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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Versorgungsvertrag Endoskopie IEZ
Beschreibung: Abschluss eines weiterführenden Versorgungsvertrages, welcher die Ausstattung des IEZ mit Endoskopen und zugehörigen Geräten, sowie die Durchführung des Service umfasst. Der Vertrag gewährleistet weiterhin die zuverlässige Versorgung und Wartung der notwendigen Medizintechnik im Bereich der Endoskopie, sodass ein kontinuierlicher und zuverlässiger Betrieb der endoskopischen Abteilung sichergestellt wird.
Kennung des Verfahrens: 52255b33-5e97-411e-b273-44bce1b930bc
Interne Kennung: 2026-082
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 33168100 Endoskopen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6Y50S#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Versorgungsvertrag Endoskopie IEZ
Beschreibung: Im Interdisziplinären Endoskopie Zentrum (IEZ) werden jährlich über 11.000 endoskopische Eingriffe durchgeführt. Diese Untersuchungen erfolgen in den sechs Räumen des Zentrums und mit drei mobilen Einheiten im Außeneinsatz auf den Intensivstationen, im OP oder den Notfalleingriffsräumen. Der aktuell geplante Gerätepark umfasst 18 Gastroskope (15 Altbestand), 10 Koloskope (7 Altbestand), 6 Duodenoskope (2 Altbestand), 9 Echoendoskope (5 Altbestand), 3 Bronchoskope und 1 Ballonenteroskop (Altbestand). Im Jahr 2025 wurden von den insgesamt 11400 Untersuchungen 1640 Eingriffe bei dringlicher Indikation oder Notfallsituation als Außeneinsätze durchgeführt. Bei diesen Einsätzen werden häufig auch mehrere Geräte benötigt. Die Kompatibilität von Prozessoren und Geräten zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort erhöht die Flexibilität, sichert die zeitnahe Untersuchung und erhöht die Patientensicherheit. Darüber hinaus wird dadurch die Fehlerquote reduziert. Der flexible Einsatz der Geräte ist insbesondere wichtig, da der kalkulierte Gerätebestand am unteren Limit liegt, eine Verzögerung einer Untersuchung aufgrund fehlender Gerätekompatibilität wäre folglich mit einer Einschränkung der Patientensicherheit assoziiert.
Interne Kennung: 2026-082
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 33168100 Endoskopen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 5 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 2 149 587,60 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Prozessanpassung: Eine Hinzunahme eines weiteren, oder die komplette Umstellung auf einen anderen Hersteller, schafft eine technisch/ablaufmäßige Schnittstelle und erfordert einen erheblichen Mehr-Aufwand mit Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter, Umstellung der Software, Validierung sämtlicher Prozesse. Alle an der Geräteaufbereitung beteiligten Mitarbeiter werden, nach Erlangen der Sachkunde und der Ersteinweisung, zweimal jährlich erneut geschult. Zusätzliche Schulungsmaßnahmen wären unvermeidlich. Hygieneprozesse: Bei der letzten Begehung und Prüfung des IEZ durch das Gesundheitsministerium 2017 war neben der Forderung eines kompletten Umbaus der Aufbereitungsräumlichkeiten eine weitere zwingende Vorgabe, den Einsatz- und Reinigungszyklus jedes einzelnen Endoskops elektronisch zu erfassen, so dass zu jedem Zeitpunkt die Aufbereitung vor, und nach dem Einsatz am Patienten, dokumentiert und nachvollziehbar ist. Aufgrund dieser Vorgabe wurden vier neue Aufbereitungsmaschinen installiert und auf das Dokumentationssystem "Endobase" von Olympus umgestellt, das neben der Untersuchungs- und Befunddokumentation, auch die vollumfängliche Aufbereitung- und Reinigungsdokumentation ermöglicht. Im Falle eines Anbieterwechsels wäre zu klären, inwieweit die automatisierte Geräteerkennung und die vollumfängliche Dokumentation des Aufbereitungsprozesses gewährleistet bleibt. Eine komplett neue Validierung wäre zwingend erforderlich. Die Anpassung der Anschlüsse und des Aufbereitungsprozesses wäre mit erheblichen Mehrkosten verbunden. Darüber hinaus ist der zusätzliche Schulungsaufwand aller Berufsgruppen, die mit der Software arbeiten müssen, zu berücksichtigen. Falls keine Kompatibilität gegeben wäre, müssten zwei parallele Systeme mit entsprechendem Aufwand installiert werden. Auch insoweit führt das Vorhalten und Durchführen zweier unterschiedlicher Prozesse zudem zu der Gefahr von Fehlern in der Umsetzung von Hygieneprozessen und damit zu Risiken für die für die Patientensicherheit überragend wesentlichen Hygiene. Schnittstellen: Sowohl die Befunddokumentation und -Erstellung, als auch die oben ausgeführte Dokumentation des Gerätereinigungszyklus, basiert auf dem EDV-System Endobase von Olympus. Dieses wurde mit großem Aufwand an des Klinikinformationssystem angedockt. Es handelt sich hierbei um drei HL7 Schnittstellen (Patientendaten, Leistungsanforderungen und Befundergebnisse), die jeweils etwa 50 definierte Datenfelder gemäß den entsprechenden HL7 Segmenten transportieren. Sämtliche Prozesse müssten bei einer fehlenden Kompatibilität der Prozessoren und der Endoskope mit einem weiteren Parallelsystem etabliert werden. Die für den existierenden Gerätepark von Olympus verwendeten Schnittstellen sind herstellerspezifisch entwickelt, und können nicht - jedenfalls nicht ohne wesentliche Anpassungen - für Geräte anderer Hersteller verwendet werden. Nach Vorstehendem ergibt sich, dass der Mischbetrieb im IEZ mit Endoskopen in mehrerlei Hinsicht Risiken entstehen - mit unterschiedlicher Eintrittswahrscheinlichkeit -, die unmittelbar den sicheren Betrieb der Endoskope und damit die Sicherheit der Gesundheit der Patienten betreffen. Das UKHD hält es demgemäß für im Ergebnis zwingend, die mit einem Mischbetrieb im vorliegenden Fall einhergehenden Risiken für die Patientengesundheit auszuschließen und einen Mischbetrieb zu vermeiden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Olympus Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Versorgungsvertrag IEZ
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 2 149 587,60 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: OLY-2000001330-4010155
Titel: Versorgungsvertrag IEZ
Datum der Auswahl des Gewinners: 14/03/2026
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Registrierungsnummer: 08-A8120-40
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsbereich Konzerneinkauf
Telefon: +49 6221-560
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Olympus Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 813648401
Postanschrift: Wendenstraße 20
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b3b2b795-6b7c-422c-a9c8-0f9f7e4c5993 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/03/2026 08:30:48 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 184865-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 53/2026
Datum der Veröffentlichung: 17/03/2026