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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Arnsberg
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung von Druck-, Scan- und Multifunktionsgeräten inkl. Full-Service zur Miete für die Stadt Arnsberg und deren Schulen
Beschreibung: Lieferung und Bereitstellung inkl. Full-Service zur Miete
Kennung des Verfahrens: 41d4ab1c-9f99-4412-9ac6-8b121d1fade6
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 30121200 Fotokopiergeräte
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter, 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Hochsauerlandkreis (DEA57)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Aufgabenerfüllung erfolgt an den Standorten der Verwaltung und der Schulen.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Begründung der produktbezogenen Vorgabe: Die Stadt Arnsberg setzt seit bereits seit 18 Jahren die Printmanagementsoftware „IQ4docs bzw. das identische Produkt KyoControl flächendeckend in seiner IT-Infrastruktur ein. Die vorhandene Lösung ist inzwischen in das Systemumfeld und entsprechende Prozesse des Auftraggebers stark verwoben. Ein Austausch dieser Software gegen ein anderes Printmanagementsystem würde zwingend umfangreiche Migrations- und Umstellungsmaßnahmen erfordern, insbesondere: • Konzeption und Implementierung neuer Schnittstellen zu den bestehenden Fachverfahren und Infrastrukturkomponenten, • Datenmigration und Anpassung bestehender Konfigurationen/Workflows, • flächendeckende Tests, Parallelbetrieb und Abnahme, • Schulung der Administratoren und der Nutzerinnen und Nutzer, • ggf. Anpassung von Betriebsdokumentation und Supportprozessen. Auf Grundlage einer internen überschlägigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurden die mit einem Systemwechsel verbundenen Mehrkosten ermittelt. Diese Mehrkosten würden zusätzlich zu den Kosten des hier auszuschreibenden Auftrags anfallen und stehen nach Einschätzung des Auftraggebers in einem offensichtlichen Missverhältnis zu den zu erwartenden potenziellen Vorteilen eines Anbieterwechsels. Vor diesem Hintergrund ist die Stadt Arnsberg aus Gründen der Gesamtwirtschaftlichkeit (§ 97 Abs. 1 GWB) gehalten, die vorhandene Printmanagementsoftware weiter zu nutzen und die Leistung auf dieser Basis zu beschaffen. Die produktbezogene Vorgabe der Software „IQ4docs bzw. KyoControl“ ist daher durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt und erforderlich, um unverhältnismäßige zusätzliche Umstellungs- und Migrationskosten zu vermeiden. (§ 31 Abs. 6 VgV). Die Entscheidung wurde im Rahmen der Vorbereitung der Ausschreibung geprüft und dokumentiert.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - 4. Teil des GWB
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: sämtliche gesetzliche Ausschlussgründe, u.a. §§ 123, 124 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung von Druck-, Scan- und Multifunktionsgeräten inkl. Full-Service zur Miete für die Stadt Arnsberg und deren Schulen
Beschreibung: Die Stadt Arnsberg beabsichtigt die Neuausstattung der Verwaltungsbereiche sowie der Schulen mit multifunktionalen Systemen sowie Schulungs- und Serviceleistungen. Die Umsetzung erfolgt im Rahmen eines Betreiber- bzw. Mietmodells.
Interne Kennung: LOT-0001 Ö 6/26
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30121200 Fotokopiergeräte, 30232100 Drucker und Plotter, 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Hochsauerlandkreis (DEA57)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#, #Besonders auch geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung: Bestätigung, dass in den letzten fünf Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden. Der Bieter hat mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Geschäftsjahren nachzuweisen. Eine Referenz im vorstehenden Sinne ist geeignet, wenn sie der ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Umfanges, Komplexität und Anforderungen so ähnlich ist, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung zulässt. Die Referenzen sind in einem gesonderten Anhang mit folgenden Mindestangaben aufzuführen: Name und Anschrift, Mindestumsatz pro Jahr, Anzahl der betreffenden Systeme, Vertragslaufzeit und Zeitraum; Beschreibung der Leistung Mindestanforderung an die Referenzen: Es muss sich bei den referenzgegenständlichen Leistungen um die Umsetzung eines Paper-Output-Management (POM) als Full-Service-Lösung mit mindestens 300 Systemen handeln. Darüber hinaus müssen die Leistungen zum Zeitpunkt des Datums der Auftragsbekanntmachung seit mindestens 6 Monaten im Produktivbetrieb erbracht werden und eine Laufzeit von mindestens 4 Jahren haben. Die Referenzen müssen von öffentlichen Auftraggebern kommen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung: Angaben zu den Umsätzen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen Eigenklärung über den Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren in dem Tätigkeitsbereich der Leistung. Soweit der Bieter seine Geschäftstätigkeit noch keine drei Geschäftsjahre ausübt, genügt die Angabe der Umsatzzahlen der (Rumpf-)Geschäftsjahre ab Beginn der Geschäftstätigkeit. Für Rumpfgeschäftsjahre wird der Umsatz auf volle Geschäftsjahre hochgerechnet; Mindestanforderung: Der Bieter hat in den letzten drei Geschäftsjahren jeweils einen Gesamtumsatz in Höhe von mindestens 1.500.000,00 Euro erzielt. Sofern die Angaben als gesonderte Anlage beigefügt werden, ist an dieser Stelle die Bezeichnung der Anlage zu nennen. Die Anforderung von Nachweisen bleibt vorbehalten.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung: Bestätigung, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, die Zahl der in den letzten fünf Jahren jahresdurchschnittlich Beschäftigten anzugeben. Die für die Leitung vorgesehenen Personen sind zu benennen.
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung: Angaben zur Eintragung in ein Berufsregister. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, eine entsprechende Bescheinigung vorzulegen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung: Angaben zu Insolvenzen und Bestätigung, dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. Angaben zur Zahlung von Steuern Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen vorzulegen.
Kriterium: Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung: Angaben zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft. Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des für mich zuständigen Versicherungsträgers vorzulegen.
Kriterium: Techniker oder technische Stellen für die Qualitätskontrolle
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweise über die Anzahl beim Bieter Vollzeit angestellte, entsprechend geschulte und zertifizierten technischen Fachkräfte im Bereich des POM- Services, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden können. Mindestanforderung: -Mindestens zwei auf die angebotenen Systeme vom Hardwareersteller geschulte Servicetechniker. -Mindestens zwei auf die sich beim Auftraggeber im Einsatz befindende Printmanagementlösung (IQ4docs oder alternativ KyoControl) geschulte Supporter. Diese Nachweise, nicht älter als zwei Jahre, sind mit Angebotsabgabe einzureichen.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bestätigung, dass seitens des angebotenen Hardwarehersteller eine aktuelle Vertriebs- und Serviceautorisierung sowie eine Zertifizierung nach Herstellervorgaben vorliegt. Die Zertifikate, nicht älter als zwei Jahre, sind mit Angebotsabgabe einzureichen.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung über die Höhe der Betriebshaftpflichtversicherung (getrennt nach Personen-, Sach- und Vermögensschäden). Mindestanforderung: Die Deckungssummen müssen mindestens 1.000.000,00 EUR je Versicherungsfall und mindestens 2.500.000 EUR je Versicherungsjahr betragen. Sofern die Angaben als gesonderte Anlage beifügt werden, ist an dieser Stelle die Bezeichnung der Anlage zu nennen. Die Anforderung von Nachweisen bleibt vorbehalten.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Der Preis wird mit 50 % gewichtet. Der niedrigste Angebotspreis erhält max. 5.000 Punkte. Die Punkteermittlung für die Angebotspreise der anderen Bieter erfolgt über das Verhältnis zwischen dem niedrigsten Preis als Referenzwert und dem zu wertenden Angebotspreis. -günstigster Preis netto in € = X -zu bewertender Angebotspreis netto in € = Y erreichte Punktzahl (Preispunkte) = X/Y * 5.000
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Die Qualität wird mit 50 % gewichtet: 40 % Leistungspunkte Hardware gem. Kriterienkatalog. Die max. erreichbare Punktzahl beträgt 4.000. 10 % Leistungspunkte Software gem. Kriterienkatalog Software. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 1.000.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 20/05/2026 10:30:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 56 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung die Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 20/05/2026 10:30:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Stadt Arnsberg (Gebäude Stadtwerke Arnsberg GmbH -Campus-), Beschaffungsmanagement, Zi. 0.03, Niedereimerfeld 22, 59823 Arnsberg
Eröffnungstermin — Beschreibung: Die Öffnung der Angebote findet unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist durch 2 Mitarbeiterinnen des Beschaffungsmanagements statt. Nach § 55 (2) Satz 2 VgV sind Bieter nicht zugelassen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: s. Vergabeunterlagen
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bezirksregierung Münster, Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebotes und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit -der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, -Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, -Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Teilt der Auftraggeber einem Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bieter wegen der Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Arnsberg
Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 00001748
Postanschrift: Rathausplatz 2
Stadt: Arnsberg
Postleitzahl: 59759
Land, Gliederung (NUTS): Hochsauerlandkreis (DEA57)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2932 2013252
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Bezirksregierung Münster, Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Abteilung: Vergabekammer Westfalen
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle
Telefon: +49 251 4111691
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: b607163f-bdae-43af-abcb-4868b7ff904f-01
Hauptgrund für die Änderung: Aussetzung des Verfahrens aufgrund einer Beschwerde, eines Rechtsbehelfs oder einer anderen Überprüfungsmaßnahme
Beschreibung: Das Vergabeverfahren wurde in den Stand vor Bekanntmachung zurückversetzt. Begründung: Mit Schreiben vom 26.03.2026 wurde das Vergabeverfahren aufgrund geltend gemachter Vergaberechtsverstöße von einem interessierten Unternehmen gerügt. Nach Prüfung wird in der Gesamtschau festgestellt, dass die Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der gerügten Aspekte grundlegend zu überarbeiten sind. Dies betrifft insbesondere -die Berücksichtigung der bestehenden Printmanagement-Lösung-IQ4docs, -die Anforderungen an die zu beschaffende Hardware und die Serviceleistungen, -die Eignungs- und Zuschlagskriterien, -die Konzeption der Teststellung. Die Bekanntmachung ist ebenso anzupassen.
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: LOT-0001
Beschreibung der Änderungen: Es wurden angepasst: -die Leistungsbeschreibung, -die Eignungskriterien, -die Zuschlagskriterien
Änderung der Auftragsunterlagen am: 15/04/2026
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b33747fd-bf2d-4afd-999a-8a3f8b5111e5 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 15/04/2026 14:09:40 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 263858-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 75/2026
Datum der Veröffentlichung: 17/04/2026