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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Westdeutscher Rundfunk Köln
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Wartung / Support sowie Weiterentwicklung Medas Urheber
Beschreibung: Seit dem Jahr 2022 wird für den WDR im Rahmen der SAD-Kooperation und in Federführung für die gesamte ARD die Anwendung "Medas Urheber" entwickelt. Ziel dieser Software ist es, die Erfüllung von Urheberrechtsauskunftsansprüchen durch ein ARD Team, welches Beiträge, Mitwirkende und Publikationen zeitgleich recherchieren kann, zu ermöglichen. Der WDR benötigt Dienstleistungen im Bereich Wartung und Support der Software "medas Urheber" (Leistungsteil 1). Darüber hinaus benötigt der WDR Dienstleistungen zur Weiterentwicklung der Software (Leistungsteil 2). Letztere erfolgt im Rahmen eines agilen Entwicklungsprozesses, der eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Anwendung ermöglicht. Hierfür soll ein Vertrag abgeschlossen werden. Die Laufzeit des Vertrags soll drei Jahre, mit einer einmaligen Verlängerungsoption um je ein weiteres Jahr, betragen. Die Ausübung der Verlängerungsoption wird der WDR in Schrift- oder Textform bis spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages erklären. Vertragsbeginn: rückwirkend zum 01.01.2026. Leistungsteil 1 (Wartung/Support) wird als Dauerleistung für die Grundlaufzeit sowie ggf. bei Vertragsverlängerungen für die Verlängerungslaufzeiten jeweils verbindlich beauftragt. Bzgl. Leistungsteil 2 (Weiterentwicklung) erfolgen Abrufe von Leistungen ausschließlich bedarfsgesteuert und die Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand.
Kennung des Verfahrens: 0340efdc-47d0-4e85-80c8-828eba9b8b70
Interne Kennung: ZE 2025-150-04
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YZGM0PV#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Wartung / Support sowie Weiterentwicklung Medas Urheber
Beschreibung: Seit dem Jahr 2022 wird für den WDR im Rahmen der SAD-Kooperation und in Federführung für die gesamte ARD die Anwendung "Medas Urheber" entwickelt. Ziel dieser Software ist es, die Erfüllung von Urheberrechtsauskunftsansprüchen durch ein ARD Team, welches Beiträge, Mitwirkende und Publikationen zeitgleich recherchieren kann, zu ermöglichen. Der WDR benötigt Dienstleistungen im Bereich Wartung und Support der Software "medas Urheber" (Leistungsteil 1). Darüber hinaus benötigt der WDR Dienstleistungen zur Weiterentwicklung der Software (Leistungsteil 2). Letztere erfolgt im Rahmen eines agilen Entwicklungsprozesses, der eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Anwendung ermöglicht. Hierfür soll ein Vertrag abgeschlossen werden. Die Laufzeit des Vertrags soll drei Jahre, mit einer einmaligen Verlängerungsoption um je ein weiteres Jahr, betragen. Die Ausübung der Verlängerungsoption wird der WDR in Schrift- oder Textform bis spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages erklären. Vertragsbeginn: rückwirkend zum 01.01.2026. Leistungsteil 1 (Wartung/Support) wird als Dauerleistung für die Grundlaufzeit sowie ggf. bei Vertragsverlängerungen für die Verlängerungslaufzeiten jeweils verbindlich beauftragt. Bzgl. Leistungsteil 2 (Weiterentwicklung) erfolgen Abrufe von Leistungen ausschließlich bedarfsgesteuert und die Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand.
Interne Kennung: ZE 2025-150-04
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerungsoption 1 x um 1 Jahr
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Hinweis zur Geltendmachung von Vergaberechtsverstößen vor der Vergabekammer: Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem WDR nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Westdeutscher Rundfunk Köln
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 1,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Beauftragung konnte aufgrund technischer Exklusivität nur an die Convit GmbH erfolgen. Die Softwarelösung wurde als Individualentwicklung spezifisch auf die Anforderungen des WDR bzw. der ARD zugeschnitten. Aufgrund der tiefen technischen Verzahnung mit weiteren IT-Systemen des WDR ist ein tiefgehendes Verständnis dieser spezifischen Infrastruktur zwingend erforderlich. Convit besitzt durch die langjährige alleinige Entwicklungsarbeit ein einzigartiges technisches Wissen über die Architektur, den Quellcode und die komplexe Funktionsweise des Gesamtsystems und seiner Komponenten. Ein Anbieterwechsel würde daher mit einem unverhältnismäßigen Risiko für Funktionalität, Datensicherheit sowie Systemstabilität einhergehen. Das o.g. Know-how kann durch keinen anderen Anbieter nur mit enormem Aufwand und damit einhergehend nur mit erheblicher zeitlicher Verzögerung aufgebaut werden. Darüber hinaus würde ein Anbieterwechsel zu beträchtlichen wirtschaftlichen Nachteilen führen. Convit stellt damit nicht nur die wirtschaftlichste, sondern auch die risikoärmste Lösung für die Weiterentwicklung und den stabilen Betrieb dar. Die Sicherstellung von Kontinuität und Systemintegrität ist ein weiterer zentraler Aspekt. Die fortlaufende Weiterentwicklung produktiver Komponenten setzt eine enge Abstimmung mit dem laufenden Betrieb, Support und Wartung voraus - Leistungen, die Convit aufgrund der gewachsenen Strukturen verlässlich erbringt. Die Risiken eines Betriebsstillstands, funktionaler Verluste oder sicherheitsrelevanter Probleme im Falle eines Anbieterwechsels sind nicht hinnehmbar. Zudem verfügt Convit über spezialisiertes Know-how in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Metadatenverarbeitung und Altsystemintegration sowie über umfassende Kenntnisse interner WDR-Prozesse. In Kombination mit der geografischen Nähe ermöglicht dies eine besonders effektive und reaktionsschnelle Zusammenarbeit. Diese Kombination aus technischem Spezialwissen und Standortvorteil ist in dieser Form bei keinem anderen Anbieter verfügbar. Ein weiterer Aspekt betrifft die bestehende Verzahnung mit weiteren ARD-Anwendungen, wie PlanR, KIMD, Echtzeitmedienlage, der Crossmedialen Suche oder den elektronischen Schnittlisten. Diese Systeme sind über APIs eng miteinander verbunden und profitieren von einer konsistenten Architektur, die durch Convit bereitgestellt und gewartet wird. Ein Anbieterwechsel würde diese Interoperabilität gefährden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Convit GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 50005070
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 50005070
Titel: 50005070
Datum der Auswahl des Gewinners: 25/02/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 25/02/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Westdeutscher Rundfunk Köln
Registrierungsnummer: DE122790169
Postanschrift: Appellhofplatz 1
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentraler Einkauf
Telefon: +49 221220-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-0
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Convit GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: HRB 92592
Postanschrift: Schanzenstraße 37 / E2
Stadt: Köln
Postleitzahl: 51063
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b83bd821-7f3a-461a-b713-ff5de0c210cc - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/03/2026 13:53:47 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 180432-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 52/2026
Datum der Veröffentlichung: 16/03/2026