Öffentliche Ausschreibung Heidelberg 2026 Deutschland – Archivierung – Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen 2026-04-16

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg

E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Thoraxklinik gGmbH Heidelberg

E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: MVZ für Strahlentherapie & Nuklearmedizin GmbH

E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2.1.

Verfahren

Titel: Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen

Beschreibung: Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die externe Archivierung von Patientenunterlagen des Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) nebst Tochtergesellschaften bis zum Ablauf der jeweiligen Vernichtungsfrist auf Basis einer Rahmenvereinbarung.

Kennung des Verfahrens: f3aa2cee-73f4-49ac-91b4-a995e661c369

Interne Kennung: 2025-097

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Beschreibung der Begrenzung der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden: Die geeigneten Bewerber (mindestens drei) werden eine Aufforderung zur Einreichung eines Angebots erhalten. Die Bewerber, die auf Grundlage der veröffentlichten Eignungskriterien und der Bewertung der Teilnahmeanträge nicht als geeignet bewertet werden konnten bzw. nicht zu einer Angebotseinreichung aufgefordert werden, werden nach Durchführung der Eignungsprüfung zeitnah hierüber informiert. Die Begrenzung der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der im Dokument "Wertungsmatrix Eignungskriterien" (Anlage 2 zum Anschreiben) dargestellten Punkteverteilung. Der Auftraggeber wird mind. drei Bewerber, die aufgrund ihrer Eignungsnachweise nach Auswertung der Eignungskriterien die höchste Gesamtpunktzahl (Summe aus erreichten Punkten in Bewertungskriterium A) erreicht und gleichzeitig die Vorgaben der Mindestkriterien erfüllt haben, zu einer Angebotsabgabe auffordern. Der Auftraggeber behält sich im Rahmen seines Ermessens vor, auch mehr als drei Bewerber zu einer Angebotseinreichung aufzufordern. Ein Anspruch eines Bewerbers auf dieses Vorgehen besteht nicht.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen: siehe weitere Erfüllungsorte gemäß Anlage 1 - Leistungsbeschreibung

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6Y5NT# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet. Bitte beachten Sie, dass in der Angebotsphase eine verkürzte Angebotsfrist von 15 Tagen vorgesehen ist. Falls Sie dieser Verkürzung nicht zustimmen, bitten wir um Rückmeldung bis 21.05.2025 als Nachricht über das "Vergabeportal-BW. "

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen

Beschreibung: Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die externe Archivierung von Patientenunterlagen des Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) nebst Tochtergesellschaften bis zum Ablauf der jeweiligen Vernichtungsfrist auf Basis einer Rahmenvereinbarung.

Interne Kennung: 2025-097

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen: siehe weitere Erfüllungsorte gemäß Anlage 1 - Leistungsbeschreibung

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Zusätzliche Informationen: Der Auftragnehmer darf nach § 47 VGV, Abs. 5 für nachfolgende kritisch definierten Tätigkeiten (Patientenbezogene Daten) keinen Subunternehmer einbinden, sondern muss die Leistung durch einen firmeninternen und definierten Personenkreis erbringen: - Kartondistribution befüllter Kartonagen - Zustellung des angeforderten Archivguts an den AG - Vernichtung von Archivgut - Umlagerung des Archivguts bei Wechsel des An Als unkritische Tätigkeit wird die Zustellung von Leerkartonagen im Zuge der Kartondistribution gesehen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Der Bieter hat verbindliche und für die komplette Vertragslaufzeit gültige Preise (netto) gemäß Anlage 3 - Preisblatt einzureichen. Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand des Gesamtpreises (siehe Anlage 3 - Preisblatt) ermittelt. Dabei erhält der Bieter mit dem geringsten Gesamtpreis 50 Punkte. Die weiteren Bieter erhalten anteilig Punkte. Die Punkte werden ermittelt, indem der Gesamtpreis des jeweiligen Bieters ins Verhältnis zum niedrigsten Gesamtpreis aller Bieter gesetzt wird: Punktzahl des jeweiligen Bieters = niedrigster Gesamtpreis / Gesamtpreis des jeweiligen Bieters * maximal zu erreichender Punktzahl (50 Punkte) Im Zuschlagskriterium "Preis" kann somit eine Maximalpunktzahl von 50 Punkten erreicht werden.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Sicherheitskonzept

Beschreibung: Für die ausgeschriebene Leistung hat der Bieter in freier Form ein Sicherheitskonzept einzureichen. Die geforderten Inhalte und Vorgaben werden unter Ziffer 3 in Anlage 4- Formblatt für das Angebot beschrieben. In Zuschlagskriterium B kann somit für das Sicherheitskonzept eine Maximalpunktzahl von 20 Punkten erreicht werden. 20 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. 16 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend. 12 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung. 8 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen. 4 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen. 0 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt. Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist zulässig.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Umzugskonzept

Beschreibung: Für die ausgeschriebene Leistung hat der Bieter in freier Form ein Umzugskonzeptkonzept einzureichen. Die geforderten Inhalte und Vorgaben werden unter Ziffer 3 in Anlage 4 - Formblatt für das Angebot beschrieben. In Zuschlagskriterium B kann somit für das Umzugskonzept eine Maximalpunktzahl von 20 Punkten erreicht werden. 20 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. 16 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.1 2 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung. 8 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen. 4 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen. 0 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt. Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist zulässig.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Bieter-/Angebotspräsentation

Beschreibung: Die Qualität der Bieter-/Angebotspräsentation anhand der Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit der Präsentation im Allgemeinen und im speziellen durch die einzelnen Personen des Projektteams einschließlich deren fachlicher Kompetenz fließt in die Gesamtpunktewertung ein. Der Auftraggeber erwartet die Vorstellung des im Auftragsfall durch den Bieter umzusetzende Sicherheits- und Umzugskonzept im Zuge der Bieterpräsentation. Alle Bieter werden gebeten, sich den Zeitraum der KW 44 - 46 2025 vorzumerken, da die Bieter-/Angebotspräsentationen in diesem Zeitraum stattfinden werden. Der Auftraggeber behält sich eine Anpassung dieses Zeitraums vor. Je nach Vorgabe des Auftraggebers ist die Bieter-/Angebotspräsentation als Präsenzveranstaltung oder digital durchzuführen. Folgender Zeitplan wird für die Bieter-/Angebotspräsentationen vorgegeben (in Summe 60 Minuten): - Vorstellung des Sicherheitskonzepts: 20 Minuten - Vorstellung des Umzugskonzepts: 20 Minuten - Offene Fragerunde: 20 Minuten In Zuschlagskriterium B kann somit für die Bieter-/Angebotspräsentation eine Maximalpunktzahl von 10 Punkten erreicht werden. 10 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. Die Bieterpräsentation ist sehr überzeugend. 8 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend. Die Bieterpräsentation ist schlüssig. 6 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung. Die Bieterpräsentation ist ausreichend. 4 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen. Die Bieterpräsentation ist ansatzweise angemessen. 2 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen. Die Bieterpräsentation ist mangelhaft. 0 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt. Die Bieterpräsentation ist ungenügend. Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist zulässig.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 358 443,20 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Heydt-Verlags-GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 2025-097

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 1 358 443,20 EUR

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 2025-097

Titel: Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen

Datum der Auswahl des Gewinners: 12/03/2026

Datum des Vertragsabschlusses: 13/04/2026

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen