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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Mannheim
Beschreibung: Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems
Kennung des Verfahrens: a7692e04-f611-465a-b3f0-f0a4ee1cfc71
Interne Kennung: 16-41-001846300-170
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68169
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Zu den Eignungskriterien: Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen: 1. Aktueller Handelsregisterauszug: Bitte fügen Sie Ihrem Teilnahmeantrag einen aktuellen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder eine vergleichbare Bescheinigung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, bei. Der Bewerber hat weiter zu bestätigen, dass seit dem Datum der Ausstellung keine eintragungspflichtigen Sachverhalte vorgefallen sind. 2. Eigenerklärung zum EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine 3. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWB vorliegen. 4. Eigenerklärung über die Unabhängigkeit von Ausführungs- und Lieferinteressen 5. Gesamtumsatz Ihres Unternehmens jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E1.1 /E.1.2 - Umsatzzahlen. Mindestanforderung: Der Jahresgesamtumsatz muss mind. 1 Mio Euro netto jährlich betragen. 6. Umsatz Ihres Unternehmens bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Auftrages jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre. Bitte verwenden Sie hierzu ebenfalls die Anlage 4E1.1 /E.1.2 - Umsatzzahlen. Mindestanforderung: Der Jahresgesamtumsatz in dem Tätigkeitsbereich muss mind. 500.000 Euro netto jährlich betragen. 7. Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung Mindestanforderung: Deckungssumme je Versicherungsfall und Jahr in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro für Sach- und Personenschäden, 1 Mio. Euro für Vermögensschäden. 8. Aktueller Bonitätsnachweis (nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Auftragserteilung) eines Kreditinstituts mit Sitz in Deutschland oder einer anderen Vertragspartei des EWR-Abkommens 9. Referenzprojekte: Darstellung von mindestens drei Referenzprojekten aus den letzten 5 Jahren, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbar sind. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E2.1 - Erfahrung - Referenzen. Mindestanforderung: Mind. eine Referenz muss sich auf einen öffentlichen Auftraggeber beziehen. Folgende Nachweise werden darüber hinaus gefordert: - Betriebsführung: Vorlage einer Bestätigung des Bieters über Form und Lokation der Betriebsführung - Vorlage eines Nachweises über die durchschnittliche Verfügbarkeit des Systems in den letzten drei Jahren 10. Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Projektleiters für den Rollout sowie dessen Vertreter für die gesamte Projektlaufzeit. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E2.2 -Erfahrung - Projektleiter. Mindestanforderung: Die beiden Personen müssen sich in einem aufrechten Beschäftigungsverhältnis bzw. einem Werkvertragsverhältnis befinden und verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift besitzen. Der Projektleiter muss zudem über mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Rahmen von IT-Projekten verfügen, davon mind. ein Jahr mit dem Thema E-Aktenführung. Mind. 2 von 5 Jahren sollten in leitender Position erfolgt sein. Der stellvertretende Projektleiter muss über mind. 3 Jahre Berufserfahrung verfügen. 11. Benennung eines IT-Servicemanager:in und dessen Vertreter:in. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E2.3 - Qualifikation - IT- Service-Manager. Der/Die Stellvertreter/in kann ja auch zu einem späteren Zeitpunkt benannt werden (spätestens bei Leistungsausführung), die Mindestanforderungen müssen aber erfüllt sein. Mindestanforderung: Die beiden Personen müssen sich in einem aufrechten Beschäftigungsverhältnis bzw. einem Werkvertragsverhältnis befinden und über eine einschlägige Berufserfahrung im Bereich Support von mind. 5 Jahren verfügen. 12. Nachweis Informationssicherheitsmanagement: Der Bewerber hat den Nachweis zu erbringen, dass sein Unternehmen gemäß ISO 27001 zertifiziert ist und eine Eigenerklärung abzugeben, dass er diese Zertifizierung auch während der Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird. Die Zertifizierung muss ausdrücklich für den Unternehmenszweig und für den Standort gelten, welcher im Auftragsfall mit der Ausführung betraut sein wird. Alternativ haben Bewerber die derzeit nicht ISO 27001 zertifiziert sind, eine Eigenerklärung beizufügen, in der sie bestätigen bis zum Abschluss der Go-Live-Phase die Zertifizierung nachweisen zu können. Zusätzlich ist eine Beschreibung des aktuellen Informationssicherheitsmanagements beizufügen. Hinweis: Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Mitgliedstaaten an. Kann der Bewerber aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, die betreffenden Bescheinigungen nicht innerhalb der Teilnahmefrist einholen, so erkennt der Auftraggeber auch andere Unterlagen über gleichwertige Informationssicherheitssysteme an, sofern der Bewerber nachweist, dass die Maßnahmen den geforderten Informationssicherungsnormen entsprechen. 13. Nachweis eines Qualitätsmanagementsystems: Der Bewerber hat den Nachweis zu erbringen, dass sein Unternehmen gemäß ISO 9001 zertifiziert ist. Die Zertifizierung muss ausdrücklich für den Unternehmenszweig und für den Standort gelten, welcher im Auftragsfall mit der Ausführung betraut sein wird. Hinweis: Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an. 14. Verfügbarkeit der Software: Erklärung, dass Sie selbst Hersteller der entsprechenden Softwarelösung sind oder dass sie vom Hersteller zum Vertrieb der hier gesuchten Softwarelösung autorisiert sind. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage Anlage 5 "Verfügbarkeit der Software". In letzterem Fall ist auch eine entsprechende Bestätigung des Herstellers als Nachweis einzureichen. Zu Ziffer 3+4: Die Erklärungen sind mit dem Vordruck "Anlage 3_Teilnahmeantrag" zu erbringen. Bei Bewerbergemeinschaften ist zusätzlich zum Teilnahmeantrag des bevollmächtigten Mitglieds für jedes weitere Mitglied ein separater Teilnahmeantrag mit allen geforderten Nachweisen einzureichen. Die Nachweise und Erklärungen einer Bewerbergemeinschaft müssen inhaltlich und der Menge nach den Forderungen unter Ziffer 1-2 und 5-14 entsprechen. Ein Bewerber kann sich, auch als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, zum Nachweis hinsichtlich seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß den Teilnahmebedingungen der Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen ("Eignungsleihe"). In diesem Fall hat der Bewerber diese anderen Unternehmen (Dritte) in seinem Teilnahmeantrag unter Verwendung des Vordruck "Anlage 9_Angabe eignungsrelevante Unternehmen" und deren Leistungsteile zu benennen und die Eignungsnachweise für diese Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten der Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft. Außerdem hat der Bewerber die im Vordruck "Anlage 9_Angabe eignungsrelevante Unternehmen" aufgeführten Unterlagen (Nachweis erlaubte Berufsausübung, Erklärung zu Ausschlussgründen) jeweils auch von diesen benannten Dritten im Teilnahmeantrag beizubringen. Es wird darauf hingewiesen, dass solch ein anderes Unternehmen nach der Rechtsprechung nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist. Der Bewerber ist verpflichtet nachzuweisen, dass ihm seitens derjenigen anderen Unternehmen, auf deren Fähigkeiten er sich zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit berufen hat, die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Insoweit hat der Bewerber entsprechende Verpflichtungserklärungen beizbringen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Mannheim
Beschreibung: Im Laufe der Produkteinführung wird die Zahl der User und damit die Höhe der Lizenzgebühren sukzessive steigen: Im 1. Einführungsjahr (2026) werden 750 User angegliedert, im 2. Jahr sind es insgesamt 2.750 User. Eine Aufstellung der wachsenden Userzahlen ist unten abgebildet. Bis 2030 soll die Einführung der e-Akte zum Abschluss gebracht werden und das Produkt in der kompletten Stadtverwaltung im Einsatz sein, was ca. 6.000 Nutzungslizenzen entspricht. Diese Einschätzung orientiert sich an der aktuellen Zahl der PC-Arbeitsplätze in der Stadt, wobei berücksichtigt wurde, dass ein gewisser Anteil nicht an das e-Akten-System angeschlossen werden muss. Hinzu kommen Aufwendungen für Schulungen (10 Schulungstage), die Migration von Altdaten aus dem alten DMS in das neue Produkt (80 Personentage) sowie eine Reserve für Nachprogrammierungen, insbesondere von Schnittstellen zu in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren (100 Personentage). Zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft zählen: - Implementierung des Systems bis zur vollständigen Inbetriebnahme; - Übernahme der Transaktionsdaten; - inkl. Wartungen, Updates und Releases; Anfang 2026: Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (Konfigurationen), Abrechnung als Pauschale 2026: Schulungen für Administratoren und Multiplikatoren (10 Schulungstage) 2026-2028: Migration Altdaten, ca. 80 Personentage 2026: 750 User 2027: 2.750 User 2028: 4.000 User 2029: 5.000 User 2030: 6.000 User 2031: 6.000 User 2032: 6.000 User 2033: 6.000 User 2034: 6.000 User 2035: 6.000 User
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2026
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2037
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 525145-2025
Zusätzliche Informationen: Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für die elektronische Angebotsabgabe die Bietersoftware AI Bietercockpit erforderlich ist. Die Nutzungsbedingungen und technischen Voraussetzungen sind abrufbar unter https://www.auftragsboerse.de. Bei der Installation hilft Ihnen der Bietersupport (Telefon: 0711/66601-476 oder per E-Mail: bietermrn@staatsanzeiger.de). Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Angebotsabgabe ebenso, dass aufgrund einer ggf. großen Datenmenge eine vollständige Übertragung Ihres Angebots längere Zeit in Anspruch nimmt! Bitte kalkulieren Sie daher ausreichend Zeit für das Hochladen des Angebots auf der Vergabeplattform und/oder die Schaffung der technischen Voraussetzungen ein. Folgende Einzelfristen sind Vertragsfristen: Q2 / 2026: Installationsphase: Konfiguration des Systems, Onboarding, Einrichtung der Infrastruktur, Schulung der Admins Q2 / 2026: Einführung in zwei ausgewählten Organisationseinheiten Ende 2028 Migrationsphasen Die Stadt Mannheim plant folgende Umsetzung des Projekts (=schrittweise Erhöhung der User-Lizenzen): 750 User des DMS Systems im Jahr 2026 + 2000 User im Jahr 2027 +1250 User im Jahr 2028 + 1000 User im Jahr 2029 + 1000 User im Jahr 2030 Ergänzende Hinweise zu den Zuschlagskriterien: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 127 GWB, § 58 Abs. 2 VgV). Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Bewertungssystematik erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode nach der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018): Z= (L/P)*10.000 Die Wirtschaftlichkeit des Angebots (Z) wird anhand der angebotenen Leistungen im Verhältnis zum Gesamtpreis ermittelt. Die Gesamtleistungspunkte (L) ergeben sich aus der Summe der vom Bieter bei den jeweiligen Leistungs-Zuschlagskriterien erreichten Leistungspunkte. Der Gesamtpreis (P) des Angebots ergibt sich aus der Summe der im Leistungsverzeichnis im Vergabemanagementsystem vom Bieter einzutragenden Preisangaben. Der Zuschlag wird an denjenigen Bieter erteilt, dessen Angebot unter Anwendung der Bewertungsmethode die höchste Wirtschaftlichkeit (Z) aufweist. Die Multiplikation mit 10.000 dient der besseren Skalierung. Die Kennzahl Z wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Der Schwankungsbereich beträgt 7 % der Kennzahl Z des führenden Angebotes. Das Entscheidungskriterium für die Wirtschaftlichkeit der vorselektierten Angebote ist der niedrigste Preis. Die Bewertungskriterien für die Qualität der Leistung sind in "Anlage 2_Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix" beschrieben. Die Gesamtleistungspunkte ermitteln sich aus der Summe aller Leistungspunkte der jeweiligen Kriterien. Der maximal erreichbare Wert beträgt 560 Punkte inkl. der Punkte für die 4 einzureichenden Konzepte. Bei der Kategorie der "Bewertungskriterien" können je Kriterium 0-4 Bewertungspunkte erreicht werden. Die Bewertungspunkte werden mit den angegebenen Gewichtungspunkten multipliziert und ergeben die jeweiligen Leistungspunkte des Kriteriums. Zusätzlich werden die Kriterienhauptgruppen entsprechend der Prioritäten des Auftraggebers gewichtet.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: ILO-Kernarbeitsnorm
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Beschreibung: Die Bewertungskriterien für die Qualität der Leistung sind in "Anlage 2_Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix" beschrieben.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Der Gesamtpreis (P) des Angebots ergibt sich aus der Summe der im Leistungsverzeichnis im Vergabemanagementsystem vom Bieter einzutragenden Preisangaben.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Mannheim Fachbereich Baurecht, Bauverwaltung und Denkmalschutz.
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: D Velop AG
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 17/02/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie
Registrierungsnummer: 08222000-A5995-97
Postanschrift: Glücksteinallee 11
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68163
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Servicestelle Ausschreibungsverfahren
Telefon: 06212930
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Stadt Mannheim Fachbereich Baurecht, Bauverwaltung und Denkmalschutz.
Registrierungsnummer: siehe 1.1 Beschaffer
Postanschrift: Glücksteinallee 11
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68163
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
Telefon: +496212935387
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: D Velop AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE813062165
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Stadt: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land, Gliederung (NUTS): Borken (DEA34)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 391e90eb-974a-49b7-b4ef-03b2577af6fd - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/03/2026 13:57:46 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 159743-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 47/2026
Datum der Veröffentlichung: 09/03/2026