1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Stuttgart, Haupt- und Personalamt, Abt. Allgemeiner Service, Zentraler Einkauf
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: KI-Assistenzsystem für Wohngeld (Wohngeldbot)
Beschreibung: KI-Assistenzsystem für Wohngeld (Wohngeldbot)
Kennung des Verfahrens: 58e1740f-83f9-46d1-a051-cc3976af729d
Interne Kennung: 2025-297-Fe-V-EU
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70173
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: KI-Assistenzsystem für Wohngeld (Wohngeldbot)
Beschreibung: Einführung eines KI-basierten "Wohngeldbots" zur weitergehenden Unterstützung der Sachbearbeitenden im Wohngeldbereich. Die Software soll für einen Zeitraum von 24 Monaten gemietet werden. Der Vertrag verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, wenn er nicht 6 Monate vorher gekündigt wurde.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70173
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Angebotspreis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Stuttgart, Haupt- und Personalamt, Abt. Allgemeiner Service, Zentraler Einkauf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: siehe Nachprüfungsstelle
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 798 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Wohngeld ist eine Leistung, die explizit in dieser Form ausschließlich in Deutschland gewährt wird. Aufgrund der damit einhergehenden spezifischen Anforderungen an ein KI-Assistenzsystem für den Wohngeldbereich wurde eine sehr umfangreiche Markterkundung vorgenommen. Insgesamt wurden in einem mehrstufigen Verfahren 20 Unternehmen in der Recherche/Markterkundung bzgl. einer fertigen KI-Lösung für den Wohngeldbereich berücksichtigt und angefragt. Die erforderlichen technischen und funktionalen Anforderungen - nachfolgend aufgeführt - werden ausschließlich von der Lösung der Firma forml GmbH vollständig erfüllt: 1.) Das LLM des KI-Assistenzsystem ist mit wohngeldspezifischen Datenquellen (Gesetze, Verwaltungsvorschriften, Dienst- und Arbeitsanweisungen, inkl. Wohngeld Plus) hinterlegt und verfügt über einen spezialisierten Chatassistenten. 2.) Das System verarbeitet den bundeseinheitlichen Antragsvordruck sowie maschinenlesbare Online-Anträge und erkennt verschiedene Einkommensnachweise automatisch. 3.) Das System übernimmt Routineaufgaben wie Vollständigkeitsprüfungen, Dokumentvorbereitung, Plausibilitätsprüfungen, Sortierung und handschriftliche Texterkennung und liefert intelligente Bearbeitungshinweise. Alle untersuchten, alternativen Anbieter konnten diese speziellen Leistungsmerkmale und eine zeitnahe Einführung nicht nachweisen. Die deutschlandweite Markterkundung wurde durch Anbieterpräsentationen, Internetrecherche und Kontakt zu anderen Wohngeldstellen durchgeführt. Andere Anbieter konnten keine entsprechende Leistungsbereitschaft oder Entwicklungspotenziale bis zum Beginn der Leistungserbringung glaubhaft machen. Da aus technischen Gründen somit kein Wettbewerb vorhanden ist, wurde der Auftrag nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an die forml GmbH vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: forml GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 798 000,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 05/11/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Stuttgart, Haupt- und Personalamt, Abt. Allgemeiner Service, Zentraler Einkauf
Registrierungsnummer: DE147793909
Postanschrift: Eberhardstr. 61
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70173
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Kontaktperson: DLZ
Telefon: +49 711216-0
Fax: +49 711216-91252
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: DE143845359
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: siehe Nachprüfungsstelle
Registrierungsnummer: DE143845359
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: forml GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE370028099
Postanschrift: Rosenbuschstraße 6
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 91ee9940-cc8b-4fad-9beb-e6678dbb6986 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/11/2025 09:43:35 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 737422-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 214/2025
Datum der Veröffentlichung: 06/11/2025