutzern auf bis zu 450 aktive Nutzer unternehmensweit erweitert werden.
Kennung des Verfahrens: 667c1617-cabb-456c-bfca-503b84b816ee
Interne Kennung: ID: 2.369.111
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Bochum
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Es gewinnt der Bieter mit der höchsten Kennzahl Z, die aus dem Quotienten aus L (Leistungspunkten) und P (Preis) besteht. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der höheren Leistungspunktzahl den Zuschlag. Sollte dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis führen, entscheidet das Los. Das Angebot muss mindestens 100 Gesamtleistungspunkte erreichen. Angebote, die weniger als 100 Gesamtleistungspunkte erreicht haben, werden zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Das angebotene Produkt des nach vorläufiger Bewertung Erstplatzierten wird vor Zuschlagserteilung einem eingehenden Produkttest unterzogen. Zu diesem Zweck erfolgt eine Vorführung des Produkts durch den Bieter, um eine Überprüfung der Angaben des Bieters bezüglich der Ausschreibungskriterien zu ermöglichen. Die Vorführung des Produkts kann auch per Videokonferenz erfolgen und ist geplant für die 19. KW 2025. Sollten einzelne Angaben nicht in diesem Rahmen überprüfbar sein, behält sich die Auftraggeberin vor, sich das Produkt am Standort der Rechtsabteilung in Bochum vorführen zu lassen oder eine eigene Testung auf dem System der Auftraggeberin vorzunehmen. Im Falle einer Testung beträgt der Testzeitraum maximal drei Monate. In dieser Zeit ist seitens des Bieters eine vollständige Testversion kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Testarbeiten sind vom Software-Hersteller ohne weitere Kosten zu begleiten und evtl. auftretende Problemstellungen zeitnah (innerhalb von 48 Stunden) zu beheben. Die Lieferung der Testversion erfolgt „frei Haus“. Die evtl. anfallenden Kosten für Vorführung und/oder Testung sind bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen. Falls Bieter Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorlegen, kann die KBS diese gemäß § 56 Abs. 2 VgV unter Beachtung des Gleichbehandlungs und Transparenzgrundsatzes bis zum Ablauf der im Nachforderungsschreiben bestimmten Nachfrist nachfordern.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Software für das digitale Aktenmanagement einer Rechtsabteilung
Beschreibung: Gegenstand dieser Ausschreibung war die Überlassung einer Standardsoftware auf Zeit inklusive Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Systemserviceleistungen inklusive Schulungsleistungen. Der Betrieb der Software erfolgt im Rechenzentrum der Auftraggeberin am Standort Bochum und war daher nicht Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung. Die Einführung/Implementierung der Software war geplant für das 2-3. Quartal 2025. Die Ausweitung der Software soll gestaffelt nach Anzahl der aktiven Nutzer erfolgen. Anfänglich ist eine Lizenzierung für bis zu 75 aktive Nutzer beabsichtigt. Die Lizenzierung kann in Schritten von jeweils 75 aktiven Nutzern auf bis zu 450 aktive Nutzer unternehmensweit erweitert werden. Der Vertrag tritt mit der Zuschlagserteilung in Kraft und läuft zunächst bis 24 Monate nach Zeitpunkt der Abnahme.
Interne Kennung: ID: 2.369.111
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertrag kann mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden, ohne dass die Zustimmung des Bieters erforderlich ist. Eine Verlängerung hat drei Monate vor Vertragsablauf durch die KBS zu erfolgen. Der Vertrag endet somit spätestens 48 Monate nach Abnahme, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bochum
Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Es gewinnt der Bieter mit der höchsten Kennzahl Z, die aus dem Quotienten aus L (Leistungspunkten) und P (Preis) besteht. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der höheren Leistungspunktzahl den Zuschlag. Sollte dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis führen, entscheidet das Los. Das Angebot muss mindestens 100 Gesamtleistungspunkte erreichen. Angebote, die weniger als 100 Gesamtleistungspunkte erreicht haben, werden zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Das angebotene Produkt des nach vorläufiger Bewertung Erstplatzierten wird vor Zuschlagserteilung einem eingehenden Produkttest unterzogen. Zu diesem Zweck erfolgt eine Vorführung des Produkts durch den Bieter, um eine Überprüfung der Angaben des Bieters bezüglich der Ausschreibungskriterien zu ermöglichen. Die Vorführung des Produkts kann auch per Videokonferenz erfolgen und ist geplant für die 19. KW 2025. Sollten einzelne Angaben nicht in diesem Rahmen überprüfbar sein, behält sich die Auftraggeberin vor, sich das Produkt am Standort der Rechtsabteilung in Bochum vorführen zu lassen oder eine eigene Testung auf dem System der Auftraggeberin vorzunehmen. Im Falle einer Testung beträgt der Testzeitraum maximal drei Monate. In dieser Zeit ist seitens des Bieters eine vollständige Testversion kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Testarbeiten sind vom Software-Hersteller ohne weitere Kosten zu begleiten und evtl. auftretende Problemstellungen zeitnah (innerhalb von 48 Stunden) zu beheben. Die Lieferung der Testversion erfolgt „frei Haus“. Die evtl. anfallenden Kosten für Vorführung und/oder Testung sind bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: 1. Bewertungskriterien (ja/nein) 2. Bewertung Themenfelder
Beschreibung: 1. Bewertungskriterien (ja/nein); siehe Anlage 6 - Bewertungskriterien 2. Bewertung Themenfelder
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Etwaige Verfahrensrügen waren ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Es sind keine Rügen eingegangen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: LECARE GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot der LECARE GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 0,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Auftrag mit LECARE GmbH
Datum des Vertragsabschlusses: 05/05/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS)
Registrierungsnummer: 992-8000344
Stadt: Bochum
Postleitzahl: 44799
Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: 000
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228 94990
Fax: +49 228 9499400
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: LECARE GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE211457117
Postanschrift: Goernestraße 27
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20249
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: 04048001715
Fax: 04048001720
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6354de31-c57a-4453-825b-1759a5dff232 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/05/2026 08:34:52 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 365118-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 101/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/05/2026