1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Erkelenz Der Bürgermeister
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalisierung von Bauakten
Beschreibung: Abholung und Auslagerung der ca. 45.000 Bauakten sowie vollständige Digitalisierung innerhalb 10 Jahren. Schimmelsanierung und Aufbereitung der Akten. Jährlich sollen ca. 4.500 Akten digitalisiert werden. Zusätzlich ist eine kurzfristige digitale Zurverfügungstellung (Scan on Demand) von einzelnen Akten erforderlich.
Kennung des Verfahrens: b861373b-27a4-4366-95cf-0b8559ab731f
Interne Kennung: ZV-VgV-2026/23
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Johannismarkt
Stadt: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land, Gliederung (NUTS): Heinsberg (DEA29)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Um die Verfügbarkeit von Akten zu gewährleisten, die sich zur Digitalisierung beim Auftraggeber befinden, wird eingefordert, dass Akten digital in einer kurzen Reaktionszeit (24 Stunden) zur Verfügung gestellt werden. Es können bei Bedarf auch physische Akten angefordert werden, hier ist eine Bereitstellungszeit, während der allgemeinen Geschäftszeiten, von 5 Stunden wünschenswert. Die Akten müssen jedoch nach 24 Stunden im Rathaus der Stadt Erkelenz vorliegen.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXVHY68YT7CEFCJY# Das Abrufen der Vergabeunterlagen ist über den anonymisierten Zugang möglich. Dem Bieter wird allerdings empfohlen, sich einmalig registrieren zu lassen, um so unmittelbar zusätzliche, nachträgliche Informationen erhalten zu können. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Unrichtigkeiten, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat. Diese Hinweise müssen unverzüglich, spätestens bis zum 16.04.2026.bei der ausschreibenden Stelle eingehen. Gleiche Angebotssummen: Im Falle nach einer Wertung gleichauf liegender Angebote wird der bezuschlagte Bieter durch Losentscheid ermittelt. Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus §§ 123 und 124 GWB. Nach § 19 Abs. 3 MiLoG fordern öffentliche Auftraggeber beim Wettbewerbsregister Auskünfte über rechtskräftige Bußgeldentscheidungen wegen einer Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 oder Abs. 2 MiLoG an. Skonto: Preisnachlässe mit Bedingungen (Skonto) werden bei der Auswertung der Angebote nur berücksichtigt, wenn die Zahlungsfrist mindestens 14 Tage beträgt. Sollten kürzere Zahlungsfristen im Angebot ausgewiesen sein, werden diese nicht bei der Auswertung der Angebote berücksichtigt, bleiben allerdings Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsbestandteil. Vertrags-/Geschäfts- bzw. Zahlungsbedingungen: Vertrags-/Geschäftsbedingungen sowie Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers (sollten diese irrtümlicherweise bei einer Angebotsabgabe beigefügt werden) werden nicht Vertragsbestandteil. Es gelten die Bewerbungs- und Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Bieterfragen: Mit der Abgabe des Angebotes wird bestätigt, dass alle Bieterfragen auf der Vergabeplattform zur Kenntnis genommen wurden und bei der Angebotserstellung berücksichtigt wurden.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Gem. § 123 und 124 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Gem. § 123 und 124 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Gem. § 123 und 124 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Gem. § 123 und 124 GWB
Betrug: Gem. § 123 und 124 GWB
Korruption: Gem. § 123 und 124 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Gem. § 123 und 124 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Gem. § 123 und 124 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Gem. § 123 und 124 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Gem. § 123 und 124 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Gem. § 123 und 124 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Gem. § 123 und 124 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Gem. § 123 und 124 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Gem. § 123 und 124 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Gem. § 123 und 124 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Gem. § 123 und 124 GWB
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Gem. § 123 und 124 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Gem. § 123 und 124 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Gem. § 123 und 124 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Gem. § 123 und 124 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Gem. § 123 und 124 GWB
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Gem. § 123 und 124 GWB
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierung von Bauakten
Beschreibung: Bei den zu digitalisierenden Akten handelt es sich um Bauakten des Planungs- und Bauaufsichtsamtes. Die Bauakten befinden sich in ca. 25.000 Pendelakten und ca. 1.900 Archivboxen
Interne Kennung: ZV-VgV-2026/23
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Johannismarkt
Stadt: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land, Gliederung (NUTS): Heinsberg (DEA29)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Um die Verfügbarkeit von Akten zu gewährleisten, die sich zur Digitalisierung beim Auftraggeber befinden, wird eingefordert, dass Akten digital in einer kurzen Reaktionszeit (24 Stunden) zur Verfügung gestellt werden. Es können bei Bedarf auch physische Akten angefordert werden, hier ist eine Bereitstellungszeit, während der allgemeinen Geschäftszeiten, von 5 Stunden wünschenswert. Die Akten müssen jedoch nach 24 Stunden im Rathaus der Stadt Erkelenz vorliegen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/06/2036
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Auswahlkriteriums: VVB 234 - Erklaerung Bieter-_Arbeitsgemeinschaft 12-2017.docx (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Auswahlkriteriums: VVB 235 - Verzeichnis der Leistungen_Kapazitaeten anderer Unternehmen 12-2017.docx (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 17/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 29/04/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 51 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Unterlagen können seitens der Vergabestelle nachgefordert werden.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe einzureichende Unterlagen: - Nachweis einer gültigen Genehmigung für die Ausübung der Tätigkeit Gebäudereinigung, die die ausgeschriebenen Reinigungsarten umfasst (Gewerbeannmeldung und Mitgliedschaft bei der HWK) - Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von - 5.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden - 200.000,00 EUR für Vermögensschäden pro Schadensfall abzuschließen. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss den Ersatz von Schäden aus dem Verlust von Schlüsseln für Gebäudeschließanlagen beinhalten. Die Deckungssummen müssen für Versicherungsfälle jeweils zweifach maximiert pro Kalenderjahr zur Verfügung stehen. Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.docx oder Präqualifizierung ** Keine oder anderweitige Formerfordernis: - VVB 633 - Angebotsschreiben - VOL 07-2019.pdf - das ausgefüllte Leistungsverzeichnis mit Angebots
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Kreis Heinsberg
Überprüfungsstelle: Kreis Heinsberg
Informationen über die Überprüfungsfristen: 15-Tages-Frist des § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB.2 Ein Bieter, der die Mitteilung erhält, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, muss einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung einlegen. Danach wird er unzulässig. 30-Tages- und 6-Monats-Frist des § 135 Abs. 2, Abs. 1 Nr. 1 GWB. Ein Bieter, den der öffentliche Auftraggeber ohne Vorabinformation direkt oder im EU-Amtsblatt über einen Vertragsschluss informiert, muss einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30 Kalendertagen und bei unterbliebener Information innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsschluss einlegen. Danach wird er unzulässig.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Erkelenz Der Bürgermeister
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kreis Heinsberg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Erkelenz Der Bürgermeister
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Erkelenz Der Bürgermeister
Registrierungsnummer: 053700004004-31001-91
Postanschrift: Johannismarkt 17
Stadt: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land, Gliederung (NUTS): Heinsberg (DEA29)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 243185209
Fax: +49 243185209
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Kreis Heinsberg
Registrierungsnummer: 053700016016-39001-05
Postanschrift: Valkenburger Straße 45
Stadt: Heinsberg
Postleitzahl: 52525
Land, Gliederung (NUTS): Heinsberg (DEA29)
Land: Deutschland
Kontaktperson: -
Telefon: +49 2452-13-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d8eafce6-92b9-4f80-a9c4-c660c2169078 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/03/2026 07:43:32 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 200186-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 58/2026
Datum der Veröffentlichung: 24/03/2026