1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Projektleitung zur Einführung eines DMS
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die vollumfängliche fachlich geprägte Projektleitung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung (eAkte) mittels eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Auftrag gebenden Körperschaft des öffentlichen Rechts. Das DMS-Produkt (d.velop AG) wurde bereits beschafft und befindet sich im operativen Einsatz.
Kennung des Verfahrens: e1fd9ff3-69e5-4363-8a0f-257e0cde495c
Interne Kennung: KVBW_2026/03-0014_ZVS
Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem, 72224100 Planung im Bereich Systemimplementierung, 72224200 Planung im Bereich Systemqualitätssicherung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Albstadtweg 11
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70567
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5YTQ9MLVR3# Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Bieterfragen, die nach dem 09.04.2026, eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer EMail-Adresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer 5.1.12), elektronisch mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Projektleitung zur Einführung eines DMS
Beschreibung: Der Auftrag umfasst sowohl die fachliche als auch die organisatorische Projektleitung über alle Projektphasen hinweg, insbesondere: - Projektinitiierung, - Analyse der Ausgangssituation - Soll-Konzeption und Roadmap - Umsetzung und Einführung Die verantwortliche Person übernimmt dabei eine zentrale Rolle als Bindeglied zwischen dem Lenkungsgremium und dem Projektteam und trägt die operative Verantwortung für die Steuerung und Umsetzung des Projektes. Hierzu gehört insbesondere ein regelmäßiges, adressatengerechtes Reporting an das Lenkungsgremium über Projektfortschritt, Risiken, Abweichungen und Entscheidungsbedarfe. Geschätzter Aufwand über die Projektlaufzeit: 450 PT
Interne Kennung: KVBW_2026/03-0014_ZVS
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem, 72224100 Planung im Bereich Systemimplementierung, 72224200 Planung im Bereich Systemqualitätssicherung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Albstadtweg 11
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70567
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Grundlaufzeit beträgt 24 Monate. Der Auftraggeber kann den Vertrag einmalig um weitere 24 Monate verlängern.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: 1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB - Existenznachweis bei Eintragung im Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister oder einem Vereinsregister eines Bundeslandes der Bundesrepublik Deutschland durch Angabe der Registerart, des Registergerichts und der Registernummer; alternativ durch Einreichung einer Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung/-ummeldung, nicht älter als 12 Monate in deutscher Sprache - Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung, Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: 2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Eigenerklärung über den Bestand bzw. die Erhöhung bzw. den Abschluss einer Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Versicherungsfall und Versicherungsjahr von 5.000.000 EUR für Personen- und Sach- und Vermögensschäden - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: 3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die in den letzten drei Geschäftsjahren für entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden sind - Benennung des vorgesehenen Projektleiters sowie dessen Stellvertre-tung unter Angabe der beruflichen Qualifikationen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: 3.1 Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Zur Beurteilung der beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter / die Bietergemeinschaft min. jeweils eine Referenz des Projektleiters und dessen Stellvertretung aus den letzten 5 Kalenderjahren einzureichen. Als vergleichbar gelten diese, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen. Dies ist der Fall, wenn die Referenzen mindestens folgende Eigenschaften erfüllen: - Erfolgreiche Einführung der eAkte oder eines DMS in einer öffentlichen Verwaltung und Integration des DMS in bestehende Fachanwendungen der Körperschaft (z.B. Finanzsoftware, Mitgliederverwaltungssystem, Vorgangsbearbeitungssystem) sowie in die Standard-IT-Infrastruktur (z.B. Active Directory, Office-Produkte) (Mit "Organisationen in der öffentlichen Verwaltung" sind alle Organisationen und Einrichtungen gemeint, in denen die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung Gültigkeit besitzen. Mit "Einführung eAkte" sind Projekte gemeint, in denen ein DMS produktiv gesetzt wurde, welches die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die elektronische Aktenführung (Revisionssicherheit) erfüllt.) - Erfüllung der Prinzipien der Revisionssicherheit gemäß den Grundsätzen ordnungs-gemäßer Aktenführung (GoA) und den weiteren einschlägigen Vorgaben (Landesarchivgesetze, E-Government-Gesetze des Landes, SGB X, GoBD) - Rollenbasierte Konzepte und Strukturen wurden erstellt, die den Anforderungen des Sozialgesetzbuches (SGB X) und der DSGVO genügen. - Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter ist jeweils mindestens eine Referenz einzureichen, in der ein Projekt unter Verwendung von d.velop-Tech-nologie (d.3-Plattform, d.3-Architektur) realisiert wurde. - Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter ist jeweils mindestens eine Referenz einzureichen, in der ein Projekt unter Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) z. B. zur automatisierten Texterkennung, zur Dokumentenklassifikation bzw. zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Prozessen realisiert wurde. Die Bewertung der Referenzen erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Maßstabes: a) In wie vielen Referenzprojekten wurden die Prinzipien der Revisionssicherheit gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung (GoA) und den weiteren einschlägigen Vorgaben erfüllt? - Bis zu zwei Referenzprojekte 0 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte b) In wie vielen Referenzprojekten wurden rollenbasierte Konzepte und Strukturen er-stellt, die den Anforderungen des Sozialgesetzbuches (SGB X) und der DSGVO genügen? - Bis zu zwei Referenzprojekte 0 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte c) In wie vielen Referenzprojekten wurde die Software d.3 eingesetzt? - Ein Referenzprojekt 0 Punkte - Zwei Referenzprojekte 5 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte d)In wie vielen Referenzprojekten wurde Künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt? - Ein Referenzprojekt 0 Punkte - Zwei Referenzprojekte 5 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte Die Bewertung der beruflichen Qualifikation jeweils des Projektleiters und der Stellvertretung erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Maßstabes: a) Wie viele interdisziplinäre Projektteams wurden bis zum Projektabschluss geführt? - Ein interdisziplinäres Projektteam 0 Punkte - Zwei interdisziplinäre Projektteams 5 Punkte - Mehr als zwei interdisziplinäre Projektteams 10 Punkte b) Wie viel Erfahrung besteht in der Interaktion mit der Organisations- und Verwaltungsleitung? - Ein Jahr 0 Punkte - Bis einschließlich drei Jahre 5 Punkte - Mehr als drei Jahre 10 Punkte c) Wie viel Erfahrung besteht in der Aufarbeitung von Entscheidungsbedarfen für ein Lenkungsgremium? - Ein Jahr 0 Punkte - Bis einschließlich drei Jahre 5 Punkte - Mehr als drei Jahre 10 Punkte d) Wie viele Konzepte zur Einführung der elektronischen Akte wurden erfolgreich um-gesetzt? - Zwei Konzepte 0 Punkte - Drei Konzepte 5 Punkte - Mehr als drei Konzepte 10 Punkte e) Wie viel Erfahrung besteht mit gängigen Change-Management-Methoden, welche in Projekten angewendet wurden? - Ein Jahr 0 Punkte - Bis einschließlich fünf Jahre 5 Punkte - Mehr als fünf Jahre 10 Punkte f) Inwieweit besteht die ausgeprägte KI-Kompetenz? - i.V.m. Dokumentenmanagementsystem und wurde bereits in einem Projekt umgesetzt 0 Punkte - i.V.m. Dokumentenmanagementsystem und wurde bereits in min. zwei Projekten umgesetzt 10 Punkte Für die Einrechnung der Referenzen hat der Bieter / die Bietergemeinschaft das Dokument Referenzbogen zu verwenden. Die Referenzen werden mit der Höchstpunktzahl von 40 Punkten bewertet, wenn die nachfolgenden Kriterien vollständig und kumulativ innerhalb der dargestellten Referenzprojekte realisiert worden sind. Die berufliche Qualifikation des Projektleiters wird mit einer Höchstpunktzahl von 120 Punkten bewertet, wenn die nachfolgenden Kriterien voll-ständig und kumulativ innerhalb des eingereichten Dokuments "Information zu Projektleitung" erfüllt werden. Sofern die nachfolgenden Kriterien der Referenzen oder der beruflichen Qualifikation nur teilweise erfüllt sind, errechnet sich die Punktzahl aus der Summe der vergebenen Einzelpunkte. Maximal kann der Bewerber eine Gesamtpunktzahl von 160 Punkten erreichen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen - Zur Beurteilung der beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter / die Bietergemeinschaft min. jeweils eine Referenz des Projektleiters und dessen Stellvertretung aus den letzten 5 Kalenderjahren einzureichen. Als vergleichbar gelten diese, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen. Dies ist der Fall, wenn die Referenzen mindestens folgende Eigenschaften erfüllen: - Erfolgreiche Einführung der eAkte oder eines DMS in einer öffentlichen Verwaltung und Integration des DMS in bestehende Fachanwendungen der Körperschaft (z.B. Finanzsoftware, Mitgliederverwaltungssystem, Vorgangsbearbeitungssystem) sowie in die Standard-IT-Infrastruktur (z.B. Active Directory, Office-Produkte) (Mit "Organisationen in der öffentlichen Verwaltung" sind alle Organisationen und Einrichtungen gemeint, in denen die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung Gültigkeit besitzen. Mit "Einführung eAkte" sind Projekte gemeint, in denen ein DMS produktiv gesetzt wurde, welches die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die elektronische Aktenführung (Revisionssicherheit) erfüllt.) - Erfüllung der Prinzipien der Revisionssicherheit gemäß den Grundsätzen ordnungs-gemäßer Aktenführung (GoA) und den weiteren einschlägigen Vorgaben (Landesarchivgesetze, E-Government-Gesetze des Landes, SGB X, GoBD) - Rollenbasierte Konzepte und Strukturen wurden erstellt, die den Anforderungen des Sozialgesetzbuches (SGB X) und der DSGVO genügen. - Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter ist jeweils mindestens eine Referenz einzureichen, in der ein Projekt unter Verwendung von d.velop-Tech-nologie (d.3-Plattform, d.3-Architektur) realisiert wurde. - Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter ist jeweils mindestens eine Referenz einzureichen, in der ein Projekt unter Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) z. B. zur automatisierten Texterkennung, zur Dokumentenklassifikation bzw. zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Prozessen realisiert wurde. Die Bewertung der Referenzen erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Maßstabes: a) In wie vielen Referenzprojekten wurden die Prinzipien der Revisionssicherheit gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung (GoA) und den weiteren einschlägigen Vorgaben erfüllt? - Bis zu zwei Referenzprojekte 0 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte b) In wie vielen Referenzprojekten wurden rollenbasierte Konzepte und Strukturen er-stellt, die den Anforderungen des Sozialgesetzbuches (SGB X) und der DSGVO genügen? - Bis zu zwei Referenzprojekte 0 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte c) In wie vielen Referenzprojekten wurde die Software d.3 eingesetzt? - Ein Referenzprojekt 0 Punkte - Zwei Referenzprojekte 5 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte d)In wie vielen Referenzprojekten wurde Künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt? - Ein Referenzprojekt 0 Punkte - Zwei Referenzprojekte 5 Punkte - Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte Die Bewertung der beruflichen Qualifikation jeweils des Projektleiters und der Stellvertretung erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Maßstabes: a) Wie viele interdisziplinäre Projektteams wurden bis zum Projektabschluss geführt? - Ein interdisziplinäres Projektteam 0 Punkte - Zwei interdisziplinäre Projektteams 5 Punkte - Mehr als zwei interdisziplinäre Projektteams 10 Punkte b) Wie viel Erfahrung besteht in der Interaktion mit der Organisations- und Verwaltungsleitung? - Ein Jahr 0 Punkte - Bis einschließlich drei Jahre 5 Punkte - Mehr als drei Jahre 10 Punkte c) Wie viel Erfahrung besteht in der Aufarbeitung von Entscheidungsbedarfen für ein Lenkungsgremium? - Ein Jahr 0 Punkte - Bis einschließlich drei Jahre 5 Punkte - Mehr als drei Jahre 10 Punkte d) Wie viele Konzepte zur Einführung der elektronischen Akte wurden erfolgreich um-gesetzt? - Zwei Konzepte 0 Punkte - Drei Konzepte 5 Punkte - Mehr als drei Konzepte 10 Punkte e) Wie viel Erfahrung besteht mit gängigen Change-Management-Methoden, welche in Projekten angewendet wurden? - Ein Jahr 0 Punkte - Bis einschließlich fünf Jahre 5 Punkte - Mehr als fünf Jahre 10 Punkte f) Inwieweit besteht die ausgeprägte KI-Kompetenz? - i.V.m. Dokumentenmanagementsystem und wurde bereits in einem Projekt umgesetzt 0 Punkte - i.V.m. Dokumentenmanagementsystem und wurde bereits in min. zwei Projekten umgesetzt 10 Punkte Für die Einrechnung der Referenzen hat der Bieter / die Bietergemeinschaft das Dokument Referenzbogen zu verwenden. Die Referenzen werden mit der Höchstpunktzahl von 40 Punkten bewertet, wenn die nachfolgenden Kriterien vollständig und kumulativ innerhalb der dargestellten Referenzprojekte realisiert worden sind. Die berufliche Qualifikation des Projektleiters wird mit einer Höchstpunktzahl von 120 Punkten bewertet, wenn die nachfolgenden Kriterien voll-ständig und kumulativ innerhalb des eingereichten Dokuments "Information zu Projektleitung" erfüllt werden. Sofern die nachfolgenden Kriterien der Referenzen oder der beruflichen Qualifikation nur teilweise erfüllt sind, errechnet sich die Punktzahl aus der Summe der vergebenen Einzelpunkte. Maximal kann der Bewerber eine Gesamtpunktzahl von 160 Punkten erreichen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100,00
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentationstermin
Beschreibung: Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung. Die vollständigen Präsentationsunterlagen sind mit Angebotsabgabe einzureichen. Sowohl die Projektleitung als auch die Stellvertretung müssen am Präsentationstermin zu erscheinen. Die Projektleitung präsentieret mit Hilfe der Stellvertretung ein Konzept für das Change-Management bei der KVBW sowie eine Leitidee zur Umsetzung einer Kommunikationsstrategie und des Stakeholder-Managements im Rahmen eines Präsentationstermins mir der Dauer von 30 Minuten. Hierbei sind mindestens folgende Punkte einzubeziehen: Entwickeln Sie einen detaillierten Maßnahmenplan, der die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) unterstützt und auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Perspektiven der verschiedenen Stakeholder eingeht. Bitte erläutern Sie, wie unterschiedliche Erwartungshaltungen an das bestehende DMS und dessen Funktionalität (bzw. dessen Nutzen) bei der Entwicklung des Plans berücksichtigt werden. Beschreiben Sie spezifische Maßnahmen, um die Akzeptanz des neuen Systems über alle relevanten Ebenen hinweg zu fördern und Widerstände gezielt zu adressieren. Erstellen Sie einen umfassenden Kommunikationsplan, der die regelmäßige und zielgerichtete Information aller relevanten Stakeholder (Führungskräfte, Endanwender) sicherstellt und die Akzeptanz des neuen Systems fördert. Geben Sie an, welche Kommunikationskanäle (z.B. Meetings, E-Mails, Workshops, Newsletter) zur regelmäßigen Information verwendet werden. Beschreiben Sie die Vorgehensweise zur aktiven Einbindung der Stakeholder in den Change-Management-Prozess und zur Förderung der Akzeptanz des neuen Systems. Berücksichtigen Sie in der Kommunikation den jeweils unterschiedlichen Wissensstand und die Erwartungen der Stakeholder. Stellen Sie dar, wie Sie Feedback von Stakeholdern einholen und in den weiteren Prozess integrieren wollen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 42
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Aufbau eines Vorgangsbezogenen Aktenplans
Beschreibung: Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes im Rahmen der Vertragsumsetzung hat der Bieter mit seinem Angebot ein Konzept für einen vorgangsbezogenen Aktenplan mit einem Umfang von maximal 4 DIN-A4 Seiten in deutscher Sprache einzureichen. Achtung: nicht lesbare Inhalte, z.B. aufgrund zu geringer Schriftgröße, werden nicht gewertet! Der Aktenplan soll sich beispielhaft an Inhalte einer öffentlichen Verwaltung orientieren und eine klare Struktur für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten bieten. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen/zu berücksichtigen: - Vorgaben aus der Verwaltungsvorschrift zur Aktenführung - Beispielhafte Darstellung der vorgesehenen Metadaten, die für den automatisierten Zugriff hinterlegt werden sollen - Nutzung der Technologie der Firma d.velop, insbesondere der Module d.velop documents und d.velop process, um den Aktenplan in die bestehende Infrastruktur der Organisation zu integrieren. - Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), z.B. zur automatisierten Texterkennung (OCR) und Dokumentenklassifikation, zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Prozessen. - Berücksichtigung der Erweiterbarkeit des Systems, insbesondere die Möglichkeit, den Aktenplan an zukünftige gesetzliche Anforderungen oder neue Funktionen anzupassen. Dem Auftraggeber kommt es bei der Darstellung insbesondere auf die Klarheit, Funktionalität und Anpassungsfähigkeit des Aktenplans an, der durch den Einsatz moderner Technologie flexibel an die sich ständig ändernden Anforderungen der ambulanten Versorgung in Baden-Württemberg angepasst werden kann.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 28
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 09/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 26/05/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 28/04/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: - Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 - Scientology Erklärung
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: DE 245-191275
Postanschrift: Albstadtweg 11
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70567
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 7117875-3002
Fax: +49 7117875-483739
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b2513aef-fbdc-4f76-92a5-9b22685fb1f8 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/03/2026 00:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 207170-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 60/2026
Datum der Veröffentlichung: 26/03/2026