1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Lippe GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Erweiterung des bestehenden Patientenportals
Beschreibung: Es soll eine Erweiterung des bestehenden Patientenportals beauftragt werden und Patiententerminals beschafft werden.
Kennung des Verfahrens: 0f681759-71fa-4e02-8e6e-8b9179083132
Interne Kennung: 2025-KLIP-01-A02
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens: Aufgrund eines Hackerangriffs auf die IT-Systeme der Vergabestelle mussten diese vollständig neu aufgesetzt werden. Erst nach dem Go Live der neuen Sicherheitsarchitektur im Laufe des Jahres konnte der konkrete weitere Leistungsbedarf ermittelt und mit der Verfahrensvorbereitung begonnen werden. Da die Maßnahme aus Fördermitteln finanziert wird und die Förderdauer in Kürze ausläuft, ist eine fristgerechte Beauftragung zwingend erforderlich, um den Förderzweck zu erfüllen und den Verlust der Fördermittel zu vermeiden. Auf Grund der verbleibenden Zeitspanne ist die Durchführung eines offenen Verfahrens unter Einhaltung der regulären Angebotsfrist von 30 Kalendertagen nicht mehr möglich. Eine Fristverkürzung vor diesem Hintergrund ist nicht Ausdruck rechtsmissbräuchlichen Zuwartens, sondern beruht auf einem durch den Projektverlauf bedingten, objektiv nachvollziehbaren Grund. Die Wahl der verkürzten Frist wahrt den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und ermöglicht trotz Eilbedarfs eine faire und wettbewerbliche Vergabe. Zur Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung wird die Angebotsfrist gemäß § 15 Abs. 3 VgV auf 15 Kalendertage verkürzt.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30210000 Datenverarbeitungsgeräte (Hardware)
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Röntgenstraße 18
Stadt: Detmold
Postleitzahl: 32756
Land, Gliederung (NUTS): Lippe (DEA45)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YL9MY9E# 1. es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der für den Eingang der Angebote benannten Klinikum Lippe GmbH eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Angebotsausschluss, 2. die Vergabeunterlagen sind unter www.dtvp.de abrufbar, 3. Der Auftrag wird vergeben im Namen und für Rechnung der Klinikum Lippe GmbH, Röntgenstraße 18, 32756 Detmold.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: GWB
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Erweiterung des bestehenden Patientenportals
Beschreibung: Bei der ausschreibungsgegenständlichen Lieferleistung handelt es sich um die Ergänzung bzw. Erweiterung des bereits zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber bestehenden und EU-weit ausgeschriebenen Vertragsverhältnisses über ein Patientenportal. Der Liefer- und Leistungsumfang soll gemäß dem dieser Ausschreibung bzw. Vergabe zu Grunde liegenden Leistungsverzeichnisses um die Funktionalitäten der Implementierung bzw. Anbindung: + einer Anlage von virtuellen Warteräumen nach räumlichen und organisatorischen Anforderungen, Möglichkeit zur Vergabe von Aufnahmearten und Prioritäten sowie deren Aufruf / Zuweisung zu Arbeitsplätzen mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + einer flexiblen Anlage von Tabellen und Filterung zum Management der Wartelisten mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + einer konfigurierbare Aufrufmöglichkeit (z.B. mit / ohne akustisches Signal, virtuelle Endgeräteverwaltung, Anpassung der Texte und CI/CD auf Monitor)mit vollständiger und verlustfreier Integration in das bereits bestehende Patientenportal + von 10 Patiententerminals zur Bedienung der Patienten vor Ort, welche mit dem angebotenen System kompatibel sein müssen im Zuge eines durch das KHSFV-geförderten Projekts erweitert werden.
Interne Kennung: 2025-KLIP-01-A02
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30210000 Datenverarbeitungsgeräte (Hardware)
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Optional können 5 Jahre Vollwartung anstelle der 3 Jahre Vollwartung der Software beauftragt werden.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Röntgenstraße 18
Stadt: Detmold
Postleitzahl: 32756
Land, Gliederung (NUTS): Lippe (DEA45)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Lfd.-Nr.1: Auszug aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (nicht älter als 6 Monate)
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Lfd.-Nr. 2: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den Jahren 2024, 2023, 2022
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung: Lfd.-Nr. 3: Eigenerklärung über den jeweiligen Umsatz mit den ausgeschriebenen Produkten in den Jahren 2024, 2023, 2022
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Lfd.-Nr. 4: Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen -- Personenschäden mindestens 1.500.000,00 EUR, -- sonstige Schäden mindestens 500.000,00 EUR. Hier ist neben der Auskunft ein Nachweis des Versicherers zu erbringen, dass die geforderten Summen im Auftragsfall zur Verfügung stehen, sofern der Versicherungsnachweis nicht den geforderten Mindestdeckungssummen entspricht.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Lfd.-Nr. 5: Mindestens drei Referenzkrankenhäuser, welche das angebotene System mindestens bei einer angegebenen Referenz mit Schnittstelle zum Patientenportal der Firma POLAVIS bereits nutzen und innerhalb der letzten drei Jahre bezogen haben. Die Liste der Referenzkrankenhäuser muss dabei mindestens die Bezeichnung des Systems, den Bruttoauftragswert, den Namen und die Anschrift des Referenzkunden nebst Kontaktdaten sowie die Anforderungen aus der Wertungsmatrix "Teststellungen" enthalten.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Lfd.-Nr. 6: Nachweis über das Bestehen eines eigenen oder sonstigen zur Verfügung stehenden vom Hersteller der angebotenen Produkte zertifizierten deutschsprachigen Kundendienstes inkl. der generellen Erreichbarkeit; im Falle eines nicht eigenen Kundendienstes ist/sind eine/die entsprechenden Verfügbarkeitserklärung(en) dem Angebot beizufügen.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Lfd.-Nr. 7: Nachweise über die Qualifikation der Kundendienstmitarbeiter/Innen
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung: Lfd.-Nr. 8: Nachweis über ein Qualitätsmanagementsystem
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Lfd.-Nr. 9: Eigenerklärung darüber, ob es sich bei dem Unternehmen des Bieters um ein Kleinstunternehmen, kleines Unternehmen oder mittleres Unternehmen gemäß der zum Zeitpunkt der Ausschreibung anwendbaren Definition handelt.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Lfd.-Nr. 10: Eigenerklärung zur Einhaltung der Fördervoraussetzungen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Lfd.-Nr. 11: Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Lfd.-Nr. 12: Eigenerklärung, ob eine Selbstreinigung nach § 125 GWB stattgefunden hat
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Lfd.-Nr. 13: Nachweis für die Berechtigung nach §21 Absatz 5 Satz 1 Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV)
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Lfd.-Nr. 14: Alle Angaben gemäß dem Dokument "Formblatt Zuschlagskriterien" zu den dort aufgeführten Kriterien
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Gesamtpreis der Leistung.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anwenderbewertung
Beschreibung: Gemäß Wertungsmatrix zu den Teststellungen: + Gesamteindruck (7,5 Pkt.) + An- und Einbindung virtueller Warteräume / Aufrufmöglichkeiten (7,5 Pkt.) + Service und Support (7,5 Pkt.) + Bewertung der Referenzen (7,5 Pkt.)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Technische Qualität
Beschreibung: Gemäß Formblatt Zuschlagskriterien in Verbindung mit dem Leistungsverzeichnis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 15/11/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 21/11/2025 14:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 6 Wochen
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: 1. es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der für den Eingang der Angebote benannten Klinikum Lippe GmbH eingegangen sein; nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Angebotsausschluss, 2. die Vergabeunterlagen sind unter www.dtvp.de abrufbar, 3. Der Auftrag wird vergeben im Namen und für Rechnung der Klinikum Lippe GmbH, Röntgenstraße 18, 32756 Detmold.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 21/11/2025 14:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ort: 32756 Detmold
Zusätzliche Informationen: Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt. Bieter sind nicht zugelassen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: 1. Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist nach § 160 Abs.3 S.1 Nr.4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 2. Insbesondere § 160 Abs.3 S.1 Nr.1, Nr.2 und Nr. 3 GWB sowie § 134 Abs.2 GWB sind zu beachten. 3. Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit des Vertragsschlusses nach § 135 GWB endet spätestens 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union, vgl. § 135 Abs.2 S.2 GWB.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Klinikum Lippe GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Klinikum Lippe GmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Lippe GmbH
Registrierungsnummer: DE198554977
Postanschrift: Röntgenstraße 18
Stadt: Detmold
Postleitzahl: 32756
Land, Gliederung (NUTS): Lippe (DEA45)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentraleinkauf
Telefon: +49 5231-72-5069
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251-411-2735
Fax: +49 251-411-2165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 292c29dc-9815-4c49-9149-b3496d0a1196 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/11/2025 09:06:30 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 735160-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 214/2025
Datum der Veröffentlichung: 06/11/2025