1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Fachberatung und IT Service Management für Applikationen, Betriebssysteme und Datenbanksysteme
Beschreibung: Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) gehört zu den größten und renommiertesten medizinischen Zentren in Deutschland. Jedes Jahr werden in dessen Fachkliniken circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär behandelt und mehr als 1.000.000 Patienten ambulant betreut. Der Heidelberger Campus vereint wissenschaftliche Institute und Kliniken des Universitätsklinikums, bietet reichhaltige Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit lebens- und geisteswissenschaftlichen Fakultäten der Universität und hält gleichzeitig etablierte Kooperationen mit international renommierten außeruniversitären Großforschungseinrichtungen bereit. Die zunehmende Komplexität und die steigenden Anforderungen an die IT-Infrastruktur im Gesundheitswesen erfordern eine zuverlässige und effiziente Verwaltung der Serverlandschaft. Im Kontext des Universitätsklinikums Heidelberg ist es von entscheidender Bedeutung, dass die betrieblichen und klinischen Anwendungen stets verfügbar und störungsfrei laufen, um eine optimale Patientenversorgung und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Angesichts der gesetzlichen Vorgaben des IT-Sicherheitsgesetzes 2.0, das erweiterte Sicherheitsstandards für Betreiber kritischer Infrastrukturen festlegt, sieht sich das Universitätsklinikum in der Verantwortung, die Sicherheit und Verfügbarkeit seiner IT-Systeme kontinuierlich zu verbessern. Die in dieser Leistungsbeschreibung spezifizierten Leistungs- und Qualitätsmerkmale sind als Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen zu verstehen und Grundlage der Bewertung der Angebote. Das UKHD legt insbesondere Wert auf Kontinuität, Qualität und Kundenorientierung - der Bieter hat dies glaubhaft und überprüfbar in seinem Angebot nachzuweisen. 1.2 Ausgangssituation Das Universitätsklinikum Heidelberg beabsichtigt, die Basisbetreuung eines Teiles der physischen und virtuellen Server des Zentrums für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) an einen externen Dienstleister zu vergeben. Das ZDI betreibt diverse betriebswirtschaftliche und klinische Anwendungen des Universitätsklinikums Heidelberg. Diese Anwendungen laufen auf virtuellen Servern, die auf einer VMware-Plattform basieren, mit Microsoft Windows oder Linux als Betriebssystem. Die Server bilden die Grundlage für die Anwendungen. Ohne eine korrekt funktionierende Systembasis können die Anwendungen nicht störungsfrei betrieben werden. Das Universitätsklinikum Heidelberg ist gemäß dem IT-Sicherheitsgesetz Betreiber kritischer Infrastrukturen und unterliegt damit den erweiterten Anforderungen und Regelungen für den Betrieb von Servern, wie sie im Mai 2021 durch den Gesetzgeber im IT-Sicherheitsgesetz 2.0 definiert wurden. Das ZDI strebt daher die Übernahme des Betriebes von virtualisierten und physikalischen Servern durch einen Dienstleister an (Managed Service für Windows- und Linux-Server). Die Betriebsunterstützung und Übernahme der Verantwortung umfassen folgende Service-Bereiche: - Availability-Management - Monitoring / Event-Management - Incident- und Problem-Management - Operations- und Change-Management - Notfall-Management - Innovations-Management - Infrastrukturplanung - Kommunikationsplanung - Zertifikatshandling 1.3 Auftragsgegenstand Die Ausschreibung zielt auf die Beauftragung eines externen Dienstleisters oder einer Bietergemeinschaft zur umfassenden Unterstützung des IT-Betriebes und zur Bereitstellung weiterer IT-Service-Dienstleistungen ab. Das geforderte Leistungsspektrum umfasst unter anderem - Planung/Beratung zur Systemarchitektur (insb. Informationssicherheit), - Technologisches Consulting, - Projektleitung von technischen Migrationsprojekten, - die Service-Bereitstellung, - Unterstützung und Mitwirkung bei der Anwendungsbetreuung, - Betriebsleistungen, - Support und Wartung von MS Windows-Servern, Linux/Unix-Servern, Datenbankservern sowie der dazugehörigen Systemsoftware. Darüber hinaus werden auch Expertise in den Bereichen Systemadministration, proaktives Monitoring sowie Disaster Recovery und Business Continuity erwartet, um die Effizienz, Zuverlässigkeit und Sicherheit der gesamten IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Insgesamt sollen ca. 150-250 Server am UKHD an den externen Dienstleister ausgelagert werden. Das Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen hochqualifizierten externen IT-Dienstleister oder eine Bietergemeinschaft zu gewinnen, der die IT-Infrastruktur und -Services des Universitätsklinikums Heidelberg effizient und sicher unterstützt und weiterentwickelt. Siehe Anlage B2_Leistungsbeschreibung_UKHD_FACHBERATUNG IT-Systeme
Kennung des Verfahrens: 91b8b210-d99b-4930-8423-4793656eb902
Interne Kennung: 2025-041
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72220000 Systemberatung und technische Beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Campus UKHD
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 4 816 745,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6Y5E1# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Fachberatung und IT Service Management für Applikationen, Betriebssysteme und Datenbanksysteme
Beschreibung: Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) gehört zu den größten und renommiertesten medizinischen Zentren in Deutschland. Jedes Jahr werden in dessen Fachkliniken circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär behandelt und mehr als 1.000.000 Patienten ambulant betreut. Der Heidelberger Campus vereint wissenschaftliche Institute und Kliniken des Universitätsklinikums, bietet reichhaltige Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit lebens- und geisteswissenschaftlichen Fakultäten der Universität und hält gleichzeitig etablierte Kooperationen mit international renommierten außeruniversitären Großforschungseinrichtungen bereit. Die zunehmende Komplexität und die steigenden Anforderungen an die IT-Infrastruktur im Gesundheitswesen erfordern eine zuverlässige und effiziente Verwaltung der Serverlandschaft. Im Kontext des Universitätsklinikums Heidelberg ist es von entscheidender Bedeutung, dass die betrieblichen und klinischen Anwendungen stets verfügbar und störungsfrei laufen, um eine optimale Patientenversorgung und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Angesichts der gesetzlichen Vorgaben des IT-Sicherheitsgesetzes 2.0, das erweiterte Sicherheitsstandards für Betreiber kritischer Infrastrukturen festlegt, sieht sich das Universitätsklinikum in der Verantwortung, die Sicherheit und Verfügbarkeit seiner IT-Systeme kontinuierlich zu verbessern. Die in dieser Leistungsbeschreibung spezifizierten Leistungs- und Qualitätsmerkmale sind als Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen zu verstehen und Grundlage der Bewertung der Angebote. Das UKHD legt insbesondere Wert auf Kontinuität, Qualität und Kundenorientierung - der Bieter hat dies glaubhaft und überprüfbar in seinem Angebot nachzuweisen. 1.2 Ausgangssituation Das Universitätsklinikum Heidelberg beabsichtigt, die Basisbetreuung eines Teiles der physischen und virtuellen Server des Zentrums für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) an einen externen Dienstleister zu vergeben. Das ZDI betreibt diverse betriebswirtschaftliche und klinische Anwendungen des Universitätsklinikums Heidelberg. Diese Anwendungen laufen auf virtuellen Servern, die auf einer VMware-Plattform basieren, mit Microsoft Windows oder Linux als Betriebssystem. Die Server bilden die Grundlage für die Anwendungen. Ohne eine korrekt funktionierende Systembasis können die Anwendungen nicht störungsfrei betrieben werden. Das Universitätsklinikum Heidelberg ist gemäß dem IT-Sicherheitsgesetz Betreiber kritischer Infrastrukturen und unterliegt damit den erweiterten Anforderungen und Regelungen für den Betrieb von Servern, wie sie im Mai 2021 durch den Gesetzgeber im IT-Sicherheitsgesetz 2.0 definiert wurden. Das ZDI strebt daher die Übernahme des Betriebes von virtualisierten und physikalischen Servern durch einen Dienstleister an (Managed Service für Windows- und Linux-Server). Die Betriebsunterstützung und Übernahme der Verantwortung umfassen folgende Service-Bereiche: - Availability-Management - Monitoring / Event-Management - Incident- und Problem-Management - Operations- und Change-Management - Notfall-Management - Innovations-Management - Infrastrukturplanung - Kommunikationsplanung - Zertifikatshandling 1.3 Auftragsgegenstand Die Ausschreibung zielt auf die Beauftragung eines externen Dienstleisters oder einer Bietergemeinschaft zur umfassenden Unterstützung des IT-Betriebes und zur Bereitstellung weiterer IT-Service-Dienstleistungen ab. Das geforderte Leistungsspektrum umfasst unter anderem - Planung/Beratung zur Systemarchitektur (insb. Informationssicherheit), - Technologisches Consulting, - Projektleitung von technischen Migrationsprojekten, - die Service-Bereitstellung, - Unterstützung und Mitwirkung bei der Anwendungsbetreuung, - Betriebsleistungen, - Support und Wartung von MS Windows-Servern, Linux/Unix-Servern, Datenbankservern sowie der dazugehörigen Systemsoftware. Darüber hinaus werden auch Expertise in den Bereichen Systemadministration, proaktives Monitoring sowie Disaster Recovery und Business Continuity erwartet, um die Effizienz, Zuverlässigkeit und Sicherheit der gesamten IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Insgesamt sollen ca. 150-250 Server am UKHD an den externen Dienstleister ausgelagert werden. Das Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen hochqualifizierten externen IT-Dienstleister oder eine Bietergemeinschaft zu gewinnen, der die IT-Infrastruktur und -Services des Universitätsklinikums Heidelberg effizient und sicher unterstützt und weiterentwickelt. Siehe Anlage B2_Leistungsbeschreibung_UKHD_FACHBERATUNG IT-Systeme
Interne Kennung: 2025-041
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72220000 Systemberatung und technische Beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Campus UKHD
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Es erfolgt der Abschluss eines Vertrages mit vorgesehenem Einsatzstart Q3/2025, einer Grundlaufzeit von 4 Jahren und einer zweimaligen optionalen Verlängerung von jeweils einem Jahr auf der Basis eines EVB-IT Dienstleistungsvertrages.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Feststellung des Preises Der Preis wird auf Basis des ausgefüllten Preisblattes und der in der Excel-Datei des Preisblattes mittels vorgegebener Formel berechneten Gesamtsumme festgestellt. 4.2.4 Bewertungsmethode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes Im Rahmen der Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt eine Gegenüberstellung von Leistungspunkten und dem Preis nach einer Methode, die nachfolgend beschrieben wird. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt gemäß der einfachen Richtwertmethode nach UfAB (kostenlos zu beziehen unter der Webadresse https://www.cio.bund.de). Im Rahmen der einfachen Richtwertmethode erfolgt die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes mittels der Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis: Z(Bieter) = L(Bieter) / P(Bieter) Die einzelnen Formelbestandteile sind wie folgt definiert: Z(Bieter) = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis des zu bewertenden Angebots L(Bieter) = Gesamtleistungspunktzahl des zu bewertenden Angebots P(Bieter) = Bruttopreis des zu bewertenden Angebots gemäß Preisblatt (in Euro)] Aus einer Gegenüberstellung aller Bewertungskriterien nach Bewertung der finalen Angebote so- wie unter Berücksichtigung der Erfüllung aller definierter Mindestanforderungen noch in der Aus- wahl befindlichen Angebote wird dann auf Basis der Kennzahl Z das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt. Dieses ist das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z. Der Zuschlag wird auf dieses Angebot erteilt. Haben verschiedene Angebote den gleichen Wert Z, so erhält von diesen Ange- boten das preisgünstigste Angebot den Zuschlag. 4.2.5 Zuschlagskriterien Zuschlagskriterien sind Preis und Leistung, die zueinander in gleichen Verhältnissen gewichtet sind. Die Gewichtung der einzelnen Leistungskriterien ergibt sich aus dem Kriterienkatalog. Sollten mehr als ein Angebot den gleichen Wert "Z" erzielen, dann ist der günstigste Preis das Entscheidungskriterium.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität (Gesamtleistungspunkte)
Beschreibung: Ermittlung der Gesamtleistungspunkte auf Grundlage von B-Kriterien Es wird je nach Fragestellung die betreffende Angabe des Bieters in Spalte N des Kriterienkata- loges im Hinblick auf den Erfüllungsgrad und im Vergleich mit den Antworten der weiteren Bieter bewertet sowie mit dem jeweiligen EK-Gewichtungsfaktor multipliziert. Dadurch ergibt sich die erreichte Punktzahl pro Einzelkriterium. Die Übererfüllung eines Bewertungskriteriums (d. h. im Hinblick auf Aspekte, nach denen nicht gefragt wurde, oder über eine etwaige Obergrenze in den Erwartungshaltungen hinausgehend) wird bei der Bewertung nicht mit einem Bewertungsvorteil honoriert und gleicht auch keine Defizite bei einem anderen Bewertungskriterium aus. Die Gesamtleistungspunkte ergeben sich durch Addition aller gewichteten Leistungspunkte der Einzelkriterien. Die Bewertung der Angebote erfolgt unter Nutzung der UfAB-Methodik.1 4.2.2 Mindestanforderungen an die Leistung Es bestehen folgende Mindestanforderungen an die Leistungen: - Erfüllung aller Ausschlusskriterien (A-Kriterien) des Kriterienkataloges - Erfüllung von Mindestanforderung für die insgesamt zu erreichende Kriterienhauptgrup- penpunktzahl: 60% des erreichbaren Gesamtwertes je Kriterienhauptgruppe Ein Nichterreichen dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des betreffenden Angebotes.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 4 816 745,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: x-tention Informationstechnologie GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2025-041
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 4 816 745,00 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 2025-041
Datum der Auswahl des Gewinners: 25/02/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 25/02/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 9
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 4 816 745,00 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 4 816 745,00 EUR
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg
Registrierungsnummer: 08-A8120-40
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69120
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement
Telefon: +49 6221-560
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: x-tention Informationstechnologie GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: ATU51724406
Postanschrift: Friedhofstraße 57
Stadt: Wels
Postleitzahl: 4600
Land, Gliederung (NUTS): Linz-Wels (AT312)
Land: Österreich
Telefon: +43 7242 2155-0
Fax: +43 7242 2155-6305
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8559cf0c-c440-4abf-a6bf-e3e8b49fc656 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/03/2026 11:51:12 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 159134-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 46/2026
Datum der Veröffentlichung: 06/03/2026