1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikverbund Südwest
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Zeitwirtschafts- und Personaleinsatzplanungsinstrument (ZWS/PEP)
839796-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Zeitwirtschafts- und Personaleinsatzplanungsinstrument (ZWS/PEP)
OJ S 243/2025 17/12/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Zeitwirtschafts- und Personaleinsatzplanungsinstrument (ZWS/PEP)
Beschreibung: Lieferung, Beratung, Konzeptionierung, Implementierung, Integration, Schulung, Rollout und Betrieb einer cloudbasierten IT-Lösung zur Zeitwirtschaft (ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den Klinikverbund Südwest und seine derzeitigen und zukünftigen Tochtergesellschaften
Kennung des Verfahrens: 62ef7fe0-16c9-43b2-b66c-7bf89a32d6c3
Interne Kennung: 2025-KVSW-ZWS+PEP
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Böblingen (DE112)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption:
Betrug:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Zeitwirtschafts- und Personaleinsatzplanungsinstrument (ZWS/PEP)
Beschreibung: Die Klinikverbund Südwest gGmbH (KVSW) ist ein Zusammenschluss der Krankenhäuser Böblingen, Calw, Herrenberg, Leonberg, Nagold und Sindelfingen. In den Kliniken sowie den Medizinischen Gesundheitszentren und der Krankenhaus Service GmbH Schwarzwald arbeiten insgesamt rund 6.000 Mitarbeitende aus über 70 Nationen und 125 Berufsgruppen für die Gesundheitsversorgung der Patientinnen und Patienten der Region. Träger sind die beiden Nachbarlandkreise Böblingen und Calw (weitere Informationen unter www.klinikverbund-suedwest.de). Die Personaleinsatzplanung und elektronische Dokumentation der Arbeitszeiten sind wichtige Unterstützungsfunktionen im Klinikbetrieb, u.a. zur Deckung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs zur Sicherstellung der Patientenversorgung und Aufnahmebereitschaft. Durch gesetzliche Auflagen (PpUGV, PPBV, PPR 2.0, Zertifizierungsanforderungen, Strukturprüfungen), tarifvertragliche Regelungen (z.B. Verteuerung der Dienstvergütung bei Überschreitung einer bestimmten Dienstanzahl, Obergrenze für Dienste), aber auch verstärkte Anforderungen der Mitarbeiter und Bewerber (Einspringprämien, Flexibilisierung der Arbeitszeit, Interaktionsfähigkeit, Vereinbarkeit Familie & Beruf) wird die Personaleinsatzplanung zunehmend anspruchsvoller, komplexer und bindet erhebliche zeitliche Kapazitäten der Führungskräfte und Dienstplanbeauftragten. Der KVSW plant im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens die Lieferung, Beratung, Konzeptionierung, Implementierung, Integration, Schulung, Rollout und Betrieb einer cloudbasierten IT-Lösung zur Zeitwirtschaft (ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den Klinikverbund Südwest und seine derzeitigen und zukünftigen Tochtergesellschaften an einen Bieter zu vergeben. Die cloudbasierte Lösung muss dabei circa 6.000 aktive Mitarbeitende in verschiedenen Berufsgruppen und Tarifverträgen abdecken und soll für die folgenden Anwendungsbereiche, inklusiver vor- und nachgelagerter Aufgaben, eingeführt und durch den Auftragnehmer betrieben werden: • Personaleinsatzplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement • Zeitwirtschaft • Employee Self Service (ESS) / Manager Self Service (MSS) • Reporting und Statistik Ausgeschrieben wird hierbei eine Standardsoftware - keine Individualentwicklung - welche die Anforderungen des KVSW bereits umsetzt bzw. durch entsprechende Konfiguration/Parametrisierung angepasst werden soll. Darüber hinaus sind die Konsolidierung und Standardisierung der durch die angebotene ZWS/PEP-Lösung unterstützten Prozesse Gegenstand der hier ausgeschriebenen Leistung. Diese hat in enger Abstimmung mit dem KVSW als Auftraggeber zu erfolgen. Das Beschaffungsvorhaben umfasst die Bereitstellung der cloudbasierten Softwarelösung in Form eines Software-as-a-Service (SaaS)-Systems und dessen Nutzung durch den Auftraggeber während der Vertragslaufzeit gemäß den vertraglich vereinbarten Service-Level-Agreements (SLAs). Der Auftragnehmer gewährleistet während der Vertragslaufzeit den ordnungsgemäßen Betrieb sowie die Pflege und Wartung des SaaS-Systems im zur Einhaltung der vereinbarten SLAs erforderlichen Umfang.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Böblingen (DE112)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: 5 Referenzen, die folgende folgende Mindestkriterien erfüllen: • Die bereitgestellte ZWS/PEP-Lösung muss in einer Klinik/einem Krankenhaus in Deutschland umgesetzt worden sein. Diese Klinik muss mindestens 2 Standorte haben. • Die Gesamtbettenanzahl (über alle Standorte gerechnet) muss mindestens 600 Betten betragen. • Es muss sich um eine Cloudlösung handeln, keine on premise Installation • Die Anzahl der Mitarbeitenden, die mit den Zeitwirtschaft- und Dienstplanfunktionalitäten abgebildet werden und/oder diese im Regelbetrieb nutzen muss mindestens 2.500 betragen. • Mindestens eine der Referenzen auf den Plätzen 1 bis 3 muss die Implementierung mit einer Schnittstelle zu P&I Loga aufweisen. • Leistungs- bzw. Ausführungszeitraum muss in den letzten 5 Jahren liegen (2020-2025), nur abgeschlossene oder kurz vor Abschluss befindliche Projekte (Leistung muss abgenommen bzw. das Go-Live abgeschlossen sein) werden berücksichtigt.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Konzepte: Im Rahmen unseres Software-Einführungsprojekts ist darzustellen, inwieweit Ihr Unternehmen sowohl Change-Management Beratung als auch weiterführende Beratungserfahrung im Projektumfeld im Gesundheitswesen anbietet. Bitte schildern Sie, ob und auf welche Weise Sie unten aufgeführte Leistungen im Change-Management sowie in der Projektberatung erbringen können.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: • Nachweis, dass sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet • Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen. Formale Mindestvoraussetzung: • Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen vor (Organisationsstruktur, Standorte, Eigentumsverhältnisse, Tätigkeitsbereiche, Beschäftigtenzahl (in Vollzeitkräften) und die Zahl ihrer Führungskräfte in den letzten 3 Jahren (2022-2024)). • Bitte geben Sie an, ob Sie an Ihre ZWS/PEP-Lösung bereits eine IT Schnittstelle zu easySoft (Software für HR und Bildungsmanagement der easySoft GmbH) angebunden haben. • Bitte geben Sie eine Eigenerklärung ab über den Gesamt-Jahresumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022 -2024) sowie als Mindestanforderung die Erfüllung eines Gesamt-Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen im Geschäftsjahr 2024 in Höhe von 10 Mio. € netto pro Jahr. • Bitte geben Sie eine Eigenerklärung über das Bestehen o einer IT-Haftpflichtversicherung (Vermögensschäden) mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Millionen Euro o einer Betriebshaftpflichtversicherung (Personen-, Sachschäden) mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Millionen Euro sowie o einer Cyberversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Millionen Euro ab. • Erklärung zur Personalstruktur (Unternehmensdaten) o die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (in Vollzeitkräften) im Jahr 2024. Mindestkriterium im Jahr 2024: 500 inkl. Führungskräfte o Anzahl an vollzeitbeschäftigten Beratern/Projektmanagern mit mindestens dem Sprachniveau C1 in Deutsch, die für Implementierung, Prozess- und Changemanagement der Zeitwirtschafts- und Dienstplanungssoftware zur Verfügung stehen (Stichtag: 31.12.2024). Mindestkriterien: Juniorberater: 20, Seniorberater: 30 o Anzahl an vollzeitbeschäftigten Vertriebsmitarbeitern mit mindestens dem Sprachniveau C1 in Deutsch in D/A/CH für die Zeitwirtschafts- und Dienstplanungssoftware (Stichtag: 31.12.2024). Keine Mindestanzahl. o Anzahl an vollzeitbeschäftigten Supportmitarbeitern der Zeitwirtschafts- und Dienstplanungssoftware (mindestens Sprachniveau C1 Deutsch) (Stichtag: 31.12.2024). Mindestkriterium: 15 o Anzahl an vollzeitbeschäftigten Mitarbeitenden im Bereich Entwicklung, für die Zeitwirtschafts- und Dienstplanungssoftware (Stichtag: 31.12.2024). Mindestkriterium: 100 o Anzahl der vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter mit Erfahrung im deutschen Gesundheitswesen, die für Change-Management im Projekt zur Verfügung stehen und mindestens über das Sprachniveau C1 in Deutsch verfügen. Keine Mindestanzahl.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/62ef7fe0-16c9-43b2-b66c-7bf89a32d6c3
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/62ef7fe0-16c9-43b2-b66c-7bf89a32d6c3
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 30/01/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Klinikverbund Südwest
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Klinikverbund Südwest
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikverbund Südwest
Registrierungsnummer: 10681
Postanschrift: Calwer Str. 68
Stadt: Böblingen
Postleitzahl: 71034
Land, Gliederung (NUTS): Böblingen (DE112)
Land: Deutschland
Telefon: +49 70319818450
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: cbefd2ed-54ee-4862-ba34-0c19a6d9d901
Postanschrift: Schlossplatz 1-3
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76247
Land, Gliederung (NUTS): Böblingen (DE112)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7219260
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 62ef7fe0-16c9-43b2-b66c-7bf89a32d6c3 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/12/2025 13:35:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 839796-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 243/2025
Datum der Veröffentlichung: 17/12/2025