Öffentliche Ausschreibung Essen 2025 Deutschland – Dokumentenverwaltungssystem – Umstellung des Vertrages der d.velop auf Subscription 2025-12-23

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus

E-Mail: einkauf@esh.essen.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Umstellung des Vertrages der d.velop auf Subscription

Beschreibung: Umstellung auf Subscriptionlizenzen für das DMS der Fa. d.velop AG

Kennung des Verfahrens: 1bfafc46-d40d-4dd4-8ea5-42ea07aa2eb7

Interne Kennung: SR-2568197

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: 45145

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYTXACGATU# Ab dem 01.01.2026 ist die VK Westfalen für die Nachprüfungsanträge zuständig. Vergabekammer Westfalen Geschäftsstelle, zentrales Postfach Telefax: 0251 411-2165 Geschäftsstelle der Vergabekammer Albrecht-Thaer-Straße 9 48147 Münster vergabekammer@brms.nrw.de 05515-03004-07

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Umstellung des Vertrages der d.velop auf Subscription

Beschreibung: Umstellung der Lizenzen auf Subscription für das DMS der Fal d.velop AG inklusive Optionen zur Aufstockung der Userbasis

Interne Kennung: SR-2568197

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: 45145

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 60 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 99

Weitere Informationen zur Verlängerung: Umwandlung in Subcription

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Preis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Essener Systemhaus

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der Auftragswert wird zur Wahrung der geschäftlichen Interessen nicht bekannt gegeben (§ 39 Abs. 6 VgV)

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden

Sonstige Begründung: Das DMS der Fa. d.velop wurde 2019 in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb produktneutral beschafft. Seitdem wird das Produkt in der gesamten Stadtverwaltung eingeführt bzw. ist in einzelnen Fachbereichen schon produktiv im Einsatz. Beschafft wurden damals klassische Kauflizenzen mit entsprechender laufender Wartung. Der Hersteller stellt jetzt sein Lizenzmodell um und bietet keine Kauflizenzen mehr an. Es werden nur noch Laufzeitlizenzen (Subscription) angeboten. Mit dem vorliegenden Vorgang soll die Umstellung auf das Subscription durchgeführt werden. Durch die Umstellung zum jetzigen Zeitpunkt gewährt der Hersteller für die ersten drei Vertragsjahre deutliche Rabatte auf die Subscription Preise. Eine Abkehr vom Produkt der Fa. d.velop kommt aufgrund der Integration der Anwendung in die Prozesse der Fachbereiche und der dadurch bereits entstandenen Aufwände nicht in Frage. Die Leistung kann nur von der Fa. d.velop AG erbracht werden, weil nur diese die Lizenzen vertreibt und es kein Reseller-Geschäft gibt. Die Verhandlungsvergabe ohne TNW mit nur einem Anbieter ist daher gerechtfertigt. Der Auftrag kann wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 2c VgV). Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV).

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Das DMS der Fa. d.velop wurde 2019 in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb produktneutral beschafft. Seitdem wird das Produkt in der gesamten Stadtverwaltung eingeführt bzw. ist in einzelnen Fachbereichen schon produktiv im Einsatz. Beschafft wurden damals klassische Kauflizenzen mit entsprechender laufender Wartung. Der Hersteller stellt jetzt sein Lizenzmodell um und bietet keine Kauflizenzen mehr an. Es werden nur noch Laufzeitlizenzen (Subscription) angeboten. Mit dem vorliegenden Vorgang soll die Umstellung auf das Subscription durchgeführt werden. Durch die Umstellung zum jetzigen Zeitpunkt gewährt der Hersteller für die ersten drei Vertragsjahre deutliche Rabatte auf die Subscription Preise. Eine Abkehr vom Produkt der Fa. d.velop kommt aufgrund der Integration der Anwendung in die Prozesse der Fachbereiche und der dadurch bereits entstandenen Aufwände nicht in Frage. Die Leistung kann nur von der Fa. d.velop AG erbracht werden, weil nur diese die Lizenzen vertreibt und es kein Reseller-Geschäft gibt. Die Verhandlungsvergabe ohne TNW mit nur einem Anbieter ist daher gerechtfertigt. Der Auftrag kann wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 2c VgV). Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV).

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: d.velop AG

Angebot:

Kennung des Angebots: 1

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der Auftragswert wird zur Wahrung der geschäftlichen Interessen nicht bekannt gegeben (§ 39 Abs. 6 VgV)

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der Auftragswert wird zur Wahrung der geschäftlichen Interessen nicht bekannt gegeben (§ 39 Abs. 6 VgV)

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: d.velop AG, 48712 Gescher

Datum des Vertragsabschlusses: 19/12/2025

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht