1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Westdeutscher Rundfunk Köln
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung eines Cloudservices zur Ablösung der WDR-Bilddatenbank
Beschreibung: Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um eine Bilddatenbank, welche der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) für sich und im Auftrag folgender Rundfunkanstalten und Einrichtungen der Rundfunkanstalten ausschreibt: Deutschlandradio Deutsche Welle Als neue Bilddatenbank soll ein Digital-Asset-Management-System (DAM) in einer cloudbasierten Umgebung (Software as a Service - SaaS) und Cloudservices mit Administrationsmöglichkeiten eingeführt werden. Das neue Bilddatenbanksystem muss eine Mandantenfähigkeit oder eine andere Systemarchitektur aufweisen, die das Ziel der strengen Trennung von Geschäftsbereichen, Datenbeständen und Nutzerverwaltung erreicht. Die Einführung der Bilddatenbank und Umsetzung der Leistungen erfolgt zunächst für den WDR. Ein Umsetzungskonzept für die anderen Rundfunkanstalten wird vom Bieter erwartet. Ein gestaffelter Zeitplan zur Berücksichtigung und Umsetzung der anderen Rundfunkanstalten ergibt sich im Übrigen im Dialog mit dem ausgewählten Bieter, wobei dem WDR an einer zeitnahen und reibungslosen Umsetzung gelegen ist. Der Bedarf der Rundfunkanstalten im Einzelnen: WDR: Migration und Verwaltung von 14 Mio. Fotos, Nutzerkreis von mind. 1,950 Nutzern im Portal plus 50 Experten, 250 Concurrent User. Ca. 3.000 Recherchen pro Tag. Einer aktuellen Gesamtspeicherkapazität von 2 x 125 TB plus 100 TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 100.000 Fotos. Für den WDR bedeutet dies die Ablöse der OnPrem WDR-Bilddatenbank. DeutschlandRadio: Migration von 110.000-115.000 Fotos, 500 Nutzer im Portal plus 19 Experten. Aktuelle Speicherkapazität 1732 GB. Der jährl. Zuwachs liegt bei unter 10.000 Bildern. Deutsche Welle: Migration und Verwaltung von 2,5 Mio. Fotos (nach initialer Migration), Nutzerkreis von 2.000 Nutzern im Portal plus 60 Experten, 150 Concurrent User. ca. 5.000 Recherchen pro Tag. Der Gesamtspeicherbedarf inkl. Zuwachs beträgt inkl. Redundanz ca. 2 x 20TB + 20TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 200.000 Fotos. Für die DW bedeutet dies die Ablösung der OnPrem DW-Bilddatenbank (Canto Cumulus). Der Auftragnehmer liefert die benötigten Nutzungslizenzen, implementiert die neue Bilddatenbank mit den notwendigen Softwareanpassungen, Schnittstellen und migriert die Essenzen mit den dazugehörigen undokumentierten Metadaten und übergibt die neue Bilddatenbank betriebsbereit an die teilnehmenden Rundfunkanstalten, jeweils nach Fertigstellung ihrer Spezifikationen und Migrationen. Der Leistungszeitraum ab Abnahme des Gesamtsystems für die jeweilige Rundfunkanstalt soll 5 Jahre betragen. Der WDR wird hierzu einen Rahmenvertrag auf Basis der EVB-IT Cloud AGB abschließen. Die Bedingungen des Rahmenvertrages gelten für die teilnehmenden Rundfunkanstalten gleichermaßen. Die teilnehmenden Rundfunkanstalten werden jeweils einen Einzelvertrag unter dem Rahmenvertrag abschließen, der den genauen Zeitplan zur Umsetzung sowie die sonstigen anstaltsspezifischen Details zur Einführung der Bilddatenbank enthält. Jede Rundfunkanstalt handelt auf eigenen Namen und eigene Rechnung. Eine gesamtschuldnerische Haftung ist ausgeschlossen.
Kennung des Verfahrens: 4a341b79-a172-4af1-9ad7-e340c125fb7f
Interne Kennung: ZE 2025-160-03
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72317000 Datenspeicherung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72222300 Informationstechnologiedienste, 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: DEA23 (WDR & Deutschlandradio) DEA22 (Deutsche Welle)
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YZGMYV9#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung eines Cloudservices zur Ablösung der WDR-Bilddatenbank
Beschreibung: Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um eine Bilddatenbank, welche der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) für sich und im Auftrag folgender Rundfunkanstalten und Einrichtungen der Rundfunkanstalten ausschreibt: Deutschlandradio Deutsche Welle Als neue Bilddatenbank soll ein Digital-Asset-Management-System (DAM) in einer cloudbasierten Umgebung (Software as a Service - SaaS) und Cloudservices mit Administrationsmöglichkeiten eingeführt werden. Das neue Bilddatenbanksystem muss eine Mandantenfähigkeit oder eine andere Systemarchitektur aufweisen, die das Ziel der strengen Trennung von Geschäftsbereichen, Datenbeständen und Nutzerverwaltung erreicht. Die Einführung der Bilddatenbank und Umsetzung der Leistungen erfolgt zunächst für den WDR. Ein Umsetzungskonzept für die anderen Rundfunkanstalten wird vom Bieter erwartet. Ein gestaffelter Zeitplan zur Berücksichtigung und Umsetzung der anderen Rundfunkanstalten ergibt sich im Übrigen im Dialog mit dem ausgewählten Bieter, wobei dem WDR an einer zeitnahen und reibungslosen Umsetzung gelegen ist. Der Bedarf der Rundfunkanstalten im Einzelnen: WDR: Migration und Verwaltung von 14 Mio. Fotos, Nutzerkreis von mind. 1,950 Nutzern im Portal plus 50 Experten, 250 Concurrent User. Ca. 3.000 Recherchen pro Tag. Einer aktuellen Gesamtspeicherkapazität von 2 x 125 TB plus 100 TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 100.000 Fotos. Für den WDR bedeutet dies die Ablöse der OnPrem WDR-Bilddatenbank. DeutschlandRadio: Migration von 110.000-115.000 Fotos, 500 Nutzer im Portal plus 19 Experten. Aktuelle Speicherkapazität 1732 GB. Der jährl. Zuwachs liegt bei unter 10.000 Bildern. Deutsche Welle: Migration und Verwaltung von 2,5 Mio. Fotos (nach initialer Migration), Nutzerkreis von 2.000 Nutzern im Portal plus 60 Experten, 150 Concurrent User. ca. 5.000 Recherchen pro Tag. Der Gesamtspeicherbedarf inkl. Zuwachs beträgt inkl. Redundanz ca. 2 x 20TB + 20TB Backup. Der jährliche Zuwachs beträgt ca. 200.000 Fotos. Für die DW bedeutet dies die Ablösung der OnPrem DW-Bilddatenbank (Canto Cumulus). Der Auftragnehmer liefert die benötigten Nutzungslizenzen, implementiert die neue Bilddatenbank mit den notwendigen Softwareanpassungen, Schnittstellen und migriert die Essenzen mit den dazugehörigen undokumentierten Metadaten und übergibt die neue Bilddatenbank betriebsbereit an die teilnehmenden Rundfunkanstalten, jeweils nach Fertigstellung ihrer Spezifikationen und Migrationen. Der Leistungszeitraum ab Abnahme des Gesamtsystems für die jeweilige Rundfunkanstalt soll 5 Jahre betragen. Der WDR wird hierzu einen Rahmenvertrag auf Basis der EVB-IT Cloud AGB abschließen. Die Bedingungen des Rahmenvertrages gelten für die teilnehmenden Rundfunkanstalten gleichermaßen. Die teilnehmenden Rundfunkanstalten werden jeweils einen Einzelvertrag unter dem Rahmenvertrag abschließen, der den genauen Zeitplan zur Umsetzung sowie die sonstigen anstaltsspezifischen Details zur Einführung der Bilddatenbank enthält. Jede Rundfunkanstalt handelt auf eigenen Namen und eigene Rechnung. Eine gesamtschuldnerische Haftung ist ausgeschlossen.
Interne Kennung: ZE 2025-160-03
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72317000 Datenspeicherung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72222300 Informationstechnologiedienste, 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: DEA23 (WDR & Deutschlandradio) DEA22 (Deutsche Welle)
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 5 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Dem Angebot ist mindestens eine geeignete Referenz über einen früher ausgeführten, vergleichbaren Dienstleistungsauftrag (Migration von großen Bilddatenbanken) aus den letzten höchstens fünf Jahren beizufügen. Soweit erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen, die mehr als fünf Jahre zurückliegen. An die Vergleichbarkeit werden folgende Kriterien gestellt: - Migration speziell mit undokumentierten Datenbankbereichen. Benötigt wird eine Migrationserfahrung, die nicht nur Mapping, sondern auch Analyse bestehender Datenbanken beinhaltet. - Verwaltung einer Bilddatenbank mit mind. 10 Mill. Assets - Importverwaltung mit Kapazitäten von mind. 30.000 Bildern pro Tag - Erfolgreiche Ingestperformance von 2.000 Bildern pro Stunde - Realisierung eines Projektes mit erfolgreicher Darstellungsperformance von Recherchen im Datenbestand von mind. 10 Mill. Bildern. Erwartete Ergebnisse nach einer Sekunde, bei komplexen Anfragen (verschiedene Operatoren mit Wörtern in großer Indexhäufigkeit) mit großen Treffermengen (> 1 Millionen) ein Aufbau der Trefferliste in max. 3 Sec. - Gleichzeitiger Zugriff von mind. 250 Nutzern - Die Referenz muss Bildagenturlieferungen und die Verwaltung von Fremdrechten zum Gegenstand gehabt haben. Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten: - Name und Anschrift des Auftraggebers - Auftragswert/Umsatz in TEUR - Kurzbeschreibung des Referenzprojektes/-auftrages (inkl. der Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz); - Angabe eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin des Referenzkunden mit Telefonnummer Angaben zu Referenzen sind für jede Referenz in der "Anlage - Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen. Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten. Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt in Anlehnung an die "Einfache Richtwertmethode" nach UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen), bei der auf Basis der festgestellten Leistungspunkte und des feststehenden Angebotspreises die Kennzahlen für das Preis-Leistungs-Verhältnis ermittelt wird. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlage.
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt in Anlehnung an die "Einfache Richtwertmethode" nach UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen), bei der auf Basis der festgestellten Leistungspunkte und des feststehenden Angebotspreises die Kennzahlen für das Preis-Leistungs-Verhältnis ermittelt wird. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlage.
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt in Anlehnung an die "Einfache Richtwertmethode" nach UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen), bei der auf Basis der festgestellten Leistungspunkte und des feststehenden Angebotspreises die Kennzahlen für das Preis-Leistungs-Verhältnis ermittelt wird. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Vergabeunterlage.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 06/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 15/12/2025 23:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 106 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der WDR behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen unter Fristsetzung nachzufordern, vervollständigen oder korrigieren zu lassen. Eine Nachforderung erfolgt nicht für leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betreffen, es sei denn, es handelt sich um Preisangaben unwesentlicher Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen, vgl. § 56 VgV. Werden die vom WDR geforderten Erklärungen und Nachweise oder sonstige Angaben auch bis zum Ablauf der Nachforderungsfrist nicht durch den Bieter vorgelegt, so wird sein Angebot vom Verfahren ausgeschlossen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 16/12/2025 09:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Die Einführung einer neuen Bilddatenbank mit nativen Cloudservices erfordert eine erhebliche Aufwendung bei der Entwicklung, Anpassung und Konfiguration des gesamten Bilddatenbanksystems. Zudem ist auch die Migration von über 10 Millionen Bilder inklusive der Metadaten mit hohem Aufwand verbunden. Nach vier Jahren ist ein nahtloser 1zu1 Wechsel zu einem anderen Bilddatenbank-Systemhersteller nicht möglich.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Hinweis zur Geltendmachung von Vergaberechtsverstößen vor der Vergabekammer: Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem WDR nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Westdeutscher Rundfunk Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Westdeutscher Rundfunk Köln
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Westdeutscher Rundfunk Köln
Registrierungsnummer: DE122790169
Postanschrift: Appellhofplatz 1
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentraler Einkauf
Telefon: +49 221220-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-0
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 11321eb0-9d48-45a5-ba0d-5daa0c041c14 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/11/2025 09:29:51 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 758412-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 221/2025
Datum der Veröffentlichung: 17/11/2025