1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung eines cloudbasierten CAFM-Systems (SaaS) inkl. Migration aus dem Bestandssystem zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung, Implementierung und der Betrieb eines CAFM-Systems inklusive Migration vorhandener Daten. Der konkrete Leistungsumfang, sowie die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen.
Kennung des Verfahrens: 1a510407-134b-4f8e-8de1-4f019cfc1e91
Interne Kennung: 01-RV26E3VV
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Auftraggeberin beabsichtigt, die besten fünf aufgrund des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bieter durch gesonderte Verfahrensverfügung aufzufordern, ein Erstangebot einzureichen. Die Auftraggeberin behält sich jedoch vor, unter Beachtung des Wettbewerbs- und Gleichbehandlungsgrundsatzes - z. B. bei sehr großem Abstand zwischen dritt- und viert- bzw. fünftplatziertem Teilnahmeantrag - weniger Bewerber, jedoch mindestens drei, zur Einreichung von Erstangeboten aufzufordern. Die Auswahl der Bewerber wird nach der im Teilnahmewettbewerb erreichten Gesamtpunktzahl vorgenommen. Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a
Stadt: Siegen
Postleitzahl: 57076
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPNY56DVJ5#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung eines cloudbasierten CAFM-Systems (SaaS) inkl. Migration aus dem Bestandssystem zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung eines neuen, zukunftsfähigen CAFM-Systems im SaaS-Betrieb zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements der USi. Mit der Einführung des neuen CAFM-Systems sollen die bestehenden CAFM-Funktionalitäten abge-löst und die FM-Prozesse der USi vereinheitlicht, digitalisiert und transparenter gestaltet werden. Da-bei steht die Sicherstellung der Betreiberverantwortung insbesondere im Bereich der Instandhaltung und Wartung im Vordergrund. Mit Priorität 1 ist u.a. die Implementierung und produktive Nutzung der Funktionsbausteine Fläche & Raum sowie Wartung einschließlich eines Wartungs- und Störungsmanagements vorgesehen. Ziel ist es, planbare Instandhaltungsmaßnahmen sowie das operative Störungsmanagement systemgestützt, revisionssicher und unterbrechungsfrei abzubilden. Mit Priorität 2 ist die Einführung weiterer Funktionsbausteine, insbesondere des Vertragsmanagements und des Reinigungsmanagements, vorgesehen. Diese Funktionsbausteine sollen im Anschluss an Phase 1 umgesetzt werden und mit einer zukunftsfähigen skalierbaren Ausrichtung (Vertrags- und Reinigungsmanagement) implementiert werden bzw. auf einer vollständig migrierten und konsistenten Datenbasis aufsetzen (Reinigungsmanagement). Im Unterschied zum Reinigungsmanagement werden beim Vertragsmanagement keine Daten migriert, da es noch keine produktiven Bewegungsdaten gibt. Im Rahmen des Projekts sollen initial Verträge mit angelegt werden. Ein wesentliches Ziel der Leistung ist die vollständige und fachlich korrekte Migration der im bestehenden CAFM-System vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten in das neue CAFM-System sowie der Ersteinrichtung von Stamm- und Bewegungsdaten im Vertragsmanagement. Die migrierten Daten sollen so bereitgestellt werden, dass eine schrittweise Aktivierung weiterer Funktionsbausteine in nachfolgenden Projektabschnitten integrativ, d.h. ohne erneute Datenmigration möglich ist. Darüber hinaus soll das neue CAFM-System so eingeführt werden, dass: * die laufenden FM-Prozesse während der Implementierung und Migration nicht unterbrochen werden, * Bedarfsmeldungen der Nutzerinnen und Nutzer weiterhin unterstützt werden, * Belegungs- und Flächendaten auf Basis der bestehenden und künftig weiterzuentwickelnden Prozesse zuverlässig geführt werden können, * Schnittstellen zu angrenzenden Systemen, insbesondere zur automatisierten Übernahme von Personendaten, berücksichtigt und vorbereitet werden. Es werden verschiedene Funktionsbausteine und Schnittstellen benötigt (siehe Leistungsbeschreibung). Die Implementierung, Migration, Tests, der Cut-over sowie der produktive Go-live der Funktionsbau-steine Fläche & Raum und Wartung einschließlich aller vereinbarten Datenbestände sind spätestens bis zum 30.11.2026 abzuschließen (Phase 1). Die Einführung und produktive Nutzung der Funktionsbausteine Vertragsmanagement und Reinigungsmanagement erfolgen unmittelbar im Anschluss des Projekts und sind spätestens bis zum 31.08.2027 abzuschließen (Phase 2).
Interne Kennung: 01-RV26E3VV
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a
Stadt: Siegen
Postleitzahl: 57076
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: - Aktueller Handelsregisterauszug des Einzelbewerbers/jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft in Kopie (nicht älter als sechs Monate)
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden über mindestens 1 Mio. Euro, für sonstige Schäden über mindestens 1 Mio. Euro) oder Bestätigung der Versicherung, im Auftragsfall eine solche Versicherung abzuschließen
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anzahl Mitarbeitende im Unternehmen mind. 125 Personen Bewertung: 125-150: 3 Punkte >150: 4 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 4
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anzahl Mitarbeitende im Support mind. 2 Bewertung: 2-4 Mitarbeitende: 3 Punkte >4 Mitarbeitende: 5 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 5
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anzahl Mitarbeitende in der Softwareentwicklung mind. 10 Personen Bewertung: 10-20 Mitarbeitende: 3 Punkte 20-60 Mitarbeitende: 5 Punkte >60 Mitarbeitende: 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 10
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Mindestens drei Referenzen mit CAFM-Einführung in gleichem oder höherem Umfang in Hochschulen/Universitäten Es wäre wünschenswert, wenn auch Referenzen für die Migration vorliegen würden. Bewertung: 3-5 Referenzen: 5 Punkte >5 Referenzen: 10 Punkte davon mind. 1 Referenz mit Migration aus einem bestehenden CAFM-System Bewertung: 1-2 Referenzen: 5 Punkte >2 Referenzen: 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 10
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: vergleichbare Einrichtungen aus dem öffentlichen Sektor unter den aktiven Kunden in gleichem oder höheren Umfang Bewertung: 3-5 Referenzen: 3 Punkte >5 Referenzen: 5 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 5
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Jahresumsatz im Bereich CAFM mind. 1,4 Mio. Bewertung: 1,4 - 3 Mio. EUR: 3 Punkte 3 - 14 Mio. EUR: 5 Punkte >14 Mio. EUR: 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 10
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: An dieser Stelle ist der Nachweis der Mitgliedschaft der Berufsgenossenschaft zu erbringen.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anforderungskatalog
Beschreibung: Technische und qualitative Anforderungen gemäß Anforderungskatalog
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 1 034,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Präsentation
Beschreibung: Präsentation Projektmanagement und Anwendungsfälle
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 1 380,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Der Bieter mit dem günstigsten Preis erhält in der Kategorie Preis die maximale Punktzahl und dieser dient als Referenzwert für die weitere Bewertung. Angebote die den zweifachen Referenzwert oder darüber enthalten, werden mit null Punkten gewertet. Die anderen Angebote werden im Verhältnis hierzu prozentual abgestuft.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 1 034,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 25/03/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Die Kommunikation während des Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich über die in der EU-Bekanntmachung genannte E-Vergabeplattform. Es besteht weiterhin für alle Bewerber/ Bieter die Verpflichtung, die jeweils aktuellen Bekanntmachungen der Auftraggeberin auf der Homepage der E-Vergabeplattform einzusehen und sich über den aktuellen Stand der Vergabeunterlagen zu vergewissern
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 21/04/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 31/03/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderungsmöglichkeit von Unterlagen richtet sich nach den Regelungen des § 56 VgV.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Wesentliche Zahlungsbedingungen: Für das Projekt: Die Zahlung erfolgt nach der erbrachten Leistung. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich, nachträglich und muss als PDF-Datei unter Angabe der Auftragsnummer an die im Auftrag genannten E-Mail-Adresse erfolgen. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Im Falle einer Skontogewährung kann die Zahlungsfrist auf bis zu 14 Tage verkürzt werden. Die Zahlungsfrist beginnt mit Eingang einer ordnungsgemäß erstellten und prüfbaren Rechnung im Original, frühestens jedoch mit Ablauf des Tages, an dem die abgerechnete Leistung vom Auftragnehmer ordnungsgemäß erbracht wurde. Für den Betrieb: Im Rahmen der verkehrsüblichen Regelungen zahlt die Universität Siegen nicht mehr als einen Jahresbeitrag im Voraus.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. Eine Rüge bzw. der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden oder - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Siegen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universität Siegen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen
Registrierungsnummer: DE 154854171
Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a
Stadt: Siegen
Postleitzahl: 57076
Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 271740-4867
Fax: +49 271740-14918
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48128
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251411-1691
Fax: +49 251411-2165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 896c5bdc-bb07-49c6-ad05-bcf8a3e05e0c - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/02/2026 16:06:42 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 146075-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 43/2026
Datum der Veröffentlichung: 03/03/2026