Öffentliche Ausschreibung Heidelberg 2025 Deutschland – Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern – Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, Implementierung und Betrieb einer Personaleinsatzplanungssoftware (PEP) 2025-10-27

Deutschland – Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern – Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, Implementierung und Betrieb einer Personaleinsatzplanungssoftware (PEP)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg

E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, Implementierung und Betrieb einer Personaleinsatzplanungssoftware (PEP)

Beschreibung: Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, Implementierung und den Betrieb einer Personaleinsatzplanungssoftware in Form eines Software-as-a-Service (Saas) für das UKHD und sonstige abrufberechtigte Auftraggeber.

Kennung des Verfahrens: cc51d6b8-8b1b-4703-8e19-c8375a720c50

Interne Kennung: 2025-378

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79630000 Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 21 000 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YHU6# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, § 19 MiLoG sowie Eigenerklärung gem. Anlage zum BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Betrug: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Korruption: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Zahlungsunfähigkeit: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Siehe Formblatt C1 Eigenerklärungen Eignung, §§ 123 GWB ff.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung, Implementierung und Betrieb einer Personaleinsatzplanungssoftware (PEP)

Beschreibung: Um die universitäre Krankenversorgung auf höchstem Niveau unter den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen auf den Stationen und Abteilungen sicherzustellen, soll für die folgenden Anwendungsbereiche, inklusiver vor- und nachgelagerter Aufgaben, eine neue cloudbasierte Lösung (Software as a Service (SaaS)) eingeführt und durch den Auftragnehmer für das UKHD und sonstige abrufberechtigte Auftraggeber betrieben werden: - Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement/Personaleinsatzplanung - Zeitwirtschaft - Employee Self Service (ESS) / Manager Self Service (MSS) - Reporting und Statistik. Die PEP-Lösung soll eine effizientere Planung und Abwicklung der Prozesse rund um die Personaleinsatzplanung, -steuerung und Abrechnung ermöglichen. Aufgrund des sehr engen Zusammenwirkens, sowohl funktional als auch datenbezogen, sind die vorgenannten Anwendungsbereiche/Funktionseinheiten als Einheit zu betrachten. Ausgeschrieben wird eine Standardsoftware (keine Individualentwicklung), die die Anforderungen des Auftraggebers umsetzt bzw. durch entsprechende Konfiguration/Parametrisierung angepasst werden soll. Darüber hinaus sind die Konsolidierung und Standardisierung der durch die angebotene PEP-Lösung unterstützten Prozesse Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung; diese hat in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber zu erfolgen. Das Beschaffungsvorhaben umfasst die Bereitstellung eines Software-as-a-Service (SaaS)-Systems, das dem Auftraggeber die Nutzung der Anwendung gemäß den vertraglich vereinbarten Service-Level-Agreements (SLA) ermöglicht. Der Auftragnehmer gewährleistet während der Vertragslaufzeit den ordnungsgemäßen Betrieb sowie die Pflege und Wartung des SaaS-Systems im Umfang, wie es zur Einhaltung der vereinbarten SLA erforderlich ist. Die PEP-Lösung muss über Schnittstellen nahtlos in die IT-Umgebung des UKHD eingebunden werden. Die bereitzustellende Lösung muss über eine nahtlose Schnittstellenintegration in die IT-Umgebung des UKHD eingebunden werden. Die Integration der PEP-Lösung stellt einen reibungslosen und medienbruchfreien Datenaustausch sicher. Darüber hinaus sind ergänzende Leistungen, die in der vorliegenden Leistungsbeschreibung aufgeführt sind (z. B. Schulung), integraler Bestandteil des Angebots und des Gesamtpreises. Davon ausgenommen sind funktionale Ergänzungen oder Erweiterungen, die nicht Gegensand der Forderungen der Leistungsbeschreibung sind. Geschätzter durchschnittlicher Auftragswert: 14,5 Mio. EUR Maximaler Auftragswert: 21 Mio. EUR

Interne Kennung: 2025-378

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79630000 Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 5 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 3

Weitere Informationen zur Verlängerung: Es wird auf die Vertragsunterlagen hingewiesen. Die Vertragslaufzeit beträgt 60 Monate nach Abnahme der PEP-Lösung ("Grundlaufzeit"). Auf Wunsch des Auftraggebers verlängert sich dieser Vertrag über die vereinbarte Laufzeit hinaus - für einen Zeitraum von zwölf (12) Monaten, sowie - zweimal jeweils für einen Zeitraum von weiteren zwölf (12) Monaten. Genaueres kann dem Projektvertrag entnommen werden.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: Unternehmensvorstellung (lfd. Nr. A1.1 der Eignungskriterien) Hinweis: Die geforderten Angaben können formfrei (also durch vom Bewerber erstellten Dokumenten) nachgewiesen werden. Für Unterauftragnehmer ist eine Unternehmensvorstellung nicht erforderlich.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: Darstellung von Eigentümer-/Gesellschafterverhältnissen, Struktur und Organisation des Unternehmens sowie der für die Leistungserbringung zuständigen Standorte (lfd. Nr. A1.1 der Eignungskriterien) Hinweis: Für Unterauftragnehmer ist eine Darstellung von Eigentümer-/Gesellschafterverhältnissen, Struktur und Organisation des Unternehmens sowie der für die Leistungserbringung zuständigen Standorte nicht erforderlich.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Beschreibung: Beschäftigtenzahl (lfd. Nr. A1.2 der Eignungskriterien) Angaben zu der Anzahl der angestellten Mitarbeiter (sowohl in Deutschland als auch EU-weit inkl. assoziierter Staaten) in den letzten 3 Jahren (§ 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV): Durchschn. Mitarbeiteranzahl Deutschland: 2022 / 2023 / 2024 Durchschn. Mitarbeiteranzahl EU inkl. assoziierter Staaten: 2022 / 2023 / 2024

Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten

Beschreibung: Anzahl Experten (lfd. Nr. A1.3 der Eignungskriterien) Angaben zu der Anzahl der in der Firma aktuell beschäftigten Mitarbeiter und Experten im ausgeschriebenen Bereich. Die Anzahl der Mitarbeiter insgesamt, aufgeteilt auf die angegebenen Rollen, darf 50 nicht unterschreiten (bezogen auf Deutschland und die EU inkl. assoziierter Staaten), wobei pro Rolle mind. 2 Mitarbeiter angegeben werden müssen: Experten / Anzahl (z. Zt. der Abgabe des Teilnahmeantrages): - Projektmanagement und -leitung - Fach-, Prozess- und Modulberatung - Applikations- und Implementierungsberatung - Software-Entwicklung - Experte für Datensicherheit und Datenschutz - Spezialist für Cloud/RZ-Betrieb - Mitarbeiter im Service und Support

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: Bankauskunft (lfd. Nr. A2.1 der Eignungskriterien) Nachweis einer Bankauskunft (Bonitätsauskunft oder Kontobestätigung sind nicht ausreichend) des Bewerbers, die nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages ist (§ 45 Abs. 4 Nr. 1 VgV). Hinweis: Für Unterauftragnehmer ist eine Bankauskunft nicht erforderlich.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung: Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung (lfd. Nr. A2.2 der Eignungskriterien) Nachweis einer gültigen Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung des Bewerbers zur Abdeckung aller sich aus der im Zusammenhang mit den Leistungen des Vertrages ergebenden in Deutschland gesetzlich und tarifmäßig versicherbaren Risiken. - in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechender Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsnachweis (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV; Berufs- bzw. Betriebshaftpflicht-Versicherungsnachweis mit Deckungsnachweis in der Höhe von 5 Millionen Euro) ODER eine Eigenerklärung, dass der Bewerber eine solche Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung spätestens bis zum Zuschlagszeitpunkt abgeschlossen haben wird. Wird der Versicherungsnachweis nicht spätestens vor Zuschlag des Angebotes eingereicht, wird das Angebot ausgeschlossen. Hinweis: Für Unterauftragnehmer ist der Versicherungsnachweis nicht erforderlich.

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz

Beschreibung: Umsatzentwicklung (lfd. Nr. A2.3 der Eignungskriterien) Angaben zur Umsatzentwicklung des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung) unterschieden nach Deutschland, EU inkl. assoziierter Staaten und weltweit (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 2. Alt. VgV): Jahresumsatz Deutschland: 2022 / 2023 / 2024 Jahresumsatz EU inkl. assoziierter Staaten: 2022 / 2023 / 2024 Jahresumsatz weltweit: 2022 / 2023 / 2024

Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz

Beschreibung: Umsatzentwicklung (lfd. Nr. A2.4 der Eignungskriterien) Angaben zu der Umsatzentwicklung des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (bzw. bei jüngeren Unternehmen, ab dem Jahr der Firmengründung) im Bereich von IT-Softwaredienstleistungen in den letzten 3 Jahren in Deutschland und der EU inkl. assoziierter Staaten. Der Mindestumsatz muss pro Jahr bei über jeweils 1,5 Mio. EUR liegen. Jahresumsatz Deutschland (IT-Softwaredienstleistungen): 2022 / 2023 / 2024 Jahresumsatz EU (IT-Softwaredienstleistungen) inkl. Assoziierter Staaten: 2022 / 2023 / 2024

Kriterium: Muster, Beschreibungen oder Fotos ohne Echtheitszertifikat

Beschreibung: Umsetzung der Vorgaben gemäß PPR 2.0 sowie der PpUGV (A3.1 der Eignungskriterien) Der Bieter bestätigt, dass er die Umsetzung der Vorgaben gemäß PPR 2.0 sowie der Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) in der anzubietenden Lösung sicherstellen kann. Bieter, die diese Anforderung nicht erfüllen werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Kriterium: Muster, Beschreibungen oder Fotos ohne Echtheitszertifikat

Beschreibung: Kundenseitigen Konfiguration bzw. Parametrierung (B3.2 der Eignungskriterien) Die erforderlichen Einstellungen (Tarifwerke, Regelwerke), in der angebotenen Lösung (PEP) sollen durch kundenseitige Konfiguration bzw. Parametrierung vorgenommen werden können und nicht durch individuelle Softwareentwicklung. Bitte bewerten Sie den aktuellen Stand Ihrer Softwarelösung im Hinblick auf die Möglichkeit zur kundenseitigen Konfiguration bzw. Parametrierung. Ordnen Sie Ihre Lösung einer der folgenden Kategorien zu und kreuzen Sie den entsprechenden Buchstaben (A, B oder C) an. A: Kundenseitige Konfiguration bzw. Parametrierung nicht möglich B: Kundenseitige Konfiguration bzw. Parametrierung nur teilweise möglich C: Kundenseitige Konfiguration bzw. Parametrierung vollumfänglich möglich Die Eignung liegt vor, wenn die A-Kriterien (Ausschlusskriterien) erfüllt sind und der Bewerber mehr als 65 Eignungspunkte erreicht.