1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Heilbronn
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Grüne Hauptstadt Europas Heilbronn 2027
Beschreibung: Leadagentur für Konzeption und Umsetzung einer ganzheitlichen Kommunikations- und Stadtrauminszenierung "heilbronn.now"
Kennung des Verfahrens: 0db6bcd2-c388-4af0-bc64-f6802b70e795
Interne Kennung: HN 100.5/03/26
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Entwicklung und Umsetzung einer ganzheitlichen Marketing- und Kommunikationsstrategie, die das Grüne Hauptstadt Jahr 2027 emotional auflädt und regional, aber auch national und europaweit sichtbar macht. Ziel ist eine konsistente, über alle Kanäle und Formate hinweg wirksame Gesamtkommunikation, die die Marke klar positioniert, erlebbar macht und eine hohe Wiedererkennbarkeit sicherstellt.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Heilbronn
Postleitzahl: 74072
Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Ausschreibendes Amt ist das Büro des Oberbürgermeisters.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen zu bedienen, muss er dem Auftraggeber hinsichtlich der Eignung nachweisen, dass er über die Fähigkeiten und Mittel der anderen Unternehmen verfügen kann. Er hat entsprechende Erklärungen dieser Unternehmen vorzulegen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 17 (1) VgV
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Leadagentur "heilbronn.now"
Beschreibung: Entwicklung und Umsetzung einer ganzheitlichen Marketing- und Kommunikationsstrategie, die das Grüne Hauptstadt Jahr 2027 emotional auflädt und regional, aber auch national und europaweit sichtbar macht. Ziel ist eine konsistente, über alle Kanäle und Formate hinweg wirksame Gesamtkommunikation, die die Marke klar positioniert, erlebbar macht und eine hohe Wiedererkennbarkeit sicherstellt.
Interne Kennung: LOT-0001 HN 100.5/03/26
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Heilbronn
Postleitzahl: 74072
Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Ausschreibendes Amt ist das Büro des Oberbürgermeisters
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Teilnahmeantrag Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/Bewerber: - nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bieter/Bewerber in Frage stellt, - die gewerblichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt, in die Handwerksrolle, das Berufsregister oder das Register der Industrie- und Handelskammer seines Sitzes oder Wohnsitzes oder der nach Maßgabe der Rechtsvorschriften seines Landes zuständigen Stelle eingetragen ist, - eine gültige Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen hat.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Teilnahmeantrag Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/ Bewerber: — weder die Eröffnung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über sein Vermögen beantragt hat, noch dass ein solches Verfahren eröffnet ist oder mangels Masse abgelehnt wurde, — sich nicht in Liquidation befindet, — seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen ist, — in den letzten 2 Jahren nicht gem. § 6 Satz 1 oder 2 Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Eigenerklärungen vorzulegen: - Tabellarische Aufstellung mit den in Ziff. 2.2.6 oder Ziff. 2.2.5 geforderten Mindestangaben über die Ausführung von Leistungen des Unternehmens in den letzten drei Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung qualitativ und quantitativ vergleichbar sind, gerechnet vom Tag des Abschlusses der Leistung an. Mindestanforderung: mindestens drei Leistungen Mindestanforderung an Qualität und Quantität: die Referenzprojekte entsprechen quantitativ dem Umfang und qualitativ den Anforderungen an diese Aufgabe als Leadagentur für Konzeption und Umsetzung einer ganzheitlichen Kommunikations- und Stadtrauminszenierung "heilbronn.now".
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Beschäftigten der Agentur entsprechen hinsichtlich ihrer fachlichen Qualifikation/Funktion und der Anzahl der Beschäftigten der Aufgabe als Leadagentur, die die kommunikative, visuelle und räumliche Ausgestaltung des Titeljahres verantwortet und eine konsistente Gesamtwirkung über alle Kanäle, Formate und Veranstaltungen hinweg sicherstellt - siehe Unterlagen für Teilnahmewettbewerb.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung Bezug zu Russland
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Die nachfolgend genannten Kriterien beziehen sich auf die Eignungsbewertung der eingegangenen Teilnahmeanträge. Die Vergleichbarkeit der Referenzen wird mit max. je 5 Punkten bewertet, anschließend mit 80 % gewichtet. Die Bewertung der fachlichen Qualifikation der Beschäftigten wird mit max. 4 Punkten bewertet, anschließend mit 20% gewichtet.
Beschreibung: Die Vergleichbarkeit der Referenzen wird mit max. je 5 Punkten bewertet, anschließend mit 80 % gewichtet. - vollumfänglich erfüllt = 5 Punkte - in großen Teilen erfüllt = 4 Punkte - mittelmäßig erfüllt = 3 Punkte - wenig erfüllt = 1 Punkt - nicht erfüllt = 0 Punkte Die Bewertung der fachlichen Qualifikation der Beschäftigten wird mit max. 4 Punkten bewertet, anschließend mit 20% gewichtet: - mind. 5 Pers. Vollzeit - 1 Punkt - ein einheitlicher Ansprechpartner zugesichert - 1 Punkt - Stellvertreter wird zugesichert - 1 Punkt - interdisziplinäres Team sichergestellt - 1 Punkt Ein Unternehmensprofil ist nachrichtlich vorzulegen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: ausschließlich über die Bieterkommunikation des Vergabeportals.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 02/06/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 19/05/2026 09:45:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Bieter werden einmalig aufgefordert innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung evtl. fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Geschieht dies innerhalb der gesetzten Frist nicht, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Aufforderung wird über die Vergabeplattform subreportELVIS versandt, die nachgeforderten Unterlagen sind vom Bieter auf der Vergabeplattform subreportELVIS einzustellen. Zur Fristwahrung ist der rechtzeitige upload auf der Vergabeplattform subreportELVIS maßgeblich.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Abs. 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Satz 2 nicht zitiert, da irrelevant. Einleitung des Verfahrens vor der Vergabekammer, Antrag (§ 160 GWB): (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. §134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Heilbronn
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Heilbronn
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Heilbronn
Organisation, die Angebote bearbeitet: Stadt Heilbronn
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Heilbronn
Registrierungsnummer: 08121000-A9314-54
Postanschrift: Moltkestr. 35
Stadt: Heilbronn
Postleitzahl: 74072
Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7131561241
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Abteilung: Vergabekammer
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6bcb2adc-8dd8-4291-9aa4-2515931d55db - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/04/2026 11:53:48 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 269545-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 76/2026
Datum der Veröffentlichung: 20/04/2026