1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Mülheim an der Ruhr
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Umstellung des d.3 DMS auf Subscription
Beschreibung: Die Stadt Mülheim an der Ruhr betreibt das DMS d.3 der Firma d.velop AG. Das DMS läuft derzeit lizenzbasiert, wird in Zukunft durch den Hersteller allerdings auf Subscription umgestellt. Daher sind nun die derzeit 1.800 Lizenzen umzustellen. Der ursprüngliche DMS Vertrag wurde im Januar 2021 an die Firma d.velop AG in einem europaweiten offenen Verfahren vergeben. Dieser Vertrag wird durch den neu zu vergebenden Vertrag ersetzt.
Kennung des Verfahrens: 8122203c-9cc3-42d4-8332-5d48f752e4c8
Interne Kennung: 19-2.05_DMS Subscription
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 72512000 Dokumentenmanagement
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Land, Gliederung (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Umstellung des d.3 DMS auf Subscription
Beschreibung: Die Stadt Mülheim an der Ruhr betreibt das DMS d.3 der Firma d.velop AG. Das DMS läuft derzeit lizenzbasiert, wird in Zukunft durch den Hersteller allerdings auf Subscription umgestellt. Daher sind nun die derzeit 1.800 Lizenzen umzustellen.
Interne Kennung: d.3 DMS Subscription
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Menge: 1 800
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Es werden zum Vertragsbeginn alle bereits betriebenen d.3 DMS Lizenzen (1.800) in das Subscription Modell inkl. bereits erfolgtem Customizing übernommen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Land, Gliederung (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Kosten - d.3 Subscription - 5 Jahre
Beschreibung: Mit Veröffentlichung der Vergabeunterlagen wird ein Preisblatt (Anlage 2) veröffentlicht. Aus den dort gemachten Angaben ergeben sich die Kosten für die derzeit 1.800 betriebene Lizenzen auf die angestrebte Laufzeit von 5 Jahren. Die Bewertung dieser Kosten ist das Zuschlagskriterium.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Stadt Mülheim an der Ruhr - Vergabekammer Westfalen
Überprüfungsstelle: Stadt Mülheim an der Ruhr - Vergabekammer Westfalen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Mülheim an der Ruhr
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Stadt Mülheim an der Ruhr
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Mülheim an der Ruhr
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Stadt Mülheim an der Ruhr
Organisation, die die Zahlung ausführt: Stadt Mülheim an der Ruhr
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Gemäß § 119 Abs. 5 GWB i.V.m. § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV ist die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Angebotsabgabe der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann. Insbesondere dann, wenn aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Bei dem hier zu vergebenden Auftrag handelt es sich um eine Umstellung der Lizenzierung der zentral eingesetzten Software über die Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) „d.velop.documents“ des Herstellers d.velop AG auf das künftige Subscription-Modell „d.velop documents platform edition public sector.“ Es ist beabsichtigt, diese Plattform-Lösung für die Nutzung als DMS verwaltungsweit einzurichten. Der Softwarevertrieb sowie die Softwareentwicklung und die hiermit verbundenen Pflegeleistungen erfolgen ausschließlich über den Hersteller d.velop AG. Für den hier auszuschreibenden Vertragsinhalt besteht kein Wettbewerb, weil ein Lizenzbestand von aktuell rund 1.800 Lizenzen der Software „d.velop.documents“ bereits vorhanden ist und somit kein DMS am Markt neu ausgewählt werden muss.
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Stadt Mülheim an der Ruhr
Registrierungsnummer: 05117-31001-02
Abteilung: Amt für Digitalisierung und IT
Stadt: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Land, Gliederung (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16)
Land: Deutschland
Kontaktperson: 19-2 - Amt für Digitalisierung und IT - IT-Beschaffung
Telefon: +49 208 4551927
Sonstige Kontaktpersonen:
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: 0251 4111691
Fax: 0251 4112165
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c970f2d0-9bec-4a43-add5-1383824b1062 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/02/2026 09:47:02 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 94729-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 28/2026
Datum der Veröffentlichung: 10/02/2026